做個高效工作的祕書(三)大綱

祕書人員的工作，大到為領導決策服務，小到發檔案、打掃衛生、通知開會，比較繁雜。辦好一件事，理所當然，算不上成績，但如果把一件事忘了，那就可能影響大局。人的精力是有限的，有時又受到外界的干擾，要把什麼事情都記住，只靠腦子是不行的，需要藉助工具。在諸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小筆記本。

祕書人員可以用這個小本子記錄當日自己的主要活動；本單位的大事；領導交辦的事情；別人交辦的事情或者反映的情況;自己想到的事情和對完成好任務的設想等。

把事情記錄下來後，經常看一看，急事馬上辦，要領導點頭的事情，及時報告。記載的方法不必太正規，字跡自己能看懂就行了，但事情的時間、地點、人物等就需要如實記載。一般情況下，一件事情一記，辦完一件劃掉一件。這樣，工作的事情就不容易忘記了。

除了要適當記錄之外，祕書工作中還要做到“朝思暮想”。晚上把一天所做的事情回想一遍，有什麼不周到，第二天能彌補就彌補。早上上班前把今天要辦的事情、昨天遺留的事情想一下，特別是對容易忘記的事情和時間性比較強的事情，例如幾點開會、幾點接人、領導幾點有什麼活動等要在腦子裡過一下，排好計劃。