| 首先，要讓主管明確績效評價面談要達到的兩個目標，即：一是把員工的績效情況反饋給他們；二是建立未來的計劃，即確定（員工和主管共同確定）員工下一步要達到的績效目標。 其次，在言語性溝通上，需要提醒主管做到： 對評價結果進行描述而不是判斷。例如，主管在評價員工的服務態度時，不應直截了當地告之其結果（優、良、中、差等），而應描述關鍵性事件，如員工曾經與顧客爭吵，而沒有向顧客道歉等。這些事件一經描述，員工便會自己進行判斷，得出一個結論，從而避免了員工對否定結果的牴觸情緒。 評價結果應具體而不籠統。評價結果過於籠統，會使員工懷疑主管對他們所從事的工作缺乏瞭解，將會降低評價結果的可信性。 評價時既要指出進步又要指出不足。專家發現，在通常情況下，對員工的批評越厲害，員工的牴觸情緒就越大。所以，建議先對員工進行表揚，使員工不至過於緊張，接下來批 評員工的績效，最後再表揚員工，使他們能帶著愉快的心情離開。這樣，有助於消除員工的牴觸情緒，增強員工根據績效反饋結果改變行為的自願程度。 評價時應避免使用極端化的字眼。極端化字眼包括“總是、從來、從不、完全、極差、太差、決不、從未、絕對”等語氣強烈的詞語。極端化字眼用於對否定結果的描述中，一方面員工認為主管進行的統效評價缺乏公平性與合理性，從而增加不滿情緒；另一方面，員工會感到心灰意冷，並懷疑自己的能力，對建立未來計劃缺乏信心。因此，主管在面談時必須杜絕使用這些字眼，多使用中性字眼，而且還要注意用相對緩和的語氣。 通過問題解決方式建立未來績效目標。在面談中要建立未來的績效目標，採取單純勸說方式（主管告訴員工應怎樣做）和說--聽方式（主管告訴員工長處和弱點，讓員工自己說怎樣做）都不能取得良好的效果。應當採 用主管與員工雙方共同討論的模式，讓員工高度參與。 第三，非言語性溝通是績效評價面談中另一個不容忽視的環節，它對績效反饋也有很大影響。非言語資訊一般表現為面部表情、體態語言等，這些資訊對主管和員工雙方都具有某種意義，但是他們互相理解的意義有時會出現偏差。為消除這些錯覺，主管對非言語性資訊的流露應有所重視，並需注意以下細節： 空間場所的選擇。主管不應選擇空曠的大房間作為面談場所，並且面談時，主管與員工之間不應距離太遠，面談時，空間距離太大，員工與主管之間的親密感降低，會使員工感到孤立無助，導致緊張感增加。比較好的選擇是在一個比較小的工作間（此工作間的環境是員工熟悉的）進行面談，而且主管與員工之間應坐得比較近。 身體姿勢的選擇。主管坐在沙發上不要陷得太深，或身體過於後傾，這些都會使員工產生被輕視的感覺，也不要下襟危坐，使員工過分緊張。最佳選擇是員工平時所見到的自然體態。 注視方法的選擇。面談時，主管不應長時間凝視員工的眼睛，也不應目光遊移不定，這些都會給員工造成心理上的負擔。比較好的方式是將員工下巴與眼睛之間的區域作為注視範圍，進行散點柔視，不僅使員工對主管增加親切感，而且也能促使員工認真聆聽評價結果。 第四，在溝通中還需提醒主管：應在面談之前、之後採取其它相關措施。面談之前的措施主要有：經常與下級進行關於他們績效的溝通；在判斷別人的績效之前先判斷自己的統效；鼓勵下級對績效評價面談進行準備。面談之後的措施主要有：經常與下級進行關於他們績效的溝通；定期對績效目標進展情況進行評價；以績效為基礎，確定組織的獎酬系統。只有這三個層次的全面結合，績效評價面談才能取得最優效果。 |
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