高效時間管理(2)

高 績 效 的 會 議
會議應有議程，每項議程有主持人和限定時間
會議應將議程分發給與會者，讓他們事先閱讀、思考
對離題的話題、會議主席應技巧性的制止，但不可封殺不同意見
尋求共識，若有強烈反對意見，可將意見列入待議事項，稍後討論
會議必須每項議題有決議，決議應有執行人和督導人，並在會後執行
EX1.某臺資企業無效的會議
某美資企業有效的會議
電 話 的 管 理
通話時間過長浪費的不光是話費，更主要的是時間和效率
某企業設定電話3分鐘自動斷（客戶投訴電話例外）大大提高工作效率
3分鐘講不清楚的事情，可用傳真或E-mail先進行溝通，然後再通電話
通話前擬提綱，通話時先講重要事項。

不要拖拉
今日事，今日畢，日清日高
拖拉：把（不愉快或成為負擔）的事情推遲到將來做，特別是習慣性這樣做。
不要讓別人浪費你的時間
學會避開干擾，學會說“不”，學會如何結束。
找出隱藏的時間
利用空擋時間，創造時間區，逆勢操作，想法偷懶。
問題五： 你有什麼節約時間、提高效率的方法？
五 時間的運籌方法
學員心得一：
1、計劃一天的主要工作，壓縮在二個小時內完成。
2、晚上十一點至十二點考慮綜合性的問題。
3、把一天的工作分類：A類（今天自己要做的工作）；B類（授權他人安排工作）；C類（把今天計劃沒有完成的工作放到明天的A—B類完成）。
4、早晨8—9點分配任務，餘下的時間與領導彙報工作，下午走訪各科室，溝通、協調工作。
5、把自己的鐘表調快十分鐘，充分利用瑣碎時間，如：上廁所、乘公車等。
6、為了節約時間，吃快餐。
7、週一開辦公會議，週四在分公司，如：處理業務等。（按工作內容的不同，安排時間）
8、根據事務的輕重緩急，在時間上做安排。
學員心得二：
1、設定工作目標：
執行上對總體目標進行量化、細化，做到明確工作內容，確定工作職責，瞭解工作進度。
2、對工作要分清主次、先後。
3、對工作的執行上要抓好落實；解決工作中出現的疑 難問題；培養下屬獨立解決和處理問題的能力。
4、對工作呀有強而有力的監督、考核機制，確保各項工作的準確落實。
5、對工作結果要善於總結。
學員心得三：
1、制定短期、長期計劃，目標明確。
2、事情分清重要性，因事制宜；分主次，制定相關表格或檯曆。
3、用商務通或電腦（手提）。
4、對下屬的管理要求有計劃性、可行性，安排好指定時間。
5、巨集觀管理，多思考，靈活運用私人時間。
6、減小瑣事，先完成共同完成的任務。
7、對下屬的績效培訓，對人要用人得宜。
8、用專業人士，用錢買時間。
9、培訓技巧靈活、靈巧，減少成本。
10、懂得授權，讓職責人員完成本職工作。
11、通過會議解決各種問題。
12、用書面等各種進行溝通和合作，明確方向。
13、利用高科技，即網路等方式。
14、系統化、標準化的管理。
15、輕鬆、快樂地開展工作。
學員心得四：
1、做事有目標及計劃，並嚴格按計劃執行。
2、要善於將工作分配給下屬。
3、做事要分優先順序。
4、把每天當做生命的最後一天來度過。
5、不要把時間浪費在瑣事上。
6、良好的溝通和合作可以提高效率。
7、標準化、程式化、制度化、自動化。
8、制定每天工作進度表。
9、培養下屬的工作能力、授權。
10、不打無準備的戰爭。
……待續
學員心得五：
1、瑣碎的事委派別人去做，自己每天只專注地做1—3件重要的事。
2、將重要的事務寫在具體日程的檯曆或日曆上。
3、節省時間與提高工作效率，涉及個人的習慣和工作環境的氛圍問題。一般均是有明確的周、日計劃，溝通、協助儘可能採用書面方式，並且各司其職，專人跟蹤。
4、廁所尋找靈感，開車遇紅燈時看書，看電視帶有目的與方向性尋找自己需要的東西。
5、節省時間與提高效率關乎價值觀的問題，把時間滲透到價值觀裡面才有意義。
6、每星期一開一個會，其餘時間自我控制，設立完善的監控機制，並定期彙報。
7、每天的工作寫成提綱要點，分類成重要緊要的型別，規定完成的時間段，時間安排上預留一定的機動時間，每天如此持之以恆。
學員心得六：
1、開會時，發言人準備議題，在規定時間內發言人須提出自己對議題的相應看法。
2、每天下午半小時總結當天工作，安排第二天計劃。
3、按計劃依據員工能力安排各項資源。
4、排出工作完成進度跟蹤表。
5、充分利用科技裝置。
6、設立科學合理的組織架構。
7、善用員工智慧，提高效率。
8、減少中間環節。
9、完善崗位責任制，實行標準化管理。
10、避免不必要的應酬。
11、運用時間的“二八”定律，將事情的輕重緩急逐一排列（見圖）。
每日時間分析表

找出自己的黃金工作時段，在該時段做最費腦的工作，非黃金時段處理日常事物；
經常分析、檢查自己的時間效率，並不斷找出問題修正方法；
巧幹而非苦幹（work smarter not harder )。
各階層經理人時間分配表
讀書學習要點：
預習，專心學習、複習；
交換不同科目學習、讀書；
學會速讀，“讀得快、懂得多、記得牢”；
讀書30～50分鐘，休息5 ～10分鐘；
利用零碎時間作筆記。
問題六： 你覺得時間管理的決竅是什麼？
六 時間管理的真諦
二·八原則
20%的人擁有80%的財富
80%的人擁有20%的財富；
20%的大客戶佔有銷售額的80%
80%的小客戶佔有銷售額的20%；
20%的重要事情決定了80%的結果
80%的不重要事情決定了20%的結果。

急迫 不急迫
第一象限：
應付難纏的客戶，準時完成重要工作、危機的處理、上司臨時交辦的急事。完成不了會造成較大影響的工作等。
第二象限組織法：
列出你認為“最重要”的三、四件事；
想想你的追求、理想和長期目標是什麼？
想想你在人生中最重要的人或事是誰或是什麼？
假設你只剩下一個月的壽命，你準備幹什麼？

每一週應扮演1-2個重要角色，做3-4件重要事情；
必須找出每週自己的主要角色和重要的事情；
角色的變換應準確、及時；
正確的角色選擇和變換決定你辦事的效率。
一週計劃表的思考：
完成全部或部分目標，會有什麼結果？
這些目標對我個人和我的將來有什麼好處？
若我每週持續這樣做，會有什麼結果？
《高效能人士的七個習慣》 ——史蒂芬·柯維著
主動積極——你將接受新的挑戰，承擔更多的責任
以終為始——在開始一項工作之前，先預想最終結果
要事第一——對工作進行優化排序，分清主次，拒絕瑣事
雙贏思維——尋求對雙方都有利的方案，改善人際關係
知彼解己——先要學會理解他人，而後再尋找被他人理解
統合綜效——不拘泥於“你的”或“我的” ，善於利用他人智慧
不斷更新——在情感、心智、生理和心靈四方面提高自己