食品原料採購是指餐飲企業根據生產經營的需要以最低價格實施訂貨，併購買到所需的食品原料。食品原材料採購供應管理是餐飲業務管理的首要環節。採購供應管理的好壞，直接影響廚房生產、產品質量、成本消耗和經濟效益。只有原材料質量好，才能保證菜餚味道佳美。採購的數量、質量和價格合理，才能降低餐飲成本，提高經濟效益。
一、採購人員的選擇
採購人員的選擇對於餐廳成本控制來說是非常重要的。有的餐廳有良好的裝置、一流的服務人員和手藝精湛的廚師，但其經濟效益不理想，究其主要原因，很可能就是由於原材料採購的質次價高，甚至採購員收取回扣而導致原材料成本上升所造成的。可見，採購員的選擇對成本控制有著舉足輕重的影響。經過對餐飲企業的`調查和分析，一個好的採購員可為企業節約5%的餐飲成本。
一個合適的採購員應具備以下的素質：
(1)要了解餐飲經營與生產一個良好的採購員，要熟悉餐廳的選單，熟悉廚房加工、切配、烹調的各個環節，要懂得各種原料的損耗情況、加工的難易程度及烹調的特點，以保證買到適需的食品原料。
(2)熟悉原料的採購渠道所謂渠道，即特定的交易關係線，通常是指兩個企業之間固定的交易關係。採購人員應該知道什麼原料在什麼地方買，哪兒的貨質量好，哪兒的貨便宜，這樣才能買到質優價低的原料。
(3)瞭解進價與銷價的核算關係採購人員應瞭解選單上每一菜品的名稱、售價和分量，知道餐廳近期的毛利率和理想的毛利率。這樣，在採購時就能決定某種食品原料在價格上是否可以接受。
(4)熟悉財務制度要了解有關現金、支票、發票等使用的要求和規定，以及對應付款的處理要求等。
(5)誠實可靠，不收取回扣要具有國家、集體利益高於一切的覺悟，不得損公肥私。
二、採購質量管理
(一)採購質量標準餐廳要生產質量穩定的菜品，必須使用質量穩定的原料，這就對採購提出了質量標準。採購質量標準又稱標準採購規格，是指根據餐飲企業的特殊要求，對所要採購的各種食品原料作出詳細而具體的標準規格的規定，如原料的部位、產地、等級、外觀、色澤度、新鮮度等。
目前，我國對食品原料的質量標準還沒有完全規範，一般餐飲企業只是對那些成本較高的各類原料，按自定的質量標準來指導採購。
(二)質量標準的形式
質量標準的形式以採購明細單或標準採購規格的表格形式出現。在標準採購規格中具體包括的內容有：食品原料的名稱、食品原料的質量或性質的說明(包括產地、等級、部位、形狀、規格、氣味、產率、色澤與外觀等)、發貨時間的要求等。
(三)制定標準採購規格的作用
標準採購規格制定後，應分送給採購員、供應商、驗收員和餐飲經理辦公室，其具體作用如下：
1)使用標準採購規格可以把好採購關，避免因採購的原料質量不穩定而引起產品質量的不穩定。
2)把標準分發給供貨單位，可以避免採購員與供應商之間對原料質量產生分歧和矛盾。
3)可以避免每次對供應單位提出各種原料的質量要求，減少了工作量。
4)將質量標準分發給若干個供貨單位，可以通過招標的形式選擇最低的報價單位。
5)有利於驗收質量標準的控制。
6)可以防止原料採購部門與原料使用部門之間可能產生的矛盾。
三、採購數量管理
食品原料採購的質量標準在一段時間內可以相對穩定，而採購數量則要隨餐廳銷售量和庫存量的變化而不斷進行調整。如果採購數量控制不當，就可能出現一方面採購數量過多，佔用過多的資金，有了更多的利息佔用，而且增加了庫存費用，並有可能造成原料腐爛、變質、損壞，使成本增加；另一方面採購數量過少，會導致供應、庫存中斷而影響正常銷售。
(一)影響採購數量的因素
1)餐廳餐飲產品銷售數量的變化現有的庫房面積。
2)採購點與餐廳之間的距離。
3)企業目前的財務狀況。餐飲企業經營較好時，可適當增大采購量；資金短缺時，則應精打細算，減少採購量，以利於資金的週轉。
4)原料本身的特點。易儲存的原料可以多購一些，不易儲存的原料應勤進快銷。
5)原料市場價格的變化。
6)市場供求狀況的穩定程度影響採購數量。當某種原料的供應不穩定時，可以多采購一些，以彌補因原料短缺而造成的損失。
(二)採購數量管理
對採購管理來說，食品原料可分為易壞性原料和非易壞性原料，對這兩類原料的採購應區別對待。
1.易壞性原料的採購數量
易壞性原料一般為鮮活貨，這些原料要求購進後立即使用，用完後再購進新的原料。因此，這類原料的採購頻率較高，一般使用的採購方法如下：
(1)日常採購法每次採購的數量可用下列公式表示：應採購數量=需使用數量一現有數量需使用數量是指在進貨間隔期內對某種原料的需要量。現有數量是指某種原料的庫存數量，它包括已經發往廚房而未被使用的原料數量，這個數量可以通過實地盤存加以確定。應採購量是指需使用量與現有量之差，這個數量還要根據特殊宴會、節日和其他特殊情況加以調整。
餐廳可自行設計一個原料採購單，將所有易變質的鮮活類食品原料分類列在表上，這樣既可以節省工作量，還有助於控制採購數量和採購價格。
(2)長期訂貨法餐廳中有一些原料，其本身價值不太高，但其消耗量大，所需數量也較穩定，這類原料如果用上述方法採購就顯得費時費力，因此可採用長期訂貨法。
利用長期訂貨法，餐飲企業採購部門可與一家供貨單位訂下合同，規定以固定價格每天向其供應規定數量的原料。例如：餐廳與食品公司商定每天送3箱雞蛋，只規定需求量或結存量，有特殊變化時再增加或減少採購量。麵包、奶製品、常用蔬菜、水果以及價值低、耗量大、佔用空間多的一些物品，如啤酒等，也屬於這一類原料。
一、採購管理制度目的：
為加強集團系統內部採購管理，規範採購申報程式，統一驗收標準，嚴格控制成本，合理調配、利用物質資源、嚴明採購紀律，特制訂本制度，下面是某__地產集團有限公司採購管理制度範本。
二、採購管理制度原則：
格遵守“誰使用、誰保管、誰申購”的原則;
2、嚴格遵守集團採購配送中心統一詢價定標的原則;
3、嚴格遵守“三個三”原則。
(一)選購三原則：
(種物品採購各部分別找三家
(2)一種物品分別報三家
(3)一種物品最後定一～三家
(二)定購三原則：
(類物品質量最優
(2)同類物品價格最低
(3)同類物品的供應商服務最好
(三)驗收三原則管理制度：
(集團採購管理制度配送中心、使用部門、資產管理部門等部門共同參與驗收
(2)經參與驗收的各方代表簽字方能視為有效
(3)發現假冒偽劣產品，一票否決，堅決退換
三、採購管理制度範本立項程式及申購流程：
定資產(含車輛)：
申購部門/單位填寫“固定資產購置審批表”→主管領導審批→集團資產管理部門意見→集團公司領導批示→集團採購配送中心詢價定標、並下發採購通知→申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續。
2、低值易耗品：
申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→中心/部門負責人審批→主管領導審批→集團採購配送中心詢價定標、並下發採購通知→申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續。
3、辦公文具、耗材類：
(公文具類申購流程：集團採購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應商：
①計劃內：申購部門/單位每月初填寫“恆大集團月份文具用品/申購表”(辦公文具限額/人·月)→部門負責人稽核→由總裁辦彙總稽核後實施採購、辦理相關結算手續;
②計劃外：申購部門/單位填寫呈批報告→集團主管領導稽核→集團採購配送中心詢價定標、並下發採購通知→申購部門/單位辦理結算等相關手續。
(2)耗材類申購流程：
①計劃內：申購部門/單位每月初填寫“恆大集團耗材申購表”部門負責人稽核→資訊中心彙總稽核→集團總裁審批→集團採購配送中心詢價、定標，並下發採購通知→由申購部門/單位辦理結算手續。
②計劃外：申購部門/單位填寫“低值易耗品購置審批表”→部門負責人稽核→主管領導審批→集團採購配送中心詢價、定標，並下發採購通知→由申購部門/單位辦理合同及結算等相關手續。
4、綠化、飲用水、印刷製品、廣告製品、辦公傢俱與電腦等裝置、樣板房傢俬與飾品、車輛保險等共享物資：
①集團採購配送中心按“三個三”原則，確定年度供應商;
②申購部門/單位填寫呈批報告/請示→部門負責人稽核→總裁辦彙總稽核→集團領導審批(按照許可權)→由申購部門/單位實施採購、辦理結算等相關手續。
5、上述申購流程中採購通知均須提供一份給價格監督部。該部有權對價格進行抽查，對不合理價格提出終止申購或交綜合檢查部進行查處。
第一章總則
第一條為規範採購管理工作，保證物資採購質量，降低採購成本和費用，增加物資採購的透明度，依據《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國合同法》，結合公司實際情況制定本辦法。
第二章適用範圍
第二條本制度適用於具備招標條件的、公司實際需要的工程專案、生產物資、辦公用品、技術服務等採購。
1、同類型或單品種物資年用量採購值超過20萬元的採取一年招標一次。
2、工程專案、物資採購總額在15萬元以上的實行招標。
3、工程專案、物資採購總額在15萬元以下5(8)萬元以上的實行競爭性談判採購。
4、5(8)萬元以下的零星物資採購採用審批制度直接採購不進行招標。
第三章招標採購原則
第三條遵循公開、公平、公正原則。
第四條競爭原則。參加投標供應商必須有三家及三家以上有實力、信譽和服務良好的供應商。
第五條遵循同質低價、同價質優的選擇標準。
第六條遵循及時、適用、合理、節約原則。由各物資需求科室，提供物資採購計劃，提供擬採購物資的具體明細和質量技術要求、供貨時間等。
第四章組織實施
第七條物資採購招標工作委託招標代理公司進行，並由辦公室和監察科聯合組織實施。
第八條在實施招標前，由辦公室根據各科室提供計劃、要求，擬草有關招標檔案，其計劃、方案上報公司領導，經批准後組織實施。
第九條監察科和物資需求科室負責採集供應商資訊資源，其他科室也可提供供應商資訊資源，以形成競價機制，確保招標工作的實施。
第十條供應商資訊資源必須認真篩選，擬選參與競標的供應商，必須具備一定生產規模，質保體系完善，招標人認同的廠家。對多次參加投標，報價持續偏高的廠家，逐步由新的符合條件的供應商取代參與投標競價。
第十一條委託招標公司進行具體招標事項，公司領導及相關科室負責人蔘與招標、評標工作。
第五章招標採購形式
第十一條物資招標採購可根據所需物資的品種、數量、使用時間、資金保證等情況，採取公開招標，邀請招標等形式。
第十二條不具備上述兩種形式招標的，需報請公司董事長或總經理批准，可實施競爭性談判採購。
第十三條競爭性談判採購，必須實行多方詢價，填寫詢價對比過程、結果及擬訂供應商，以書面材料形式，報公司財務負責人、總經理、董事長審批後方可進行採購。
第六章招標採購的工作程式
第十四條招標準備工作
1、各科室根據本科室及生產單位物資使用需求，認真制定下階段物資採購計劃。
2、各科室所報物資採購計劃，經分管領導稽核，並報公司財務負責人、總經理、董事長審批後，報送辦公室，由辦公室制定招標計劃。
3、辦公室聯合監察科制定招標實施計劃，明確招標採購的具體形式，並由公司總經理、董事長審批後方可執行。
4、各科室所報物資採購計劃中，採購物資的名稱、規格型號、數量、技術要求、用途等引數應詳細準確，不得弄虛作假，否則造成庫存積壓或因漏報、未報而影響生產造成損失的，追究該科室責任。
第十四條：招標實施工作
1、採用公開招標、邀請招標形式採購。
1）由招標代理公司釋出招標公告，對有意前來投標報名的供應商進行資格預審，擬定投標人。
2）對擬邀請參加投標的單位進行資格預審，按物資採購程式對其進行前期調研、評價，評價合格的供應商才具有投標資格，以書面形式（郵寄或傳真）邀請其投標。
3）向接受邀請的單位發放標書（或招標說明）並負責答疑。
4）接受並篩選投標檔案，並按招標檔案約定方式開標。
5）按擬定的評標辦法，篩選合格的投標書。
6）按評標辦法中的定標方式定標，或與經評標合格的投標單位協商、談判、確定中標供貨單位。
2、採用競爭性談判採購形式採購
1）對供應商按物資採購程式進行前期調研評價，進行資格預審，確定合格供應商，以邀請函的形式邀請合格供應商參加洽談。
2）按擬定的評標標準結合所需物資質量供貨期、付款等要求，從最低的報價依次進行評估、分析，按照統一標準，擇優進行答疑，通過供需雙方進一步磋商，最終確定中標供貨單位。
第十五條：合同前評審
1、為避免評標過程中對投標方瞭解不夠細緻和簽約時對合同條款研究不夠透徹等造成的風險，由物資採購科室會同財務部門進行簽約前的合同評審。
2、根據評審結果並報董事長批准後，方可向中標單位發出中標通知書，同時應將中標結果通知所有未中標的投標方（根據招標檔案或招標說明中約定的方式通知）。
第十六條：合同的簽約。合同評審通過後，須嚴格執行合同審批程式，最後由企業法人代表授權的委託代理人依據《中華人民共和國合同法》與中標單位簽訂物資購銷合同，必要時可申請公證。
第七章資料、樣品存檔及驗收
第十七條：對物資招標採購過程中的有關檔案、記錄資料由辦公室或監察科建檔案儲存。同時，對中標單位投標時提供的樣品要做好妥善保管，以便為今後解決一些可能發生的問題提供依據。同時，供貨驗收過程中要檢查所供產品與樣品的符合性，要週期性進行抽查。
第八章監察與處罰
第十八條為保證招標採購取得預期目標，監察科應在招標前及招標過程中加強監督，可以考慮邀請紀檢和公證處參加招標，避免造成損失的事後監督。對於招標採購過程中人為設定障礙的相關科室及人員，應責令其改正或上報董事會建議調離其工作崗位，造成重大經濟損失的將依法處理。
第十九條：各科室採購物資必須認真執行本辦法，不得走過場或作虛假記錄，搞明招暗定，違者從重處罰。
第九章附則
第二十條：本辦法自頒佈之日起實行。
一、請購及其規定
1.請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2.請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門;請購物品所屬專案;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數量;
請購的物品規格;請購物品的樣品、圖紙或技術資料等;請購的物品的要求時間;
請購如有特殊需要請備註;請購單填寫人;請購部門主管;請購單稽核人;採購副總稽核;
財務稽核人;公司總經理。
3.請購單及其提報規定
⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導稽核批准後報採購部門;
⑵固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶其他材料裝置及工程專案申購按照附表二(物資採購申請表)的格式填寫提報;
⑷日常零星採購按照公司印製的按照附表三(物資採購審批單)的格式填寫提報;
⑸請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份;
⑹涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文件也需一併提交;
⑺遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4.公司物資請購單的提報部門
⑴公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他專案由生產部門提報;
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公專案由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二.請購單的接收及分發規定
1.請購的接收要點
⑴採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批;
⑵接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則;
⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2.請購單的分發規定
⑴對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵對於緊急請購專案應優先處理;
⑶無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷重要的專案採購前應徵求公司相關領導的建議。
3.採購週期的規定
⑴單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購專案或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天;
⑵單次採購金額預算在1萬元以上的專案比價採購，採購週期不應超過15天;
⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任務
時應向領導說明原因;
⑷遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三.詢價及其規定
1.詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2.屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購;
3.對於緊急請購專案應優先處理;
4.所有采購專案上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價;
5.對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品;
6.詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四.比價、議價
1.對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2.對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3.收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4.重要專案應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等;
5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五.比價、議價結果彙總
1.比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總;
2.比價、議價結果彙總應按照附表六(比價/招標彙總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一稽核;
3.如比價、議價結果未通過公司領導稽核應進行修改或重新處理。
第一條為進一步規範物品採購行為，加強物品管理，節約經費開支，充分發揮物品的使用效能，更好地為機關各項工作服務，特制定本制度。
第二條本制度適用於辦公裝置、日常用品、接待物品、下鄉扶貧等所需的各類採購。凡屬政府採購範疇，嚴格按照《中華人民共和國政府採購法》和赤壁市政府採購管理辦法執行。
第三條物資採購要嚴格執行預算計劃和審批程式，按照先預算計劃，並通過審批後購買的原則，未預算計劃或未通過審批的不得采購。
第四條未列入政府採購目錄和列入政府採購目錄中的採購流程分別如下：
（一）未列入政府採購目錄範疇的。由各股室填寫《赤壁市人力資源和社會保障局辦公用品採購審批單》，經股室負責人確認、分管領導批准後交由辦公室統一採購，對採購物品有特殊要求的，可由申請股室自行採購，使用人負責驗收入庫。
（二）列入政府採購目錄中的採購。
1、由物品使用股室根據部門預算編制的時間要求，在部門預算編制之前，將使用計劃報財務股，財務股據此編制政府採購預算，並將政府採購預算反饋至辦公室，由辦公室前往財政局政府採購管理部門辦理政府採購各項審批手續。
2、物品使用股室會同辦公室、分管領導在政府採購指定供應商中選擇合適的商家。
3、物品使用時，由相關股室填寫《赤壁市人力資源和社會保障局辦公用品採購審批單》或者提出方案，經分管領導審批後，由辦公室在確定好的商家採購，對採購物品有特殊要求的，可由申請股室自行採購，使用人負責驗收入庫。
第五條物資採購應使用公務卡結算，大額採購可通過轉賬辦理資金結算。凡未經審批自行採購物品，申請人不能提供分管領導審批《赤壁市人力資源和社會保障局辦公用品採購審批單》或者採購方案的，財務股一律不得報銷。
第六條辦公室統一採購的物品，由辦公室派專人分別對物品入庫和領用進行登記，採購的各種物資只能用於辦公室工作和服務，不得私自使用或送、借他人使用。
第七條辦公室物品實行統一登記、分類保管、責任到人的管理辦法，所有固定資產由財務股建檔立帳，逐一清點編號造冊。
第八條人員調動或離退休後，應自覺交清個人經管使用的公用物品，不得私自佔用或故意損毀。
第九條因個人原目，造成領、借用物品丟失、損壞的，由領用人照價賠償。因保管人員管理不善，致使物品損毀、被盜、遺失的，由保管人員照價賠償。
一、總則
採購員薪酬組成薪酬=基本工資+獎金處罰
1、增加新品種數量=獎金
2、獎金是根據業績完成達到指定要求後對採購人員的獎勵，獎金分兩部分。
3、獎金按月度核算，次月發放，計算方法為：獎金=績效考核分數。該部分獎金提取要求：績效考核分達到70分以上。
4、滯留處罰：品種滯留時間90天給予百分之一處罰，品種滯留時間90―120天給予百分之一點五處罰，全國總代品種和二級協議品種可減免其滯留處罰，代銷的廠家協議品種可免予滯留處罰。
二、崗位職責：
1、認真執行總公司採購管理規定和實施細則，嚴格按採購計劃採購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和採購成本。對購進物品做到票證齊全、票物相符，報帳及時。
2、熟悉和掌握市場行情，按“質優、價廉”的原則貨比三家，擇優採購。注重收集市場資訊，及時向部門領導反饋市場價格和有關資訊。合理安排採購順序，對緊缺物資和需要長途採購的原料應提前安排採購計劃及時購進。
3、嚴把採購質量關，物資選擇樣品供使用部門稽核定樣，購進貨物均須附有質保書和售後服務合同（三證）。積極協助有關部門妥善解決使用過程中會出現的問題。
4、加強與驗收、保管人員的協作，有責任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。
5、完成領導交辦的其它各項工作。
三、具體工作
1、工作時間為早8：30～晚17：30午休時間12：00～13：30休息時間要保持安靜，不要打攪影響他人的正常生活。
2、工作時間每天上午9點保證開始線上工作，工作時間內只能用1個QQ（即工作QQ）上網談工作業務，不準在網上閒聊，不準看電影玩遊戲等，（每天下午17：30點為限，前提得完成手裡面有工作）如有違反打掃辦公室一天，總監滿意為止。
3、未經批准不得留在辦公室內非本公司人員，如有為違犯罰清潔衛生間一天，並承擔一切後果。如有親屬來訪需提前向公司申請。
4、如無外出午休後13：30點必須回公司，否則發生意外事件，公司不承擔任何義務和責任，所發生的一切後果自負。
5、採購部如需外出，要向總監申請統籌安排。但要視具體業務輕重由總監決定，出門時填寫出門條，總監簽字。總監外出填寫出門條運營總監簽字。沒有簽字視為曠工。
6、員工辭職需要提前一個月做出書面請辭並說明原因，要保證不做任何損壞和傷害公司利益的行為，如有違反可視自動放棄本月工資和獎勵，且公司不承擔任何費用。
7、所有辦公，採購開支實行憑票報銷的原則。
8、原則上不準打的，公交車費憑票據實報實銷。除了有緊急事情，經過請示外，可公司派車。
9、辦公零星費用，憑票據記帳。票據應註明經手人姓名，應先行請示，經總監同意後支出。
10、保持個人生活自理衛生，要求每日保持座位整潔，每月清潔一次桌椅。
11、保持衛生間衛生，個人便後，要衝馬桶。
12、愛護好公司財務，如因個人為（如用辦公用品敲打物品）造成損壞，要自行賠付。
13、本著工作績效性原則，現實行初次下單提成0.01%二次下單0.02%。
14、採購產品價格以出廠價為主，如價格高（高於出廠價視為過高），銷售在其他途徑得知高於市場價導致無法銷售（銷售出示證據），歸納為未完成任務。
15、如果採購產品出現失誤和重大問題，錯發漏發產品所造成的損失，公司要對責任人進行懲罰，按實際損失比例的30%在當月工資中扣除。
16、對自己負責產品執行，每月要完成一次更新，並對公司網站資訊錯誤及時反饋。
17、對自己下到工廠的單子進行跟單（下單後第3天和交貨期前3天）。
18、如採購員需要出差，首先提交出差計劃呈交至部門總監。如總監需出差，出差計劃呈交至總經理，簽字後到財務部領取出差費用。
19、出差費用在出差計劃中體現清晰，如差旅費、住宿費、餐飲費大致數字。有領導審批。
20、出差歸來，所有票據計劃內採取對賬票據。計劃外採取憑票據實報實銷。
21、每月需憑上月業績考核，如未達到考核標準，工資扣除。如超額完成標準，獎金。
22、在追加訂單時，如達到廠家要求的數量，必須再次壓價，這次追加訂單壓縮的價格80%給予採購部作為獎金（每種產品每降價一次只給予第一次獎勵之後不再有獎勵）。
一、總則
為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
採購部應該根據公司的採購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定採購時間、採購批量、採購批次和報價，確保物資材料的.及時供應，保證公司經營能夠連續進行及採購的最佳經濟效益。
二、目的作用
1、作為採購部開展工作的規範依據。
2、作為公司領導考核採購部工作業績的衡量依據。
3、作為採購部人員工作中相互監督與協作配合的依據
三、採購部人員職責及管理制度
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
2、建立完善的採購管理制度，對供應商進行合格供方評定工作；
3、編寫統一格式的採購計劃，內容包含數量、質量、價格等採購要求；
4、與供應商的比價、議價、談判工作；
5、經與供應商談判後，簽訂採購合同，合同歸檔，來料及協助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜；
6、負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成採購料件，及時處理各種異常情況，確保採購計劃能如期、如質、如量的完成；
7、負責新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作；
8、每年度對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商；
10、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低採購成本。
11、執行公司質量方針，質量目標的落實；
12、負責與供應商以及其他部門的協調工作；
13、積極參與緊急的、臨時的採購工作；
四、標準採購作業程式
一.請購單的開立、遞送
1、請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，並註明物資、商品的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管稽核後依請購核決許可權呈核並編號。
2、需用日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。
3、緊急請購時，由請購部門於“請購單““說明欄“註明原因，並註明“緊急採購“章，以急件遞送。
二.請購案件的撤銷
1、請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知採購部門停止採購，同時於“請購單採購“或“請購單採購“第一、二聯加蓋紅色“撤銷“的戳記及註明撤銷原因。
2、採購部門辦妥撤銷後，依下列規定辦理：
1採購部門於原請購單加蓋“撤銷“章後，送回原請購部門。
2原“請購單“已送公司辦公室待辦收料時，採購部門應通知撤銷，並由公司辦公室據以將原請購單退回原請購部門。
3。原請購單未能撤銷時，採購部門應通知原請購部門。
三.採購工作的劃分
1、日常採購：由使用部門或公司辦公室負責辦理。
2、銷售商品的採購：由採購部負責辦理。
3、採購部長對於重要材料的採購，直接與供應商或代理商議價。必要時由總經理指派專人或指定部門協助採購部辦理採購作業。
四.採購作業方式
除一般採購作業方式外，採購部門可依材料使用及採購特性，選擇下列一種最有利的方式進行採購：
1、集中計劃採購：凡大批量採購的商品，須以集中計劃辦理採購較為有利者，採購部門定期集中辦理採購。
2、長期報價採購：凡經常性採購的商品，且銷量較大的商品，採購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈准後按照公司需求分批採購。
五.採購作業處理期限
採購部門應依採購地區及市場供需，分類制定商品採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
六.詢價、比價、議價
1、採購經辦人員接獲“請購單採購“後應依請購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，除經核准得以電話詢價之外，另需精選兩家以上的供應商辦理比價或經分析後議價。
2、若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於“請購單“上予以註明，經使用部門或請購部門簽註意見後呈核。
3、對於廠商的報價資料經整理後，經辦人員應深入分析後，以電話等聯絡方式向廠商議價。
4、採購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。
七.呈核及核決
1、採購經辦人員詢價完成後，於“請購單“詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商““交貨期限“與“報價有效期限“經主管稽核，並依請購核決許可權呈核。
2、採購核決許可權：採購部長以上管理人員。
八.進度控制及事務聯絡
1、採購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“採購進度控制表“控制採購作業進度。
2、採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制“進度異常反應單“並註明“異常原因“及“預定完成日期“，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、採購部門於採購案件“運輸日期“有延誤時，應主動與供應廠商聯絡催交，並開立“進度異常反應單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。
九.廉潔條款
1、採購經辦人員不得接受供應商以任何形式或名義支付的回扣、禮金、報酬及返利等現金或有價票據。
2、採購經辦人員不得接受供應商提供的其他利益開支。
3、採購經辦人員人員不得主動索取自用的供應商的產品或其他實物禮品。
4、採購經辦人員或採購經辦人員直系親屬等不得以正式職員、兼職職員、顧問、專家等任何名義參與供應商的經營。
5、杜絕其他商業賄賂行為。採購經辦人員如有違反，除賠償公司因此所造成的一切損失外，視情節輕重給予處罰，直至除名。
為使酒店的採購工作走上制度化、規範化，合理控制成本，強調責任指標到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。
一、酒店採購的基本要求：
1、所有授權範圍的物品採購時，均需比較至少三家供貨商的價格及品質，月結類物品每月每一類至少要有三家供貨商提供的報價單；
2、採購人員對自己採購的物品價格及品質負責；
3、駐店採購員需每月一次針對較多使用的物品通過電話、傳真、網路、外出調查等方式獲取（包括非授權物品）價格資訊，並整理成價格資訊庫，以書面報告形式上報酒店總辦及酒店財務部；
4、所有供貨商名片、報價單、合同等資料及樣板必須登記歸檔並妥善管理，如有人員變動時按酒店管理公司移交手續進行移交資料；
5、駐店採購禁止採購任何未經正常有效審批人審批後申購單上的物品，保證手工經審批後的採購單與電腦下單一致，否則財務部將不予報銷處理；
6、禁止使用部門自行採購物品或私自與供貨商洽談採購事宜；
7、駐店採購負責跟進各供貨商的貨款及時籤批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店財務部應及時支付，以建立酒店的良好形象。
二、物品採購監督要求：
1、所授權的物品，分為兩類：A、供貨商月結；B、直接到市場採購，授權生效時酒店必須成立《供貨商評定小組》（由酒店總辦、酒店採購、使用部門、酒店財務部組成），每月對各類物品進行分析（包括但不限於物品的用量、價格、品質等），將物品進行分類（制定供貨商月結還是進行直接市場採購，最終要形成檔案，由評定小組匯籤確認，酒店財務部存檔備查，並抄送一份酒店管理公司），部分物品可以先定直接市場採購，待條件成熟時轉為供貨商月結；
2、月結的供貨商選定，採購對已經確定供貨商月結的物品，應邀請至少三家供應商報價，由供貨商評定小組進行價格及品質的比較和討論，對各類月結物品選定供貨商，各部門可分頭組織進行市場調查，根據市場調查的價格，定期與供貨商確認固定期間的供應價格，在此確認期間（時限長短根據當地市場情況，由評定小組決定），供貨商將按此固定價格提供酒店所需材料（形成會議紀要，評定小組部門負責人進行匯籤抄送酒店管理公司）；
3、酒店財務部制定倉存物品的採購線（即最高庫存量及最低庫存量，補倉不能超過最高庫存量，儲存不能低於最低庫存量），由倉庫人員編制，酒店財務成本會計根據以往該物品的使用量及經營情況進行合理分析，審定出各物品的採購線，財務負責人簽名確認後，呈酒店總經理審批實施，審批後的檔案由倉庫及成本會計存檔備查，並按實際情況定期進行更新，財務部對每次部門申購數量進行認真稽核監督，避免因物品積壓造成浪費；
4、酒店財務部對物品價格進行認真監督，必須每月組織人員對酒店各類物品進行不同市場的價格調查，每月一次通過電話、傳真、網路、外出調查等方式獲取酒店各類物品（包括非授權物品）的價格資訊，並整理成價格資訊庫，以書面報告形式上報酒店總辦，並抄送集團管理公司總辦及集團財務部；
5、對正常物品的申購，酒店駐店採購接到單後必須1個工作日後回覆意見，酒店財務部接到單後必須1個工作日後回覆意見後報送到總辦審批，對特殊物品或者對價格及品質有其他意見的，也必須在1個工作日後反饋意見給申請部門。
三、各類物品採購流程（該流程是針對授權範圍內的物品，授權範圍外的按以前流程操作）：
1、倉庫補倉物品的採購流程：
該類物品主要指副食品類，如因酒店倉庫硬體原因，該類物品的部分不能在倉庫保管，而在使用部門的二級倉庫進行保管的，倉庫直接把二級倉庫收編管理，該類物品的補倉由倉庫負責填單。
對倉庫的每種存倉物品，應按本檔案中的第二大點第3小點規定的流程設定合理的採購線。
A、上述物品的倉存量接近或者低於採購線時，應需要及時進行補充貨倉裡的存貨；
B、倉庫主管要填寫一份“物品申購單”（見附件，對申購單中的每項內容必須如實填寫，如沒有發生的則填“沒有發生”）；
C、駐店採購按照申購單要求，在至少三家供貨商中進行比較，選定相應供貨商，把三間供貨商資料附在申購單後面（包括但不限於報價資料），由駐店採購在申購單上簽名確認，提出採購意見及註明可以到貨日期；
D、酒店財務部成本會計簽名加意見（如對價格及其他有問題的，必須立即跟採購人員溝通，並立即給出建議方案），到酒店財務第一負責人簽名確認；
E、酒店總經理進行審批後轉由酒店採購進行實施購買。
2、鮮活食品凍品的採購流程（主要指蔬果類、肉食類）：該類物品主要指蔬果類及肉食類，包括蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮、水果等物料的採購申請。
A、由各酒吧、各部門總廚或者主管（要有餐飲總監簽名確認），根據當天經營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交駐店採購（按照以前單據格式）；
B、酒店採購當天下午以電話下單（針對供貨商月結）或者次日直接到市場採購。
C、酒店財務部成本會計與使用部門定期進行溝通，對上一日該類物品採購的數量進行檢查（包括已使用及未使用的數量），如發現有較多剩餘的，必須提供處理方案及日後申購數量的建議，並報總辦批示。
四、物品驗收入倉及財務付款處理流程：
1、物品的申購單用紙質先走完申購審批流程；
2、紙質申購單流程審批完畢後，補倉部分及直拔部分申購單由倉庫人員負責系統錄入申購單，其他部門申購部分由總辦文員負責系統錄入申購單，再由駐店採購文員從系統制定採購訂單進行下單供貨商或者自行市場採購（根據申購單批示要求內容操作）；
3、物品採購回來後，倉庫必須根據紙質申購單與系統生成的收料單相核對無差異後，再根據系統生成的收料單與使用部門進行貨品驗收，倉庫再根據收貨驗收情況從系統列印入倉單；
4、入倉單（附有連同收料清單及發票）的審批流程：倉庫制單人簽名——採購人員簽名——財務部成本會計複核簽名確認是否符合要求（包括但不限於申購物品數量、價格等）——酒店財務部負責人簽名——酒店總經理簽名審批——財務部根據與供貨商協議進行付款；
5、屬於直接到市場購買的，先由駐店採購借支採購備用金（具體金額根據酒店的規模及業務量，報酒店管理公司審批），先由相關申請部門人員提出紙質採購申請，並須走紙質採購審批流程後，（營運物品可走酒店審批流程，除此以外的物品直購須走集團採購審批流程）再由總辦文員錄入申購單（暫不用做採購訂單及倉庫的收料單），倉庫收貨時根據收貨的數量及單價開手寫收貨單，再做採購訂單，其他操作按上述流程，以採購人員名義進行報銷處理；
一、制定目的及範圍
為進一步加強公司制度管理，健全企業採購制度，提高採購效率，明確崗位職責，降低採購成本，減少不必要的開支，保證採購工作的正常化、規範化，特制定本制度。
本制度涉及的採購類別包括：專案採購（材料採購、工程採購）、年度採購、零星採購、應急採購。
本制度涉及的採購物品包括：單價萬元以下的工程裝置、工程原料、實驗器材、實驗藥劑、化學藥劑、勞保用品、辦公用品以及應急事件、突發事件中需要採購的物品。
本制度中有權申購的部門包括：工程部、研發部、諮詢部、市場部、辦公室、財務部。
二、採購原則
1、採購公司經營中一項重要的工作，各級管理人員和採購經辦人必須高度重視。
2、採購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，並綜合考慮質量、價格因素，擇優選取。
3、各類物資均應向正規商家採購，原則上要求所有采購物資均應開具發票。
4、物資採購由需求部門負責採購、詢價及後期談判。
5、各部門應有專人負責採購事務，申購人與採購人不得為同一人。
三、採購流程
1一般採購流程1.1採購申請
1.1.1採購之前，申購人應向倉庫詢問所需物資是否有庫存，以免重複採購。
1.1.2採購之前，申購人依據所需物資的品名、規格、數量、需求日期及注意事項填寫“申購單”。其中工程專案採購應提交工程預算，按採購原則進行採購。
1.1.3緊急採購時，由申購人在“申購單”上勾選“緊急”選項，以便各部門加快流轉，及時處理。
1.1.4若撤銷採購，應立即通知採購人，以免造成浪費。 1.2申購：工程專案採購提交工程預算並經公司負責人批准後由申購人填寫“採購物資流轉單”，其他採購經本部門負責人批准後，由申購人填寫“採購物資流轉單”。 1.3詢價
1.3.1各部門負責採購的人員分別詢價，提供三家以上供應商及價格，財務部提供歷史價格加以比對。
1.3.2採購人詢價時應注意審查供應商的主體資格（經營狀態、是否按時年檢、有無失信記錄、是否涉及重大訴訟等），要求供應商提供聯絡方式以便相關負責人核價。確定供應商後，應要求供應商提供證明主體資格的材料（企業提供營業執照副本影印件、個人提供身份證影印件）。同時，採購人應在“採購物資流轉單”上註明所採購物資的商品名稱、規格、型號等基本資訊。
1.4核價：採購人或相關負責人蔘考歷史價格對擬採購物資進行核價，填寫“採購物資流轉單”中的“核價結果、核價意見”。
1.5審批：採購人將“採購物資流轉單”經逐級審批，報公司各級負責人審批後，方能進行採購。
1.6採購實施與驗收入庫
1.6.1“採購物資流轉單”經各級負責人審批簽字且經財務部備案後，由採購人辦理借支採購金額或通知財務辦進貨款手續。
1.6.2採購人按照核准的“採購物資流轉單”向供應商訂貨，並以電話、傳真等方式確定交貨日期或到市場採購。對於需要訂立買賣合同進行採購的物資，應同時按公司合同審批程式進行流轉。
1.6.3所有采購物資到貨後，由採購人、申購人、入庫人協同，按照預定的採購質量標準及數量進行驗收，並辦理入庫手續。如因需立即使用不能及時入庫，應先由申購人、採購人驗收，在緊急情況解除後，及時辦理入庫手續。如採購物資質量、數量不符合要求，應及時儲存證據，與供應商協調退換貨事宜。採購人、入庫人驗收完畢後，應出具證明驗收合格的單據，交予財務部備案。
1.6.4所有采購物資原則上要求貨票同行，採購人應在貨到後1個月內辦理報銷手續，因超過報銷時間財務部門不受理報銷的，責任由採購人承擔。
1.6.5採購物資不論金額大小，一律由採購人簽字，財務部負責人稽核，報公司總負責人核准簽字後方可報銷。 1.6.6採購人應將供應商的送貨單及我公司開具的入庫單、物資採購流轉單、收款收據等單據交予財務部方可結款或開具支票。
2特殊採購流程
2.1集中計劃採購：凡屬日常辦公用品必須集中購買的，各部門應在每月25日前將審批通過的“採購物資流轉單”交至辦公室，由辦公室在月底統一購買。
2.2零星採購零星採購是指偶然發生的、所採購物資低於元的採購（如因公司接待、聚會需要進行的採購，場地調查、工程施工過程中因缺少配件、材料而臨時進行的採購等），具有臨時性、偶發性、金額低的特點。
2.2.1各部門人員需要進行零星採購的，應首先以電話的方式徵求本部門負責人，徵得負責人同意後，堅持“必需、質量、價格”的原則進行採購。
2.2.2採購人應選擇可靠的供應商進行採購，採購時應購買注有品名、商標、製造廠商、保質期等基本資訊的合格商品。所購物資原則上要求供應商開具發票，應供應商原因不能開具發票的，應要求開具收款收據。
2.2.3零星採購原則上由採購人先行墊資採購。採購人完成採購後，應填寫“物資採購流轉單”，按照一般採購程式完成流轉後，將“物資採購流轉單”、發票或收款收據交予財務，由財務進行報銷，財務應在所有材料提交後日內將採購人墊付金額退還採購人。 2.2.4零星採購採購人應對所採購物資的質量負責，若所採購物資發生質量問題，由採購人與供應商協商退換貨事宜。
2.2.5因場地調查、施工等工程需要而進行的零星採購，應在完成採購後納入工程預算。因其他原因發生的零星採購，需要入庫的，應在採購完成後補辦入庫手續，由倉庫管理人員開具入庫單，將入庫單交予財務部方可報銷。
2.3應急採購應急採購是指公司因應急處置需要，而臨時進行的採購。應急採購由公司應急處置小組進行。
2.3.1在接到應急處置任務後，應急處置小組負責人發現需要緊急購買材料、裝置的，應先向倉庫管理人員詢問，確定沒有所需材料、裝置後，向上一級負責人彙報，得到上一級負責人同意後方可進行採購。
2.3.2應急採購無需進行三方詢價，應以最便捷的方式進行採購，兼顧價格和質量。
2.3.3應急採購結束後，應急處置小組負責人應編制應補填“採購物資流轉單”，按照一般採購流程進行流轉。剩餘物資要補辦入庫手續，取得入庫單。若應急採購無法開具發票或收款收據的，應急處置小組負責人應作書面說明，列明應急採購物資來源、價格等資訊，報上一級負責人審批、簽字。
2.3.4應急採購原則上由應急處置小組負責人墊付。採購完成後，應在日內將“採購物資流轉單”、入庫單、發票、收款收據（說明）交予財務部稽核，財務部在所有材料提交後日內將墊付金額退還墊資人。
2.4年度採購年度採購是指因部門生產需要，需定期進行的採購。
2.4.1需進行年度採購的部門，應編制年度需求預算，逐級申報審批後，交予財務部稽核、備案。
2.4.2年度需求預算批准後，各部門採購人應從優秀供應商名錄中選取三家進行詢價，要求供應商提供蓋有公司公章的報價單。需要進行招標的，按照相關程式進行招標。
2.4.3採購人詢價後，填寫“年度採購物資流轉單”，逐級審批後，交予財務部備案。
2.4.4“年度採購物資流轉單”獲批准後，採購人應與選定的供應商訂立合同，確定價格及付款方式。合同應按公司合同審批程式流轉。財務部按合同的約定支付價款。
2.4.5年度採購進行過程中，採購人應注意市場價格的變化，若供應商供貨價格明顯高於市場價格，應及時與其協商，協商不成的，終止履行合同。
2.4.6應年度採購需要訂立的合同，應為不固定總價合同，按季度或按年度進行結算。
四、備案
1採購結束後，採購人應將採購單、採購物資流轉單、入庫單、發票或收款收據等材料影印兩份，原件交予財務部稽核、付款，一份影印件留存本部門，一份影印件連同供應商主體證明材料、聯絡方式交予公司法務保管。
2法務人員接受採購相關材料時應要求採購人填寫材料接受清單，按照採購所屬專案進行歸檔，以便日後查詢。
五、採購紀律
1採購人職責
1.1建立供應商資料與價格記錄檔案。
1.2做好市場行情的經常性調查。
1.3詢價、比價、議價及訂購作業。
1.4所購物資的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。
1.5做好平時的採購記錄及對賬工作。
2採購人行為規範
2.1採購人員應嚴格按照本制度進行採購作業，採購完成後及時進行備案並確保備案材料真實、齊全。
2.2若採購人員違反本制度進行採購作業或沒有及時備案導致採購資料丟失或損毀的'，第一次由分管負責人進行批評教育，若再發生類似事件，按嚴重程度給予採購人員降職、降薪、轉入試用期或予以辭退。
2.3採購人員不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或賄賂；若因嚴重失職或違反本制度作出不適當行為的，給予辭退。給公司造成損失的，應賠償公司損失，情節嚴重涉及違法犯罪的，提交司法機關處理。
一、總則
1.為規範公司日常採購工作，特制定本制度。
2.本制度適用於公司的日常採購活動。
二、採購原則
1.嚴格執行詢議價程式
物品採購，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2.採購會審、合同會簽制度
物品採購，必須有相關部門參與，調研彙總各方意見，經高管稽核後生效。
3.職責明確
採購人員必須參與貨物和服務的驗收，採購貨物質量、數量、交貨等問題的解決，應根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。
4.一致性原則
採購人員採購的物品或服務必須與採購計劃單所列要求規格型號、數量相一致，在市場條件不能滿足採購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋資訊供申請部門更改採購計劃單以參考。
5.廉潔制度
所有采購人員必須做到：
(1)自覺維護企業利益，努力提高採購質量，降低採購成本。
(2)加強學習，提高認識，增強法治觀念。
(3)廉潔自律，不能向供應商伸手。
(4)嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督。
(5)工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
(6)努力學習業務，廣泛掌握與採購業務相關的新貨品及市場資訊。
三、採購程式
1.供應商的選擇
(1)供應商必須證照齊全，具有相關資質。
(2)對於經常使用的商品或服務，採購部應較全面地瞭解掌握供應商的管理狀況、質量控制、運輸、售後服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、採購部門對供應商定期進行評估和審計。
(3)在選擇供應商時，必須進行詢議價程式和綜合評估。供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務物件，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。
(4)為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，應有兩家或兩家以上供應商作為後備供應商或在其間進行互動採購。
2.採購程式
(1)日常及其他零星物品的申請，由各使用部門應認真填寫採購計劃單後報採購部上級部門統一申請。對於較大數額物品的申請需要由總經理審批，最後交採購部門採購。
(2)採購詢價、綜合評估、會籤合同，由採購部門協調財務及使用部門共同完成，報總經理審批。使用部門負責採購物品的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、合同付款條款的稽核，行政部門負責合同風險條款的審查。採購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、採購檔案的建立，市場資訊的收集。同時，與供方聯絡貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及確認售後服務事宜。
(3)對於已審批完畢的採購合同，必須徹底跟蹤，保證準確的交貨期，以免影響公司運營。如遇物料出現不能按期交貨或已交貨但質量未能符合要求的，必須第一時間向上級彙報，協商最快交貨期，或商議其它解決方案。並及時通知相關人員最新的材料到貨時間。
(4)採購過程中發生變化時，需求部門應及時出具採購變更申請，由主管領導簽字確認後交採購部執行。
3.付款程式
(1)採購部根據合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請，各主管簽字，後附入庫單，交給財務部辦理付款手續。無論匯款還是支票要求影印存檔。
(2)發票：付款時必須索要發票，核對發票形式(普票或增值稅發票)內容是否和合同約定一致，確認後交給財務部核銷。
四、違約處理
1.貨物出現延期後，採購部應及時通知相關部門。
2.貨物出現質量問題後，由使用部門提出意見，報部門經理，交採購部處理。採購部接到意見後，將情況上報總經理，並按投訴做緊急處理，將情況及時報給供應商，要求供應商換貨或退貨。
3.採購部與供應商協商不成的，或造成損失的，由財務部核算損失，採購部負責追索。追索不成，由法院裁決。
五、審計監督
在採購詢價、議價、合同簽訂、合同執行和採購結算過程中，必須有相關部門參與。財務部門主要負責價格的核查及審計。採購人員要自覺接受審計及針對採購活動的監督和質詢。
六、績效與評估
1.制定採購績效評估的目的，包括以下專案：
確保採購目標之達成；提供改進績效之依據；作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓的參考；提高採購人員的士氣。
2.採購績效評估的指標
採購人員績效評估應以“5R”為核心，即適時、適質、適量、適價、適地，並用量化指標作為考核之尺度。
3.採購績效評估的方式。
採用目標管理與工作表現考核相結合之方式進行。目標管理考核佔採購人員績效評估的70%；工作表現佔績效評估的30%；兩次考核的總合即為採購人員之績效，即：績效分數=目標管理考核x70%+工作表現考核x30%
採購部根據生產部、營銷部等各部門的採購請求、庫存材料的種類、數量，考慮材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定採購時間、採購批量、採購批次和報價，確保材料的及時供應，保證生產能夠連續進行及採購的最佳經濟效益。
一、採購部規章制度
1、制定公司合理的採購政策，對生產及銷售用村料、包裝物資、五金機械裝置採購工作等實行歸口管理。根據公司年度工作計劃制定相應的採購供應計劃;
2、根據生產計劃安排和銷售計劃，按消耗定額和採購程式，編制每季、每月的採購供應計劃，並努力按該計劃執行以確保正常生產及經營秩序;
3、按公司的規定簽訂和履行採購合同，負責及時的訂貨、運輸、質檢驗收、交料、結算和儲存工作，辦好驗收交接手續，保證質量達到規定標準;
4、對大宗採購逐步推行招標制，統一採購，加大批量，貨比三家選擇價廉物美的商品物資，以降低綜合採購成本;
5、對長期主要供應商進行資信調查，實行定期登記評估並進行調整;
6、負責供應物資的倉儲管理，嚴格按規定辦理入庫，出庫、儲存、報損等手續，保證庫存物資完好無損，做到帳務卡相符，加強倉庫安全檢查保衛工作，防止貴重物資被盜;
7、負責定期或不定期的清理庫存，壓縮不合理庫存量，回收多餘剩餘材料，做好材料的易物工作，盤活存量，減少浪費、加速資金週轉;
8、負責推行計算機化的採購與物資管理，運用經濟批量採購策略和分類管理辦法，降低物資成本;
9、負責與採購、物資相關的資料、帳冊、報表的`收集、整理和歸檔工作，及時編制相關的統計報表;
10、積極主動追蹤生產資料市場的供求狀況，價格走向，提出最佳採購建議。密切關注新材料、新工藝、新技術、新裝置動態，並及時反饋到研發、技術、裝置部門，為其設計造型、改良和更新，提出參考意見;
11、完成總經理交辦的其他任務。
二、採購部管理制度
為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
1、目的作用
1)可作為採購部開展工作的規範依據。
2)可作為公司領導考核採購部工作業績的衡量依據。
2、採購部人員職責及管理制度
1)熱愛本職工作，勤於學習新技術，瞭解新產品，注意市場資訊的積累。
2)廉潔奉公，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
3)編制採購計劃。負責根據生產、總務、裝置及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的採購計劃，並組織具體的實施，保證經營過程中的物資供應。
4)負責公司生產所需材料的採購工作。負責原輔材料、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的採購供應工作。
5)負責供應商的開發、管理及維護工作。
6)堅決執行各項採購工作制度及公司各項規章制度。
7)大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
8)積極瞭解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。
9)及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。
10)加強物資採購檔案的管理，做好物資資訊情報的工作，建立起牢固可靠的`物資採購網路，並不斷開闢和優化物資採購渠道。
11)做到每週一小結，每月一總結，每年一稽核。
12)完成領導交辦的其他工作。
三、採購部工作職責
1、採購員須注重職業道德，品行端正。做到不吃回扣，不吃請，不虛開發票，不從中牟利，不卡、拿、要，公正廉明。
2、不遲到、不早退。採購員在工作中要多跑、多對比、多總結，邊學習邊實踐，不斷提高自己的採購業務水平。
3、定期彙總所進的採購資料，協助財會進行成本核算。
4、建立材料採購供應渠道，進行供應商的擇優選擇，新供應商的開發工作。
5、加強與使用材料部門的聯絡，尤其是按時、按質、按量控制好各部門所需的各種材料，確保生產及銷售能順利進行。
6、所購大宗材料必須要求供應商提供合格證明，嚴禁購進質量不合格材料，同時監控材料使用狀況，控制不合理材料的採購與浪費的情況發生。
7、在購進材料時發生質量、數量異常情況下，應立即採取緊急措施，並與有關部門進行協商處理。
8、做好供應商的選擇、評議工作，建立牢固、可靠的供應基地，並不斷挖掘供應商，以保證材料供應的不間斷性。
四、採購部經理崗位職責
1、主持採購部的全面工作。
2、領導採購部門按部門的工作職能做好工作。
3、根據營銷計劃和生產計劃制訂採購計劃，並督導實施。
4、制定本部門的物資管理相關制度，使之規範化。
5、制定物資採購原則，並督導實施。
6、做好採購的預測工作，根據資金運作情況，材料堆放程度，合理進行預先採購。
7、定期組織員工進行採購業務知識的學習，精通採購業務和技巧，培養採購人員廉潔奉公的情操。
8、帶頭遵守採購制度，杜絕不良行為的`產生。
9、控制好物資批量進購，避開由於市場不穩定所帶來的風險。
10、監控物品流通的狀況，控制不合理的物資採購和消費。
11、進行採購收據的規範指導和審批工作，協助財會進行稽核及成本的控制。
12、完成上級交辦的其他任務。
衡量標準：
1.公司每個月的出貨量。
2.訂單的準時交貨率。
3.庫存資金的大小。
4.物料的準時交貨率。
工作重點：
通過PC、MC，如何提高生產效率、降低製程成本、並準時交貨。
工作禁忌：
生產準時交貨率低、每月生產產量下降、庫存資金大、物料交貨不準。
任職資格：
1.工作經驗：5年以上大型公司PMC管理工作經驗。
2.專業背景要求：曾從事化工業工作2年以上;
3.學歷要求：大專以上;
4.年齡要求：30歲以上;
5.個人素質：積極熱情、善於與人交往、溝通能力強。
五、採購員崗位職責：
1、採購員須注重職業道德修養，嚴格遵守採購紀律，積極按採購的規範和要求進行採購工作。
2、採購員在工作中不辭辛勞，多跑、多對比，精通採購業務，選擇供應商時貨比三家，儘量壓低採購成本。
3、按採購工作的規範和流程進行有效工作，採購單據和報賬程式必須符合財會的要求。
4、對審批後的採購計劃組織實施，確保生產經營過程中的物資供給。
5、有效進購所需物資，確保生產及銷售的順利進行。
6.負責跟蹤物料交期，保證物料的正常供應，並制定《物料供應計劃表》。
7.負責辦理退貨、補貨事宜，並追蹤物料到位。
8.完成上級交辦的其他任務。
衡量標準：
1.採購物料供應準時。
2.物料的採購週期和物料的品質水平。
3.降低採購成本。
工作禁忌：
物料準時交貨率低、物料單價高。
任職資格：
1.工作經驗：3年以上採購工作經驗。
2.專業背景要求：熟化工業的物料;
3.學歷要求：大專以上;
4.年齡要求：28歲以上;
5.個人素質：口齒玲俐、溝通能力強、成本意識好。
六、執行
本規定與公司相關規定一併執行，執行起始時間為20__年1月1日，
其它與本規定有衝突的以本規定為準，由公司監督執行。
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