為了正確、規範的使用視訊會議系統，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規定。
第一章 管理部門及管理職責
第一條 公司會議室由公司行政部管理，各專案會議室由各專案行政部管理。
第二條 公司行政部職責：
(一) 負責公司例會的通知;
(二) 會議室的安排與協調;
(三)負責公司例會會前物資的準備;
(四)負責公司例會的會議記錄;
(五)保證室內整潔衛生、設施完好。
第三條 在例會結束後，及時起草會議紀要，並向會議召集人落實上次例會跟蹤事項報告，一併發至各部門經理和高管的郵箱。
第二章 會議室使用規定
第四條 為了避免會議室使用時發生衝突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。
第五條 臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部並在會後完善登記。
第六條 如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先於部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條 各部門申請使用會議室時，需明確使用裝置、使用時間、參加人數、以及與會後與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條 除公司會議特別要求提供糕點、水果、茶水等會議物資，其餘會議一律不予提供;部門會議中需要準備糕點、水果、茶水等由會議組織部門自行準備，公司行政部在緊急情況下可協助準備，但費用由各部門自行協調。
第九條 會議室使用期間，請愛惜會議室的裝置設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室裝置、傢俱的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、螢幕、空調設施等)，使用完畢後，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施裝置等還原，離開時關閉電源、空調，並通知行政部行政文員共同檢查交接，
如會議涉及使用視訊會議系統，行政部需增加裝置管理員共同參與檢查交接。
第十條 使用完畢後，使用部門負責清潔會場，並與公司行政文員、裝置管理員共同檢查交接後共同填寫完畢使用登記表後交行政部留檔備案。
第三章 公司視訊會議系統裝置管理
第十一條 視訊會議系統主要由攝像頭、話筒、視訊會議系統伺服器、會議專用電腦、影象顯示裝置(投影儀、電視機、顯示器)、音箱裝置等構成。
第十二條 視訊會議系統裝置是會議專用裝置，除開展視訊會議外，嚴禁挪作他用。
第十三條 現公司總部與各專案、專案與專案之間均可進行會議對接。但在專案與專案之間進行對接時需通知總部行政部，由總部行政部安排專人開啟總部伺服器終端方可使用。
第十四條 嚴禁在視訊會議專用電腦上安裝無關軟體，系統管理員每週定期對視訊會議專用電腦做好防毒、系統清理等維護工作。
第十五條 視訊會議系統各項引數已設定好，與會人員在使用時，不得隨意更改。
第十六條 視訊會議系統裝置由公司指定專人管理與維護，非工作人員請不要隨意使用有關裝置，與會人員在使用過程中發現裝置問題，可即時與行政部主管經理和系統管理員聯絡，進行裝置調整，對
於專業維修則由行政部反饋至供應商，做出故障排除及修復。
第十七條 公司各部門如要使用公司視訊會議系統，需提前1天通知公司行政部，會議當天與會部門負責人同系統管理員提前1小時到公司主會場做會議準備，隨時與分會場與會人員進行視訊和音訊的效果除錯，確保視訊會議的正常使用。
第十八條 會議結束後，需將視訊會議系統各裝置切斷電源，以免造成不必要的浪費和損失。
第十九條 因視訊會議使用的特殊性，仍需在使用過程中根據使用情況進一步除錯，因此各部門在使用過程中如有建議或意見，請及時告知總部行政部，總部行政部將及時向供應商反饋並調整。
第四章 附則
第二十條 本規定自公佈之日起執行。
第二十一條 未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室使用登記表
年 月 日
注：1、使用部門如需要飲用開水和茶葉等，請自行準備。
2、非工作人員請不要隨意使用有關裝置。
3、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室裝置、傢俱的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、螢幕、空調設施等)。
4、使用完畢後，使用部門負責清潔會場，並與公司行政文員共同檢查交接後共同填寫完畢使用登記表後交行政部留檔備案。
為了正確、規範的使用會議室，提高會議舉辦的效率及質量，發揮會議室作用，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，以確保公司各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，對會議室的管理作如下規定。
第一章 管理部門及管理職責
第一條 公司會議室由公司總裁辦公室行政事務部統一管理。
第二條 總裁辦公室行政事務部職責：
(一) 會議室的安排與協調; (三)負責會前物資的準備; (四)負責會議室使用記錄; (五)保證室內整潔衛生、設施完好。
第三條 在會議室使用後，及時檢查，督促使用人恢復原狀。
第二章 會議室使用規定
第四條 為了避免會議室使用時發生衝突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向總裁辦公室行政事務部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。
第五條 臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知總裁辦公室行政事務部並在會後完善登記。
第六條 如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先於部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。
第七條 各部門申請使用會議室時，需明確使用裝置、使用時間、參加人數、以及與會後與總裁辦公室行政事務部檢查交接會議室的人員等。
第八條 會議室使用期間，請愛惜會議室的裝置設施，使用部門需保持會議室的整潔，不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室裝置、傢俱的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、螢幕、空調設施等)，使用完畢後，務必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設施裝置等還原，離開時關閉電源、空調，並通知總裁辦公室行政事務部共同檢查交接，如會議涉及使用視訊會議系統，行政部需增加裝置管理員共同參與檢查交接。
第九條 使用完畢後，使用部門負責清潔會場。總裁辦公室行政事務部進行檢查,不合格者予以警告。警告三次以上，列入黑名單。
第三章 附則
第二十條 本規定自公佈之日起執行。
第二十一條 未盡事宜由總裁辦公室行政事務部解釋。
會議室使用申請表
年月日
注：1、請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫，請不要改變會議室裝置、傢俱的位置，愛護會場設施(包括：麥克風、桌、椅、投影儀、螢幕、空調設施等)。
2、使用完畢後，使用部門負責清潔會場，總裁辦公室行政事務部進行檢查,不合格者予以警告。警告三次以上，列入黑名單。
一、目的：會議室是公司舉行會議，接待來賓的場所，為了充分利用會議室的功能，給員工創造一個良好的辦公環境，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，以確保公司的各類會議的正常召開，現結合本公司的實際情況，制定本制度。
二、責任：會議室使用管理由公司人力資源部負責，並實施監督。
三、範圍：適用於公司所有聘用人員。
四、會議室使用細則
(一)會議室時專門用於召開會議、研討工作、接待來賓的地方，未經允許，不得挪借他用。
(二)公司會議室的管理由人力資源部統一負責，會議涉及使用的裝置及設施由指定專人負責保管、管理與除錯。
(三)四樓會議室無特殊情況暫停對外使用，二樓會議室專供客戶使用，如客戶人數較少且需長期使用會議室，報人力資源部後統一安排;其他人員如需使用會議室由人力資源部統一安排，其他會議室專供公司人員開會，與供應商瞭解溝通使用。
(四)一樓會議室(1—9號會議室)不是重要會議都不得安排，如公司人員需 與客戶溝通，儘量使用外面的會議桌。非參加會議的人員，未經允許不得隨意進入會議室。
(五)為了避免會議室使用時發生衝突，各部門如需使用會議室，需提前一天填寫事務申請表交至人力資源部，以便統一安排。公司每天都會將會議室統一上鎖，各部門人員在使用會議室時必須到前臺登記，並領取鑰匙和會議牌。
(六)臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知人力資源部提出申請並登記使用。
(七)各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人數等，如需提供純淨水、製作會標、擺放水果的，要在事務申請表中填寫具體內容及數量。
(八)如遇到會議室之間發生衝突的，要堅持區域性服從整體的原則，公司會議優先於部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
(九)開會期間，請愛惜會議室的裝置設施。
(十)會議進行中，請把相關的標識牌放在指定的位置。
(十一)會議結束後，相關人員應及時整理會議場地，關閉各種電器，如發現設 備故障和公物損壞應及時報人力資源部，以便及時修理，保證其他會議的順利進行。
(十二)會議室的使用部門，要維持室內清潔，使用完畢後將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用，並通知前臺。
(十三)嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會等。
(十四)室內物品未經人力資源部批准，不得私自轉借他人或挪借他用，若要借用會議室的物品，需填寫事務申請表，做好相應的登記，使用完畢後，及時歸還。
一、目的
為加強對集團會議室等場所的管理，充分發揮作用，提高利用率，增強公司各部門工作的計劃性和協調性，進一步節約公司資源，保障各類場所的正常使用狀態。
二、適用範圍
本制度適用於集團公司辦公區會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所的管理與使用。
三、權 責
(一)辦公室：全面負責會議室、接待室、茶藝室、洽談室等場所日常管理。
1、場所預定資訊接收、稽核及相關調配;
2、場所使用時相關物資的準備;
3、各類場所的日常清潔維護及整理。
(二) 申請單位：負責部門召開會議或進行外部接待時場所的申請並遵循本規定規範使用各類場所。
1、提前申請，並做好前期的相關準備;
2、在場所使用過程中，場所內所有物品(含音像及音響器材、數碼裝置、茶藝裝置、裝飾品等)的保管與維護;
3、場所使用完畢後，場所的清潔整理。
四、具體流程及優先原則
(一)部門經辦人申請(填寫會議申請表)——會議室管理員稽核——申請部門負責人審批——會議室管理員登記併發布場所預約資訊——經辦人及會議室管理員共同準備場所需物品——場所使用——場所清潔整理
(二)相關安排：
1、重要會議(全員大會、董事長辦公會、總裁例會等)和辦公室牽頭承辦召開的各類公司性重要會議，由相關組織部門安排人員協助會議室管理人員做好會務工作;
2、部門會議及接待如與高管會議及接待發生場地使用衝突時，必須保證高管優先使用。各部門使用會議室按登記時間先後依次使用，如發生衝突，則由辦公室安排協調使用其他會議室或調整使用時間;
3、使用茶藝室等專用性接待場所的，需提前向董事長進行申請，臨時使用的申請人需請示董事長獲批後方可使用。
(三)申請要求：因會議等級不同，需準備會議物資，請按照以下時限執行：
五、注意事項：
(一)使用會議室等各類場所時，未經會議室管理員辦同意，不得改變裝置、傢俱的位置，不得將場所內的物品攜出室外。音響、話筒等裝置不得擅自動用，如需調整使用應事先徵求辦公室的同意，由辦公室派專人進行除錯;
(二)場所使用期間請使用部門自覺保持場所內的清潔，會後及時清掃場所衛生，關好門窗、空調、飲水機等裝置，離開時應確認場所門口是否鎖好。否則若造成裝置和物品損壞或丟失的，則由使用部門承擔相應責任。
六、附 則
(一)本辦法的修訂、解釋權由集團公司辦公室負責。
(二)本辦法自發布之日起施行。
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