如何讓收件人看到你的資訊

你的客戶和同事沒時間仔細看完收到的每封電子郵件。他們中的一些人每天收到數以百計的訊息。這就是為什麼他們會先看那些可以迅速處理的郵件。他們可能永遠不會回覆——甚至永遠不會瀏覽——其餘的那些。

那麼如何獲得他們的注意呢?試試以下建議：

1. 堅持標準的大寫和標點符號。即使組織中的人在資訊中不大寫或加標點，你可以特立獨行般成為這個人。匆忙寫好郵件卻違反了書面基本準則，這體現出你的粗心大意。簡寫也會讓人不明白含義。比起以後解釋話中含義，第一次就清晰表達資訊花的時間要少很多。

2. 直接切入要點(當然要禮貌些)。提出要求時直截了當。不要一開始奉承收件人——儘管簡短的讚美可能會幫上忙。說出收信人要知道的最後期限和其他細節，這樣他們能準時正確地完成工作。

3. 簡潔——但不簡略。人們認為冗長的電子郵件令人厭惡而且耗費精力。他們用滑鼠滾輪的次數越多，接受你資訊的可能性就越少。他們很可能只是略讀並錯過重要細節——或者完全跳過它。所以閱讀量最好別超過一個螢幕。濃縮你的內容，精簡你的語言。

4. 新增一個簡短但有概括性的標題。在點選“傳送”前，檢查你的主題欄。如果是通用的主題或空白，你的郵件會埋沒在收件人塞滿信件的郵箱中。你問別人該採取什麼行動?突出主題行。讓你的要求很容易被發現和被滿足。