公司會議管理制度
第一章總則
第一條為了規範會議程式，提高公司的整體決策管理能力和效率，保證公司各項管理工作的規範化、高效化、有序化，制定本制度。
第二條會議的召開應當遵循下列原則:
(1)高效率原則。會議的召開是絕對必要的，要注重實效，主題明確，準備充分。嚴禁舉辦沒有明確目標和實際內容的研討會、座談會和經驗交流。
(2)簡化原則。要努力精簡會議，儘可能縮短會議時間，控制會議規模，減少與會人員。我們應該盡力控制大型會議的召開;協調和鞏固可以鞏固的會議的召開;堅決召開可開可不開的會議;不召開可以通過其他方式協調解決的會議。
(3)節約原則。會議要勤儉節約，嚴禁鋪張浪費。
第三條會議成員應當保守各自的表決意見和有關保密內容，不得說不應該說的、問不應該問的、看不應該看的，嚴格遵守會議決定。
第四條會議由有關單位和部門按照會議的類別和內容組織。會議管理集中於綜合行政部門，負責指導、協調公司各類會議，制定、修訂會議管理的有關規章制度，並監督實施。
第五條本制度適用於公司及其關聯單位各類會議的組織管理。
第二章會議的種類
第六條本制度所稱會議包括總經理辦公室會議、中層幹部會議、經濟分析會議、業務管理協調會議、專題會議、部門日常管理會議、接待會等。
第七條座談會是指公司召開的生產管理、安全管理、質量管理、市場管理、資金管理、經營管理、預算管理、合同評審等會議。
第一節總經理辦公室會議
第八條總經理辦公室會議是對公司發展和管理中的重要事項進行研究和決策的會議。內容包括,但不限於,組織和實施公司的董事會的決議,分解和實施公司的年度計劃,討論和定義公司的發展戰略目標,投資和融資計劃,分析、研究和決策重大事項在公司的生產經營,特別是在安全生產、市場開發和基金管理。部署、明確生產、市場、財務等關鍵環節的指導;討論公司重要人員的任免、組織架構和制度審查。
第九條總經理辦公室會議原則上每月召開一次。特殊情況可以臨時召集。
第十條總經理辦公室會議由公司總經理批准並主持。公司副總經理、董事會祕書、總會計師(財務總監)等高階管理人員參加會議。與會者應作出積極發言，並表明立場。
總經理辦公室開會研究、討論專題問題，必要時可以通知有關部門負責人蔘加。
第十一條總經理辦公室會議由公司綜合行政主管部門通知、記錄、整理。
分鐘。
第二節中層幹部會議
第十二條中層幹部會議是企業圍繞戰略發展、重大決策和重大問題及時召開的會議。會議傳達和執行公司的管理理念、理念、重大決策和決策;告知公司的生產經營、市場、財務管理和發展情況，總結工作情況，統一思路，明確職責;激發中層幹部工作積極性，提高凝聚力、戰鬥力和工作效率
總則
為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。
第一條：管理內容和要求
1.1重要會議、例會、緊急會議等的召開，必須嚴格會議的組織性、紀律性。
1.2
可開可不開的會議不開，能合併召會的會議，儘量合併，要精簡會議，講究實效。
1.3
會議議題要明確，中心要突出，議程有安排，議論研究問題不要偏離主要內容，要議而有決，作出結論，個別問題可適當擱置下次再議。
1.5充分發揚民主，堅持集中統一、經過論證有利於公司發展的決議，由直屬經理審批後責成有關部門或當事人進行辦理且議定完成時限，事中應向直屬審批經理時時彙報。
1.6
堅持會議保密原則，有話會上講，會後不亂說。
第二條：總經理會議
2.1各部門經理每週一上午9：00召開，由總經理主持。
2.2會議討論、研究和決定的內容與議題：
公司周工作計劃和具體工作安排佈置，下發的重要檔案，一週的工作總結。
彙報本部門工作計劃、部門內與部門間需要相互協調，公司支援解決的本週重大問題。
根據不同時期的中心工作，總經理決定工作重心、工作環節和具體計劃措施，佈置本週內工作。
會議的內容和由公司行政主管發出通知，並做好會議準備工作。
對於會議中總經理下達的工作任務，執行者到人事部簽署任務派遣單，經確認後簽字，由人事部追蹤工作完成情況。
第三條：部門例會會議規定
3.1部門例會的時間與人員
部門例會會議一般每週星期一下午17：00分召開,遇有臨時性的重要問題可隨時召開。部門例會人員會議一般由部門經理主持，部門所屬人員參加。
3.2部門會議的主要內容
傳達部門經理聯絡會議有關檔案、會議精神，安排落實，貫徹執行、總結上週工作、安排本週任務。
收集部門內部員工意見聽取員工上週工作報告與本週工作安排。
會議由部門經理組織，結束後部門經理撰寫會議報告填寫會議記錄表
第四條：公司內大型會議，年中會議，年終會議規定
4.1會議時間與人員
公司大型會議根據需要由公司通知時間
根據議題，充分做好會議檔案資料的準備、參加人員範圍或人員名單(年中，年終會議參加人員為公司全體員工)。
提前安排會議地點，發出會議通知，擬定會議議程，佈置會場組織報到和簽到，做好會中服務，完成預定目標，達到預期目的(暫由行政主管負責)。
4.2會議內容
公司下年(半)度工作計劃和具體工作安排佈置，全(半)年工作總結。
根據不同時期的中心工作，決定工作重心、工作環節和具體計劃措施的改變修整。
基層部門提出重大問題的請示、報告。(年中，年終會議為基層部門提供年中、年終總結與下階段工作計劃)
會議的內容和議題確定後，暫由公司行政主管發出通知，並做好會議準備工作。
第五條：會議紀律
5.1參加會議人員必須按規定時間參加會議,提前到場,不許中途退會。
5.2嚴禁帶與會議無關的東西進入會場,認真做好筆記.開重要會議時應關閉手機。
5.3所有會議嚴禁吸菸，嚴禁嬉笑打鬧。
5.4總經理會議參會人員為主管級別以上人員，各部門發言內容均為工作彙報及工作總結，會中不做集體討論。如有必要，提報解決方案後，由部門經理直接與總經理彙報工作。
第六條：會議紀錄、紀要、反饋的要求
6.1凡會議需要做記錄的，要有專人記錄，記錄要字跡清晰、內容完整、準確。記錄本要妥善保管，歸檔備查。重要會議要進行錄單存檔備查。
6.2會議要求整理紀要的，記錄人員要在兩天內整理好會議紀要，要求文字簡明扼要，內容準確，經有關領導會審後及時下發，存檔備查。暫由公司人力資源部負責瞭解會議的決議、決定執行和落實情況,及時、準確進行反饋。
會議記錄表
主持人：
記錄人：
時間：
地點：
會議名稱
參加者
主要議題
解決措施
期限
負責人
追蹤情況
一、 制訂的目的
為加強會議室的管理，對會議室的管理更加規範，特制定本管理制度。
二、 會議室使用管理：
1、 會議室使用管理由公司廠辦協調負責，並實施監督。
2、 為了避免會議發生衝突，各單位使用會議室需提前1天與廠辦人員電話確認登記，以便統一安排。
3、 未經允許，會議室不得挪借他用。
4、 非參加會議及培訓的人員，未經允許不得隨意進入會議室。
5、 臨時召開的公司級緊急會議需要佔用會議室時，由廠辦人員進行協調佈置。如遇到會議之間發生衝突，要堅持區域性服從整體的原則，公司會議優先於部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
6、 各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加人員等;
7、 開會期間，請愛惜會議室的裝置及物品，不得擅自使用和操作，挪用的桌椅等設施要及時歸位。
8、 會議結束後,會議主持人負責安排及時整理會議場地,關閉電器、電源裝置等,如發現裝置故障和公物損壞應及時上報廠辦,以便及時修理,保證其他會議的準時進行。損壞辦公室用品(如：水壺、暖壺、杯子等)有使用單位進行賠償。
9、 會議室的使用部門，要保持室內清潔，使用完畢後及時清理打掃，將移動的桌椅及時放回原位，以方便其他部門使用。
10、 嚴禁在會議室打牌、嬉戲打鬧、聚會、大聲喧譁等。 11、 衛生間使用後立即沖洗。
12、 室內物品未經批准，不得私自轉借他人或挪借他用。若要借用會議室內的物品，需填寫物品借用申請表，並要及時歸還原處。
13、 會議結束後關閉電源、電器、門窗;保持會議室整潔乾淨。
14、 若出現物品損壞不賠償或故意損壞物品、未遵守會議室使用規定則廠辦對其追責。
20xx年5月21日
一、目的
為規範公司各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司各部門及分公司。
三、職責
1、行政綜合部負責會議管理。
2、會務工作主要由行政綜合部承辦;其他部門主辦或召集的會議，行政綜合部應予協助。
3、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政管理部整理、分發、立卷、存檔。
三、會議分類
1、公司高層周例會制度
1)主持與記錄：輪流記錄，由總經理主持，會議記錄於次週一下午16:00前發給與會人員。
2)召開時間：每週六下午17：40。特殊原因需要延期召開的由行政總監提前通知。
3)會議內容：
①追蹤上週會議結果。
②公司戰略規劃、業務運營情況分析及企業組織設計和調整。
2、公司中層以上週例會制度
1)主持與記錄：行政專員負責會議記錄，由行政綜合部總監主持，行政專員負責會議記錄，會議記錄於次週二下午16:00前發給與會人員。
2)召開時間：每週一下午17：00。特殊原因需要延期召開的由行政專員提前通知。
3)參加人員：主管級以上管理人員。
4)會議內容：
①追蹤上週會議中所提出問題的解決情況。
②各部門彙報上週工作任務完成情況，著重介紹在任務執行過程中出現的問題。③需要其他部門配合的事項。
④下週工作計劃。
3、公司全體員工周例會制度
1)主持與記錄：行政專員負責會議記錄，由行政綜合部總監主持。
2)召開時間：每週一早上8：30。
3)參加人員：全體員工。
4)會議內容：
①公司日常運作情況的總結。
②通告上週各部門工作的完成情況及高層周例會傳達情況。
③對本週工作進行安排。
4、公司部門晨會制度
1)主持：由部門經理主持
2)召開時間：週二至週六早上8：30。
3)參加人員：全體員工
4)會議內容：該部門上週工作總結、本週工作計劃。
5、公司工作述職會議制度
1)主持與記錄：工作述職會議由人力資源部負責召集，總經理主持，行政專員進行會議記錄。
2)召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由行政綜合部安排。
3)參加人員：公司全體員工。由於出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政綜合部請假。
4)會議內容：各與會人員各自總結、彙報半年來的工作情況，如工作具體內容、工作任務執行情況及所取得的業績或成效等。
6、其他會議
1)公司年終總結表彰大會：總結全年工作情況，佈署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由行政管理部具體組織實施。
2)各專題會議：相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理、招商工作、企劃工作、物業管理工作、預算管理及合約事宜等專項工作進行討論、佈署和總結。
四、會議召開
1、會議安排
各部門工作例會必須服從公司的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，區域性服從整體的原則。
2、會議的準備
1)公司有專項主題的會議或需有投影裝置演示說明的會議，應由行政管理部提前做好投影裝置連線除錯工作;
2)特別重大會議，如客戶答謝會，應由行政綜合部專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：
①會議議程安排(應提前報交公司領導或主要參會者);
②會議資料準備(如需分發應在入場前登記分發);
③會議場所佈置;
④會議服務人員的安排;
⑤會議簽到;
⑥會後事項安排。
⑦會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。
3、會議召開及傳達
1)應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。
2)參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關檔案材料。
3)與會者的發言要言簡意駭，一般發言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發言時間予以統計和控制，時間到後，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發言的時間要求。
4)重要會議決議或記錄未正式公佈前，與會者不得提前透露會議內容。
5)與會人員必須做詳細的會議記錄，以便於會後向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務。
6)會議記錄人要做好會議紀並以電子檔形式發給與會人員，必要時，分發給相關部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理。
7)會議結束後行政綜合部或其它會議組織部門負責將問題進行彙總、分類，並將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由會議記錄人員負責，根據規定的時間節點逐項跟進，並在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。
4、會議紀律
1)要嚴格遵守會議的開始時間，提前到達會議現場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。
①公司高層周例會遲到一次贊助100元，請假一次贊助200元，並樂捐10%愛心基金，請假三次取消參會資格。
②公司中層以上週例會遲到一次贊助50元，並樂捐10%愛心基金。
③公司全體員工周例會遲到贊助10元，並樂捐10%愛心基金。
2)所有參會人員在開會期間應將手機等通訊裝置設定為無聲或震動狀態。會議期間，所有與會人員不得有玩手機、打瞌睡等動作。發現有以上情況者，一次贊助10元，並樂捐10%愛心基金。
3)一經會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現承諾的每次贊助100元。對於需要在會議上討論的問題，提前與會議發起人溝通，以便於及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。
五、本制度解釋權歸行政綜合部。
六、本制度自公司批准之日起執行
公司實行例會制度，主要包括每週例會、月工作總結會、臨時性會議、員工大會和其他部門工作會議。每週例會、月工作總結會須有會議記錄，由人力資源中心行政主管負責記錄。其他會議根據上級要求和規定召開，並且做相應的會議記錄。
月工作總結會
公司月工作總結會每月月末召開一次，會議由總經理主持，公司本部各部門負責人、分公司負責人、辦事處負責人蔘加並簽到。同時要形成會議紀要，會議紀要由人力資源中心行政主管在會後一天完成，同時分發公司各部門。
每週例會
公司月每週例會在每週一上午召開，會議由總經理主持，公司本部各部門人員參加並籤 到。同時要形成會議紀要，會議紀要由人力資源中心行政主管在會後一天完成，同時分發公司各部門。
四、員工大會
每月月初召開一次，會議由公司總經理主持，公司本部各部門、各分公司、辦事處、各 直營店所有人員參加。會議紀要、錄影由人力資源中心行政主管負責或指定專人負責， 會議紀要由人力資源中心行政主管在會後一天完成，同時分發至參加會議的公司各部門、各分公司、辦事處、各直營店負責人。
六、公司臨時性會議根據工作需要召開，各部門可根據需要自行組織時間召開，但原則上要務實簡單。
七、每次會議凡通知到的與會人員，因故不能出席應向部門領導請假。並形成書面理由，主管簽字後同簽到表一併留存。如未請假在規定時間內不能按時到達會議現場的，除罰款20元，月度績效考核時扣除績效考核分1分。
八、會議期間，避免頻繁進出或早退，所有參會人員應將手機調至靜音。
第一章 總 則
第一條 為規範會議程式，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協調工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預算考核目標，並保證公司各項管理工作規範、高效、有序，特制定本制度。
第二條 公司對各級管理者貫徹充分授權管理的指導思想，基於公司頒發的各項管理制度和規定，採用誰主管誰決策、誰主管誰對過程管理的效果和結果負責、誰主管誰有權決定和處理所屬範圍內事務的管理思路。
第三條 與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內容必須做到：不該說的不說，不該問的的不問，不該看的的不看，並嚴格遵守執行會議的各項決定。
第四條 會議按類別、內容不同由相關單位組織，並做好會議管理。
第五條 本制度適用於公司及所屬各車間、部門。
第二章 會議類別
第六條 本制度所指的會議包括公司總經理辦公會議、中層幹部會議、經濟分析會、生產經營分析會議、生產經營協調會議、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。
第七條 專題會議指公司生產管理、經營管理、安全管理、質量管理、工程管理、預算管理、合同評審等會議。
第二章 會議的組織管理
第一節 總經理辦公會
第八條 總經理辦公會是對公司發展和管理中的重大事項的研究與決策。內容包括但不限於組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發展戰略目標和投融資計劃;對公司生產經營中的重大事項進行分析、研究、決策，特別就安全生產、環保和產品質量等問題進行工作部署，明確採購、生產、銷售等關鍵環節的指導意見;討論公司重要人事任免、機構設定以及制度審議等。
第九條 總經理辦公會議原則上每半月召開一次。特殊情況可臨時召開。
第十條 總經理辦公會議由公司總經理主持，公司副總經理、總經理助理等經營班子成員參加，參加會議的人員應積極發言、明確表態。
總經理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關部門負責人列席。 第十一條 總經理辦公會由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。
第二節 中層幹部會議
第十二條 中層幹部會議是公司圍繞戰略發展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。月度、季度、年度經濟分析會議是其中一項重要會議。會議傳達、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司生產經營、管理和發展情況，總結工作情況，表揚先進、批評落後，統一思想、明確責任。激發中層幹部的工作積極性，提高凝聚力、戰鬥力和工作效率。
第十三條 召開中層幹部會議由公司總經理批准，參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。
第十四條 公司中層幹部會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。
第三節 經濟分析會
第十五條 經濟分析會是公司對月(季)度生產經營完成情況進行總結分析、查詢問題、制定措施並解決問題的會議。會議聽取各車間、部門有關上月工作彙報和總結，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執行不力的責任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實改進方案，明確提出並責成相關部門按照會議要求保質保量完成規定的任務。
第十六條 經濟分析會原則上每月的第一個週二召開，特殊情況可臨時召開。
第十七條 召開經濟分析會議由公司總經理批准，分管生產的副總經理主持，參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。
第十八條 公司經濟分析會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。
第四節 生產經營分析會議
第十九條 生產經營分析會是公司逐項檢查本期制定的各項計劃完成情況和制度執行情況;分析生產各項指標、技術改造、市場動態、產品價格、客戶管理、原料輔料採購情況以及存在問題，通過分析比較，找出差距，落實整改，不斷提升公司管理水平和經濟效益;研究解決公司生產經營過程中存在的問題，協調各部門之間的工作關係，研究落實採購、生產、銷售等有關工作方案;對總經理辦公會、經營分析會各項決議進行貫徹落實，特別就安全生產、環保和產品質量等問題進行具體部署，明確產品銷售、原輔料採購的具體方案;分析公司每週的生產成本、生產經營執行質量，提高生產執行水平、降低生產成本、提升管理水平的會議。
第二十條 生產經營分析會議原則上每半個月召開一次。
第二十一條 生產經營分析會議由公司分管生產的副總經理主持，公司經營班子成員和生產、經營、質量、倉儲、安全等相關部門及生產車間負責人蔘加。
產經營協調會議由公司分管生產的副總經理主持，參加人員原則上為公司各車間、部門副職及以上。
第二十六條 生產經營協調會具體由公司生產部通知、記錄和整理紀要。
第六節 專題會議
第二十七條 公司專題會議是研究批准相關部門提出的生產、工藝、技改、質量、安全、工程、預算專案的實施方案;分析、研究近期成本管理、裝置管理、質量管理、安全管理、環境管理、經營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確並責成相關部門按照會議要求保質保量完成規定的任務的會議。
第二十八條 公司有關生產、安全、經營、質量、安全、裝置、技改、預算等方面的專題會議每月至少召開一次。
第二十九條 專題會議由公司總經理批准，分管的副總經理(總助)主持，公司各車間及職能部門的相關負責人蔘加。
第三十條 專題會議由所屬分管部門組織並承辦通知、記錄和整理紀要，辦公室協調安排會議室。
第三十一條 專題會議結束後1個工作日內，由承辦部門將此方面的《專題會議紀要》經會議主持人稽核簽發後執行，同時報送上級組織備案。
第七節 部門日常管理例會
第三十二條 公司所有車間、部門必須有效地召開部門日常管理例會，並保證做到會議的質量達到公司規定的目的。公司人力資源部負責對各車間、部門的會議質量、會議時間、會議效果等進行過程抽查或評估。
第三十三條 部門日常管理例會至少涵蓋如下內容：傳達貫徹股份公司及公司會議、檔案及領導指示精神;瞭解本部門及下屬本期工作完成情況，總結存在的問題，提出相應的處理意見;制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為;利用科學的分析方法(如PDCA迴圈法)進行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預防措施;分析部門員工提出的工作問題並討論研究相關解決辦法和改進措施;以恰當的形式開展批評和自我批評，融洽成員之間的關係，營造團結進取的氛圍;安排專題培訓等。
第三十四條 部門日常管理例會原則上每週召開一次，由部門負責人主持，必要時邀請分管領導參加。
第三十五條 公司所有車間、部門必須儲存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，儲存期為1年。
第八節 對外接待會議
第三十六條 對外接待會議主要包括政府機關和上級領導來公司檢查、指導工作的彙報會議。
第三十七條 對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經理或相關的分管副總經理(總助)接待，相關部門負責人蔘加;屬於業務對接的由公司分管副總經理(總助)和指定人員接待。
第三十八條 對外接待會議屬公司層面的由公司辦公室負責聯絡和組織;屬於業務對接和專題內容的由公司對接部門負責聯絡和組織，公司辦公室可協調會議室安排接待等工作。
第九節 其他會議
第三十九條 公司黨委會、黨員大會、職代會(工代會)、董事會、監事會及團隊研討等其他會議，可根據實際或部門職責由公司有關部門對應組織。
第三章 會議的組織、管理和服務
第一節 會議的組織
第四十條 會議的批准
(一)臨時召開的公司級內部小範圍會議須經分管領導批准，公司級大型會議須經總經理批准。
(二)本制度已列出的會議按照規定程式批准。
第四十一條 涉及公司多個部門共同召開並有公司領導參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯絡，備案會議情況;需辦公室協調安排的，由辦公室統一安排。
第四十二條 會議組織包括但不限於會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場佈置、會議設施準備、會議材料擬稿和發放、會議記錄、會議錄音錄影攝影、會議紀要以及會場橫幅、會議宣傳等。
第四十三條 會議通知
(一)會議需提前通知，一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日下發正式書面通知。
(二)會議通知包括但不限於會議時間、地點、參會人員、會議內容和要求等。 第四十四條 會議的準備
(一)做好會議通知。確保應到人員按時參會。
(二)做好會場的落實和安排，包括會場環境的佈置和設施檢查及服務。人員和服務用品。
(三)做好參會人員的引導和組織。
(四)重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內容包括但不限於接機接站、車輛排程、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。
第二節 會議室的管理與服務
第四十五條 公司1號、2號會議室由公司辦公室負責管理，其他會議室按照誰使用誰管理的原則，由相關部門自行管理。
第四十六條 會議室的日常管理包括但不限於會議室的安排使用、環境保潔、設施管理、會議服務等。
第四十七條 會議室要做到會議召開前30分鐘各項工作準備結束，會後30分鐘會場清潔工作結束，特殊情況根據實際情況另行安排。
第四十八條 公司各部門召開會議需要借用其他部門管理的會議室的，由會議主辦單位提前2小時與會議室管理部門聯絡安排。使用時，務必保持環境整潔和設施安全。
第四十九條 1號、2號會議室重要會議的服務，由辦公室根據實際情況安排。其他日常及業務會議由會議組織部門安排服務。
第四章 會議資料管理
第一節 會議紀要的整理與印發
第五十條 會議紀要的整理和會議以其他形式公開內容由會議組織部門負責擬寫和下發。
(一)總經理辦公會議、中層幹部會議、經濟分析會、生產經營分析會議、生產經營協調會議須整理會議紀要，會議紀要具有與公司規章制度具有同等的效力。
(二)專題會議根據安排整理會議紀要。
(三)其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。
第五十一條 會議紀要的簽發
總經理辦公會議、中層幹部會議、經濟分析會結束後，公司辦公室及時整理會議紀要，報公司總經理稽核、簽發後印發。其他會議紀要由會議組織部門及時整理，報分管領導稽核簽發後印發。
會議紀要的發放範圍是參加會議的領導和有關的部門。
第五十二條 會議紀要整理和印發應在2個工作日內完成，特殊情況除外;若會議紀要決定、事項涉及保密內容，應派人直接送達簽收。
第二節 會議紀要的格式
第五十三條 各種會議紀要行文的印製格式原則上要求按照公司統一要求製作，主要包含以下基本要點：
(一)文字全部使用A4型紙。
(二)文頭用“某某公司某某會議紀要(可分兩行排列)”的指定標題，用小一號宋體套黑字，正文部分用四號仿宋體非套黑字。
(三)如需要標識祕密等級或緊急程度，以三號黑字型頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如兩類標識需要同時標識，祕密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
(四)發文字號由年份和序號組成，在發文機構標識下空2行，用小四號宋體非套黑字，居中排版，年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，如〔20xx〕20號。
(五)成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫作“○”。
(六)頁碼用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，空白頁不標識頁碼。
(七)會議紀要需有“抄報”或“發”，左空兩格用3號宋體字標識“抄報”，後標全形冒號;抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊，在最後一個抄送機關標句號。
第三節 會議資料的存檔
第五十四條 各類會議資料必須存檔。總經理辦公會議、中層幹部會議、經濟分析會和公司級專題、接待等會議資料由辦公室負責按季度分類分次存檔。按年度移交公司檔案室;其他會議資料由各承辦部門自行存檔。
第五十五條 公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀要等。
第五章 會議精神的督辦
第五十六條 公司辦公室負責對總經理辦公會議、中層幹部會議、經濟分析會及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。
第五十七條 對會議的決議和明確的內容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支援、配合。
第五十八條 公司辦公室負責對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間以《督辦提示函》和《督辦通知書》對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，並定期整理《督辦報告》向公司領導彙報。
第六章 會議紀律和要求
第五十九條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續。 第六十條 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。
第六十一條 會議期間應將移動通訊工具關機或置於振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。
第六十二條 會議發言要言簡意賅，按照規定時間發言。
第六十三條 會議務求精簡高效，嚴肅認真，若無特殊情況，會議時間應控制在120分鐘內。各級會議主持人應主動接受監督。
第六十四條 會議期間與會人員注意傾聽他人發言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。
第六十五條 做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內容。
第七章 附則
第六十六條 本制度自下發之日起執行。
第六十七條 本制度解釋權歸公司辦公室。
會議室是學校專門用於召開學術報告、會議、培訓、組織活動和接待客人的場所，為了充分利用會議室的功能，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，以確保各類會議的正常召開，特制定本規定。
一、會議室使用細則
1、會議室由總務處負責管理、使用登記與排程、裝置維護等相關事宜，未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體裝置和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生衝突，相關人員(部門)使用會議室，須提前3天通知總務處，填寫<會議室使用申請表>，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向總務處提出申請並在會後進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數等，如有需總務處協辦的事項請提前註明，總務處可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的裝置，應提前向總務處說明，以便提前準備，確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發生衝突，要堅持區域性服從整體的原則，學校會議優先於部門會議，部門會議之間本著重要、緊急優先的原則自行協商解決。
5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用後應及時整理:檢查安全(電源)，關好窗、空調，鎖好門，將鑰匙交還總務處。
6、開會期間，請愛惜會議室的裝置及物品，自覺保持衛生，禁止吸菸，禁止亂扔紙屑，儘量保持室內清潔。
7、會議結束後，使用人應進行必要的檢查，關閉會議室內各種電器裝置的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅後方可切斷電源，關好門窗。相關人員及時整理會議場地，如發現裝置故障或公務損壞及時報至總務處，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償，任何部門和個人未經總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
9、平時衛生由學校衛生員每天早晨負責打掃。會議室活動結束後，由學校衛生員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關部門協助幫忙)，以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時，由活動的組織者臨時負責會議室衛生及裝置安全。任課教師使用會議室，要安排學生課後做衛生。
二、本規定由總務處制定，經審批後自頒佈之日起執行。
一、制定目的
為節約公司資源，提高各部門會議效率，保障會議室正常使用狀態，綜合管 理部現面向公司內部實施會意思使用管理制度，具體如下。
二、適用範圍
不制度使用於公司會議室的管理和使用。
三、權責
1、綜合管理部：全面負責會議室的日常管理。
① 會議室使用接收、稽核及相關協調工作;
② 會議室物資準備
③ 會後會議室整理
2、各部門：負責會議室的申請並遵循本規定規範使用會議室。 ④ 會議室的及時申請(在前一天17:00前);
⑤ 會議中會議室所有器材裝置的保管維護;
四、具體流程
五、注意事項
1、會議室如需使用電腦請各部門自行準備，並請認真做好保密on工作嚴禁傳播 洩露公司商業機密。
2、會議室使用須愛護裝置和物品。
3、會議室使用遵循先全域性後部門會議、先緊急後一般的原則，如遇到會議室佔用，綜合部將負責協調。
4、投影儀等裝置有專門的人員除錯，未經允許，不得隨意變動。
為保證良好的會議次序，使會議順利進行，圓滿結束特制定以下紀律和要求。
一、 參會人員首先按時到會議報到處簽到，上交相關材料、領取會議資料，然後到賓館總檯交付押金，領取房卡，入住指定房間。不按要求交齊會議材料，不允許報到，並按缺席會議對峙。會議期間，不得擅自調整房間，否則，將給予嚴肅處理。
二、凡明確規定參加會議物件的，與會人員需準時參加會議，不得無故遲到或離會，確有特殊情況不能參加者，必須提前向辦會組織者請假，報告詳細事由，未經批准，不得無故缺席擅自派其他人員頂替參加會議。
三、 嚴禁自帶非參加人員赴會，否則，除責令其離開外，還將對相關人員予以處罰。 參會人員必須按會議通知要求在規定的時間內報到，提前者不予以接待和安排食宿，遲到每人處以100-500元罰款，並寫書面檢查;私自提前離會，除給以罰款外，還將作其他行政處罰。
四、 參會人員必須遵守會議紀律，服從會議統一安排。如有特殊情況須向會務組組長請假，批准後方可離開，對未經批准擅自離開者，除通報批評外，每人還將處以100-500元得罰款。
五、 尊重賓館工作人員，遵守賓館的一切規章制度，禮貌用語，文明住宿。保持房間衛生，清潔，自覺保護賓館的一切設施，否則，造成損失將按賓館規定的價格由個人承擔。對有意損壞者，除包賠損失外，公司還將作內部處理。
六、 會議期間嚴格作息時間，按會議作息要求起床、開會。接到賓館通知起床後，必須在規定的時間內進入會場、餐廳等會議要求的場所。對開會遲到、早退者每人至少罰款100元，再次違反者，加倍處罰，直至取消其參會資格將採取其他方式予以處理。為體現想互尊重、桌餐就餐，一桌滿10人時開始用餐，本桌全部用餐完畢後方可集體起身離席。如自助就餐，要講究節約，禮貌待人，反對浪費，愛護公物，講究社會公德。 七、
八、 會議期間不得從事違法、違紀以及做一些不文明的活動。一經檢查發現，將對參與開會時務必關閉手機或打至震動，開會要認真聽講，做好記錄，不得交頭接耳說話，者(含旁觀者)每人處以200-20xx的罰款，並予以通報批評。 來回走動;會場內禁止抽菸，亂扔紙屑，隨地吐痰。發現以上以及其他不利於會議進行的行為，每人將處以至少100元得罰款。
九、參會人員要認真聽取領導講話;除大型會議外必須攜帶記錄本和筆，以便作好記錄。
十、 會議期間將嚴格監督執行上述紀律和公司的其他制度。會務組將組成巡查組不定期本次會議由會務組負責管理、指揮、協調，如有什麼困難和要求，可與會務組及時進行巡查，對違反者，將按制度規定嚴肅處理(注：不搞下不為例) 聯絡，會議服務人員將盡力幫助解決。
一、會議規定
1、參會對像：全體職員
2、參會時間19：00，人員不遲到，不早退，必須按時參會。提前10分鐘入會場，在簽到表上簽名並記錄簽到時間。
3、參加會議，會議開始前手機關機或設定靜音狀態，不接打電話，不玩手機或上網。如遇必接打電話時，需舉手向主持示意。
3、參會人員未經會議組織者同意，不得中途退出。
4、參會人員因特殊原因不能按時參加會議，必須提前2小時以上提出申請，經會議組織者同意後方可不參加會議，但事後必須認真閱讀會議紀要，學習，領會會議精神。
5、參會人員進入會場前，與會人員應修整自己的儀表，做到衣冠整齊，精神飽滿;會議期間要求坐姿端正、集中精力、認真聽取發言、不隨意走動、不得大聲喧譁擾亂會場秩序，討論必須經會議主持者允許。
6、會議結束後，自覺將桌椅歸位，收拾會場，保持會場原有的狀態。
違反以上規定者將處以下獎勵：
為了充分利用會議室功能，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，確保公司各類會議正常召開。現根據本公司實際情況，制定會議室使用管理辦法。
1、 會議室專門用做召開會議與研討工作之用，未經允許不得挪借他用。
2、 會議裝置管理統一由綜合行政部負責，會議涉及到的筆記本、錄音筆等裝置到綜合行政部領用，視訊會議提前半小時聯絡綜合行政部IT進行會前測試。
3、 為避免會議衝突，各部門如需使用會議室，請提前一天至綜合行政部預約，由綜合行政部統一安排協調。
4、 召開緊急會議或臨時會議時，需要明確會議室使用時間段和使用人員，由綜合行政部進行登記，根據實際情況協商會議順延、會議室更換等事宜。
5、 會議室使用堅持預約優先原則，未預約按照區域性服從整體原則，公司會議優先於部門會議;各部門會議由部門之間本著重要、緊急優先原則自行協商。
6、 預約會議室時，需要行政部協辦的事項填寫到會議需求，如會議裝置、會議記錄、水果、茶水等。綜合行政部根據實際情況安排會議後勤服務工作。
7、 會議期間請愛惜會議室裝置，會議後及時關閉會議裝置、門窗、空調等。(投影儀完全關閉後才方可斷開電源，所有裝置關閉後請拔掉電源插頭)。
8、 會議過程中請保持會議室整潔，會議結束後將鐳射筆、可移動桌椅等放回原位，會議用筆記本、錄音筆歸還，通知綜合行政部進行清潔工作，以便其他部門使用。
注意：會議安排請避開以下固定會議時間段
1、公司周例會 每週一10:00-12:00
2、公司月例會 每個月第一個星期一10:00-12:00
一、目的
為加強企業管理，更好地完成公司的統一目標，建立、健全有序的工作秩序，提高工作效率和工作靈活性和規範工作行為，結合本公司實際情況，特制定本制度。
二、範圍
全體員工
三、內容 第一條 會議種類
公司月度工作例會、公司周度工作例會、公司的季度會議、公司年度會議、公司經濟活動分析會議、各部門月度工作例會、各部門周度工作例會、各部門每日工作例會。
第二條 會議具體安排
第三條 會議流程
1、會前準備：
包括議題、主持人、記錄人、將要下發的檔案、有準備發言，對會議程序的預測和對策。
議題：不要多於三個。
主持人：主管級以上管理人員(不同層級會議)
記錄人由主持人委派，即各部門文員，總經理會議有總經理祕書，行政例會有行政祕書。
將下發的檔案要做到準確，有錯誤在會前要經過修改。
檔案要按照與會人數影印，不要造成開會中途檔案準備不全。要預先考慮到保密程式。
2、會議通知：
根據會前準備擬定會議通知。
會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發放方法和途徑。
3、會議紀要
由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。
會議紀要一定要有執行人和完成時間。
會議紀要整理後要由會議主持人簽發。
如果是連續性會議(如例會)，會議上要總結上次會議決議的執行情況。
4、會議流程
第四條 會議管理
1、公司的重要會議由行政部負責計劃、佈置和管理，實施前必須考慮周詳，確定方案，並制定出每個操作步驟，會議結束後，由行政部負責組織各部門相關人員參加及時清理會議室，使會議室保持整潔。
2、各類會議的與會人員應主動參與相關會議。
3、與會人員必須按時參加會議，不得無故遲到。
4、如有特殊原因不能參加會議，須在會議前1天內通知行政部或各部門負責人。
5、如有特殊原因不能準時參加會議，須在會議前1小時內通知行政部或各部門負責人。
6、若無故3次不參加會議者，取消其參加會議的資格。
7、嚴守會議紀律，保守會議祕密，在會議決議未正式公佈以前，不得私自洩漏會議內容，以免影響決議實施。
8、與會人員按公司規定及時提交周工作報告、月工作報告、年度工作報告及考核報告,並納入公司對各部門負責人及各級員工的績效考核中。
9、各類會議均需要做出會議紀要。 第五條 附則
1、會議管理制度由公司人力資源部制訂，經總經理稽核通過後實施。
2、會議管理制度自公佈之日起實行，其他規章制度中如有與此相違背的條款，以此為標準，本制度解釋權歸屬公司人力資源部。
3、生效日期: 20xx年 月 日。 四、附件
1、附件一: 《周工作計劃與總結工作考核表》 2、附件二: 《月(或季)工作計劃與總結工作考核表》 3、附件三: 《周工作會議紀錄表》 4、附件三: 《月工作會議記錄表》
第一章：總則
為改進作用：減少會議，縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。
第二章：會議分類及組織
第一條：公司會議歸納為四類：
1. 公司股東大會：主要包括公司各大小股東，勞務出資股東，掛名股東，每半年由總經理負責組織召開，財務室受理安排，協調好會務工作。(或由2/3以上股東要求下，可臨時召開)。
會議內容：①、提出年度目標，設想。
②評價工作，總結上半年。
③對下半年工作作安排。
④對完成全年任務的的討論。
2.董事會會議：主要包括公司董事會成員，一般每個星期的星期一召開，由總經理負責組織召開，財務室受理安排，協調好會務工作，每月的第一個星期的星期一、財務人員要到場旁聽，並對上月公司財務工作作總結。 會議內容：①對上個星期工作總結。
②對這個星期工作安排。
③對上個月工作總結。
④對下個月工作安排。
⑤財務總結工作，資金落實。
3.專業會議：系公司技術性的，生產上，安全上，產品質量上的環境保護上的臨時會議，由總工辦組織召開，化驗室，質檢室，生產部受理安排，協調好會務工作。系公司經營上的，對外關係上的臨時會議，由總經理和副經理組織召開，財務室銷售部受理安排，協調好會務工作。
會議內容：①分析工作情況，事故。②提出改進措施。③檢查事故隱患。④佈置新任務。
4.部門及班級小會：由各部門責任人組織召開。
第二條：上級或外單位在我公司召開的會議(職現場會，報告會，辦公室等)，或廠際業務會(如聯營洽談會，使用者座談會等)，一律由總經理，副總經理受理安排，財務室協助搞好會務工作。
第一章 總則
第一條 目的
加強公司會議紀律，規範議事日程，進一步提高會議的質量和效率。
第二條 原則
強調會前通知、會時簽到、會中記錄、會後落實四項要求。
第三條 適用範圍
適用於公司各種例會及專題會議。
第二章 職責
第一條 歸口部門
行政部負責監督該制度的執行。
第二條 職責
1、總經辦負責公司級例會的組織及相關工作，負責部門例會及各種專題會議的監督。
2、後勤部負責各種會議的會場安排、裝置準備，負責管理儲存所有會議紀要原件。
3、公司各部門負責本部門例會及主責專題會的組織及相關工作。
第三章 管理規定
第一條 會議分類
1、公司例會：原則上固定於每月1日下午17:00召開，要求公司總經理、部門領導、各部門經理及潛力店長以上者參加;
2、部門例會：原則上固定於每週五下午17:30召開，要求部門全員參加;
3、專題會議：指由相關部門(或人員)組織的針對專項問題的會議，會議時間、地點、參加人員由召集部門確定。
第二條 會議通知
1、會議召集部門需在會議召開前一個工作日發通知單給各參會部門(人員)，並同時抄送總經辦、後勤部。未發通知單，會議召集部門負責人(或會議召集人)罰款50元。
2、例會時間固定，不需另行通知。如出現會議時間調整，公司級例會由總經辦通知各參會人員，部門例會則由部門報總經辦，並說明原因。未通知的，責任部門負責人罰款50元。
3、會議通知單需明確會議時間、地點、內容和參會人員等。未按要求填寫，填寫人罰款20元。
第三條 會議準備
後勤部負責會場安排、裝置準備，需在會前半小時準備完畢。因準備不充分影響會議召開的，相關責任人罰款20至50元。
第四條 會議紀律
1、會議組織部門負責會議紀律的維護，準備簽到表，組織參會人員簽到。未準備簽到表，會議組織人罰款10元。
2、參會人員提前5分鐘到達會場進行簽到。會議開始時，組織人收回簽到表。會後，組織人在簽到表上標註遲到(註明到會時間)、未到人員。
3、參會人員如不能按時出席，需提前1天向會議組織部門請假並詳細說明理由，公司例會需向總經辦請假。未請假或理由不充分的，視同缺席或遲到處理。
4、公司例會需部門經理及副職參加，如部門經理因故不能出席，需指派本部門主管級人員代替，並提前通知總經辦。
5、無故缺席會議，罰款50元;遲到罰款10元。
第五條 會議記錄
1、會議組織部門安排專人進行會議記錄，會後整理會議紀要，並於會後一個工作日內，發各參會部門(影印件)，同時抄送總經辦。原件(附簽到表)人事部存檔。未提交會議紀要的，會議組織人(或部門負責人)罰款30元。
2、會議紀要需參會主要人員簽字確認。公司例會紀要由總經理簽字，直接下發;部門例會紀要由部門負責人簽字;專題會議紀要需參會主要人員(或部門)簽字。未簽字的，會議組織人罰款20元。
3、會議紀要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附後。未按要求編寫，會議紀要記錄人罰款10元。
第六條 處罰規定
行政部負責編制每月會議紀律處罰清單，每月1日報給總經辦。
第四章 附則
第七條 例會如遇促銷節假日，召開時間相應順延，具體時間等待通知。
第八條 本制度由公司總經辦負責解釋及修訂。
第九條 本制度自發文之日起施行。
第一章總則
第一條: 本制度中會議指的是，在公司經營管理過程中因縱向、橫向協調溝通的 需要，或者是針對公司運作過程中所出現的問題而召開的各種會議。
第二條: 本制度適用於公司及各部門的工作會議和專項會議，如公司領導工作例 會、總經理辦公會、公司產銷計劃會、部門例會、各種專項會議等。
第三條: 制訂本制度的目的是指導和規範公司經營管理會議的運作，目的在於改 進公司會風，提高會議質量，減少會議數量、縮短會議時間。
公司決策層如董事會和決策委員會等的會議按照公司章程和單項有關制度或條例執行。
第二章召開會議應遵循的基本原則
第四條: 會議的召開須遵循下面幾個基本原則：
1 一致性原則。公司的經營管理會議討論的原則或議題須同公司現行制度保持一致性，遵循制度所規定的準則或者同制度構成一個完整的體系。其它制度包括：公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業務運作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規章。2 流程化原則。對於特定的會議型別，制定相應的運作流程，按照一定的模式進行，做好必要的準備工作，以便總經理對所有公司內部所召開的經營管理會議進行有效的指導和控制。3 有效性原則。每一次所召開的公司經營管理會議都應該達到的預定的效果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應通知與會者有關會議的議題、是否要求其發言等。每次會議只通知與會議議題有關的人員出席。
4 節約性原則。會議的召開應該遵循節約性原則，時間要安排得恰當有效。會議的主持人根據會議的內容以及重要程度將有關事項在會議召開之前界定好。主持人和發言人的時間也應有所限定。
5 求同存異原則。會議上應該允許不同意見的出現，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關於一般的問題，可以採納少數服從多數的原則，但對於事關重大或比較嚴肅的議題，則應採納智者的意見。
6 民主集中原則。會議討論議題，應本著集思廣益的原則，鼓勵與會者充分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。
7 會議備檔原則。對於會議過程中所出現的所有重要事情，特別是經營管理的一些原則問題的討論，都應該記錄下來，以備查閱，作為公司日後工作的參考資料。
第三章 :會前準備
第五條: 公司召開的公司級會議會務服務統一歸口辦公室負責。各部門召開會議需用公司會議室的，應向辦公室書面提出，由辦公室統籌安排。
第六條 ：會議召集人在會議召開5日前將會議的主題、地點、時間和對與會者的要求等下發或通知所有與會者。
第七條： 會議主持人和與會人員都應在會議召開3日前做好有關準備工作，包括擬好會議提案、彙報總結提綱、發言要點、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據會議通知和與會者的會前準備資料在會議召開2日前擬定《會議議程》交會議召集人稽核。
第八條 ：所有與會者都應該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因為特殊原因不能完整地參加會議的與會者，應提前向會議召集人說明情況，並且將自己的觀點儘量用書面的形式轉達給會議召集人，由會議召集人代為表達。
第九條 ：會議的基本人員應該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。
第四章會議組織及要求
第十條
會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。
第十一條 會議主持人須遵守以下規定：
1 主持人應不遲於會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。(如，準備會議稿件，寫明會議事項安排，一邊後期跟進會議所交代的工作 。)
2，會議通知：召開會議可同過qq群的，微信群，及公司內線電話通知各與會人員，會議通知應註明與會人員名單，開會時間。與會人員應互相提醒傳達開會通知。
2 主持人一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3 會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有許可權定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
4 屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
5 主持人應將會議議決事項付諸實施的程式、實施部門、達成標準和完成時限等會後跟進安排向與會人員明確。
第十二條 參會人員須遵守以下規定：
1 應準時到會，並在《會議簽到表》上籤到;
2 準確、充分地表達自己的立場，會議發言應言簡意賅，緊扣議題;
3 會議討論過程中，與會者應注意文明用語。
4 遵循會議主持人對議程控制的要求;
5 屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言; 6 遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機來電轉駁至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場;
7 做好本人的會議紀錄。
為了合理安排和利用會議室，提高會議的質量，體現會議的嚴肅性，整頓會風，從而真正發揮會議的效能，特制定會議室紀律管理規定：
一、會議實行簽到制度，由會議組織者進行考勤，原則上不得請假，有特殊情況不能參加會議或不能準時參加會議者，要向主管領導請假，不請假又不按時到場者，按曠工半天處理。
二、與會人員提前5分鐘入場，不得無故遲到、早退，不得中途退會。
三、會議期間關閉通訊工具或將通訊工具設在振動位置。
四、不準在會場或有上級領匯出席的任何會議和正規場合接打手機。
五、進入會議室必須著裝整潔。
六、在會議室自覺講普通話，禁止喧譁、說笑、打鬧，說粗話、髒話。
七、辦會部門在使用會議室的過程中，必須愛護公物，保 持會議室的整潔，用完後所有裝置放置原位。不得擅自開關電器裝置，以免損壞。
八、會議室內所使用裝置、工具、辦公用品未徵得辦公室同意任何人不得拿出會議室或作為他用。
九、會議室禁止吸菸，與會人員要講究公共衛生。
十、會議期間，凡與會人員不得中途退場(特殊情況須報告辦會組織者)。
十一、會議期間，與會人員要集中精力開會，不得隨意走動，不得辦理與會議無關的事項。
十二、與議題無關的人員不得隨意進入會議室。
十三、會議涉及到公司機密的內容，與會人員要注意保密，不向會議無關人員談論會議討論情況。
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