一、
1、工程材料採購是一項系統工程，是工程成本控制重要環節，它直接影響公司經濟效益、工程質量和安全，考驗公司團隊協作及個人素質。為進一步規範公司採購行為，加強流程管理，特制定本暫行管理辦法。
2、分管採購副總，採購部、專案部、成本預算部、財務部、合同部在工程採購中分別承擔相因責任，及時處理採購流程中所具體負責的工作內容。
3、各施工專案自開工前的備料及施工過程中的採購、入庫、驗收等均執行本辦法。
二、
1、“舍遠求近”凡各專案均應求近採購，能在本地市場建立良好供應商的，價格相差不大的，均在本地市場採購。
2、“直供”減少採購環節，一步到位，直接與廠商、一級代理商建立供求關係。
3、“詢價、比價、論價”詢價、比價必須三家以上。
4、零星採購的以品牌和供應商實力為準。
5、特種裝置如報警主機等以公司聯合辦公會議決定為準。
三、
1、制定材料採購計劃
①專案部及成本預算部根據標後預算，合同價款結合工程實際需要進場一週後、兩週內編制該專案總體採購計劃。
②專案部按照總採購計劃結合現場施工進度，詳細、全面分解“月計劃”以及10天一個周“詢計劃”。
③零星採購計劃要總體控制，月度不超4次，特殊情況除外。
④專案部要提前10天送交採購計劃表到採購部。
2、採購部接到採購計劃後應認真稽核採購數量、品牌、質量標準、到貨日期，並考慮庫存情況，著手在已建立供方名錄中選擇供應商進行詢價、比價。如採購計劃有不可執行性專案，應以書面形式反饋專案部，以便及時調整計劃。
3、採購人員將可執行的採購計劃報分管副總經理稽核後，確定供應商，擬定採購合同，合同中應明確施工專案名稱對應的`供貨商、廠家、規格、型號、數量、質量標準和到貨日期等。如貨期不能滿足需註明新的約定時間，同時積極聯絡第二供應商，確保及時到貨。
4、採購金額達1千元以上，需簽訂採購合同，經合同部蓋章後視為有效合同，可執行合同，並負責跟進，督促供應商按期到貨。
四、
1、採購部簽訂合同後，編制資金申請計劃，報總經理審批。
2、財務部按照資金申請計劃提供資金，採購部進行材料採購（現款現貨）。
五、採購決算規定：
1、各供應商結算材料款時必須開具發票，提供公司倉庫開具的入庫單，作為結算憑證。
2、月結材料款的結算期截止到25日/月，財務部在26日-27日/月對各供應商的進場材料彙總，並列印月結材料清單交採購部與供應商核對，無誤後採購部填寫資金申請，報總經理批准，財務部付款。
六、材料入庫程式：
1、採購人員組織材料進場需首先辦理入庫手續，庫管根據收貨清單逐一核對材料數量、規格、型號、品牌。
2、由專案經理或指定的質檢員，按照採購計劃質量要求對入庫進行質量驗收，並對供應商提供的合格證，檢測報告，等資料統一保管。
3、經庫管、質檢員檢查核實無誤後填寫入庫單並需2人共同簽字方為有效結算憑證，其中一聯交財務、一聯回單、一聯留存。
4、不合格材料，嚴禁辦理入庫手續,一經發現處以材料金額5倍以上罰款。
5、財務部會同專案部、庫管要保證倉庫帳物相符，帳帳相等，一月一盤點。
六、
1、採購人員對進場不合格材料，達不到採購計劃質量的或發錯貨的，應及時與供應商聯絡，組織退貨，查明原因，對供應商故意行為，要停止其後一切經營往來，列入黑名單。
2、對倉庫材料目前不需使用的採購人員積極要進行物資調配或是退貨處理。
七、
施工單位領用材料，必須辦理領用手續，由庫管填寫《出庫單》專案經理簽字後方可出庫。
八、：
1、施工現場造成的廢舊材料，由專案部統一落實安排入庫保管。
2、庫管及時向專案部彙報廢舊材料情況，專案部向副總彙報處理意見。
3、出售廢舊鋼材由專案經理、庫管、財務人員共同參與，出售現金由財務會計接收，交公司財務部。
九
工程完工後會計和專案經理對該工程所使用的材料情況進行梳理，核查後出具書面報告，報總經理稽核。
一、釋義
（一）採購物資的分類
本制度所指採購物資分為三類：
A類，包括主要原料、公用工程、輔助原料等。
B類，包括裝置、潤滑油、備品備件、工器具等。
C類，包括化學三劑、分析儀器及試劑等。
除上述物資外，其它物資的採購管理另文規定。
（二）與採購物資管理相關聯的二級單位的分類
1、需求使用單位
2、主管部門
3、採購部門
（三）物資需求（採購）計劃的分類
1、月度物資需求計劃
2、緊急物資需求計劃
（四）採購的方式分類
1、招標採購
2、固定廠商、長期報價採購
3、即時詢價採購
（五）採購部門和計劃部門的劃分
1、A類、B類物資的計劃部門分別為生產部、裝置部，採購部門為供應部。
2、C類物資的計劃部門是生產部，採購部門為供應部。
（六）採購物資付款方式分為
1、預付部分款項。
2、貨到憑發票報銷付款。
3、貨到後分期付款。
4、貨到延期付款。
5、以上方式的結合。
二、職責
（一）公司供應領導小組負責
1、審議批准《採購物資詢議價報告表》。
2、審議決定採取公開招標方式的採購事項。
（二）總經理負責
1、採購合同的批准、簽訂。
2、《物資採購審批表》的批准。
3、採購付款的批准。
（三）生產副經理負責
1、A、B、C類物資需求（採購）的批准。
2、公司首次更新或首次採用的生產各類採購物資的技術性能的確定、批准，及其《採購物資推薦廠家審批表》的批准。
（四）經營副經理負責
1、《物資採購審批表》的稽核。
2、長期物資供應廠家的選定。
3、物資招標工作的組織。
（五）總會計師負責
採購付款的稽核。
（六）綜合辦公室負責
採購合同的審查。
（七）供應部負責
1、負責填寫《物資採購審批表》、《採購物資詢議價報告表》。
2、負責採購A、B、C類採購物資。
（八）生產部、裝置部負責
1、A、B、C類物資需求（採購）計劃的稽核。
2、A、B、C類採購物資的入庫檢驗或驗證。
（九）各二級單位負責
1、提報物資需求（採購）計劃。
2、參加物資領導小組會議，審議採購工作相關事宜。
三、程式
（一）物資需求計劃及發放程式
1、需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日前填寫《月度物資需求（採購）計劃》。對於確實急需不能列入《月度物資需求（採購）計劃》的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫《物資緊急需求計劃》。
2、《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求計劃》經本單位負責人稽核，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批准後，提報至需求物資的採購部門。
3、供應部根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。
（1）庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。
（2）庫存數量不足的，執行《物資採購審批程式》後發放。
（3）庫存數量充足但發放後庫存數量不符合《物資基準庫存量明細》規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放後執行《物資採購審批程式》。
（二）物資採購審批程式
供應部根據按照《物資需求及發放程式》彙總的《月度物資需求計劃》或《物資緊急需求（採購）計劃》，結合《物資基準庫存量明細》和目前物資庫存情況，確定應採購物資的品名、數量和擬採取的採購方式，填寫《物資採購審批表》，經供應部部長審查，經營副經理稽核，總經理批准後實施《物資採購實施程式》。
（三）物資採購實施程式
1、物資採購部門採購人員接到經批准的《物資採購審批表》，先核對採購內容，查閱《物資供應商登記臺帳》和其他有關資料後，根據採購物資的緩急程度，參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經批准的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。
2、對於廠商的報價資料進行整理後，採購經辦人員應深入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批准的採購方式向廠商議價。
3、採購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成後填寫《採購物資詢議價報告表》，經供應部部長稽核後，進行採購。必要時與供應商簽定《購貨合同》，按合同審批程式各級審批後再進行採購。
4、召開採購領導小組會議審議批准。
（四）採購物資驗收入庫工作程式
1、採購物資到廠後，市場營銷科提請採購物資的主管部門對採購物資進行檢驗或驗證。
2、檢驗或驗證合格後，由市場營銷科採購人員填寫各類《物資入庫驗收單》，經檢驗或驗證人員簽字後物資登記入庫。
（五）採購物資付款工作程式
1、採取預付款方式的採購物資，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，填寫《借款單》，經總會計師稽核，總經理批准後辦理預付款手續。
2、採取除預付款方式之外的方式付款的採購物資，在採購物資到廠入庫後，由採購人員憑《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》，《物資入庫驗收單》，以及購貨發票根據公司財務報銷的有關規定經總會計師稽核，總經理批准後辦理報銷付款手續。
四、規定與標準
（一）物資需求（採購）資訊傳遞規定
1、物資需求使用單位必須在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對採購物資的其它特殊要求。
2、所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
3、物資需求使用單位也要及時掌握所需物資的市場資訊情況，在《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上將所需物資的估計單價和金額情況列明。
4、物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知供應部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。
（二）物資採購規定
1、物資採購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實做好物資的採購供應工作。
2、供應部要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售後服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要採購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。
3、對於採購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資採購領導小組會議上提出，並由會議做出決定。
4、凡採購單價在3萬元以上的大型裝置、10萬元以上的成套裝置、5萬元以上的大宗物資，必須採取公開招標的採購方式，由招標小組（採購領導小組）確定相關事項。
5、若廠商報價的採購物資規格與《物資採購審批表》所列的規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應列出資料在《物資採購審批表》上，經主管稽核後，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意後方可採購。
6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資採購，採購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。
（三）採購物資驗收入庫、出規定
1、採購物資到廠後，必須經物資主管部門組織使用單位檢驗或驗證合格後方可入庫。
2、對於經檢驗或驗證不合格的採購物資，採購部門必須與供貨商進行協商，採取退貨、換貨或索賠措施。
3、各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規範和明確。
4、各需求單位在物資驗收合格後按需求單位使用情況由營銷科辦理出庫手續。
（四）採購物資付款規定
下列情況財務科應拒絕支付採購款項：
1、與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》規定的付款方式或付款金額不一致的款項。
2、物資主管部門和物資使用單位未在《物資入庫驗收單》上簽字的款項。
3、《物資入庫驗收單》中列出的採購物資的數量、品種與《採購合同》或《採購物資詢議價報告表》不符的款項。
物資所需物資需試用後方能結算付款的，物資需求單位應《月度物資需求（採購）計劃》或《緊急物資需求（採購）計劃》上註明相關事項。
（五）採購紀律規定
1、各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求（採購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（採購）計劃的行為進行嚴肅處理。
2、物資採購經辦人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司採購成本的最低化、採購質量的最優化、採購效率的最快化。
3、採購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程式和標準採購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
4、採購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資採購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。
5、採購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延採購及相關工作。
6、為掌握瞬息萬變的市場經濟商品資訊，如價格行情等，採購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。
（6）售後服務
對於採購物資，供應部在簽定購買合同時，要明確服務約定。
1）採購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由物資供應部門負責聯絡。
2）對於在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由物資供應部門在規定時間內協調解決。
採購制度嚴格按照公司的質量體系要求。採購過程簡化，程式可循，做到有據可查，防範風險，降低成本。
一，採購計劃
負責公司採購計劃，接到採購計劃報公司總經理批准後，確保各項採購任務完成，其中包括工程採購，物質採購和工具採購等。
1，採購申請單下達：
工程專案採購申請單由專案經理簽字確認，交於公司採購部，採購部核實倉庫庫存，遞交公司總經理審查批覆後統一下達採購部。採購計劃單中應標明：工程名稱、產品名稱、數量、型號、及相關技術引數、備（推）選廠家等。
2，採購計劃單變更：
非該專案專案經理下達的採購計劃概不採購。採購計劃變更（其中包括數量增減、型號更改、增減專案等）需由專案經理簽字確認，採購部接到變更通知，需要和工程合同進行校核，內容和工程合同一致報總經理批覆，不一致及時登記備案彙報總經理，以便日後追加工程款。
3，採購時效管理：
所有采購計劃根據工程具體情況，確定哪些材料先到位，哪些材料訂貨週期長，力爭做到材料不耽誤工程進度的前提下，材料及時到位，不擠佔、積壓公司採購貨款。所有下達的採購計劃在供應商供貨期沒有變更的情況下按採購計劃規定的時間完成任務，做到及時採購、及時跟蹤、及時發貨、及時反饋現場收貨情況以及材料使用情況。
4，建立工程採購檔案：
將採購相關資料由電子文件和書面文件分項管理，每一年的工程採購合同與工程清單統一管理：工程詢價單、直接採購清單裝置報價單統一管理。供應商合同根據具體工程統一管理，直接採購部分根據具體採購人直接管理。
二，採購
平時多熟悉和掌握公司所需的各類物質的名稱、型號、規格、單價、用途、產地等。瀏覽相關網站，按時按量按質完成採購供應計劃指標，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制降低採購成本。對於特殊產品採購，按合同約定要求廠方提供相關證件或檢測報告。採購活動具體實施分為詢價、比價、議價、供應商管理等四個方面：
1，詢價：
詢價可以通過多種方式，包括網路查詢，直接尋找供應商，供應商自我推銷，展會等形式。確定部分適合長期合作的合作伙伴同時，也要不斷開拓新的供應商，尋找新的產品。對於物資採購產品根據市場行情合理報價，對於所報價產品進行及時溝通，說明價格漲落的原因以及供貨週期，對於使用者指定而市場面臨淘汰的產品，因推薦新產品（若對方堅持，應說明存在的質量問題以及保修問題，儘量有文字依據），產品詢價，報價時應註明產品名稱、規格型號、單價、金額、稅金、運費、質保、售後、付款方式等情況，以及供應商廠家，聯絡人，聯絡電話等資訊。
2，比價：
對供應商所報的產品價格進行有效的核對（對具有可比性的的廠家產品進行比價）。對於單項產品做到貨比三家，以正規比價格式存於計算機或手工記錄文字資料，在比價時做出價格分析。
3，議價
在確定廠家後進行產品價格商務談判，儘量降低採購成本，爭取有利的付款方式。
4，供應商管理：
通過尋找新的貨源拓展供應商範圍，加強老供應商管理。每年對供應商一次評定（以質量、售前售後服務、生產力、交貨期、付款、價格等方面考核），對不合格供應商及時調整。對於合格的年度複審。
三，合同管理
與供應商簽訂採購合同，敦促合同的正常履行，並催討所欠、退或索賠款項。
1，合同簽訂：統一制定標準合同樣本，主要體現在產品明細、價格、質保，主要技術引數、運輸、到貨期限、質保期，付款方式，稅金等幾方面。最好儘可能留有質保金，附上採購清單。
2，合同管理按具體工程專案細分，每一個專案採購合同歸類到每個工程專案名下，直接採購的按採購人分。
3，合同交於公司財務部統一管理，採購部留備份，採購部與供應商簽訂購買合同後，第一時間提交給財務管理。
四，驗貨
採購部和倉庫一起負責物質到場驗收，所有物質到場後必須詳細檢視，清點做到送貨單，發票與實物的數量規格，單價一致，並及時入庫。
五，倉庫管理
1，入庫管理：供應商送交物料時，倉管員根據公司的採購清單仔細核對貨物的數量、規格、質量、價格，判定合格後詳細填寫入庫單儲存第二聯，第一聯交於財務，財務人員憑入庫單和客戶送貨單（必須有工程名稱、供應商公司名稱、聯絡方式）做應付貨款，缺少一樣，財務不予做應付款（倉庫每月月底前必須將入庫單遞交給財務）。如發現不合格，有權拒收，退，換不合格產品。
2，物料保管：物料的儲存保管，應根據物料的特徵和用途規劃倉庫區域，定置存放管理。物料的堆放應儘量做到過目點數，檢點方便，成行成列，整齊易取。物料如有損失，報廢等，倉管員要及時向公司彙報，審批後方可處理，未經批准一律不能擅自處理。倉庫物料也不準擅自借出，拆件零發，私自挪用，損壞等
3，物料出庫：如需從倉庫借或領用物料時，需要填寫領料單，是領用還是借用要註明清楚，由專案經理簽字，領用人簽字，方可領取物料，倉管員要及時填寫出庫單並讓專案經理簽字，及時登記賬目並儲存好出庫單，做好庫賬，做到物賬相符。物料出庫後，如未完全使用完，必須退回倉庫，退回倉庫也是用入庫單。如有突發情況需要領用物料的倉管人員可以視情況採取先發料後補單的程式，並做好記錄，領料人要在第一時間內補辦手續，交給倉庫。
4，倉庫盤點：根據工期可以進行周、月、季、年的期限做好入庫，出庫，剩餘庫存彙總工作。
六，採購部責任
1，負責與財務協調做好出入庫，發票清理和結款，合同管理工作
2，及時與技術部、工程部瞭解專案進行情況和緊急變動情況
3，物質售後服務，負責返修和調換產品明細。由具體採購負責人與廠家協商、跟蹤，保證產品在最短時間返還到施工現場。
七，採購崗位責任
1，採購應嚴格遵守採購程式，有效地進行採購
2，不斷的開闢建立新的物資供應渠道，尋找物美價廉的物質，提高供應商服務質量，減少採購費用，節省開支，降低成本，獲得充分的物資供應
3，提高工作效率，縮短採購週期，提高經濟效益
4，在任職期間，嚴格履行本崗位的職責，定期向經理彙報本部門的月、季、年的統計工作，並提出好的建議和意見。
1、工程重要裝置、主要工程材料採購均需應進行公開招標或邀請招標。
2、招投標單位入圍資格的確定：由招標經辦部門的專業人員起草，經招標部門和相關部門經理稽核後確定。確定後的入圍資格標準作為該項招投標衡量競標廠家入圍的通用標準，不符合入圍資格的廠家不能參加招投標，入圍企業需要具有進津備案手續。
3、招標部門根據招投標的入圍資格篩選參加投標的單位，投標單位一般不少於5家，填寫入圍單位、入圍資格審批表，呈報公司相關部門經理稽核簽字後報專案經理和總經理稽核。
4、金額在1萬元以下的工程可按照貨比三家、合理低價的原則，報公司招標工作小組批准後確定承包商。
5、建立合格材料、裝置供應商資料庫
5.1合格材料、裝置供應商是經各相關部門推薦並經公司招標工作小組審查合格的工程施工、監理，由工程部主持合格材料、裝置供應商相關資料的收集、整理及預審，組織對通過預審的預選單位的考察篩選，並建立合格材料、裝置供應商資料庫，所有專案招標都須從合格材料、裝置供應商資料庫中選擇投標單位。
5.2合格材料、裝置供應商預審應符合以下要求：
5.3證照齊全、守法經營、管理規範；
5.4技術力量和資金實力雄厚，在本行業中有一定的知名度；
5.5重合同、守信用，信譽良好；
5.6近三年無重大質量、安全事故；
5.7近三年與AAAA無訴訟。
5.8隨時更新資料庫。
6、自主施工招投標的專案，應在建立合格材料、裝置供應商資料庫進行選擇，如果特殊材料、裝置供應商未辦理進津備案，必須要求及時辦理進津備案手續，方可進入材料、裝置供應商資料庫。
7、所有采購的.材料、裝置的規格、型號、技術引數必須滿足施工圖紙及相關規範標準。
8、大型材料、裝置必須進行實地考察。
9、公司設立材料、裝置招標工作小組，招標工作小組是公司招標工作的決策機構，小組成員：
組長：總經理
執行組長：專案經理
組員：專案總工程師、各專業主管工程師、合同預算主管負責人
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