第一條為加強政府採購檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府採購法》及有關規定，結合工作實際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指開展政府採購業務時(包括集中和分散)，根據法律規定，必須儲存的有關檔案、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中採購應歸檔的基本資料有：
(一)領導批示、政府投資計劃;
(二)採購申請;
(三)採購方式批覆書;
(四)招標檔案和投標檔案;
(五)在財政部門指定的新聞媒體或網站釋出的招標公告;
(六)評委抽取登記表
(七)供應商投標情況登記表;
(八)評標委員會及監督人員(競爭性談判小組，詢價小組)簽到表;
(九)評標專家及監督人員簽字確認的評標報告(內容包括：評標時間、評標地點、評標程式、評標結果、評委打分表、商務、符合性、技術審查表、評審專家質疑表;
(十)在財政部門指定的新聞媒體或網站釋出的中標公示;
(十一)中標(成交)通知書和未中標(成交)通知書;
(十二)政府採購合同;
(十三)驗收單或驗收報告、檔案;
(十四)書面詢問或質疑和詢問答覆、質疑處理決定;
(十五)歷次資金支付申請書;
(十六)其它應儲存的有關資料。
第四條政府採購檔案管理人員，應注意採購活動資料的收集與整理，要認真核對資料是否齊全，避免出現資料遺失漏報現象。每一個採購專案結束後，要及時催促採購中心和採購單位將評標資料和合同報我辦歸檔。
第五條檔案管理人員要認真執行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府採購法》及本制度的有關規定，進行政府採購業務檔案的歸集和管理。
第六條檔案管理人員應建立檔案檢索工具，方便查詢;歸檔資料必須按照採購專案歸檔目錄要求，排列順序，填寫清楚;歸檔的`專案資料必須齊全完整，案卷質量要符合有關部門制定的案卷質量標準，對資料不全專案，檔案管理人員有權拒絕接受。
第七條檔案管理人員要完善檔案交接手續，建立檔案借閱登記簿，保證檔案的完整，未經領導批准，政府集中採購檔案一律不準向外借出。
第八條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、儲存經手的檔案資料，嚴禁失密、洩密和檔案遺失現象的出現。
第九條對於達到儲存期限應於銷燬的檔案，檔案管理人員要進行認真的鑑定，無誤後提出銷燬意見，經領導批准後方可銷燬;銷燬的檔案必須登記造冊，採用粉碎或焚燒的方式進行。
一、歸檔範圍
1、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律檔案及各類審批檔案(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要，醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫院與上級單位的交流檔案，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批覆檔案。
4、醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分檔案。
5、醫院的年終總結、各類重要會議的報告性檔案。
6、醫院重大事蹟的照片、音訊影像材料等電子資料。
7、醫院人事資料、各職工入職資訊、身份資訊、相關資質證書。
8、醫院各項論文雜誌、學術、科教資料。
9、醫院的各項材料，包括但不限於醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。
10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室於每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。
2、每月最後一日為檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交於各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案彙總、梳理、排序、分類，並向醫院辦公室上交統一的檔案彙總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一併存檔。(電子材料應統一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料乾淨整潔無汙染，書寫規範，不能隨意塗改、新增與歸檔材料不相關的內容。
3、合同、協議類檔案應符合醫院關於合同、協議的簽訂標準，需要加蓋公章的`原件，如合同內容有修改，應註明修改內容，並經承辦人簽字入檔。
3.1、醫院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫療材料、機器裝置(產品)採購(銷售)業務，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續。
⑴所經辦合同必須先經由法務部門稽核，並經院長簽字確認方可簽約;
⑵依據合同性質確定合同類別，正確使用合同示範本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規定份數(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經辦人督促，並保證醫院方於約定合同期內完成相關義務。
4、照片、音訊影像等電子資料材料需要統一拷貝、並編排資料夾，拷貝份數為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統一交由病案室儲存。
2、非醫療類(採購、營銷、行政等)檔案統一交由辦公室檔案管理處。
3、醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫院的人事材料、職工資訊由人力資源部管理。
5、醫院的醫生資質證書由醫務部管理，護士資質證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內各部門人員需要借用檔案，須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不汙染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自洩露檔案內容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自塗改、偽造。
2、各部門負責人應承擔起管理檔案並督促各部門下屬員工及時製作檔案、跟進檔案的義務。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、複製、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一核對，確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失後，所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，編號科學規範、標誌明顯、查詢方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內容，不允許無關人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案櫃鑰匙必須由專人保管，未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自20xx年7月1日起執行x醫院
為了保證政府採購的'事後監督，記錄政府採購活動情況全過程，切實做好政府採購資料檔案管理工作，制定本制度。
一、檔案儲存時限
政府採購專案每項採購活動的採購檔案應當妥善儲存，不得偽造、變造、隱匿或者銷燬。採購檔案的儲存期限從採購結束之日起最少儲存十五年。
二、檔案儲存內容
申請報告
評審報告
固定資產審批表
政府採購專案申報審批表
委託代理協議
招標檔案
執法監察室告知函
監察室出具專案審查表
供應商行賄犯罪檔案查詢函
檢察機關查詢行賄犯罪檔案結果告知函抽取專家名單
評標報告
合同
三、檔案歸檔
採購專案結束後，政府採購管理股負責對採購檔案進行歸檔。
(一)封面、封底紙張由局檔案室統一供給; (二)統一規範歸檔資料的內容和格式; (三)編寫檔案總目錄，便於查閱;
(四)檔案按照年度、季度編號順序進行組卷，卷內檔案材料按照政府採購工作流程的順序排列;
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全域性性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支援，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室構成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全域性各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，併為本單位各項工作的需要帶給服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的.各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並持續相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫忙專（兼）職檔案人員解決工作中的'實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類檔案材料的構成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位檔案材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責狀況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不一樣種類檔案材料的構成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2、負責本單位檔案材料的構成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意檔案材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時光向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8、按歸檔時光向檔案室帶給檔案目錄和統計年報表。
為加強精神文明建設規範化、經常化、制度化、標準化管理，不斷提升精神文明建設的質量和水平，根據上級有關精神文明建設的規定，特制訂精神文明建設檔案管理規定。
一、立卷歸檔內容：
(一)總結歸劃類(文明建設班子重視程度)
1、班子研究精神文明建設(兩次以上)工作會議記錄；
2、精神文明建設組織機構設定情況；
3、各項工作計劃、意見等；
4、各項工作半年、年終總結；
5、精神文明建設資訊簡報；
(二)建立活動類
6、思想道德教育計劃、教材、考核記錄；
7、科普、計劃生育、衛生健康、法制教育等資料；
8、知識競賽、演講比賽等活動資料；
9、文明家庭、文明樓院評選資料；
10、開展文藝活動資料；
11、開展體育活動資料；
12、開展扶貧、幫困、送溫暖、獻愛心等社會實踐活動資料；
13、支援社會公益事業、積極參加文明城市建設的資料；
14、樹立先進典型資料；
(三)管理類(規章制度)
15、制訂的各項制度、規範等；
16、落實各項制度、規範資料；
(四)榮譽類
17、取得各項榮譽的有關資料(檔案、證書)；
二、立卷歸檔要求
按照“誰承辦誰負責”的原則，收集精神文明建設檔案資料，街道各部門（單位）於每月的月底前將收集到的.資料經驗收合格後交文明辦；資料收集要及時、全面、完整、有序。文明辦對收集到的精神文明建設資料，按有關要求進行分類整理，於下月月底前完成上月的精神文明檔案立卷歸檔工作；對精神文明建設檔案要妥善保管，確保檔案的安全、完整、實用。
一、檔案管理人員要認真學習《保密法》，遵循保密工作制度，不準以任何藉口和形式向無關人員洩露和談論涉及國家和單位祕密事項的檔案檔案內容。
二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經單位領導批准，不得提供利用。
三、按照國家有關規定及時處理檔案降密、解密工作。
四、銷燬保密檔案材料，必須嚴格履行批准手續，防止銷燬過程中出現失洩密現象。
五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經檔案主管領導批准不得進入。確需進入，需經批准和嚴格登記，並由檔案管理人員陪同。
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