祕書工作門類眾多、內容複雜，既要使用腦力，又要花費體力。除去“上傳下達”外，還要做好各種服務工作，有時還要具體到領導的一些私人小事上。在工作性質和時間上來說，沒有任何鬆懈的時刻。只有成為一名優秀的祕書，才能完美的處理好這些問題，成為領到心儀的左膀右臂。
一、優秀祕書應具備的個人特質
祕書人員承擔著推動企業或社會組織向更好更寬的方向發展的責任，祕書人員素質的高低直接關係工作質量和效率的高低。作為一名優秀的祕書，不僅要有過硬的思想政治素質，較高的職業道德，紮實的知識能力素質和健康的心理素質，還要有寬廣的視野，創新的思維，這樣才能在工作中佔據主動地位。
㈠基本特質方面
⒈應具有的性格特點
個人性格影響著個體對職業的適應性，一定的個性適合於從事一定的職業。因此想要成為一名優秀的祕書，就應該具備祕書這個職業對個體的個性要求，主要包括以下五點。
⑴自信。相信自己有能力完成自己所承擔的各項任務，運用高昂的工作熱情和勇於迎接挑戰的決心，控制自己的情緒和行為，使祕書工作更加井井有條。
⑵穩重。優秀的祕書無論面對日常工作還是遭遇緊急情況都應冷靜思考，穩重處事。依靠敏銳的觀察力和判斷力，在不喪失原則的情況下使問題得到恰當的解決。
⑶謙虛。這是優秀祕書必備的人格魅力之一，要求祕書能尊重他人，不以勢壓人。能打造輕鬆和諧的氛圍處理日常矛盾，在使他人感到輕鬆的同時，便於工作順利進行。⑷堅定。優秀的祕書須具有堅忍不拔的毅力和較強的心理承受能力。對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠從容應對。實事求是，自覺抵制不良作風，做領導理性的參謀和助手。⑸保密意識
保密意識是祕書人員的基本素養，作為一名優秀的祕書更應該養成嚴守公司和領導祕密的習慣和能力。
⒉應具備的知識素養
知識結構是衡量祕書人才質量的重要尺度。祕書工作不僅具有很強的實踐性，而且具有很強的綜合性，具備“雜才”和“通才”的廣博知識。
⑴基礎知識。包括自然科學知識，社會科學常識和基本的法律基礎知識及日常生活知識。
⑵相關知識。即對祕書的工作起到必要輔助作用的非專業知識。包括企業管理、行為科學、社會心理學、思維科學等各類知識。作為一名優秀的祕書，對各類知識的基本的涉獵是必須的。
⑶專業知識和行業知識。祕書要系統學習這個職業的工作者需要學習的各門專業知識，瞭解祕書工作各個環節的操作常識，基本技能和操作規範。它們是勝任祕書工作的重要前提。祕書所在行業的專業知識也是祕書人員必須掌握的，它同時考驗著祕書在實踐中的學習能力，行業知識也是祕書適應特定工作環境，做好工作所必須的條件。
㈡業務能力方面
⒈較強的的公關能力
祕書代表著企業的形象，代表企業對待問題的態度，這就需要祕書要具有比企業其他崗位的人員具有更強的公關能力。包括良好的語言表達能力、記憶能力、文字能力和社交能力，更好的協調員工與公司之間，公司內部部門之間，員工與管理層之間，企業與外部部門之間的關係。要善於在不同的溝通背景下，對於不同崗位、不同部門、不同年齡、不同性格和與公司不同關係的人員能運用恰當的語言，秉持正確合理的態度，具備良好的心態，使雙方順利達成有關事項的一致意見，有效地化解矛盾，有效地樹立起企業在接觸方心目中的形象。打造和諧、信任、合作的良好工作環境。
⒉及時進行資訊處理能力
祕書的根本作用就在於幫助領導做好日常工作。面對每天大量企業或機關內外的大事小情，祕書能否理清頭緒，在眾多五花八門的資訊中挑選和整理好領導需要的材料，成為對現代優秀祕書的基本要求，無論對於領導工作的順利進行，本部門系統的正常運轉還是祕書個人發展前途等都發揮著至關重要的作用。
⒊較強的調查研究能力和創新能力
工作要讓領導滿意，讓同事滿意，祕書必須具備良好的較強的調查研究能力和創新意識。比如，為領導提供文稿要體現領導的意圖，並把意圖變成讓領導滿意的文字;面對大量的行政事務和服務工作，要主動、超前，把分內事做深做細。相反，如果事無鉅細都要領導操心，領導指示一點辦一點，就證明祕書工作不到位，與“優秀祕書”的差距也就更大。因此要想做一名優秀的祕書，就要堅持不懈的運用創新思維，不斷調查和研究高質量的工作，摒棄舊的思維模式和陳規陋習，充分發揮主觀能動性，在工作中創新，在創新中做好各項工作，創造出令自己和組織滿意的業績。
⒋熟練使用自動化辦公裝置的能力
祕書的最基本任務就是處理辦公室中的一些日常性事務，對於辦公室的各種現代科技辦公用品必須瞭如指掌，以妥善處理各種事務、決策和資源管理工作。特別是日益普及的辦公室網路自動化系統，在資源共享，即時通訊以及資訊保密等方面都要求祕書有熟練的操作技巧和能力。
二、要掌握祕書工作的基本要求和規律
祕書作為現社會比較熱門的職業，除了要求從業者具備先進的業務能力外，還必須掌握祕書工作的基本要求和規律，以適應社會需求。
(一)不同型別祕書的基本要求
一名優秀的祕書要擁有的四項基本能力是主動、高效、準確和保密。除此之外，不同型別的祕書還有這更高層次的不同要求。
參謀型祕書。主要負責材料的分析整理和研究工作，併為領導決策提供建設性意見與建議。對這類祕書的基本要求是具有較強的綜合分析能力，辦事精明，同時又是辦公室的技術能手。參謀型祕書在領導身邊扮演高參的角色，通常是領導的接班人或候選人。
文字型祕書。主要負責一些文字型材料的整理與編輯，包括領導講話、資訊的上傳下達，以及文書起草等工作。對這類祕書的基本要求是具有堅強的文字表達能力，良好的文學修養，能夠迅速準確的將領導的意圖轉化成文字。通常一名優秀的祕書還會經常在一些報刊和雜誌上以領導或自己的名義發表一些文章或評論，對於一些非祕書性的文字工作也是能夠勝任的。
事務型祕書。主要負責企業單位或領導的日常性事務工作。對這類祕書的要求是有精明幹練的辦事能力，善於掌控各方調動，被群眾稱為領導的大管家。
公關型祕書。主要負責組織專題公關活動、採集資訊、做好組織內部外部的引導協調工作等。對這類祕書的基本要求是具有較強的口語表達能力，反映機敏，對內能用詼諧風趣的風格聯絡上下，對外能用圓滑成熟的風格聯絡各方。
專業型祕書。主要負責所學專業緊密相關的祕書工作。對這類祕書的基本要求是具有一技之長，例如外語、法律、文字、書法等，工作專案相對單一。
(二)如何成為一名優秀的祕書
1.優秀祕書的道德和素質培養
(1)樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。作為上層建築的一部分，“三觀”的培養無疑是優秀祕書必須具備的思想道德素質，也是事業成敗的關鍵因素。優秀祕書因為擁有正確的“三觀”變得更加成功。(2)要有遠大的抱負。優秀的祕書不應該只停留在已有的業績和能力層面止步不前，而應擁有遠大的抱負和理想。踏實工作的同時籌劃單位和自己的光明前途。在進行細緻調查研究的基礎上，聽取相關人士的建設性建議，制定詳細的發展籌劃表，並運用創新性思維在實踐中不斷更正和補充，指導自己有步驟有計劃的實現理想，不斷朝著新的更高層次的目標前進。(3)培養良好的心理素質，善於調節心理壓力。祕書工作繁雜而緊張，是否具備健全的心理素質，是衡量一名祕書是否優秀的重要條件之一。端正的思想態度，大公無私的奉獻精神，勇於接受挑戰的工作熱情等都是培養良好心理素質的必要前提。(4)嚴守工作準則，堅持祕書原則。任何的社會角色都有特定的工作要求和準則，祕書領域亦不例外。除了具有祕書的專業素養之外，還要遵守該行業的普遍準則和工作崗位的特別要求。這也是一名優秀祕書的基本道德和職業素質。
2.優秀祕書的業務培訓
(1)加強祕書的崗前培訓
在祕書正式進入這個行業之前，應該進行專業高效系統培訓。祕書工作直接對領導負責，是公司正常運作的關鍵樞紐，稍有差錯就可能造成無法估量的損失，所以在正式走上祕書工作崗位前，從業者就應積極接受關於優秀祕書的系統培訓。
首先，應選擇具有專業教育資質的機構。一名優秀的祕書應該從學習祕書專業開始培訓自己的職業能力，為今後的實際工作和進一步提高自己的理論與實踐能力打下堅實的基礎。同時祕書的本科以及研究生教育還有利於祕書工作感覺的培養，有利於祕書人員事業心和責任感的塑造，能使從業人員儘快進入狀態。同時一些專業的職業認定機構也是一名優秀祕書必須通過的考驗，相關的學歷和資格認定對於祕書儘快找到適合自己的崗位，踏上能充分挖掘自己潛力的平臺發揮著重要作用。
其次，積極參與祕書工作的實戰演練。一名優秀的祕書不僅要有豐富的理論修養，更要有豐富的實踐經驗。在理論學習打下一定功底的時候，進行一些祕書的實習工作是相當必要的。可以在學習單位的指定場所進行事先安排好的祕書工作，這類崗位的好處是有相對專業的指導，能更快的找出自己工作的失誤點，但弊端是沒有太強的挑戰性，通常不會有被炒魷魚的危險，所以很難培養優秀的適應能力和應對危機的能力。另外可以自己到人才市場或直接到公司尋找鍛鍊機會，雖然這種職位在尋找時有一定難度，但往往能更好的提高祕書的實際工作能力。
(2)注重專職祕書的崗中進修
全球化及帶來的經濟、政治、文化內容的急劇變化，也使企事業單位的工作內容和方式發生著變化。一名優秀的祕書不僅需要能夠妥善的處理自己分內的日常工作，而且要適應瞬息萬變的環境，不斷提高適應及應變能力。這就要求祕書在工作後還要抓住機會繼續學習，增長相關知識提高專業能力，這已成為現代優秀祕書提高競爭力的重要途徑之一。包括單位安排的進修機會和自己主動尋找和爭取的學習機遇。
三、結語
在人才的選拔中，優秀的祕書必須是綜合指數比較高的全面人才。一名優秀的祕書不僅具備出色的個人特質，可以熟練掌握和運用祕書工作的基本要求和規律，同時能夠積極接受與時俱進的再教育，養成終身學習的好習慣，在職場上具備沉穩而不乏張揚，細緻而不乏大氣，規範而不乏創新的綜合素質與能力。
知識經濟時代對於優秀祕書的需求與日俱增，一名優秀的祕書不僅可以相對容易的找到適合自己的崗位，而且在工作中可以做到得心應手，遊刃有餘。在這個擁有極大發展潛力的行業，每個希望在祕書行業有所作為的人才，只要努力加強祕書個人素質的培養，不斷提高自身業務能力，積極迎接挑戰，就有可能成為行業精英，創造出令領導和組織都為之滿意的驕人業績。
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