建立和健全安全生產檔案制度是安全生產管理基礎工作之一,也是檢查考核落實安全生產責任制的資料依據,同時它為安全生產管理工作提供分析、研究資料,從而能夠掌握安全動態,以便每個時期的安全生產工作進行目標管理,達到預測、預報、預防事故的目的,安全生產檔案資料也是現代安全生產管理基礎。為此,安全生產檔案資料工作越來越引起重視,並對資料分類進行規範化、標準化的研究。我公司建立了安全生產管理基礎檔案資料,主要有以下幾個方面的內容要求。
一、安全生產組織機構
公司成立安全生產領導小組及專職安全生產管理部門,安全生產領導小組領導成員要有具體分管安全生產的領導。以上組織機構都要用專案部內部的檔案形式釋出並存檔案備案。
二、安全生產責任制度
安全生產領導小組根據國家和上級有關安全生產法規、指令和要求,結合公司的實際情況建立安全生產責任制。在建立健全安全生產責任制的基礎上制定安全生產各項規章制度,同時根據本公司的從業情況,制定各工種的安全技術操作規程。
三、安全生產目標管理制度
制定安全生產管理目標。要將安全生產責任目標分解建立考核規定和考核辦法。
四、安全生產考核制度
制定安全生產考核制度。安全生產考核制度要有安全生產技術措施,專業性較強的考核內容。安全生產規範流程的制訂,操作船舶嚴格遵守規範流程執行。
五、安全生產檢查制度
安全生產領導小組制定安全生產檢查制度,檢查要有記錄。安全生產檢查中發現的事故隱患要有整改通知書,整改完後要有檢查記錄。安全生產檢查評分表格要歸檔。
六、安全生產宣傳、教育培訓制度
碼頭及辦公等區域的安全生產宣傳標牌、標誌佈置等,除有書面記載外,還採用攝影攝像進行記錄歸檔。安全生產領導小組要制定安全生產教育制度,新員工入場前的三級安全教育、變換工種的安全教育、各工種工人的安全技術操作規程的培訓、特種作業人員要經過培訓取證、施工管理人員的定期安全技術培訓、專職安全員的專業培訓與考核等,都要有書面記錄歸檔。
七、班組安全生產活動制度
班組安全生產活動要有制度,班組安全生產活動要有針對性,每次活動要有記錄。
八、安全生產獎罰制度
在執行各項安全生產製度中,經過檢查評比,對於安全和工作做出了顯著成績的單位和個人,對排除安全隱患有功人員,要給予獎勵和表彰。對於安全責任心差,平時不重視安全生產,甚至於造成生產安全事故的班組和個人,要進行處分和處罰。一切安全生產獎罰資料有要有資料歸檔。
九、工傷事故檔案管理制度
凡發生工傷事故,要組織進行調查,寫也調查報告,分析發生事故的原因,提出整改的措施,使施工人員受到教育,對責任者提出處理意見,按照“四不放過”的原則進行處理。凡發生工傷事故都要按規定進行報告,並建立工傷事故檔案。
十、有關安全生產的檔案和會議記錄制度
收集齊全國家和上級有關安全生產、勞動保護方面的法律、法規、規範、標準、條例、制度及檔案通知。各種有關安全生產的會議,都要有記錄,會議記錄都要整理歸檔。
十一、總、分包工程安全生產檔案資料
總、分包工程,要有分包施工合同,合同條款要明確規定總、分包雙方安全生產工作的責任。總、分包單位各自的生產經營範圍和生產經營資質證件(可以留存影印件)。
十二、搞好安全生產管理資料的建檔工作
首先要認真收集和積累資料,事前要有制度、有計劃、
有措施,過程中有檢查、有記錄、事後有資料;其次是要定期對資料進行整理和鑑定,保證資料的真實性、完整性和儲存的價值性;其三是將資料分目、編號、裝訂歸檔。
安全檔案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要 組成部分。學校應根據實際情況建立安全工作計劃部署檔 案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安 全檔案的管理工作,由朱寶雙老師統一管理負責。安全檔案 應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括 以下內容:
(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全檔案資料。
(二)單位基本概況,重點部位情況。
(三)安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設施、器材情況。
(六)其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內容:
(一)安全設施、器材定期檢查記錄,維修保養的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全檢查、巡查記錄。
(四)安全宣傳教育培訓記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎懲情況記錄。
(七)其他有關安全管理的情況。 學校資金安全管理制度;(漢正國小);為了規範學校財務行為,加強財務管理,建立健全資金;一、嚴格執行現金管理制度,按規定辦理銀行和現金收;
二、嚴格稽核原始單據的合法性;三、凡屬購買的固定資產、圖書、儀器裝置等,必須由;四、所有原始憑證必須由當事人、分管領導、校長簽字;五、根據上級規定,凡屬政府採購的專案,需事先編制;六、學校大型基建費年初編制預算,專案完成。
為規範和加強生產安全事故檔案管理,根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》和《生產安全事故報告和調查處理條例》的有關規定,制定本制度。
一、本制度所稱的生產安全事故檔案(以下簡稱事故檔案),是指生產安全事故報告、事故調查和處理過程中形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
二、事故檔案管理按照《生產安全事故報告和調查處理條例》規定的事故等級處理程式,實行分系統、分級管理。
三、事故檔案管理是參與事故調查處理單位檔案工作的組成部分。
事故檔案的管理應與事故報告,事故調查和處理同步進行。參加事故調查處理的有關單位及個人都有維護事故檔案完整、準確、系統、安
全的義務。任何單位和個人都不得將事故檔案據為己有或拒絕歸檔。
四、事故檔案材料的收集歸檔是事故報告和調查處理工作的重要環節。
五、參加事故調查的其他單位可儲存與其職能相關的事故調查檔案材料的副本或複製件。
六、事故調查及處理工作中應歸檔的檔案材料主要有:
(一)事故報告及領導批示;
(二)事故調查組織工作的有關材料,包括事故調查組成立批准檔案、內部分工、調查組成員名單及簽字等;
(三)事故搶險救援報告;
(四)現場勘查報告及事故現場勘查材料,包括事故現場圖、照片、錄影,勘查過程中形成的其他材料等;
(五)事故技術分析、取證、鑑定等材料,包括技術鑑定報告,專家鑑定意見,裝置、儀器等現場提取物的技術檢測或鑑定報告以及物證材料或物證材料的影像材料,物證材料的事後處理情況報告等;
(六)安全生產管理情況調查報告;
(七)傷亡人員名單,屍檢報告或死亡證明,受傷人員傷害程度鑑定或醫療證明;
(八)調查取證、談話、詢問筆錄等;
(九)其他有關認定事故原因、管理責任的調查取證材料,包括事故責任單位營業執照及有關資質證書影印件、作業規程及技術圖紙等;
(十)關於事故經濟損失的材料;
(十一)事故調查組工作簡報;
(十二)與事故調查工作有關的會議記錄;
(十三)其他與事故調查有關的檔案材料;
(十四)關於事故調查處理意見的請示
(十五)事故處理決定、批覆或結案通知;
(十六)關於事故責任認定和對責任人進行處理的相關單位的意見函;
(十七)關於事故責任單位和責任人的責任追究落實情況的檔案材料;
(十八)其他與事故處理有關的檔案材料。
七、事故檔案整理應當以事故為單位進行分類組卷,組卷時應保持檔案之間的有機聯絡。 同一事故的非紙質檔案材料應與紙質檔案材料分別整理存放,並標註互見號。
八、歸檔檔案質量要求:紙質檔案材料應齊全完整,字跡清晰,籤認手續完備;數字照片應列印紙質拷貝;錄音、錄影檔案
包括數字檔案)、電子檔案應按要求確保內容真實可靠、長期可讀。
九、檔案材料向檔案部門歸檔時,交接雙方應按照歸檔檔案材料移交目錄對全部檔案材料進
行清點、核對,對需要說明的事項應編寫歸檔說明。移交清冊一式二份,雙方責任人簽字後各保留一份。
十、擅自銷燬事故檔案材料、未及時歸檔,或違反本辦法,造成事故檔案損毀、丟失或洩密的,
將依照安全生產法律法規、檔案法律法規追究直接責任單位或個人的法律責任。
1、加強檔案的治理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,居民健康檔案管理制度。健康檔案要採用統一表格,在內容上要具備完整性、邏輯性、正確性、嚴厲性和規範化。
2、建立專人、專室、專櫃儲存居民健康檔案,居民健康檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律,確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放,指定專人保管,轉診、借用必須登記,用後及時收回放於原處,逐步實現檔案微機化管理。
3、為保證居民的隱私權,未經准許不得隨意查閱和外借。在病人轉診時,只寫轉診單,提供有關資料資料,只有在十分必要時,才把原始的健康檔案轉交給會診醫生。
4、健康檔案要求定期整理,動態管理,不得有死檔、空檔出現,要科學地運用健康檔案,每月進行一次更新、增補內容及檔案分析,對轄區衛生狀況進行全面評估,並總結報告儲存。
5、居民健康檔案存放處要做到
6、達到保管期限的居民健康檔案,銷燬時應嚴格執行相關程式和辦法,禁止擅自銷燬。
居民健康檔案建檔制度
一、居民建檔率要符合衛生局的要求。設立健康檔案資料室,以戶為單位,一人一檔的準則為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管,按行政村名和編號順序存放,檔案專櫃存放,保持整齊、美觀和規範有序,逐漸實行計算機化管理。
三、居民健康檔案應由全科醫師負責填寫,責任醫生要對健康檔案進行按照65歲以老人、兒童、孕產婦、慢性病人及重性精神病人等進行分類專冊登記,檔案盒要設目錄和分類資訊登記。
四、定期開展隨訪工作,按疾病分期隨訪病人,結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢,以及兒童防備接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容,及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發現的健康問題,進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、資料管理人員及責任醫師,應及時登記已經獲取的各種資訊,並進行分析統計,及時反饋。
居民健康檔案資訊管理制度
一、加強資訊化建設。及時準確收集、整理、統計、分析管理相關資訊,鼓勵利用計算機管理健康檔案。
二、公共衛生科資訊員每個月定期向上級主管部門報告新增建檔花名冊、報表及其他相關資料。按要求上報的各種統計資料和資訊,不得拒報、遲報、虛報、瞞報、偽造或篡改。
三、建立健全居民健康檔案資訊登記、統計制度,做好統計彙編,遵守各種資訊資料的保密制度。計算機化健康檔案,要在技術上加強使用者許可權和密碼管理設計,使所有操作和使用者在獲得認可後,才能登陸。
四、根據統計指標,定期分析工作效率、工作質量,及時總結經驗、發現問題、改進工作。
五、逐步健全網路資訊系統,做好資料錄入及整理工作。
六、嚴格執行計算機操作規範,定期對計算機進行保養、維護及資料備份。
建立居民健康檔案崗位責任制度
一、負責健康檔案文字保管,資料微機輸入,保持微機內的記錄與文字記錄一致,並做到同步更新及動態變更,管理有序。
二、居民健康檔案由醫院保管,應保證居民資訊資料的完整性與可利用性。 三、非檔案資料管理人員,不得隨意翻閱已經建好的各種檔案資料。未經檔案資料管理人員同意,任何人不得調出、轉借各種檔案資料。凡非本人管轄區居民的診療情況應及時反饋給轄區責任醫生,以便納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時應隨帶健康檔案,出院後繼承交由社群責任醫生保管並及時將本次住院概況記入檔案。
四、責任醫生是轄區內居民健康檔案建檔的第一責任人。對填寫健康檔案的責任醫生應進行培訓。按統一的規範來描述記錄,內容要真實可靠;符合邏輯,不得隨意塗改。如有改動,責任醫生必須簽字,以示負責。做到字跡清晰,格式規範統一。
五、對各科室(站)查閱、使用電子版健康檔案設定不同層級的使用許可權,保證資訊保安。調閱或更新檔案必須有登記。
六、純熟運用各種衛生服務管理軟體,保證資訊渠道通暢,每月有資料彙總、統計、分析,主要資料上牆。做好資訊的開發利用工作。
慢性非傳染性疾病管理制度
1、.設專(兼)職人員管理慢性病工作,建立轄區慢性病防治網路,制定工作計劃。 2、.對轄區高危人群和重點慢性病定期篩查,把握慢性病的患病情況,建立資訊檔案庫。
3、.對人群重點慢性病分類監測、登記、建檔、定期抽樣調查,瞭解慢性病發生髮展趨勢。
4.、針對不同人群開展健康諮詢及危險因素干預活動,舉辦慢性病防治知識講座,發放宣傳資料。
5、.對本轄區已確診的二種慢性病(高血壓、糖尿病)患者進行控制管理。為慢性病患者建立健康檔案,實行規範管理,跟蹤隨訪,具體記錄。
6、.建立相對穩定的醫患關係和責任,以保證對慢性病患者的連續性服務。
慢性病監測制度
一、.公共衛生辦公室全面負責慢性病監測管理工作。科主任為本轄區相關業務的管理者和監督者,各經管醫生是慢性病的報告責任人。 二、.報告範圍:高血壓、糖尿病。
三、.接診醫生髮現確診的上述二種需要報告的病例,定期內向公共衛生辦公室報告,公共衛生辦公室收到報告卡,稽核合格登記後,及時向疾控中心報出卡片。 四、.各種表卡填寫要完整,字跡要清楚,不漏項。
五、.凡未按要求上報者,按年度考核細則的規定與考核掛鉤,若隱瞞不報的,一經查實加倍處罰,管理制度《居民健康檔案管理制度》。
35歲以上病人首診測血壓工作制度
1、免費為35歲以上首診病人測量血壓,以提高高血壓病人的檢出率。 2、全科診室(內、外、婦科)、慢性病管理室、中醫門診等科室,把35歲以上病人首診測血壓做為常規檢查內容,並在門診日誌和病歷中記錄血壓值。 3、發現高血壓病人,門診醫生應填寫慢性病患者報告卡,交給該公共衛生管理科醫生,並向患者進行面對面的健康指導,發放健康教育處方,指導正規治療,宣傳高血壓防治知識。4、責任醫生掌握的高血壓病人按照高血壓病管理的要求,納入規範管理。
5、疾控中心慢病科定期對各單位各科室35歲以上病人首診測量血壓的落實情況,進行督導檢查,並列入考核範圍。
健康教育工作管理制度
1.制定健康教育工作計劃,定期召開例會,開展健康教育和健康促進工作。 2.建立健康教育宣傳板報、櫥窗,定期推出新的有關各種疾病的科普知識,倡導健康的生活方式。
3.開通轄區健康服務諮詢熱線(專線),提供健康心理和醫療諮詢等服務。 4.針對不同人群的常見病、多發病開展健康知識講座,解答居民最關心的健康問題。
5.發放各種健康教育手冊、書籍,宣傳普及防病知識。
6.完整儲存健康教育計劃、宣傳板小樣、工作過程記錄及效果評估等資料。
資料管理制度
一、各種檔案、計劃、宣傳資料等是工作的重要組成部分,必須嚴格管理好,由專人負責管理,專室存放。
二、資料主要包括四大部分:即計算機資料、網路技術資料、多媒體、音像資料和文字資料等,應分類存放分類管理。
三、文字資料中的教材、參考書、工具書等應按圖書分類統一編目註冊登記,期刊雜誌、報紙、合訂本、宣傳摺頁、海報等均須統一登記編目。
四、音像資料中的錄音帶、錄象帶、軟盤、光碟等必須分類登記編目,分類存放,並定期檢查其質量變化情況。
五、計算機資料、網路技術資料等應按作業系統、應用軟體、工具軟體等分類管理,注重用時升級、更新等,並配備相應的防毒軟體。
六、資料必須始終為衛生工作服務,其他人員均可借閱有關資料,但必須履行以下手續:
1、每借閱一次登記一次,每次限借5盤或5本或5盒,如遇多集多本連續資料也只能依次歸還後再續借。
2、每次借閱期限不得超過一星期,如因工作需要繼續借閱者必須辦理續借手續。
3、孤本資料或數量較少的資料均不外借,可臨時使用。
4、借出資料歸還時,資料人員必須認真檢查,如發現有損壞者必須照價賠償,如資料丟失,應借閱人重新購買完全相同的資料進行賠償,或處以原資料價值的3― 5倍罰款。
七、所有人員不得以任何藉口為別人借閱本單位的資料。
八、聲像資料其版權所有,借閱人不得翻版,如有未經許可私自翻錄的,責任自負。
九、外的部門或人,如因工作需要借閱資料的,必須經領導批准,並辦理正常的借閱手續。十、宣傳資料收發做到每張(份)出入庫有登記有簽字。
服務接待制度
一)、端正接待工作態度,重視文明接待工作。本著:熱情、耐心、負責的精神,禁止
二)、對接待外來諮詢的人員,都必須首先認真瞭解病情,做到:無論何時來訪,隨時給予接待;來訪無論幹部、群眾,態度好壞一個樣;堅持誰接待誰負責落實;(三)、堅持自辦、轉辦、聯辦、指導辦相結合的準則。對諮詢者出的問題和要求,能立刻解答的就當即答覆;對不瞭解的問題,既要堅持醫學理論準則,又要說明原因,做好解釋工作;
四)、絕不答應對群眾來訪互相推諉或置之不理。要嚴格落實接待工作
五)、嚴厲接待工作紀律。對接待工作不負責任、無端拖延時間、影響較壞的人員要追究責任;
六)、對接待工作中反映出的重大問題,要及時向局領導彙報。
老年人保健工作制度
1.、設專(兼)職人員負責老年人保健工作,建立網路,制定工作計劃。
2.、對轄區內老年人的基本情況和健康狀況,進行調查、登記、建立健康檔案。 3.、對以鄉鎮(社群)居家養老形式為主的老年人進行服務需求評估,提供醫療護理、康復、保健服務及精神慰籍、舒緩治療服務。
4.、對患有慢性病的老人進行管理進行飲食、運動、合理用藥、合理就醫指導。 5.、對於高危行為老人,進行健康指導、進行行為危險因素干預。
6.、開展多種形式的健康教育,對老年人進行疾病的預防、自我保健、常見傷害預防、自救和他救等指導。
服務隨訪制度
1、.要定期走訪村委會老年人,至少每3個入戶走訪一次轄區登記在卡的老年人,及時掌握老年人變化情況,見面率達90%以上。
2、.對新出院老年患者的第一次隨訪,根據疾病的分期,對患者及家屬進行康復治療指導,完整填寫相關隨訪記錄。
3、.對疾病期、波動期、人在戶不在、戶在人不在的老年病人進行隨訪,瞭解病人的病情變化、治療情況、去向,填寫隨訪記錄。
4、.指導老年患者按時服藥,觀察患者可能出現的藥物副反應,動員老年人蔘加村(社群)組織的健康活動。
5、.隨訪期間發現生活困難,符合免費服藥治療標準的老年患者,與有關部門協商,使患者享受免費藥物治療。
重性精神疾病管理制度
1、.成立本轄區重性精神疾病衛生工作領導小組,建立精神衛生三級管理網路(街道、居委會、監護人),制定工作計劃,定期召開例會。
2、.開展重性精神疾病流行病學調查,準確掌握精神病人基本情況,實行動態管理,及時準確將相關報表上報至市重性精神疾病領導小組工作辦公室。 3、.開展重點人群的心理衛生諮詢、心理行為干預、精神疾病預防等服務,早期發現精神疾患病人。
4、.開展對慢性或服用維持劑量藥物的精神病人診治,對新發現或疑似病人應及時轉診至上級專業機構確診。
5、.建立隨訪制度。定期走訪居委會,按疾病分期隨訪精神病人,及時掌握病情變化、治療情況、去向,填寫隨訪記錄,進行康復治療指導。
6、.指導監護人督促病人按時服藥.觀察可能出現的藥物副反應和精神症狀,動員病人蔘加社群組織的康復活動。
7、.病人就診或醫務人員到病人家中診療時,應有家屬或監護人陪同。 8、.做好重性精神病人的管理,防止肇事肇禍事件的發生。
9、.對
服務隨訪制度
1、.要定期走訪村委會病人,至少每3個入戶走訪一次轄區登記在卡的精神病人,按要求填寫
2、.對新出院患者的第一次隨訪,確定疾病的分期,對患者及家屬進行康復治療指導,完整填寫隨訪記錄。
3、.對疾病期、波動期、人在戶不在、戶在人不在的精神病人進行隨訪,瞭解病人的病情變化、治療情況、去向,填寫隨訪記錄。
4、.指導監護人督促患者按時服藥,觀察患者可能出現的藥物副反應和精神症狀,動員患者參加村組織的康復活動。
5、.隨訪期間發現生活困難,符合免費服藥治療標準的患者,與有關部門協商,使患者享受免費藥物治療。
6、.入戶隨訪前應瞭解患者家庭的基本情況,提前與所在地的村(居)委會幹部聯絡,並通知患者家屬,尤其對病情不穩定患者的隨訪要做好安全防護工作。
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控,共同管理”原則,由總經辦統一管理。
第二章 檔案歸檔
第四條 歸檔範圍
(一)
(二) 通用管理:證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建:設計檔案、圖紙、會議記錄、招投標檔案、造價、工程管理 (變更、進度控制、質量控制)、工程驗收、工程報批資料等。
(三) 合同:原輔料採購、裝置採購、工程基建、技術轉移、委託合同、設計 合同、其他合同。
(四) 裝置檔案:公用系統、物料、倉庫等輔助裝置;生產部裝置、工程部設 備、QC部裝置等。
(五)
(六) 員工培訓:培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量:化測類、力質類、溫溼度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等,裝置內部校驗記錄歸於裝置檔案中。
(七) 產品檔案:產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產品重大質量事故資料等。
(八)
(九)
(十) 檢驗方法:原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄:除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷燬記錄、 盤存表、溫溼度記錄、物料請驗單等;
(十二) 批記錄:批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。
(十四) 驗證檔案:驗證主計劃、廠房及公用系統、生產裝置驗證、QC裝置驗證、 工程部裝置驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
(十五) 行政類檔案:
行政法規性檔案。包括上級頒發、需要企業執行的,或由企業發行的各種標 準、規章規程等;
各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆;
各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構程式碼證、稅務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等; 人事任命、勞動糾紛等;
各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公裝置、儀器裝置說明書、 保修卡等;
所有加蓋公章的檔案影印件;
在企業文化建設和社會活動中直接形成的有儲存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。
第五條 歸檔時間
(一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始檔案和加蓋公章的檔案影印 件須於檔案產生的24小時(一個工作日)內到檔案室辦理歸檔手續;
(二) 裝置檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔;
(三) 員工培訓類資料按月歸檔,於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續;
(四) 計量類資料按半年歸檔,於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
(五) 供應商檔案按年度歸檔,於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續; (六) (七) 手續; (八)
驗證檔案隨時產生隨時歸檔,驗證主計劃按年度歸檔,於每年1月25 記錄檔案。輔助記錄半年歸檔一次,其他記錄每年歸檔一次;
批記錄檔案按月歸檔,於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續; (九) (十)
其他檔案每週一集中歸檔一次。
未按要求及時歸檔而造成損失的,由當事人承擔全部責任,並根據情節
輕重予以相應處理。
第六條 歸檔份數 (一) (二)
原件全部歸檔,並註明份數、出處。
使用頻繁的檔案,各使用部門應影印留存自用。
第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四)
由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的檔案必須先修復再歸檔。 檔案必須通過系統整理後再歸檔。
檔案須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。
第八條 歸檔手續
各類檔案歸檔時,歸檔部門應填寫《檔案歸檔單》一式二份,由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批,歸檔部門和檔案室各留存一份,以備查考。由檔案員填寫《檔案歸檔登記薄》,歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章 檔案的收集與整理
第九條 檔案的收集 (一)
由各部門指派專人,每週一對其本部門需要歸檔的檔案進行收集,並進行分類、排列、編目後移交檔案室。
(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的檔案進行收集,再進行系統的、
全面的整理。 (三)
收集時要保證檔案的質量。如不完整,需進行進一步的收集,對收集不全的檔案,要做好記錄。
第十條 檔案的整理
(一) (二)
檔案採用按類別分類的方式,做到層次分明,便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理,並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成,具體說明如下:
7、8、9位代表流水號001~999。、6位為檔案櫃號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章 檔案建檔
第十一條 分類梳理
歸檔的資料,由檔案員分類、編號,於檔案歸檔的當天入庫,並建立《檔案明細臺賬》。 第十二條 檔案專用章
所有歸檔的影印件及歸檔原件產生的影印件,每頁紙加蓋藍色檔案專用章,加蓋檔案專用章的影印件視同原件使用,檔案專用章置於檔案室,由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章,編號手寫,檔案編號章置於檔案 室,由檔案員保管,對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄
所有歸檔檔案,由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄,並定期核對。
第十五條 電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份,各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。
第五章 檔案使用和歸還
第十六條 檔案使用 (一)
檔案影印:由使用人填寫《檔案影印登記薄》,一般性檔案經部門負責人批准,重要檔案同時報分管副總批准,由檔案員影印、提供。
(二)
借出已加蓋檔案專用章的影印件:由使用人填寫《檔案借出登記薄》,經部門負責人批准,最長不超過十個工作日,重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准;十日後仍未歸還的,由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
(三)
借閱原始檔案:由使用人填寫《檔案借閱登記薄》,經部門負責人批准,於檔案室指定的地點查閱,不得帶離檔案室,重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准。
(四)
借出原始檔案:由使用人填寫《檔案借出登記薄》,經部門負責人批准,最長不超過五個工作日,重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准,總經辦會籤;五個工作日後仍未歸還的,由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出後不再歸還的,須經分管副總、總經理批准,總經辦會籤,檔案室保留影印件備查;
(五)外單位借出檔案時,由使用人填寫《檔案借出登記薄》,須經總經理批准後方可使用。
(六)
按規定審批,由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使用檔案;違者一經發現,對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的,由檔案員全額承擔,並根據情節輕重予以相應處理。
第十七條 檔案歸還 (一)
檔案使用者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案檔案在歸還時,經檢查無誤後,應在《檔案借出登記薄》登記,並由使用人和檔案員分別簽字確認。
(二)
發生損壞、丟失的,對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的,由使用人全部承擔,並根據情節輕重予以相應處理。
(三)檔案歸還時內容發生變更的,使用人應及時知會檔案員進行更新,以保持檔案的準確性。
第十八條 檔案保管與檢查
(一)
公司各類應歸檔檔案應集中於檔案室管理,任何部門和個人不得私自儲存,更不得擅自銷燬或據為己有,造成損失的,由當事人全額承擔,並根據情節輕重予以相應處理。
(二)
每月底,總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查,並填寫《檔案清查記錄》。
(三)
檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的,由檔案員全額承擔,並根據情節輕重予以相應處理。
第六章 檔案保管期限和銷燬
第二十條 檔案的銷燬 (一)
對需要進行銷燬處理的檔案,由檔案室填寫《檔案銷燬申請表》,並製作
《檔案銷燬清冊》,包括:本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告,經相關部門負責人和總經理稽核簽字同意後,方可銷燬。
(二)
由檔案員進行檔案銷燬,QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷,檔案
銷燬須協同保衛部門共同處理。
(三)
檔案銷燬時檔案員要在銷燬清冊上“銷燬情況”一欄註明“已銷燬”字
樣和日期,監銷人員要在銷燬清冊上簽字確認。
行政事業單位正處於深化改革、管理轉型的關鍵時期,對幹部的綜合素質和能力提出了更高的要求,行政事業單位領導幹部的教育培訓在事業單位改革與發展中作為一項全域性性、戰略性的重要工作,具有不可替代的地位和作用。應廣大學員要求,中國人力資源開發研究會培訓中心和北京中建啟航教育諮詢有限公司定於20__年9月、10月分別在長春市、成都市舉辦“機關事業單位內部績效工資分配與績效考核、特殊薪酬激勵政策及方案設計暨崗位設定專題研修班”。培訓旨在通過系統的理論學習,針對性的課堂討論,提升幹部的職業素養、知識水平和管理能力,切實加強行政事業單位人事管理工作。培訓班由北京中建啟航教育諮詢有限公司承辦,現將有關事宜通知如下:
一、培訓內容
(一)機關事業單位人事檔案管理制度的改革措施1.中共中央辦公廳《幹部人事檔案工作條例》政策宣貫解讀2.人事檔案的歸檔要求、調轉及手續、資訊化建設3.人事檔案管理內容及稽核要求、人事檔案材料的收集歸檔範圍的規定和分類方案4.幹部人事檔案人事檔案管理存在的問題與對策、流動人員檔案管理方法
(二)行政事業單位內部績效工資分配與績效考核1.行政事業單位實施績效工資難點及對策2.行政事業單位基礎性與獎勵性績效工資方案的設計技巧3.行政事業單位績效考核組織實施方法與步驟4.一般職工績效指標客觀量化設計及案例5.職能部門和業務部門績效指標客觀量化設計及案例6.部門和崗位工作量平衡方法及案例分析7.一般職工績效考評組織實施難點與對策8.績效考評結果評價方法9.績效考評結果反饋面談藝術10.行政事業單位績效工資操作方案設計實操11.行政事業單位績效考核方案設計技術
(三)行政事業單位特殊薪酬激勵政策及方案設計1.行政事業單位收入分配改革走向及特殊激勵政策2.行政事業單位年薪制工資分配方案設計3.行政事業單位協議工資分配方案設計4.行政事業單位專案工資分配方案設計5.行政事業單位科技成果轉化提成分配方案設計6.行政事業單位特設崗、創新崗及流動崗薪酬方案設計7.兼職兼薪離崗創業特殊薪酬激勵規定與管理8.行政事業單位實施特殊薪酬激勵政策的配套管理
(四)事業單位崗位設定與管理方案設計1.事業單位崗位設定管理系列檔案解讀2.事業單位管理崗位等級設定、專業技術崗位等級設定、工勤技能崗位等級設定、特設崗位設定3.事業單位的不同類別崗位的結構比例4.事業單位的崗位設定方法與動態調整5.事業單位崗位設定中存在的特殊問題(如最高等級設定、雙肩挑、一級崗位設定等)及解決方案6.崗位設定與績效量化考核、績效工資分配相互銜接的操作方法7.事業單位崗位設定與管理的案例分析
(五)行政事業單位相關法律法規與風險防範1.《事業單位人事管理條例》解讀2.行政事業單位機構設定和編制管理相關法律法規與風險防範3.行政事業單位崗位設定相關法律法規與風險防範4.行政事業單位幹部選拔與全員聘用相關法律法規與風險防範5.行政事業單位用工選擇相關法律法規與風險防範6.行政事業單位績效考核相關法律法規與風險防範7.行政事業單位工資福利相關法律法規與風險防範8.行政事業單位勞動保護相關法律法規與風險防範9.行政事業單位勞動關係相關法律法規與風險防範
二、主講專家屆時擬邀請相關政策部門專家授課;結合典型案例和例項分析、經驗交流等方式進行;培訓結束後,統一頒發中國人力資源開發研究會培訓中心“機關事業單位內部績效工資分配與績效考核、特殊薪酬激勵政策及方案設計暨崗位設定專題研修班”結業證書。
三、培訓物件各級行政事業單位主管領導及相關部門負責人、各教育、科技、衛生、文化體育、新聞廣電、住建、交通、財政、國土、稅務、司法、編辦、城管、規劃、房產、公安、水利、環保、市場監督管理、糧食、農牧業、林業、水利等行政事業單位領導、科研院所、行業協(學)會等相關事業單位的負責人及相關人員。
四、培訓費用培訓費2800元/人。(含專家費、場地費、資料費、午餐費等)住宿統一安排,費用自理。
五、培訓時間及地點20__年09月19日-23日 長春市20__年10月23日-27日 成都市
六、報名辦法
一、設立健康檔案資料櫃,以戶為單位,為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中保管,按行政村名和編號順序存放,保持整潔、美觀和規範有序,逐漸實行計算機化管理。
三、責任醫生要對健康檔案進行按照60歲以老人、困難群體、兒童、孕產婦、慢性病人進行分類專冊登記,檔案盒要目錄和分類資訊登記。
四、定期開展隨訪工作,每年免費隨訪4次,結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女兩年一次的健康體檢,以及兒童預防接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容,及時記錄在健康檔案中,對體檢和隨訪發現的健康問題,進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、各科醫師應及時登記已經獲取的各種資訊,並進行分析統計,及時反饋,以便及時納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時允許隨帶健康檔案,出院後繼續交本院保管並及時將本次住院概況記入檔案。
六、非本院衛生專業技術人員,不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。未經院長同意,任何人不得調出、轉借各種檔案資料。
一、職責
1、公司檔案管理工作實行公司(含公司職能部門)、管理處和部門三級管理制度。
2、公司行政人事部經理、管理處經理、部門主管分別負責公司、管理處和部門檔案管理工作,分別對公司、管理處和部門工作過程中產生的檔案資料及與本部門工作相關的其它檔案進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔後分別由公司行政人事部和管理處統一實行管理。
3、公司財務檔案由公司財務部依據相關法律法規建立和完善,其立卷、歸檔、管理工作由公司財務部經理負責管理和控制。
二、管理內容與方法
1、立卷歸檔
公司應立卷、歸檔的檔案資料包括:
⑴證照資料:包括營業執照、稅務登記證、法人組織機構程式碼證、收費監審證,以及公司開辦、年檢、變更等有關資料。
⑵規章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
⑶行政資料:包括公司內部檔案、總公司與各管理處往來檔案,公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等檔案,公司與其它公司、單位和個人業務往來檔案,公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。
⑷合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。
⑸工程技術資料:包括公司工程技術專案實施過程中產生的設計、施工圖紙、裝置資料等。
⑹照片、聲音資料:包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄影、光碟資料。
⑺其他需歸檔的檔案資料。
管理處應立卷、歸檔的檔案資料包括:
⑴公示資料:包括公司營業執照、稅務登記證、法人組織機構程式碼證、收費監審證等有關證照資料,專案物業服務合同、管理規約、服務內容、服務標準等資料。
⑵規章制度:包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
⑶客戶資料:包括客戶綜合、彙總資料等。
⑷物業資料:包括物業專案竣工總平面圖,單體建築、結構、裝置竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;
包括共用設施裝置清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術資料;
包括供水、供電、供氣、供熱、通訊、有線電視等准許使用檔案;
包括物業質量保修文件和物業使用說明檔案;
包括物業服務所需的其它資料。
⑸服務資料:包括客戶報修、維修和回訪記錄、徵求客戶物業服務建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客戶繳費收費統計、記錄等客戶服務資料;
包括房屋共用部位維修養護記錄、共用設施裝置巡查維護保養維修記錄、突發裝置故障演練記錄等工程服務資料;
包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防範監控記錄、安防設施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防範突發事件應急演練記錄等秩序維護服務資料;
包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發事件應急演練記錄等消防安全服務資料;
包括物業公共區域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衛生消毒消殺記錄等清潔保潔服務資料;
包括園林綠化養護管理服務資料等。
⑹行政資料:包括公司內部檔案、總公司與各管理處往來檔案,管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等檔案,管理處與其它公司、單位和個人業務往來檔案,管理處發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。
⑺照片、聲音資料:包括反映管理處發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄影、光碟等資料。
⑻其他需立卷、歸檔的檔案資料。
部門應立卷、歸檔的檔案資料:
管理處各部門應根據管理處應立卷、歸檔的檔案資料結合各自物業服務實際建立、健全和完善物業服務檔案資料,認真做好各項物業服務管理工作臺賬,並及時立卷和送交管理處歸檔管理。
部門因物業服務工作需要建立的檔案,其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責管理和控制。
客戶資料,包括客戶服務資料(如通知、合同、協議等)、客戶裝修資料等由客戶服務部分戶立卷和歸檔,其立卷、歸檔管理工作由客戶服務部主管負責管理和控制。
2、立卷歸檔要求
⑴各類檔案應分別立卷,按年、按類裝訂成冊;
⑵檔案的正文與附件、底稿等應歸案在一起,保持檔案資料的完整性;
⑶立卷歸檔的檔案應便於查詢;
⑷檔案有標題的,應在目錄中列上標題。無標題的,應根據檔案內容擬定標題,並標上方括號以示立卷人加的標題;
⑸案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損檔案應加以裱糊;
⑹照片、聲像、磁碟檔案需用文字標明內容、時間、地點。
3、檔案的使用
⑴各部門因工作需要需查閱、借閱檔案,應經查閱人、借閱人主管領導批准;
⑵查閱、借閱檔案,要填寫查閱、借閱登記簿,查閱、借閱後應及時歸還。查閱人、借閱人對所查閱、借閱的檔案應妥善保管,防止遺失、洩密和汙損,不得抽換、塗改、勾畫、拆散和轉借,不得擅自複製;
⑶外單位借閱、查閱公司檔案(含管理處檔案、部門檔案),需經公司總經理同意。
4、檔案銷燬
⑴檔案儲存期限,由公司行政人事部負責統一管理。專業性檔案(如財務檔案、工程技術檔案、客戶檔案等)的儲存期限按照國家有關制度執行;
⑵對超過儲存期限、失去儲存價值的檔案,由檔案管理部門負責人提出銷燬申請,報公司總經理批准;
⑶銷燬檔案時,應認真清點,由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由公司行政人事部經理指定。銷燬後,由銷燬經辦人和監銷人員在銷燬記錄上簽字;
⑷對已銷燬檔案,應制定目錄清冊存檔。
5、檔案管理
⑴公司、管理處應建立檔案登記、統計制度。檔案收進移出、銷燬必須在流水帳簿上登記;
⑵檔案管理人員離職或調職,必須與接任人員辦理移交手續;
⑶檔案管理人員對儲存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查,平時注意檔案的儲存情況,發現問題,及時報告解決;
⑷檔案管理應注意防火、防黴、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,並注意溫度適宜;
⑸立卷的檔案應分類放入檔案盒存放。
6、檔案移交
⑴由部門負責管理的檔案不移交,公司行政人事部、管理處定期對部門負責管理和控制的檔案進行檢查;
⑵由部門負責按年度立卷、歸檔的檔案資料,部門應在每個自然年度結束後1個月內,將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制;
⑶負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調離工作崗位時,應將有關檔案資料按要求整組卷後,與行政人事部負責人、部門負責人一同進行檔案移交,移交給本部門負責人或接崗人;
⑷檔案移交時,移交人應填寫移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,並在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執一份。
三、責任
員工違反檔案管理制度有下列行為之一者,公司視情節輕重依據《員工手冊》給予處罰:
1、損壞、丟失公司檔案的;
2、擅自提供、銷燬公司檔案的;
3、塗改、偽造檔案的;
4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的;
5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損、損毀的;
6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。
為進一步加強檔案管理工作,夯實檔案工作基礎,切實提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,根據《幹部人事檔案工作條例》,現制定管理辦法如下:
本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作,實行單位一把手負責制,選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作,並保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則,即黨管幹部、黨管人才,依規依法、全面從嚴,分級負責、集中管理,真實準確、完整規範,方便利用、安全保密。
各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作,負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作,負責接交的檔案材料真實準確,完整規範,堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料,包括十大類:一是履歷類材料,二是自傳和思想類材料,三是考核鑑定,四是學歷學位、職稱、論文、培訓,五是政審、審計類,六是黨、團材料,七是表彰獎勵材料,八是處分材料,九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、出國(境)審批,十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑑別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍,確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求:①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)公文用紙,用黑色的中性筆填寫(或列印);③屬成套材料的,必須頭尾完整。
經鑑別,符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自檔案下發之日起,未及時移交的檔案材料,檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、複製和摘錄等。嚴禁拍攝影印檔案內容,因工作需要取證的,經審查批准後方可影印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程式申請,
由檔案室根據規定,確定是否提供和提供什麼材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的,由借閱單位履行審批手續,限期歸還,不得轉借。
查檔(含複製、摘錄)程式:查閱單位填寫《查閱檔案審批表》,經單位和主管單位負責人同意後,報檔案室分管領導審批,人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑藉調查證明材料介紹信查檔。
臨猗縣人力資源和社會保障局
20__年7月11日
環境保護檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強環境保護檔案的形成、管理和保護工作,開發利用環境保護檔案資訊資源,根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環境保護法》等相關法律法規,結合環境保護工作實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱環境保護檔案,是指各級環境保護主管部門及其派出機構、直屬單位(以下簡稱環境保護部門),在環境保護各項工作和活動中形成的,對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔儲存的各種形式和載體的歷史記錄,主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄影)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條 環境保護檔案工作是環境保護部門的重要職責,實行統一領導、分級管理。
第四條 國務院環境保護主管部門對環境保護檔案管理工作實行監督和指導,在業務上接受國家檔案行政管理部門的監督和指導。
地方各級環境保護主管部門對本行政區域內環境保護檔案管理工作實行監督和指導,在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門的監督和指導。
第二章 環境保護部門檔案工作職責
第五條 環境保護部門應當加強對檔案工作的領導,完善檔案工作管理體制,建立檔案管理機構,配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環境保護相關專業知識和業務技能的正式專職檔案管理人員。環境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門檔案管理工作。
第六條 環境保護部門應當將檔案工作納入本部門發展規劃和年度工作計劃,列入工作考核檢查內容,及時研究並協調解決檔案工作中的重大問題,確保檔案工作與本部門整體工作同步協調發展。
第七條 環境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關規定,科學合理核定檔案工作經費,並列入同級財政預算,加強對檔案工作經費的審計和績效考核,確保科學使用、專款專用。
第八條 環境保護部門應當按照國家有關檔案管理的規定,確定檔案材料的具體接收範圍,包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔儲存的各種形式和載體的歷史記錄,以及與本部門有關的撤銷或者合併部門的全部檔案。
第九條 環境保護部門應當將檔案資訊化建設納入本部門資訊化建設同步實施,推進文件一體化管理,實現資源數字化、利用網路化、管理智慧化。
第十條 環境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。
第十一條 環境保護部門應當加強檔案基礎設施建設,改善檔案安全管理條件,提供符合設計規範的專用庫房,配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設施,以及計算機、影印機、印表機、掃描器、照相機、攝像機、防磁櫃等工作裝置。
第十二條 環境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入幹部培養和選拔任用統一規劃,統籌安排,為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛鍊、交流任職等創造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業務能力考核,按照國家有關規定執行,並享有專業人員的同等待遇。
第十三條 環境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家祕密法》等有關法律法規,確保環境保護檔案安全保密和有效利用。
第三章 檔案管理機構、檔案(專案)承辦單位職責
第十四條 環境保護部門的檔案管理機構應當履行下列職責:
(一)貫徹執行國家檔案法律法規和工作方針、政策。經國家檔案行政管理部門同意,國務院環境保護主管部門的檔案管理機構負責研究制定環境保護檔案管理規章制度、行業標準和技術規範並組織實施。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構依據上級環境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關制度要求,制定本行政區域內環境保護檔案管理工作制度並組織實施。
(二)負責本部門檔案的統一管理,地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構對本行政區域內環境保護檔案管理工作進行監督和指導。
(三)負責編制本部門檔案管理經費年度預算,將檔案資料收集整理、保管保護、開發利用,裝置購置和執行維護,資訊化建設,以及檔案宣傳培訓等專案經費列入預算。
(四)負責本部門檔案資訊化工作,參與本部門電子檔案全過程管理工作,組織實施本部門檔案數字化加工、電子檔案歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質備份工作。
(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設專案、重大科研專案、重大生態保護專案等歸檔工作進行監督和指導,參與重大科研專案成果驗收、重大建設專案工程竣工和重要裝置儀器開箱的檔案材料驗收工作。
(六)負責制定本部門檔案(專案)材料的歸檔範圍和保管期限,指導本部門的檔案收集、整理、歸檔工作,組織檔案資訊資源的編研,科學合理開發利用,安全保管檔案並按照有關規定向檔案館移交檔案。
(七)國務院環境保護主管部門的檔案管理機構,負責彙總統計地方環境保護主管部門,本部門及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的資料,並報送國家檔案行政管理部門。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構,負責彙總統計本行政區域內環境保護檔案工作基本情況資料,並報送同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門。
(八)負責開展環境保護部門檔案工作業務交流,組織檔案管理人員專業培訓。
(九)各級環境保護主管部門的檔案管理機構負責組織實施同級檔案行政管理部門佈置的相關工作,並協調環境保護部門的檔案管理機構與其他部門檔案管理機構之間的檔案工作。
第十五條 環境保護部門的檔案(專案)承辦單位在本部門檔案管理機構的指導下,履行下列職責:
(一)負責本單位檔案(專案)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負責督促指導檔案(專案)承辦人分類整理檔案材料,做到齊全完整、分類清楚、排列有序,並按照規定向本部門檔案管理機構移交。
(三)重大建設專案、重大科研專案、重大生態保護專案承辦單位負責制定專項檔案管理規定、歸檔範圍和保管期限,報環境保護部門的檔案管理機構同意後,由專案承辦單位組織實施。
第四章 檔案材料的歸檔
第十六條 環境保護檔案材料歸檔範圍應當全面、系統地反映綜合管理和政策法規、科學技術、環境影響評價、環境監測、汙染防治、生態保護、核與輻射安全監管、環境監察執法等業務活動。
第十七條 環境保護部門在部署汙染源普查、環境質量調查等專項工作時,應當明確檔案材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時,應當檢查檔案材料的收集、整理情況;重大建設專案、重大科研專案和重大生態保護專案檔案材料不符合歸檔要求的,不得進行專案鑑定、驗收和申報獎項。
第十八條 環境保護檔案材料歸檔工作一般應於次年3月底前完成。檔案(專案)承辦單位根據下列情形,按要求將應歸檔檔案及電子檔案同步移交本部門檔案管理機構進行歸檔,任何人不得據為己有或者拒絕歸檔:
(一)文書材料應當在檔案辦理完畢後及時歸檔;
(二)重大會議和活動等檔案材料,應當在會議和活動結束後一個月內歸檔;
(三)科研專案、建設專案檔案材料應當在成果鑑定和專案驗收後兩個月內歸檔,週期較長的科研專案、建設專案可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器裝置隨機檔案材料,應當在開箱驗收或者安裝除錯後七日內歸檔,重要儀器裝置開箱驗收應當由檔案管理人員現場監督隨機檔案材料歸檔。
第五章 檔案的管理
第十九條 環境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理,確保環境保護檔案真實、齊全、完整。
第二十條 環境保護檔案的分類、著錄、標引,依照《中國檔案分類法 環境保護檔案分類表》《環境保護檔案著錄細則》《環境保護檔案管理規範》等檔案的有關規定執行,其相應的電子檔案材料應當按照有關要求同步歸檔。
文書材料的整理歸檔,依照《歸檔檔案整理規則》(DA/T 22-20__)的有關規定執行。
照片資料的整理歸檔,依照《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-20__)的有關規定執行。
錄音、錄影資料的整理歸檔,依照錄音、錄影管理的有關規定執行。
科技檔案的整理歸檔,依照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20__)的有關規定執行。
會計資料的整理歸檔,依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關規定執行。
人事檔案材料的整理歸檔,依照《幹部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《幹部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔20__〕12號)等檔案的有關規定執行。
電子檔案的整理歸檔,依照《電子檔案歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T 18894-20__)、《CAD電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求》(GB/T 17678.1-1999)等檔案的有關規定執行。重要電子檔案應當與紙質檔案材料一併歸檔。
第二十一條 環境保護部門的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態,除錯庫房溫度、溼度,及時對破損或者變質的檔案進行修復。
第二十二條 環境保護檔案的鑑定應當定期進行。
環境保護部門成立環境保護檔案鑑定小組進行鑑定工作,鑑定小組由環境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人,以及檔案管理機構、保密部門和檔案(專案)承辦單位有關人員組成。
對保管期限變動、密級調整和需要銷燬的檔案,應當提請本部門環境保護檔案鑑定小組鑑定。鑑定工作結束後,環境保護檔案鑑定小組應當形成鑑定報告,提出鑑定意見。
第二十三條 環境保護檔案的銷燬應當按照相關規定辦理,並履行銷燬批准手續。未經鑑定、未履行批准銷燬手續的檔案,嚴禁銷燬。
對經過環境保護檔案鑑定小組鑑定確認無儲存價值需要銷燬的檔案,應當進行登記造冊,報本部門分管檔案工作負責人批准後銷燬。檔案銷燬清冊永久儲存。
環境保護檔案的銷燬由檔案管理機構組織實施。銷燬檔案時,檔案管理機構與保密部門應當分別指派人員共同進行現場監督,並在銷燬清冊上簽字確認。檔案銷燬後,應當及時調整檔案櫃(架),並在目錄及檢索工具中註明。
第二十四條 環境保護部門撤銷或者變動時,應當妥善保管環境保護檔案,向相關接收部門或者同級檔案管理部門移交,並向上級環境保護主管部門報告。
第二十五條 檔案(專案)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時,應當及時對屬於歸檔範圍的檔案材料進行整理、歸檔,並辦理移交手續,不得帶走或者譭棄。
第六章 檔案的利用
第二十六條 環境保護部門的檔案管理機構應當積極開發環境保護檔案資訊資源,並根據環境保護工作實際需要,對現有檔案資訊資源進行綜合加工和深度開發,為環境保護工作提供服務。
第二十七條 環境保護部門應當積極開展環境保護檔案的利用工作,建立健全檔案利用制度,明確相應的利用範圍和審批程式,確保檔案合理利用。
第二十八條 環境保護檔案一般以數字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密,不得擅自轉借,不得對檔案原件進行摺疊、剪貼、抽取、拆散,嚴禁在檔案原件上勾畫、塗抹、填注、加字、改字,或者以其他方式損毀檔案。
第七章 獎勵與處罰
第二十九條 有下列事蹟之一的,依照國家有關規定給予表揚、表彰或者獎勵:
(一)在環境保護檔案的收集、整理或者開發利用等方面做出顯著成績的;
(二)對環境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)將個人所有的具有重要或者珍貴价值的環境保護檔案捐贈給國家的;
(四)執行檔案法律法規表現突出的。
第三十條 在環境保護檔案工作中有違法違紀行為的,依法依規給予處分;情節嚴重,涉嫌構成犯罪的,依法移送司法機關追究刑事責任。
第八章 附 則
第三十一條 地方各級環境保護主管部門可以根據本辦法,結合本地實際情況,聯合同級檔案行政管理部門制定實施細則,並報上級檔案行政管理部門和環境保護主管部門備案。
第三十二條 本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公佈的《環境保護檔案管理辦法》(原國家環境保護局 國家檔案局令第13號)同時廢止。
一、文書類
1.黨群組織工作檔案材料
1.1本村黨組織(黨委、黨總支、黨支部)委員會會議記錄、黨員大會會議記錄、村“兩委”聯席(班子)會議記錄永久
1.2本村黨組織年度工作計劃、總結等材料永久
1.3本村黨組織關於機構設定、撤併、名稱更改、啟用和廢止印章的請示,上級批覆、通知、決定等材料永久
1.4本村黨務幹部任免、分工、考察、獎懲等材料永久
1.5本村黨組織換屆選舉候選人的請示、批覆和換屆選舉工作的通知、議程、報告、領導人講話、大會發言、選舉辦法、選舉結果、決議、上級批覆等材料永久
1.6本村黨員教育培訓、組織活動、黨性分析、民主評議等方面的計劃、總結、會議(活動)記錄、請示及上級的批覆永久
1.7本村發展新黨員,黨員轉正、延期、退黨,處置不合格黨員等方面的材料永久
1.8本村執行上級黨組織工作的決定、紀要、報告等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
1.9本村黨組織、黨員名冊和年報表永久
1.10本村黨組織關係介紹信、通知書存根永久
1.11本村黨員交納黨費的清單、票據等永久
1.12本村先進集體、先進個人登記表,審批表,名冊及各種事跡材料
(1)受到縣級(含)以上表彰、獎勵的永久
(2)受到縣級以下表彰、獎勵的 30年
1.13本村黨員違法違紀的有關材料,處理意見和上級決定、批覆等材料
(1)受到警告(不含)以上處分的永久
(2)受到警告處分的30年
1.14本村紀檢、黨風廉政工作的計劃、總結、報告等材料30年
1.15本村開展政治思想、形勢教育、精神文明建設工作的計劃、總結等有關材料10年
1.16本村共青團組織發展、換屆選舉材料,團員名冊、組織關係介紹信及存根、團費繳納、年度統計表等材料永久
1.17本村團代會通知、議程、代表名單、開幕詞、報告、決定、選舉結果、閉幕詞等材料永久
1.18本村團組織、團員獲得表彰獎勵及違法違紀受到處分的請示、報告、批覆等材料永久
1.19本村工會年度工作計劃、總結,工會代表大會的通知、名單、議程、開幕詞、報告、決議、閉幕詞、選舉結果等材料永久
1.20本村工會幹部任免的請示、批覆,會議記錄,工會幹部、會員名冊及統計年報表等材料永久
1.21本村婦代會換屆選舉等材料永久
1.22本村計劃生育工作年度計劃、總結、統計表等材料永久
1.23本村獨生子女證申請表,育齡婦女生育多胎的申請表、審批表及超生調查報告、彙報、處罰決定等材料永久
1.24本村村民婚姻狀況證明存根等材料永久
1.25本村五好家庭、敬老愛幼模範、文明戶、好婆婆、好媳婦等評選活動的材料30年
1.26上級釋出的本村民兵工作需要執行的檔案材料10年
1.27本村普通民兵、基幹民兵登記表和花名冊永久
1.28本村兵役登記材料,現役軍人、退伍軍人情況登記表永久
2.村務管理檔案材料
2.1本村村委會會議記錄、紀要、決議等材料永久
2.2本村村委會年度工作計劃、總結等材料永久
2.3本村村史、組織沿革、大事記等材料永久
2.4本村村委會換屆選舉工作的通知、選票、選舉結果、幹部任免等材料永久
2.5本村各類工作的請示、報告、彙報及上級的批覆等材料
(1)重要的永久
(2)一般的30年
2.6本村幹部、村民名冊,村辦股份公司股民名冊、各類技術人員名冊等永久
2.7 本村幹部的招聘、錄用、定級、調配、人員任免、離退、調動介紹信存根、工資表,農業村級協管員的聘書、合同或協議等材料永久
2.8本村和村內機構設定、更名、撤併及行政區劃與隸屬關係的變化,啟用、廢止印章等材料永久
2.9本村關於年終分配方案、工資福利、勞動保護的各種檔案材料和參加社會養老保險人員名冊永久
2.10本村幹部、職工工資單及年終收益分配審批表、歸戶結算表等材料永久
2.11本村關於房屋拆遷、土地徵用、村民房產、地產等材料,相關人員名冊等永久
2.12本村的村規民約等各種規章制度材料永久
2.13本村各種年度統計報表(包括農副工業生產年報,收益分配報表,土地、人口、戶數等基本情況統計表等材料)永久
2.14本村各種保險材料、綜合治理、安全生產承包責任和各種案件、民事糾紛的調解協議、處理決定等材料永久
2.15本村信訪信件處理結果等材料
(1)有領導重要批示及處理結果的永久
(2)有處理結果的30年
(3)沒有處理結果的10年
2.16本村擁軍優屬、優撫救助等材料30年
2.17本村開展教育、衛生、合作醫療等工作的材料永久
2.18本村規劃、經濟建設及重大決策等材料永久
2.19本村公共設施管理、維修維護的材料永久
2.20本村生產管理、企業管理的年度工作計劃及總結和重大決策等材料永久
2.21本村財務管理的年度計劃、總結,有關財務審計情況材料永久
2.22本村工業、農業等相關稅收徵收清冊和納稅變動情況等材料永久
2.23本村各種經濟、人口普查統計表永久
2.24本村重大事故事件登記材料,調查處理意見、情況報告及善後工作中形成的材料永久
2.25本村建立文明小區、愛國衛生工作形成的材料30年
2.26 本村農業村級協管事項公開、協查工作記錄等材料30年
3.村級集體經濟組織經營管理檔案材料
3.1本村經營管理中長期規劃和專項發展計劃等材料永久
3.2本村企業發展重大經營決策方案、規劃永久
3.3本村企業董事會會議記錄、紀要、決議等材料永久
3.4本村企業負責人對企業承包、租賃、任期目標責任等材料永久
3.5本村企業改制、轉制等各種法律證書等材料永久
3.6本村企業歷史沿革、大事記等材料永久
3.7本村集體經濟組織、所屬各企業年度工作計劃、總結等材料永久
3.8本村企業的設定、撤併、名稱更改、啟用和廢止印章的請示、批覆、通知等材料永久
3.9本村及所屬各企業的產權檔案、土地使用證,各種集體財產合同、協議、委任書、公證書等法律文字、證書材料永久
3.10本村集體經濟組織章程,換屆選舉工作的通知、選舉結果等材料永久
3.11本村集體經濟組織成員(股東)名冊、股權登記簿永久
3.12 本村新辦公司、企業專案的申請和批覆及可行性報告、章程、合同、驗資、營業執照等材料永久
3.13本村有關工商企業管理執照的申報、登記、批覆以及違章違法被處理,經營不善歇業、破產等材料永久
3.14本村企業年度各種統計報表及經濟分析等材料永久
3.15本村有關物資供銷工作的合同、協議等材料30年
3.16本村有關經營活動的爭議、索賠、判決等材料永久
3.17本村企業合資、獨資、聯營招商的合同、協議等材料永久
3.18本村企業年度經營、銷售統計等報表
(1)重要的永久
(2)一般的10年
3.19本村企業工資計劃、工資總額、獎懲、年終分配方案等表冊永久
3.20本村企業物資管理、安全生產檢查、整改措施執行情況等材料永久
3.21本村企業環境保護等材料永久
3.22本村企業有關產品標準、國際質量認證等材料永久
3.23本村企業有關資產評估,資金、價格管理的審查、驗證材料永久
3.24本村企業有關經營、審計活動中形成的各項證明和結論材料永久
3.25本村有關產品市場調查、宣傳、廣告和使用者服務等材料30年
3.26本村有關產品銷售等活動中形成的材料30年
3.27本村各類農業普查材料永久
3.28本村農作物規劃佈局,糧、棉、油多種經營實種面積、產量以及採、購、留、分配等材料永久
3.29本村科學種植、科學飼養的經驗總結及原始記錄永久
3.30本村“星火”“豐收”“火炬”計劃專案的申報、驗收材料永久
3.31本村農業植保、農機管理、水利建設等材料永久
3.32本村副業生產及上交任務的指標(畜、禽、蛋、魚、菌菇等)以及各項任務完成情況、年報、統計表等材料永久
3.33本村村辦副業專案材料30年
3.34本村關於土地批租、出讓、租賃有關材料永久
3.35本村農村集體產權制度改革實施方案、工作計劃、總結、彙報材料永久
3.36本村成立的農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會等機構及組成人員名單永久
3.37本村農村集體產權制度改革工作領導小組、理事會、監事會工作職責及工作制度30年
3.38本村研究農村集體產權制度改革工作所形成的會議記錄、紀要、決議永久
3.39通過協商、招標、掛牌、拍賣等方式流轉農村土地承包經營權的檔案材料永久
3.40農村集體產權制度改革的動員會、宣傳、培訓,上級領導檢查等形成的檔案材料10年
3.41農村耕地保護、土地承包經營權、集體建設用地使用權臺賬永久
3.42集體土地調查材料及統計表永久
3.43農村集體土地所有權、農村建設用地使用權、村民宅基地使用權等相關確權、登記、頒證的檔案材料永久
3.44農村土地承包經營權登記申請書、變更登記申請書、登記簿、核准檔案永久
3.45農村土地承包經營權流轉備案申請書、登記表和備案證明等材料永久
3.46農村土地承包經營權確權登記方案、登記冊、花名冊及稽核材料永久
3.47農村土地使用權確權登記註冊情況公告、登錄檔永久
3.48農村土地承包合同、土地承包經營權流轉合同、耕地保護合同永久
二、基建專案類
1.專案建議書、申請、報告及批覆等材料永久
2.可行性研究報告、論證意見、專案評估、調查報告等材料永久
3.專案設計任務書、計劃任務書或立項報告、批覆等材料永久
4.基建專案的會議記錄等材料永久
5.地質勘探合同、報告、記錄、說明等材料永久
6.徵用土地移民申請、報告、批覆、通知、許可證、使用證、用地範圍等材料永久
7.工程建設執照、防火、環保、防疫等稽核通知單長期
8.工程建設招投標檔案、會議紀要等材料長期
9.工程初步設計圖紙、概算、設計合同等材料長期
10.施工設計、說明、總平面圖、建設施工圖、給排水圖等專業圖紙長期
11.施工合同、協議,施工預決算,圖紙會審紀要、技術核定單、工程更改、材料代用、原材料質保書和全套竣工圖等材料永久
12.施工監理檔案材料長期
13.水電安裝合同、協議,施工預決算,技術交底,圖紙會審,材料出廠證明和竣工圖等材料永久
14.專案竣工驗收申請、批覆,消防、環保、防疫、檔案等驗收記錄,基建財務結、決算,專案審計,專案竣工驗收證書等材料永久
三、設施裝置類
1.裝置儀器購置可行性研究報告、申請、批覆和購置儀器資金申請、批覆等材料長期
2.設施裝置招投標檔案、裝置採購合同、購買協議等材料長期
3.裝置儀器開箱驗收記錄、使用說明書、操作手冊、合格證、裝箱清單等材料長期
4.裝置儀器安裝除錯記錄、驗收報告、操作保養規定等材料長期
5.裝置儀器執行、檢修、保養、事故處理等記錄材料長期
6.設施裝置技術改造、升級改裝、革新改進等檔案材料長期
7.裝置儀器報廢申請、批覆、證明等材料長期
四、會計類
1.各類會計原始憑證、記賬憑證、彙總憑證30年
2.會計賬簿類
2.1銀行日記賬、現金日記賬30年
2.2總賬、明細賬、輔助賬簿30年
3.會計報表類
3.1年度財務報表永久
3.2年度財務決算表永久
3.3月、季度財務報表10年
4.其他類
4.1會計檔案移交清冊永久
4.2會計檔案保管清冊永久
4.3會計檔案銷燬清冊永久
五、照片類
1.上級領導來村視察、檢查工作的照片永久
2.國際友人、專家、學者等知名人士前來活動的照片永久
3.本村委會各種會議、重要活動形成的照片永久
4.本村委會各種產品、獎狀、證書、獎盃、錦旗等的拍攝照片永久
5.反映村容、廠貌、市政專案建設等的照片永久
6.新聞媒體刊登的反映本村情況的照片永久
1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份,個人健康檔案每人一份,以家庭為單位成冊。實施電子健康檔案後,應將健康檔案資訊及時錄入電子檔案。
2.健康檔案由責任醫生填寫,應內容真實、準確、齊全,字跡清晰、不得隨意塗改。健康檔案的內容包括基本人口資訊,主要慢病患病現況、治療、康復情況,慢病相關生活行為因素、家庭社會經濟狀況等。對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人,應在健康檔案袋(盒)上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區分。
3.健康檔案實行動態管理,健康體檢、門診就診、參合住院病人出院隨訪、健康隨訪、慢性病隨訪等資料內容及時記錄並歸入健康檔案。婦女病檢查、宮頸癌檢查、孕產婦系統管理、兒童系統管理、預防接種、精神病康復管理、肺結核治療管理等專案(冊)管理內容,仍按專線管理要求,做好資料存檔,暫不歸入健康檔案,但有關資訊特別是異常情況及治療情況應簡要記入。
4.社群責任醫生應及時登記已經獲取的各種資訊,並進行分析統計,及時反饋。臨床保健醫生、責任醫生應將非本人責任轄區居民的診療情況及時反饋給轄區責任醫生,以便納入該居民本人的健康檔案。
5.中心站、村衛生室應設立健康檔案資料室(櫃),健康檔案按行政村(居委會)名和編號順序,專櫃分冊存放,保持整潔、美觀和規範有序,無汙損,無丟失。檔案盒要有索引目錄和分類資訊登記。
6.健康檔案主要由轄區責任醫生保管、閱覽或利用,不得轉借、塗改和丟失,並確保個人隱私不向外洩露,嚴格保密。
7.凡居民因大病轉上級醫院住院時,可以把病人原始檔案裡的資料借給轉診醫生,但須辦理借閱登記手續;出院後及時歸還,並及時將本次住院概況記入檔案。
8.非社群衛生服務資料管理人員,不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。除轄區責任醫生外的本中心(站)人員調出、轉借各種檔案資料,須經檔案管理人員同意;非本中心(站)工作人員,調出、轉借各種檔案資料,須經中心分管領導同意。
9.設立健康檔案管理人員,建立健康檔案質量控制小組,開展健康檔案質量檢查和評價,不斷提高健康檔案質量。
一、居民健康檔案(及電子健康檔案)是記錄居民健康資訊的系統資料,是對居民進行衛生服務和健康管理的重要依據,應設健康檔案室和檔案櫃專門存放。有專(兼)職人員管理、維護,檔案放置有序,取用方便。
二、居民健康檔案實行動態管理,居民接受醫療服務和公共衛生服務的資訊,以及其他資訊變動情況,都應在健康檔案(含電子檔案)中及時記錄。
三、使用健康檔案要細心、愛護,用後及時放歸原處,防止丟失。輔助檢查報告單據和轉、會診的相關記錄應貼上留存歸檔,保持健康檔案完整無損。
四、居民健康檔案不可外借,也不準其他人員查閱。管理和使用健康檔案的人員,應保護居民個人隱私,不得隨意洩露檔案中的資訊。
五、居民電子健康檔案的資料存放在區級健康檔案資料中心,查閱居民電子檔案應設定分級許可權和密碼,保證資訊系統的資料安全。
六、應定期分析、利用居民健康檔案記錄的資訊,評估居民健康狀況,及時發現健康問題,針對危險因素和健康問題,制定、實施並調整干預計劃或治療措施,管理、維護居民健康。
七、健康檔案室及檔案櫃應具備適當的防塵、防晒、防潮、防火、防蛀、防鼠等防護設施。健康檔案室或檔案櫃中,不存放其他無關物品。
八、建檔居民住址變更的,遷出與遷入地的社群衛生服務機構之間,應做好居民健康檔案(或電子檔案)的轉出與接收,保證居民健康管理的連續性。
九、建檔居民發生死亡的,應在其檔案(或電子檔案)做好相關記錄,整理裝訂後,按死亡年度分卷另行存放(電子檔案也要妥當儲存)。
一、每學年初,對新生進行心理健康普查後,要及時建立健全心理健康檔案。
二、心理檔案應包括學生的基本情況、心理健康測量結果、個人性格分析等;日常的諮詢情況,要及時補充到檔案中。
三、心理檔案要分類(正常/異常)儲存。對普查中出現的心理狀況異常學生,經指導和諮詢恢復正常後,及時將其檔案歸入正常學生檔案中。
四、心理檔案要統一保管在指定的檔案櫃中,由專職人員負責保管。值班人員如需調閱,需登記並寫明原因,用後及時歸還,不得私自帶出中心。
五、檔案只能作為輔導人員開展輔導服務的依據,要實行專人管理,不得對外公開,確保其保密性。
六、特殊情況若確需對外提供或帶出時,必須經負責人同意,並隱去全部可辯認的來訪者的資訊。如有損壞或丟失,借出人要負全部責任。
翠屏區趙場初級中學校
20xx年1月
1目的
為規範安全管理體系檔案的管理,對包括職業健康安全在內的管理體系執行中使用的各類檔案實施有效控制,以確保各過程、環節/場所使用的檔案具有統一性、完整性、正確性和有效性,與體系執行相關的部門均使用有效的現行版本檔案,防止誤用作廢檔案。
對安全記錄檔案進行有效控制,以證實符合規定要求,為安全管理體系有效執行提供客觀證據,在必要時實現可追溯性。
2範圍
本程式包含了檔案的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責,適用於各過程管理體系檔案的控制。
本程式包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系執行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責:
3.1.1負責確定所管理的過程的檔案需求。
3.1.2負責對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理檔案的(程式、規定、制度、表格)組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理檔案的規定,並按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責檔案更改內容等。
3.2生產部職責:
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程檔案的編制、評審和批准。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程式內容
4.1確定檔案種類
4.1.1為便於檔案管理,根據不同的管理方式將綜合管理體系檔案分為外來檔案、綜合管理體系檔案。
4.1.2外來檔案:外來檔案係指國家、地方政府部門釋出的法律、法規、條例和標準(見法律法規的識別與評價程式);上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系檔案
a.方針、目標和指標;
b.實現方針、目標和指標的策劃;
c.控制各業務過程的程式、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限於:
a.各類分析/評價/統計資料(如OSHA 統計分析資料);
b.特種裝置(如壓力容器等)及其附件的安全技術監察(檢測)資料; c.建設(工程)專案可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;
f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南;
g.危化品應建立一欄三卡(職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)
h.設施的設計、執行技術資料;
i.供應商和承包商檔案;
j.作業許可證等;
k.其他資料。
4.2提出檔案的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改檔案的權利,但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的檔案需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改,對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
4.3.2管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類檔案(管理過程的程式、規定、表格)由過程負責人負責組織編制;
4.4進行編寫
4.4.1按照體系檔案編寫的格式要求進行檔案編寫。檔案格式基本內容:
a.目的:明確編制本檔案要達到的目的
b.範圍:本檔案使用的範圍,包括活動範圍、職能範圍和管理範圍
c.定義:需要對使用人解釋的術語或詞彙
d.職責:本檔案中的主要職責劃分,包括本檔案的責任部門
e.程式/規定內容:針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
f.相關檔案:編制本檔案所依據的檔案或引用的檔案
g.相關記錄:本檔案涉及到的檔案、表格和記錄
h.修改記錄:本檔案每次修改的主要概要的記錄
i.檔案概要/流程:規定類檔案的概要及程式檔案的流程圖
4.4.2檔案的編號按如下要求:
記錄編號
檔案層別號
檔案類別(AQ)
公司代號JP
其中:序號為阿拉伯數字,如:01,02,03 „„„等;
檔案類別為:管理手冊用01標識,程式檔案用02標識,公司級管理性制度用03標識,部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識,如生產部用QG標識。
例子:
檔案編號:JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程式》
表格編號:編號JPL-AQ-0201/01(適用法律法規標準和其他要求清單),其中01表示對應程式的第一張記錄。
所有檔案(包括表格)必須有版本標識,如有檔案更新,版本隨之更新。
4.5評審和審批
4.5.1檔案評審。檔案由編制人在檔案原件編制人欄中籤字,交部門主管稽核同意,再送交
相關部門主管審閱會籤(由部門主管確定會籤部門的數量),並由4.5.2檔案批准人應對檔案進行仔細稽核後,如果同意在批准欄簽字;如果不同意將檔案返回檔案編寫人(或部門),待修改完畢後再批准。
4.5.3檔案審批許可權。
a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表稽核,總經理批准。 b.過程管理檔案(程式、規定、制度、表格)由過程負責部門主管稽核,安全生產負責人批准。
c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的檔案由本部門負責人批准。
4.6發放控制
4.6.1生產部發布綜合管理體系檔案, 建立外發檔案清單,該清單內容包括:檔名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該檔案清單在修改、增加/刪減檔案過程中應保持最新狀態。。
4.6.2各過程負責人將所編寫的檔案經授權批准人批准後,將書面檔案及電子版檔案一同送交生產部,生產部儲存檔案原件。
4.6.3各部門需建立《檔案控制清單》,在釋出/修改檔案的同時,檔案與檔案清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關檔案,保證體系檔案始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版檔案。
4.7.2管理體系相關的檔案必須妥善儲存;各部門負責保管本部門相關檔案;不得在檔案上亂塗畫改,不準私自外借,確保檔案的清晰、易於識別和檢索。
4.8檔案更新
4.8.1檔案更改時,由過程管理部門持原批准人批准的檔案(原件一份、電子一份)、填寫《檔案更改通知單》,到辦公室登記備案後。同時更新《檔案控制清單》,
生產部儲存批准的檔案原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面檔案應立即回收並更新,填寫《檔案與回收記錄》,防止作廢檔案非預期使用。
4.8.2當檔案在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時,原檔案編寫單位負責組織對檔案進行評審。如果需要進行修改,由原檔案編寫單位負責提出
檔案更改申請後組織對檔案進行編寫並按原檔案的審批程式進行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環部制訂安全記錄臺帳,使用統一表格。內容包括:記錄名稱、保管人、收集方法、儲存年限、索引、介質、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規定的專案填寫,所有記錄應及時、真實,字跡整潔、清楚,不得隨意塗改,不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收 集
定期對安全記錄進行收集並整理記錄,放到指定的地點儲存或交檔案室存檔。
4.9.4儲存、保護
記錄可以是紙質或電子媒體,對於電子媒體形式的記錄,必須保證所儲存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾,應留有備份。
記錄儲存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等,同時還要做好標識。
儲存期限依據“安全記錄臺帳”中儲存的期限規定。
4.9.5處 置
記錄儲存人按照“安全記錄臺帳”中規定的處置要求在儲存期滿後進行處置,包括銷燬或歸檔。
5相關檔案
無
6相關記錄
AQ-0202/01檔案控制清單
AQ-0202/02檔案發放、回收記錄 AQ-0202/03檔案更改通知單 AQ-0202/04安全記錄臺帳 AQ-0202/05評審記錄
近日,國家檔案局局長李明華簽署國家檔案局第十三號令,公佈《機關檔案管理規定》(以下簡稱《規定》),自20__年1月1日起施行。
《規定》的頒佈實施,是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措。《規定》是以中辦、國辦《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導,以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規為依據制定的。全文共7章70條,第一章“總則”,明確了《規定》制定的目的和依據,機關檔案定義,機關檔案工作的意義、體制和管理原則;第二章“機構和人員”,明確了機關檔案工作機構、人員的要求,確定了機關檔案工作的基本任務;第三章“基礎設施”,明確了機關應設定的各類檔案用房及基礎設施裝置要求;第四章“管理要求”,明確了機關檔案的門類和管理要求,提出了檔案從形成到移交整個管理流程的各項要求;第五章“資訊化建設”,明確了機關檔案資訊化工作管理要求,對傳統載體檔案數字化和電子檔案的管理做出了詳細規定;第六章“獎勵與處罰”,明確了應予獎懲的各類情形;第七章“附則”,對解釋權、施行日期等加以規定。
《規定》具有3個顯著特點。一是普適性。將適用範圍確定為各級黨和國家機關、人民團體,事業單位、社會團體可參照執行。《規定》對機關檔案管理工作提出的要求,充分考慮了不同層級機關客觀條件的差異,特別對縣級或檔案形成數量較少的機關明確了基本要求。二是實用性。《規定》梳理借鑑數十個機關檔案工作參照的標準規範,對機關檔案門類劃分,檔案形成收集、整理歸檔、保管保護、鑑定銷燬、開發利用、統計移交等做出詳細規定,具備較強的實用性和操作性。三是創新性。《規定》特別關注近年來機關檔案工作出現的新情況、新問題,提出了新形勢下機關檔案工作的任務和要求,明確了機關檔案工作監督指導的原則和方式,提出了建立檔案工作協調機制和工作網路,確定了檔案工作各類業務用房需求,加強了機關檔案資訊化工作等,為機關檔案工作轉型升級提供了依據。
國家檔案局希望各地區各部門認真學習,抓好貫徹落實。國家檔案局將繼續組織宣貫活動,不斷加強監督指導,採取有效措施引導提升各地區各部門機關檔案管理水平。