會議主持技巧
大綱
一、會議主持人的角色要求
1.會議主持人的角色
2.會議主持人的素質
二、主持人如何打破會場的僵局
1.提問有利於打破會議僵局
2.對領導人的提示
3.應該避免的一些問題
三、會場的控制
1.與會者發難
2.與會者分心
3.與會者爭議
4.與會者拒絕參與
5.與會者情緒變化
6.少數人壟斷會議
知識點彙總
t01：會議主持人的角色
t02：會議主持人的素質
t03：會場的特殊情況
正文
一、會議主持人的角色要求
1.會議主持人的角色
有人說：“會議的主持人有如樂隊的指揮。”這句話只說對一半。會議的主持人固然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，但是擔當會議的主持人卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而後者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色。現將主持人在各種會議中所扮演的角色闡釋如下：
(1)提供資訊
在這一類會議中，主持人所扮演的角色是資訊的提供者。主持人不但要令與會者瞭解資訊的內容，而且要避免使他們對資訊產生誤解或曲解。為了達到這個目的，主持人應儘量避免以單向說教的方式壟斷整個會議，而最好是能留出一些時間(比方說10%的時間)解答與會者的疑問。在這種情況下，主持人又扮演瞭解說者的角色。
(2)培育訓練
在這一類會議裡，主持人所扮演的角色是傳道、授業、解惑的教師。主持人的參與程度要視課程的性質，以及與會者對課程的熟悉程度而定。例如課程本身頗為深奧，而且與會者對該課程相當陌生，則主持人的參與程度恐怕非高達會議總時間的75%-90%不可。但若課程本身很適合採取專案討論或角色扮演等方式進行，那麼即使與會者對該課程不甚瞭解，主持人的參與程度大概可以降低到會議總體時間的50%左右。再如與會者對課程相當熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主持人的參與程度甚至可以減至會議總時間的20%。
(3)宣傳政策
在這一類會議中，主持人為使與會者按受新政策，他首先必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。其次，他必須扮演媒介的角色，鼓勵與會者對他所提供的政策發生興趣。再次，他必須扮演解說者的角色，對與會者的任何疑問提供解答。最後，他必須扮演說服者的角色，設法使與會者心悅誠服地接受方針政策。在這一類會議中，主持人的參與程度，大致以佔會議總時間的50%至70%較為恰當。
(4)解決問題
在這一類會議中，主持人最重要的任務在於領導與會者探索問題最佳解決途徑。他通常需要做到下列五件事：
闡釋問題的內涵、問題發生的背景、以及解決問題的重要性。
以解說者角色，鼓動所有與會者參與問題解決。
以控制者角色，將會議匯入實現目標途徑，以避免時間浪費以及無謂的意見衝突。
以與會者角色(即脫離主持人身份而成為與會者之一)，提出自己的見解。
回覆主持人身份，歸結會議的成果及指明未來方向。在這一類會議裡，主持人的參與程度，大概介於會議總時間的40%至60%較為理想。
(5)收集資訊
在這一類會議中，主持人除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會議目標及鼓動與會者提供資訊外，最重要的便是扮演聆聽者角色，以蒐集與會者所提供的資訊。因此，主持人的參與程度，應以不超過會議總時間的20%較為理想。
由以上闡釋可知，主持人在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個會議中，也要扮演多種不同的角色。因此，除非主持人能夠恰如其分地扮演各種角色，以及適當地從事角色轉換，否則他將難以實現會議目標。任何一種會議極少為單一目標而召開，它通常是為實現多種目標而召開的。在這種情況下，主持人所需扮演的角色將要更多，角色轉換自然更加頻繁。
2.會議主持人素質
在任何一場會議中，主持人均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉換。由此可知，要成為優秀的會議主持人並不是一件容易的事。現在，看看一位卓越的主持人所應具備的素質：
(1)思考清晰敏銳
儘管主持人沒有必要成為參加會議的人群中思考最清晰敏銳者，但他若想獲得與會者的尊敬，他的思考至少應比大多數的與會者更加清晰敏銳。只要主持人能在會議之前多做準備，則他的思考能力一定可以大大提高。
(2)善於言詞表達
主持人對語言應具有高度的掌握能力，以便將自己的思想觀念準確、無誤地表達出來。他必須能夠以語言推動討論、疏導與會者的思維方向，以及在會議的各個階段總結所取得的成果。
(3)良好的分析能力
主持人必須懂得如何澄清問題，透視問題的每一個層面，指出每一種見解的利弊得失，以及分辨事情的輕重緩急。
(4)抱著對事不對人的態度
主持人必須使每一位與會者的意見，都能得到其他與會者所關注。即使主持人本人對某些與會者的某些觀點有所偏愛或厭惡感，他都不應以他的個人好惡影響他對事情的判斷。當他想提出個人觀點時，他必須告訴與會者他是站在個人立場發言，而並非以主持人的身份說話。
(5)公正
主持人在會議中絕對不應有袒護的行為，因為他有這種行為，不但阻礙進一步的討論，而且將使與會者--甚至包括被袒護者在內--對他失去信心。
(6)耐性
有些與會者在發表意見時往往詞不達意，另一些與會者則可能在群眾面前因感到膽怯而回避發言。面對這一類的與會者，主持人應主動提供協助與鼓勵，要做到這一點，主持人需要具有高度的耐性。
(7)能靈活地應付"挑刺"人物
與會者之中，難免會有少數"挑刺"人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷髮言者、火氣特別大者等。主持人必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地對付他們。
(8)沉著並自我約束
為了激勵與會者信心，主持人除了應表現熱誠與果敢的態度之外，須保持沉著堅定，並自我約束。他應避免在幕前過度地暴露自己。比如不應放蕩不羈地發表自己的意見、壟斷髮言或理論說教等等。
(9)具有幽默感
幽默感對消除緊張氣氛，以及令會議順利進行具有很大的作用。主持人在運用時應特別注意避免輕浮或淺薄的話語。
二、主持人如何打破會場的僵局
如果說，成功的會議有什麼祕訣的話，那就是自由而公開的討論。訓斥或指令對現代的員工都是沒用的。幾乎每個下屬人員都希望有機會自由提問和討論組織內部的重大事件的決策內容，相互交流切磋彼此的思想。
有成效的小組討論和“漫談”的區別，可以歸結為會議主持人的統馭能力的大校圓桌會議的成功或失敗完全取決於會議主持人本身。
1.提問有利於打破會議僵局
在會議中，發問的最主要目的是在於啟開話匣，以利溝通進行。一旦溝通綱絡被啟開，主持人可借發問來實現下列八種目的：
(1)收集資料。“你可否概要地談一談此次你在東南亞考察市場所見所聞?”
(2)透視對話者動機意向。“哪些因素促使你決定放棄此次的晉升機會?”
(3)提供資料。“你曉不曉得公司對所有編制內的員工均提供子女教育津貼”
(4)鼓勵意見參與。“你對構想中的作息時間變動持什麼樣的看法?”
(5)確定自己對對話者的話語及感受理解程度。“讓我總結一下你對這個問題的看法……我這個總結是否與你的看法一致?”
(6)鼓動對話者對某一問題進行思考。“你認為擴大行銷網在當前是不是一種明智的舉措?”
(7)測定意見是否趨於一致。“這次加工資的幅度與你期待中的幅度的有無差距?”
(8)言歸正傳。“由於加班費的調整帶出了許多有關問題的討論，不知各位對我先前所提及的加班費調整幅度仍有什麼意見?”
2.對領導人的提示
一般都認為領導人的工作就是在會議中組織、激發和引導會議的思考和程序。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責任放在會議主持人肩上。由於討論的質量取決於與會者態度的相互影響，所以會議領導人必須既敏感又靈活。他必須能適應討論問題多變的要求以及各人的性格。雖然沒有可以作為模式的實際做法，領導討論的能力一般可以應用以下原則和技巧得到改進：
(1)做好準備，會議主持人應對討論主題的背景有充分的瞭解。
(2)事先思考，以便發現常見的可能出現的問題和反對者可能採取的論點。
(3)通過事先計劃來防止干擾。假如打進來的電話必須接，就要考慮在另外的地方開會;要檢查材料和視聽裝置，以保證一切順利。
(4)評估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識的豐富程度。
(5)瞭解與會者中的每一個人，充分考慮與每個具有特殊個性的與會者的交流方式。
(6)為了讓與會者感覺輕鬆，你應表現為小組的一員，而不是做有威脅性的局外人。幽默和插話能起作用，但當這種情況達到一定程度時，會議領導人要向小組及時提醒會議的目的。
(7)和聽眾一起平等合作，避免操縱人們。
(8)用通俗的語言講話，不要總想表現得高人一等。
(9)明確會議的目的，假如宗旨是解決問題，則用簡潔而精確的話陳述問題，以使與會者確切瞭解會議內容。要正視和處理爭論的焦點，避免爭論白熱化，個個面紅耳赤。
(10)引導會議按規定的議程進行，始終要圍繞中心議題展開。
(11)要遏制操縱會議的任何傾向，實際經驗表明，任何人談話超過時間的20%，就意味著失效。
(12)避免材料不足，如果缺少的資料對討論本身確實是必不可少的，在緊急情況下，可以考慮暫時休會。
(13)不斷核對回饋的資訊，要問一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的目的行動。
(14)既講述，又表演，選用直觀器材。用黑板記錄小組成員的論點。這樣可以避免離題，也可以幫助你歸納和做出結論。
(15)鼓勵小組的全體成員參加討論。
(16)鼓勵在友好協作的基礎上進行生氣勃勃的討論。
(17)扮演公平的調解人來緩和激烈的爭論，或引導其他與會者介入討論，以使爭論主角冷靜下來，或者宣佈一段極短暫的休息，要創造性地利用不同意見。
(18)在還有其他觀點需要聆聽時，要限制某一個觀點的發表時間。
(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。假如與會者開始煩躁不安，要設法讓他們參加行動。
(20)要有節制地使用直接問句，這種問句會產生一種學校教室的氣氛，而阻礙自由表達的氣氛。但直接問句可用以介紹一個特殊觀點，中止離開正題的討論，使漫不經心或靦腆的人介入討論，縮短冗長獨白，領導人意識到有某些意見與已經發表的觀點相反的時候，應設法激發辯論。
(21)要有耐心，要記住交流意見是需要時間的，當想法新奇或是有許多言外之意有待探索時，尤為如此。
(22)要預先考慮到對與會者可能提出的意見的抵制。
(23)在任何會議閉幕以前，要做出總結，歸納會議成果或著手行動。
3.應該避免的一些問題
當會議不能實現與會者的期望時，指責通常指向會議的領導。常見的情況是領導方式有毛勃—領導人壟斷會議或其它原因。領導人如果能學會如下的避免事項，可以更有效地領導：
(1)避免使與會者為難。你也許想責備某一個人，但是這種行動會使得所有的與會者產生自衛態度。
(2)避免代替小組思考。有些領導人往往想走在小組的前頭，做總結或回答問題，而不是鼓勵討論。
(3)避免以錯誤的方式敘述事情。小組的對立很容易由於領導人粗心大意或新增色彩的陳述而造成。平淡地陳述意見容易抑制討論。
(4)避免透露領導人認為能接受的答案或解決辦法。表面上，職員傾向於按照他們想象的管理部門的希望來做出反應。假如目的是客觀地思考和真誠的雙向交流，那就要避免偏頗錯誤的想法。
(5)避免把討論從中心目的引發離題議論。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。當人們從事於細節性討論時，最好用提問把他們引回到正題。
(6)避免傲慢地對待關鍵問題或與會者。不同的人以不同的形式吸收資訊。要核查回饋的資訊，以確定會議的成效。
(7)避免尚未得出結論或者尚未開始積極行動就休會。要使結論為大家共同理解，並且即將付諸於行動。
三、會場控制
最好的控制便是避免喪失控制。主持人控制會議的最佳舉措，便是預防各種問題的發生。一旦無法避免問題的發生，則主持人應講求正確的對付辦法。
1.與會者發難
(1)原因
對會議目標或討論主題不清楚。
過度關心某些問題，或基於某些迫切的需要而在無意中離題。
(2)預防
澄清會議的目標與討論的主題。
(3)補救
主持人應具高度的敏感性，以分辨離題的發言。
主持人以未能澄清會議目標或討論主題而當眾致歉。舉例來說，主持人應宣稱：“你的發言有點偏離主題，那一定是因為我沒有將會議目標或討論主題訴說清楚。容許我再把會議目標及目前的討論主題複誦一次……”
主持人可以技巧地問發言離題者，他的發言究竟與討論主題或會議目標有何關係。運用這種技巧的時候，主持人在態度、措辭、語氣及面部表情上，均應刻意避免令離題的與會者感到主持人是在諷刺他或挖苦他。
主持人可以技巧地將離題者的言述擋在一邊。譬如主持人可這麼說：“剛剛你提到的這個問題顯然非常重要，但是它跟我們的會議目標及討論主題似乎並沒有太大關係。假如你不介意，我希望將它留待會後再詳談。”
2.與會者分心
(1)原因
對會議目標及討論主題不清楚。
感到沉悶無聊。
會議中所涉及的某些問題或意見觸發他們交談。
外界環境干擾。
對會議內容缺乏興趣。
(2)預防
澄清會議的目標與討論的主題。
令與會者感到會議有益及有趣。
慎選會議時間及地點。
(3)補救
儘管主持人能夠確定與會者的交談與討論中的主題毫無關係，主持人都應先假定他們的交談與討論中的主題有關;然後問交談者願不願意說出他們的看法，以便令其他與會者也能分享他們的看法。
作短暫的停頓，甚或稍作休息。
如多數的與會者都分心，則暫停會議，等造成分心的原因消失了再續會。
如少數的與會者分心，則主持人可不予理會，亦可就本身的發言作短暫的停頓。
3.與會者爭議
(1)原因
對會議目標或討論主題不清楚。
對會議過程中的某些問題，具有不同的看法或感受。
憑藉會議互相發洩相互間的不滿，甚或借會議而相互挑釁。
(2)預防
澄清會議的目標與討論的主題，以避免離題的爭論。
事先強調這樣的觀念：“真正重要的是：什麼是對的，而非誰是對的。”這個觀念有助於避免題內的爭論。
(3)補救
倘若爭論是離題的，則立刻制止，並複述會議的目標與討論的主題。
倘若爭論是題內的，則：①先強調“什麼是對的”遠比“誰是對的”更加重要，然後將注意力集中在論點本身，不再理會人物本身。②徵求沉默的與會者的意見。③主持人顯示自己的個人觀點或個人立常
4.與會者拒絕參與
(1)原因
怯常
感到氣氛不對。
不喜歡主持人對待某些與會者的態度——如令某些與會者感到難堪。
會議不具實效。
(2)預防
創造和-諧的氣氛。切莫令參與意見的人感到難堪令會議具實效。
(3)補救
倘若與會者因感到沉悶而拒絕參與，則主持人應鼓動其興趣。
倘若與會者因怯場而拒絕參與，則主持人應設法排除該種心理障礙。
倘若與會者人數眾多，則採取分組討論方式進行。主持人可將與會者分成若干組，每組以不超過六人為原則。每組選定一位組長主持議案的討論，每組另選定一位成員負責討論結果的記錄工作。分組討論結束之後，由各組指派一位成員，代表該組向全體與會者報告討論成果。按此種方式進行，與會者拒絕參與討論的現象將一掃而空;因為：公務員之家
①分組討論時人數較少，與會者怯場的程度可大幅降低。
②各組須要輪流向全體報告討論成果，這含有競爭的成份在內。因此在榮譽感的鼓動下，各組成員將會比較認真地進行議案的討論。
③代表各組發言的人的心理負擔可以大大減輕，因為他所發表的意見無論是好還是壞，是成熟還是不成熟，都不是他本人的意見，而是整組人的意見。
5.與會者情緒變化
(1)原因
會議逾時。
與會者有其它事要辦。
會議不具實效。
(2)預防
設定會議的結束時間，並準時結束。
如會議可能無法按預定時間結束，則事先言明。
選擇符合與會者希望的會議時間。
讓會議具有實效。
(3)補救
結束會議並安排續會的時間。
休息。
以小故事、挑戰性問題或節奏的改變，重鼓與會者的興趣。
6.少數人壟斷會議
(1)原因
多數人並不積極參與。
少數人思考快速，善於表達，且對會議表現熱忱。
少數人好求表現。
(2)預防
開會之前鼓勵所有與會者都積極參與。
如已知某人可能壟斷會議，則事先與他疏通並請他節制。
報名發問。
要求輪流發言。
(3)補救
巧妙地阻止。比方說，告訴壟斷者：“你的寶貴意見我們已經聽了很多，而且我們也都能夠領會你的意思。讓我們也聽聽其他與會者是否有其它的看法，好不好?”
指派工作給喜歡壟斷會議的人去做。
故意將視線避開壟斷者，以免令他誤以為主持人仍想聽取他的意見。
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