一個好祕書必須具備的優秀品質

作為一名優秀的祕書,必須具備在以下八大方面的優秀品質:

一.禮貌

面對一個有教養的人,有禮貌是十分容易的事;但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯的人則是一種職業技能,做祕書的經常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵,有禮說不清。但職業要求祕書必須和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對待任何人就成了祕書職業品質的標準。禮貌要得體而不做作,只有溫和善良才是真正的禮貌。

二.分寸感

一名好祕書可以從以下三方面掌握分寸:

A.這樣為人處世有分寸:自信而不自負;認真而不較真;正直而不刻板;勇敢而不魯莽。

做祕書的確不能事事較真,但一定要真誠,處理各種人際關係,必須從長計議,與人方便,與己方便。同在一個辦公室,搞好同事間的關係是非常重要的。關係融洽,心情就舒暢,這不但利於做好工作,也有利於自己的身心健康。

B.這樣說話有分寸:坦蕩而不輕狂;讚美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚。

病從口入,禍從口出。因此,上班時,儘量多做事少說話。這樣做,可以避免無聊時閒談別人的是非。即使在工作之外,也不要對同事評頭論足,誰是誰非,自己心中有數。

C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機智而不奸詐;實惠而不惟利。

三.謙虛

謙虛有三個好處:既能使你在別人心裡感覺良好,又不會樹大招風,更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老闆都喜歡謙虛和內斂的祕書。我父親曾經對我說過一句話,他說做人一定要低姿態;低姿態不表示你就低人一等,只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

四.自制

善於控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現,但並不是每個成熟的人都有很好的自制力。而祕書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己,而不應該是性情中人。我們常說辦公室裡有"六不"原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之,急躁會影響人的判斷力,祕書,切忌躁火攻心,失去理智。

五.敬業心

祕書的職業特點,決定其工作主要是實幹。要圍繞領導的工作展開活動,做到招之即來,來之能幹,在具體緊張的工作中,腳踏實地,不計個人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

七.責任感

責任分為兩種,明確的責任是你的職責範圍,不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作,這是祕書的本份;做好不明確的工作,則會受人重用。一個好祕書,一定知道什麼事情是重要的,哪些細節會給上司帶來幫助,遇到突發性的意外事件,祕書應沉著、從容地應對,變通地解決。責任感不僅在危難時候需要,在日常的細節上就能反映出來。大量日常瑣碎的責任感才是對祕書品質的考驗。

八.祕書的自我完善

(一)保持身心健康

祕書人員由於所處位置特殊,工作任務繁重以及社會對祕書角色的期望值高,在心理上承受著各種壓力。祕書的心理保健十分重要。一個好祕書必然情緒穩定,樂觀向上,具有愛心,善解人意,態度現實,責任心強,靈活多變,適應力強,人際關係和諧,善於交往。祕書在領導、同事之間建立和諧型的工作環境氛圍,在這種良好的人際關係中自如地工作,壓力得以緩解,苦悶、憂愁得到合理的宣洩、排解,工作的疲憊感以此而消失,從而達到心理平衡。

(二) 瞭解自己的上司,做好本職工作

做好本職,聽起來很簡單,但在商界,做起來可並非是一件容易的事。從片中我們可以看到安迪在被確定為米蘭達的第二助理後所作的許多繁忙冗雜的事物。因此,如何做好自己的本職工作,值得重視。

首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通過公司員工對米蘭達到公司的表現,已經明白這是一個很難對付的上司。而且在日後的工作中,也逐漸瞭解了米蘭達的脾性:刁專、苛責、對工作極度的挑剔、對下屬要求極高等等。如果不瞭解這些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是瞭解了上司的性格後,如何做到符合上司滿意。

面對公司繁雜的事務,面對上司每一番甚至沒有標點停頓的安排,安迪學會了隨時帶個小本在身上以便迅速記下上司的囑咐事務;當米蘭達決定要她和艾米莉一同出席慈善晚會時,她又在很短的時間內牢記了出席晚會重要人士的名字;儘管安迪以前對時尚服裝這個行業從來不感興趣,甚至很排斥,但任職不久,便能對業內的人士和重要設計等熟悉掌握……這些都充分展現了安迪作為一名祕書優秀的品質,用我們的話來講,就是"幹一行,愛一行"--一定要迅速的掌握所在職業的基本知識。

(三)努力做到出力而不"越位"

我們強調,要準確地認識自己的社會角色,擺正自己的社會位置,目的是為了防止和克服"越位"現象,找到一個穩定的出力方式。"越位"是下級在處理與領導的關係過程中常發生的一種錯誤。

發生越位的原因很多。從祕書角度來說,有的人屬於心理品質有問題,不把領導放在眼裡,這種人為數極少;而就多數有這方面錯誤行為的人來說,是由於不能準確認識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此,祕書人員應正確認識自己的角色地位,出力而不越位。

(四) 學會從上司的眼神和動作中領悟意旨

不能否認,語言是交流的工具,但除此,眼神和動作也是在我們的人際交往中很重要的傳遞資訊的的方式。作為上司或者是老闆的祕書,一定要能夠在工作中對其眼神和動作的領會。當米蘭達看著她的衣著、鞋子看了一圈而沒有任何語言表達的時候,安迪已經明白自己該做什麼了,那就是要注重自己的衣著得體--在職業內的得體。當安迪將《哈里波特》的影印件終於擺到米蘭達的眼前時,她也從米蘭達的眼神和嘴脣的微微張閤中明白自己已經得到了女魔頭的認可!因此,這也就告訴我們,學會察言觀色,不是一件壞事,特別是在祕書行業,很多無法言說的意旨只能靠心領神會!