文種是內容性質、具體功用相同的同類公文的規範化名稱，在公文上標註文種可以為撰寫者和閱讀者雙雙帶來便利：有了文種，撰寫者會有所遵循，可以更加有針對性地採用不同的原則、方法和手段去創制能最有效解決特定問題的公文，並將其迅速準確地投入生效過程；有了文種，可以幫助閱讀處理公文的人們一目瞭然地瞭解和把握具體公文的性質、公文對自己行為的影響，從而迅速確定辦理這一公文的基本方法、程式與需採取的有關措施。但是，要真正獲得這樣的效果，其前提就是文種的標註本身必須準確，不能出現錯用、誤用。實事求是地說，要在目前我國常用公文文種的數量較多、文種之間的差別比較精細的情況下做到這一點，確實不是一件容易的事情，非常需要我們努力研讀《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》等規範性檔案，對若干在性質、用途相近相似的文種的適用範圍及其他一系列特點認真進行辨析，分清它們之間的區別。如下幾組文種尤其有此需要。
一、“條例”“規定”“辦法”間的區別
“條例”與“規定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質更重要，範圍比較寬；內容高度概括；
有效的時間與空間範圍廣闊，穩定性強；對制定與釋出機關的地位有較嚴格限制，如行政系統只有國務院有權使用，“國務院各部門和地方人民政府制定的規章不得稱“條例”（見1987年4月21日國務院釋出的《行政法規制定程式暫行條例》）黨的系統也只限“用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》）；一般屬於“自主的”規範性公文，即自身即可創造新的規則。
“規定”的特點是使用範圍廣泛，對制定和釋出機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，範圍相對窄一些；內容詳盡具體，針對性強；一般既可是 “自主的”規範性公文，也可以是“補充的”規範性公文（內容為依法或根據授權補充其他規範性公文的內容，對其加以細化和完善），也可以是“執行的”規範性公文（直接為有效執行其他規範性公文而制定，自身不創造新的規則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規定更適合作為“自主的”和“補充的&rdq
uo;規範性公文。
“辦法”比“規定”所涉及的事物和問題的規模要更小一些，性質也相對輕一些；針對性更強，內容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執行的”規範性公文，如各種“實施辦法”即均具備這種性質。
二、“決定”與“命令”的區別
“決定”與“命令”的不同點主要在：在使用許可權方面“命令”非常嚴格，只有法律明確規定的機關可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務方面， “命令”涉及的是特定的具體事務，“決定”則既涉及這類事務也涉及一部分非特定的具有普遍性的反覆發生的事務，公文字身也反覆適用，即具有規範性公文的一些特點；在表達方面，“命令”高度簡潔，只表達作者的意志和要求，“決定”則既表達意志、要求，又闡發一定的道理，交代執行方面的要求，指明界定有關事物的標準等。
三、“指示”與“命令”的區別
“指示”與“命令”的不同主要在：“指示”的使用許可權規
定沒有“命令”嚴格，上級機關對下級機關均可下達“指示”；在效用方面，“命令”對受文者來說必須無條件堅決執行，“指示”有時則在必須無條件執行基本原則的前提下，允許受文者根據實際情況相對靈活地處置具體事務；在表達方面“命令”只表達作者的意志和要求，“指示”則既表達作者意志，又注意闡發道理，指出具體任務、具體規則，以及實現目標的方法途徑，還注意說明有關事物間的界限等。
四、“指示”與“決定”的區別
與“決定”相比，“指示”涉及的事物和問題更加具體和特定；其作用的範圍也是特定的，不如“決定”那樣更具普遍性，有效期限也比“決定”相對短一些；“指示”的內容比“決定”精細具體，更強調可操作性、可執行性；“決定”對受文者來說是必須無條件堅決執行的，“指示”則在必須無條件堅決執行基本原則的前提下，允許根據實際情況靈活處置具體問題，甚至變通執行某些具體要求。
五、“通知”與“命令”“決定”“指示”的區
別
與“命令”“決定”“指示”相比，“通知”的用途更加廣泛，但權威性明顯要弱一些，自身一般不創設新的規則，只是依法或根據上級要求向受文者轉達上級機關的指示精神並予以具體化（這也正是代替“指示”用於佈置工作，交代政策的通知所以必須不厭其煩地指明“根據------的指示精神------”的原因），告知應知或應辦的事項，使一部分公文完成升格（批轉）、生效（釋出）擴充套件有效範圍（轉發）的程式。
六、“批覆”與“指示”（或指示性通知）的區別
“批覆”實際上是一種被動的“指示”在基本性?上與“指示”沒有什麼不同。二者之間的差別只在於：“批覆”內容的針對性更強，事物和問題以及所涉及的人員更加特定，更加具體，問題也比較專指單一；“批覆”只用於回覆請示的機關，一般不像“指示”那樣具備普發性。
七、“通報”與“通知”的區別
“通報”與“通知”的不同點主要在：“通報”不是像“通知”那樣以具體的任務、詳細的規範化要求和有關規則來
指導和推動工作，而是用典型事例、有關情況來傳達意圖，啟發教育有關人員，指導有關方面的工作行為；有關執行方面的要求也比“通知”要原則，甚至不涉及直接具體的執行要求；傳送範圍廣泛，一般情況下，均直接下達給廣泛範圍內的各級各類工作人員。
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