祕書在實際工作中，常會遇到這些情況:
做會議記錄，寫著寫著筆沒水了；
訂檔案時，剛訂一下，訂書機卡殼了；
用膠水時，找不到刷子；
開會時間到了，找不到會議室的鑰匙；
類似此種急人、抓瞎的例項還可以列舉一些。
這些看來都是雞毛蒜皮不值得一提的小事，卻直接關係到工作的質量和速度，在某種意義上說，也反映了一個人的素質。
工欲善其事，必先利其器。那麼，器如何利呢?
1、準備2支以上的筆，經常帶在身上。
2、選用質量較好的訂書機並注意維護，使之處於良好狀態。
3、區別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因為找這些東西而耽誤了時間。
4、剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用摺疊剪刀，以免用時打不開。
5、各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。
6、信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。
7、保管好本職業務所需要的計算器等辦公用品。
8、辦公室、會議室、辦公桌、保險櫃等處的鑰匙起碼準備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因為一時找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時，應將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。
以上說的一些非常小的事情許多人並沒有留意，東放一個，西放一個，為了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作為祕書,辦公桌上應該儘量備齊各種實用工具書：
1、一本字典。起碼有一本新華字典,如果有辭海更好。其它各類詞典(包括簡化字表)根據情況準備。
2、常用的政策規定、條令、制度等,特別是和本職工作關係密切的要準備好。如果某些政策規定檔案不能個人儲存,則分類記住什麼單位、什麼時間制發的,什麼檔案號,用的時候很快就能借到。
3、有關單位或者所屬單位的通訊地址、電話號碼等。因為地址不清,檔案信函郵寄出去不能收到而成為死信,導致耽誤事情的現象屢見不鮮。
4、飛機、火車、輪船、公共汽車時刻表及交通方面的手冊。
5、中國地圖、世界地圖及有關地理方面的手冊。
6、中外歷史年表、重大紀念日、本單位有關的重要日子列表。
7、計量單位簡表,節氣、氣象方面的知識手冊。
8、漢語拼音字母表、標點符號用法簡表、數字用法規定。
9、與本職工作有關的表格。
一個祕書人員的腦子不可能記住各方面的事情,準備點工具書(表)等,用時查是高效工作所必須的。
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