祕書怎樣進行自我調控(一)

祕書工作需要持續地集中注意力，因而要採取一些措施控制周圍的噪音，改善辦公室的環境以減少精神分散。要根據工作流程和檔案週轉程式，對檔案櫃和辦公檯子的位置進行妥善安排。祕書的工作臺上要把最為常用的裝置如電話和日用品放在手頭最近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分佈，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個辦公檯。

有95％以上的祕書都常常為臺子上堆滿東西而苦惱，這裡介紹一個保持臺子乾淨整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其他檔案清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。

2、2、所有其他檔案都必須放在資料夾裡或者抽屜裡，而且應當放在一個好找的地方。

3、其他檔案不要放到你正在進行的工作中去；也不要做其他很有吸引力的工作。

4、一件工作轉手後，再調查一下你的工作安排次序，然後開始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在工作臺上。

6、經常檢視你的工作臺，保持工作臺整潔。

有個調查報告說，一位經理每天平均要花三個小時閱看和答覆信件。調查表明，大約有82％的經理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業有關的書報雜誌，可是要跟上專業領域裡的發展形勢，對於管理者來說，這不能算是一個次要的事情。

為了儘快閱讀這些資料，採取分派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：

1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。

2、使你的同事及時知道最新發展的情況。

3、看過資料的人要圈出最重要的章節和註明它們在應用上的可能性。

4、你可以知道什麼資料對你的同事最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為任務已經分配，最重要的資料可以保證有人看過。

隨便把檔案攤開在桌上就離開的祕書，以及看到客人來時慌忙把檔案收起來的祕書都不是謹慎的祕書。

一個謹慎的祕書應該做到：

1、離開座位之前，把放在桌子上的檔案收拾好，或者放在抽屜裡。

2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心地辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關心，絕對不是一個好祕書。等到客人站在自己面前開口問，才知道有人來，慌亂中收起檔案的做法會讓所有人都很不自然。