會議籌備方案大綱

一、制定大型專業會議的籌備方案

1.確定會議主題

會議主題的確定的主要依據:一是要有切實的依據；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。

2.確定會議的時間和地點

會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環境適合，交通方便，會場附屬設施齊全。

3.確定會議的規模

會議的規模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量，會議規模由會議的組織者根據實際情況掌握，以嚴格控制規模為原則。

4.確定會議議程

會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。確定會議議程的方法主要一是根據到會主要領導的情況，確定會議主持人；二是根據會議的主題，確定會議發言人；三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，並根據會議規模，確定討論方式；四是根據會議擬達到的目的，安排主要領導做好會議的總結。

5.確定會議檔案和材料的準備

包括大會的主報告；大會發言單位的材料；會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱檔案和相關資料。

6.確定會議組織和分工

這裡所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關的每項組織工作，每一個工作環節都必須有專人負責，責任到人，並明確任務和要求。會議組織分工包括檔案起草和準備、會務組織、會場佈置、會議接待，生活服務(含娛樂活動安排)、安全保衛、交通疏導、醫療救護等。 　

二、大型會議籌備方案(案例)

××市經濟工作會議安排方案

1.會議主題：

貫徹落實中央經濟工作會議精神。重點是討論研究全市經濟發展的一些突出問題，分析原因、理清思路、確定重點、提出對策，做好明年的工作。

2.會議的時間、地點：

擬定於×月×至×日(4天)，在“祕書工作”×招待所召開。×月×日下午或晚上報到。

3.會議規模：1.參加會議人員(正式代表)；2.特邀代表和列席人員：工作人員(含服務人員)共計××人。

4.會議議程：

會議由市委書記、市長分別主持。

第一天大會由市長主持，聽取市部分綜合職能部門關於本年度工作總結和貫徹中央經濟工作會議精神的具體措施的發言；

第二天分組討論(圍繞會議確定的討論題目進行)；

第三天繼續分組討論；

第四天上午繼續分組討論，下午大會由市委書記主持會議，市長作會議總結，書記講話。

5.會議材料準備。

(1)大會發言單位材料；

(2)會議日程表、參加會議人員名單、主席臺座次安排、分組名單(分組討論地點)、討論題目、作息時間表；會議須知等；

(3)會議參閱檔案。

6.會務工作由市委辦公廳、市政府辦公廳負責(具體分工略)。

附：(1)會議通知(包括會議材料準備通知)

(2)會議日程表

(3)參加會議人員名單

“祕書工作”注意事項：

方案擬定後，須報經領導稽核和批准。方案一經批准，需作下列工作：

(1)召集會務工作會議，明確分工。主要分工有：檔案起草包括(檔案準備)；會務服務(住宿安排)生活保障，宣傳報到、交通疏導、醫療、保衛等，經費預算。

(2)草擬材料準備通知

(3)選定會場，並佈置會場(包括會標)

(4)準備會議所需用品

(5)會議材料準備。

三、領導辦公會議和大型會議的組織工作

1.領導辦公會議的組織工作

議題安排。對於需要提請辦公會議討論決定的事項，一般應交祕書長(辦公室主任)彙總，集中同有關領導研究後作出安排。會議議題除特殊情況外，應提前兩天、重大議題提前十天通知與會人員，有關材料儘可能隨通知印發。

會務人員應做好議題的準備工作。一是平時做好議題的調查、敦促工作，使有關方面早做準備；二是議題(多表現為檔案)提出後，做好閱審協調工作，對不成熟的和需要與有關方面協商的提出意見；三是做好安排方案。這樣，才不至於例會已到還無議題，也不至於議題成堆，會議議不了。同時還可避免把不成熟的議題拿到會議久議不定，浪費時間。

傳送會議通知。提前印製會議材料與安排會場。在領導確定會議時間和內容後，要及時發出會議通知，明確會議的時間、地點、出席人、討論議題等內容。祕書部門要提前列印或影印出會議需要討論的檔案材料，根據要求提前或會上發給與會者。要事先安排佈置好會場。會議組織。辦公會議必須有半數以上成員出席方能召開。會前要做好籤到工作，會中作好會議記錄，會後要及時撰寫會議紀要。

議定事項的催辦與反饋。會議議定的事項，可由有關領導主持分解到有關部門落實辦理。也可指定專人負責催辦並收集情況，可按照紀要，填寫有關事項催辦卡片，或派專人調查瞭解。辦理事項及時向有關領導反饋，並按月、季作出總結報告，綜合向領導彙報。重要問題可分多次反饋，使領導及時瞭解辦理情況。

會議檔案的管理。辦公會議的記錄有關檔案必須妥善保管，建立嚴格的管理及查閱批示制度。

2.大型會議的組織工作

召開這類會議有完整的過程與程式，一般可以分為三個階段。

(1)會前準備階段

會前準備階段的會務工作主要有：

第一，瞭解、掌握有關情況，確定會議主題，明確通過開會要解決什麼問題。

第二，起草檔案材料，組織發言文稿。

第三，確定與會者併發送通知，要把會議的內容、時間、地點、物件和注意事項通知有關單位和個人，使有關的單位和個人及早作好準備。

第四，做好行政性事務的準備工作。先安排好與會人員的接待工作，包括交通、食宿、醫療和參觀訪問等。

(2)會議進行階段

會議開始後，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法性質的會議，還要進行代表資格審查，發現問題要採取措施，妥善安排。

¬彙總情況，編寫簡報。彙總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團或提案審查委員會。編寫會議簡報，要少而精，供領導掌握會議程序和存在的問題，以便及時部署工作，使會議健康發展。

做好會議記錄，包括大會報告、小組發言等。

(3)會議的結束階段

回收有關檔案。根據保密原則，該收回的收回，該彙總的要及時彙總。

¬整理會議記錄。及時整理會議記錄，然後根據需要形成決議或會議紀要。

立卷歸檔。把會議前前後後產生的有關文字、聲像材料進行分類歸檔。