祕書職務的性質

祕書的主要職責是協助領導人處理綜合情況等，那麼祕書如果按職務的性質可分為哪些祕書種類呢?下面本站小編給大家介紹關於祕書按職務的性質，希望對您有所幫助。

【(一)祕書的根本性質——輔助性】

輔助性是祕書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求

輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的

【(二)祕書工作的特徵】

與其他具有輔助性職能的工作相比，祕書工作具有以下的特徵：

1、中介性

祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用，另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。

2、直接性

祕書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設定上，在工作程式上

3、全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

4、服務性

人們把祕書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把祕書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。

5、被動性

祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。

祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

6、潛隱性

祕書工作的潛隱性表現在三個方面：

活動名義的假借性

活動過程的幕後性

勞動成果的潛在性

7、機密性

關於這點，我們將在後面具體闡述。

崗位名稱行政祕書崗位編號

所在部門辦公室崗位定員

直接上級辦公室主任職系七級

直接下級

所轄人員崗位分析日期20xx年2月

本職：

協助管理層的工作保證公司的良好運作;公司形象維護與公關活動;公司企業文化建設;出差管理和印章管理

職責與工作任務：

職責一

職責表述：協助組織和制定公司長期發展規劃和公司年度經營計劃

工作

任務協助組織相關人員參與討論、研究和制定公司長期發展規劃

協助組織制定公司年度經營計劃和部門經營計劃

協助編制公司年度工作計劃

職責二

職責表述：協助辦公室主任保證公司內部管理體系的完整和平穩執行

工作

任務協助制定和完善公司內部的管理體系和各項管理制度

協助督促管理制度的有效執行協助評估和監督公司內部管理的規範性和有效性

職責三

職責表述：負責為公司管理層提供支援並負責跟蹤落實總經理和總經理辦公會的決議

工作

任務協助組織和安排管理層會議提供會議紀錄與整理

通報會議結論並跟蹤會議決議的實施情況

協助總經理的工作提供決策支援

督辦總經理交與的其他任務

職責四

職責表述：負責公司形象推廣、公關活動

工作

任務協助公司形象設計和推廣實施

負責組織和接待相關單位包括上級單位的來訪負責與新聞媒體的接觸

協助組織並協調公司的公關危機處理

協助公司網站的建設與更新

職責五

職責表述：公司企業文化建設

工作

任務協助組織公司內部員工活動

建立員工與管理層的溝通渠道吸引員工關心公司事務並參與管理

組織公司內部刊物的出版

職責六

職責表述：公司員工的出差管理和支援

工作

任務員工出差計劃和預算稽核

協助行程安排、交通工具安排、及其他手續辦理

出差旅程紀錄稽核、報銷費用稽核

職責七

職責表述：依據印章管理規定實施印章管理

職責八

職責表述：負責辦公用品和固定資產採購

職責九

職責表述：辦公室主任交辦的其他工作

權力：

根據總經理和辦公會議授權對決議跟蹤監督的權力

與媒體接觸的權力

評估公司管理水平並提出改進建議的權力

稽核出差預算、旅程記錄和報銷費用的權力

印章使用的稽核權

收集員工意見並向總經理反饋的權力

工作協作關係：

內部協調關係公司各部門辦公室主任、總經理

外部協調關係上級單位、兄弟單位、新聞媒體等

任職資格：

教育水平大學專科以上

專業企業管理或相關專業

經驗2年以上相關工作經驗

知識具有相應的企業管理知識和與媒體接觸的技巧

技能技巧熟練使用自動化辦公軟體具備基本的網路知識

個人素質具有較強的溝通能力、計劃與執行能力、判斷與決策能力、人際能力

其它：

使用工具裝置計算機、一般辦公裝置(電話、印表機、Internet/Intranet網路)

工作環境辦公場所

工作時間特徵正常工作時間根據需要加班

所需記錄文件通知、簡報、彙報檔案或報告、總結等

考核指標：

制度建設完善性、企業文化建設成就、會議紀錄完成質量、辦公用品採購費用控制情況、重要任務完成情況

考勤、服從安排、遵守制度、部門合作滿意度

判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計劃與執行能力、專業知識及技能。