1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份，個人健康檔案每人一份，以家庭為單位成冊。實施電子健康檔案後，應將健康檔案資訊及時錄入電子檔案。
2.健康檔案由責任醫生填寫，應內容真實、準確、齊全，字跡清晰、不得隨意塗改。健康檔案的內容包括基本人口資訊，主要慢病患病現況、治療、康復情況，慢病相關生活行為因素、家庭社會經濟狀況等。對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人，應在健康檔案袋(盒)上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區分。
3.健康檔案實行動態管理，健康體檢、門診就診、參合住院病人出院隨訪、健康隨訪、慢性病隨訪等資料內容及時記錄並歸入健康檔案。婦女病檢查、宮頸癌檢查、孕產婦系統管理、兒童系統管理、預防接種、精神病康復管理、肺結核治療管理等專案(冊)管理內容，仍按專線管理要求，做好資料存檔，暫不歸入健康檔案，但有關資訊特別是異常情況及治療情況應簡要記入。
4.社群責任醫生應及時登記已經獲取的各種資訊，並進行分析統計，及時反饋。臨床保健醫生、責任醫生應將非本人責任轄區居民的診療情況及時反饋給轄區責任醫生，以便納入該居民本人的健康檔案。
5.中心站、村衛生室應設立健康檔案資料室(櫃)，健康檔案按行政村(居委會)名和編號順序，專櫃分冊存放，保持整潔、美觀和規範有序，無汙損，無丟失。檔案盒要有索引目錄和分類資訊登記。
6.健康檔案主要由轄區責任醫生保管、閱覽或利用，不得轉借、塗改和丟失，並確保個人隱私不向外洩露，嚴格保密。
7.凡居民因大病轉上級醫院住院時，可以把病人原始檔案裡的資料借給轉診醫生，但須辦理借閱登記手續;出院後及時歸還，並及時將本次住院概況記入檔案。
8.非社群衛生服務資料管理人員，不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。除轄區責任醫生外的本中心(站)人員調出、轉借各種檔案資料，須經檔案管理人員同意;非本中心(站)工作人員，調出、轉借各種檔案資料，須經中心分管領導同意。
9.設立健康檔案管理人員，建立健康檔案質量控制小組，開展健康檔案質量檢查和評價，不斷提高健康檔案質量。
1、加強檔案的治理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，居民健康檔案管理制度。健康檔案要採用統一表格，在內容上要具備完整性、邏輯性、正確性、嚴厲性和規範化。
2、建立專人、專室、專櫃儲存居民健康檔案，居民健康檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放，指定專人保管，轉診、借用必須登記，用後及時收回放於原處，逐步實現檔案微機化管理。
3、為保證居民的隱私權，未經准許不得隨意查閱和外借。在病人轉診時，只寫轉診單，提供有關資料資料，只有在十分必要時，才把原始的健康檔案轉交給會診醫生。
4、健康檔案要求定期整理，動態管理，不得有死檔、空檔出現，要科學地運用健康檔案，每月進行一次更新、增補內容及檔案分析，對轄區衛生狀況進行全面評估，並總結報告儲存。
5、居民健康檔案存放處要做到
6、達到保管期限的居民健康檔案，銷燬時應嚴格執行相關程式和辦法，禁止擅自銷燬。
居民健康檔案建檔制度
一、居民建檔率要符合衛生局的要求。設立健康檔案資料室，以戶為單位，一人一檔的準則為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號順序存放，檔案專櫃存放，保持整齊、美觀和規範有序，逐漸實行計算機化管理。
三、居民健康檔案應由全科醫師負責填寫，責任醫生要對健康檔案進行按照65歲以老人、兒童、孕產婦、慢性病人及重性精神病人等進行分類專冊登記，檔案盒要設目錄和分類資訊登記。
四、定期開展隨訪工作，按疾病分期隨訪病人，結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女每年一次的健康體檢，以及兒童防備接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容，及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發現的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、資料管理人員及責任醫師，應及時登記已經獲取的各種資訊，並進行分析統計，及時反饋。
居民健康檔案資訊管理制度
一、加強資訊化建設。及時準確收集、整理、統計、分析管理相關資訊，鼓勵利用計算機管理健康檔案。
二、公共衛生科資訊員每個月定期向上級主管部門報告新增建檔花名冊、報表及其他相關資料。按要求上報的各種統計資料和資訊，不得拒報、遲報、虛報、瞞報、偽造或篡改。
三、建立健全居民健康檔案資訊登記、統計制度，做好統計彙編，遵守各種資訊資料的保密制度。計算機化健康檔案，要在技術上加強使用者許可權和密碼管理設計，使所有操作和使用者在獲得認可後，才能登陸。
四、根據統計指標，定期分析工作效率、工作質量，及時總結經驗、發現問題、改進工作。
五、逐步健全網路資訊系統，做好資料錄入及整理工作。
六、嚴格執行計算機操作規範，定期對計算機進行保養、維護及資料備份。
建立居民健康檔案崗位責任制度
一、負責健康檔案文字保管，資料微機輸入，保持微機內的記錄與文字記錄一致，並做到同步更新及動態變更，管理有序。
二、居民健康檔案由醫院保管，應保證居民資訊資料的完整性與可利用性。 三、非檔案資料管理人員，不得隨意翻閱已經建好的各種檔案資料。未經檔案資料管理人員同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。凡非本人管轄區居民的診療情況應及時反饋給轄區責任醫生，以便納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時應隨帶健康檔案，出院後繼承交由社群責任醫生保管並及時將本次住院概況記入檔案。
四、責任醫生是轄區內居民健康檔案建檔的第一責任人。對填寫健康檔案的責任醫生應進行培訓。按統一的規範來描述記錄，內容要真實可靠;符合邏輯，不得隨意塗改。如有改動，責任醫生必須簽字，以示負責。做到字跡清晰，格式規範統一。
五、對各科室(站)查閱、使用電子版健康檔案設定不同層級的使用許可權，保證資訊保安。調閱或更新檔案必須有登記。
六、純熟運用各種衛生服務管理軟體，保證資訊渠道通暢，每月有資料彙總、統計、分析，主要資料上牆。做好資訊的開發利用工作。
慢性非傳染性疾病管理制度
1、.設專(兼)職人員管理慢性病工作，建立轄區慢性病防治網路，制定工作計劃。 2、.對轄區高危人群和重點慢性病定期篩查，把握慢性病的患病情況，建立資訊檔案庫。
3、.對人群重點慢性病分類監測、登記、建檔、定期抽樣調查，瞭解慢性病發生髮展趨勢。
4.、針對不同人群開展健康諮詢及危險因素干預活動，舉辦慢性病防治知識講座，發放宣傳資料。
5、.對本轄區已確診的二種慢性病(高血壓、糖尿病)患者進行控制管理。為慢性病患者建立健康檔案，實行規範管理，跟蹤隨訪，具體記錄。
6、.建立相對穩定的醫患關係和責任，以保證對慢性病患者的連續性服務。
慢性病監測制度
一、.公共衛生辦公室全面負責慢性病監測管理工作。科主任為本轄區相關業務的管理者和監督者，各經管醫生是慢性病的報告責任人。 二、.報告範圍：高血壓、糖尿病。
三、.接診醫生髮現確診的上述二種需要報告的病例，定期內向公共衛生辦公室報告，公共衛生辦公室收到報告卡，稽核合格登記後，及時向疾控中心報出卡片。 四、.各種表卡填寫要完整，字跡要清楚，不漏項。
五、.凡未按要求上報者，按年度考核細則的規定與考核掛鉤，若隱瞞不報的，一經查實加倍處罰，管理制度《居民健康檔案管理制度》。
35歲以上病人首診測血壓工作制度
1、免費為35歲以上首診病人測量血壓，以提高高血壓病人的檢出率。 2、全科診室(內、外、婦科)、慢性病管理室、中醫門診等科室，把35歲以上病人首診測血壓做為常規檢查內容，並在門診日誌和病歷中記錄血壓值。 3、發現高血壓病人，門診醫生應填寫慢性病患者報告卡，交給該公共衛生管理科醫生，並向患者進行面對面的健康指導，發放健康教育處方，指導正規治療，宣傳高血壓防治知識。4、責任醫生掌握的高血壓病人按照高血壓病管理的要求，納入規範管理。
5、疾控中心慢病科定期對各單位各科室35歲以上病人首診測量血壓的落實情況，進行督導檢查，並列入考核範圍。
健康教育工作管理制度
1.制定健康教育工作計劃，定期召開例會，開展健康教育和健康促進工作。 2.建立健康教育宣傳板報、櫥窗，定期推出新的有關各種疾病的科普知識，倡導健康的生活方式。
3.開通轄區健康服務諮詢熱線(專線)，提供健康心理和醫療諮詢等服務。 4.針對不同人群的常見病、多發病開展健康知識講座，解答居民最關心的健康問題。
5.發放各種健康教育手冊、書籍，宣傳普及防病知識。
6.完整儲存健康教育計劃、宣傳板小樣、工作過程記錄及效果評估等資料。
資料管理制度
一、各種檔案、計劃、宣傳資料等是工作的重要組成部分，必須嚴格管理好，由專人負責管理，專室存放。
二、資料主要包括四大部分：即計算機資料、網路技術資料、多媒體、音像資料和文字資料等，應分類存放分類管理。
三、文字資料中的教材、參考書、工具書等應按圖書分類統一編目註冊登記，期刊雜誌、報紙、合訂本、宣傳摺頁、海報等均須統一登記編目。
四、音像資料中的錄音帶、錄象帶、軟盤、光碟等必須分類登記編目，分類存放，並定期檢查其質量變化情況。
五、計算機資料、網路技術資料等應按作業系統、應用軟體、工具軟體等分類管理，注重用時升級、更新等，並配備相應的防毒軟體。
六、資料必須始終為衛生工作服務，其他人員均可借閱有關資料，但必須履行以下手續：
1、每借閱一次登記一次，每次限借5盤或5本或5盒，如遇多集多本連續資料也只能依次歸還後再續借。
2、每次借閱期限不得超過一星期，如因工作需要繼續借閱者必須辦理續借手續。
3、孤本資料或數量較少的資料均不外借，可臨時使用。
4、借出資料歸還時，資料人員必須認真檢查，如發現有損壞者必須照價賠償，如資料丟失，應借閱人重新購買完全相同的資料進行賠償，或處以原資料價值的3― 5倍罰款。
七、所有人員不得以任何藉口為別人借閱本單位的資料。
八、聲像資料其版權所有，借閱人不得翻版，如有未經許可私自翻錄的，責任自負。
九、外的部門或人，如因工作需要借閱資料的，必須經領導批准，並辦理正常的借閱手續。十、宣傳資料收發做到每張(份)出入庫有登記有簽字。
服務接待制度
一)、端正接待工作態度，重視文明接待工作。本著：熱情、耐心、負責的精神，禁止
二)、對接待外來諮詢的人員，都必須首先認真瞭解病情，做到：無論何時來訪，隨時給予接待;來訪無論幹部、群眾，態度好壞一個樣;堅持誰接待誰負責落實;(三)、堅持自辦、轉辦、聯辦、指導辦相結合的準則。對諮詢者出的問題和要求，能立刻解答的就當即答覆;對不瞭解的問題，既要堅持醫學理論準則，又要說明原因，做好解釋工作;
四)、絕不答應對群眾來訪互相推諉或置之不理。要嚴格落實接待工作
五)、嚴厲接待工作紀律。對接待工作不負責任、無端拖延時間、影響較壞的人員要追究責任;
六)、對接待工作中反映出的重大問題，要及時向局領導彙報。
老年人保健工作制度
1.、設專(兼)職人員負責老年人保健工作，建立網路，制定工作計劃。
2.、對轄區內老年人的基本情況和健康狀況，進行調查、登記、建立健康檔案。 3.、對以鄉鎮(社群)居家養老形式為主的老年人進行服務需求評估，提供醫療護理、康復、保健服務及精神慰籍、舒緩治療服務。
4.、對患有慢性病的老人進行管理進行飲食、運動、合理用藥、合理就醫指導。 5.、對於高危行為老人，進行健康指導、進行行為危險因素干預。
6.、開展多種形式的健康教育，對老年人進行疾病的預防、自我保健、常見傷害預防、自救和他救等指導。
服務隨訪制度
1、.要定期走訪村委會老年人，至少每3個入戶走訪一次轄區登記在卡的老年人，及時掌握老年人變化情況，見面率達90%以上。
2、.對新出院老年患者的第一次隨訪，根據疾病的分期，對患者及家屬進行康復治療指導，完整填寫相關隨訪記錄。
3、.對疾病期、波動期、人在戶不在、戶在人不在的老年病人進行隨訪，瞭解病人的病情變化、治療情況、去向，填寫隨訪記錄。
4、.指導老年患者按時服藥，觀察患者可能出現的藥物副反應，動員老年人蔘加村(社群)組織的健康活動。
5、.隨訪期間發現生活困難，符合免費服藥治療標準的老年患者，與有關部門協商，使患者享受免費藥物治療。
重性精神疾病管理制度
1、.成立本轄區重性精神疾病衛生工作領導小組，建立精神衛生三級管理網路(街道、居委會、監護人)，制定工作計劃，定期召開例會。
2、.開展重性精神疾病流行病學調查，準確掌握精神病人基本情況，實行動態管理，及時準確將相關報表上報至市重性精神疾病領導小組工作辦公室。 3、.開展重點人群的心理衛生諮詢、心理行為干預、精神疾病預防等服務，早期發現精神疾患病人。
4、.開展對慢性或服用維持劑量藥物的精神病人診治，對新發現或疑似病人應及時轉診至上級專業機構確診。
5、.建立隨訪制度。定期走訪居委會，按疾病分期隨訪精神病人，及時掌握病情變化、治療情況、去向，填寫隨訪記錄，進行康復治療指導。
6、.指導監護人督促病人按時服藥.觀察可能出現的藥物副反應和精神症狀，動員病人蔘加社群組織的康復活動。
7、.病人就診或醫務人員到病人家中診療時，應有家屬或監護人陪同。 8、.做好重性精神病人的管理，防止肇事肇禍事件的發生。
9、.對
服務隨訪制度
1、.要定期走訪村委會病人，至少每3個入戶走訪一次轄區登記在卡的精神病人，按要求填寫
2、.對新出院患者的第一次隨訪，確定疾病的分期，對患者及家屬進行康復治療指導，完整填寫隨訪記錄。
3、.對疾病期、波動期、人在戶不在、戶在人不在的精神病人進行隨訪，瞭解病人的病情變化、治療情況、去向，填寫隨訪記錄。
4、.指導監護人督促患者按時服藥，觀察患者可能出現的藥物副反應和精神症狀，動員患者參加村組織的康復活動。
5、.隨訪期間發現生活困難，符合免費服藥治療標準的患者，與有關部門協商，使患者享受免費藥物治療。
6、.入戶隨訪前應瞭解患者家庭的基本情況，提前與所在地的村(居)委會幹部聯絡，並通知患者家屬，尤其對病情不穩定患者的隨訪要做好安全防護工作。
一、居民健康檔案(及電子健康檔案)是記錄居民健康資訊的系統資料，是對居民進行衛生服務和健康管理的重要依據，應設健康檔案室和檔案櫃專門存放。有專(兼)職人員管理、維護，檔案放置有序，取用方便。
二、居民健康檔案實行動態管理，居民接受醫療服務和公共衛生服務的資訊，以及其他資訊變動情況，都應在健康檔案(含電子檔案)中及時記錄。
三、使用健康檔案要細心、愛護，用後及時放歸原處，防止丟失。輔助檢查報告單據和轉、會診的相關記錄應貼上留存歸檔，保持健康檔案完整無損。
四、居民健康檔案不可外借，也不準其他人員查閱。管理和使用健康檔案的人員，應保護居民個人隱私，不得隨意洩露檔案中的資訊。
五、居民電子健康檔案的資料存放在區級健康檔案資料中心，查閱居民電子檔案應設定分級許可權和密碼，保證資訊系統的資料安全。
六、應定期分析、利用居民健康檔案記錄的資訊，評估居民健康狀況，及時發現健康問題，針對危險因素和健康問題，制定、實施並調整干預計劃或治療措施，管理、維護居民健康。
七、健康檔案室及檔案櫃應具備適當的防塵、防晒、防潮、防火、防蛀、防鼠等防護設施。健康檔案室或檔案櫃中，不存放其他無關物品。
八、建檔居民住址變更的，遷出與遷入地的社群衛生服務機構之間，應做好居民健康檔案(或電子檔案)的轉出與接收，保證居民健康管理的連續性。
九、建檔居民發生死亡的，應在其檔案(或電子檔案)做好相關記錄，整理裝訂後，按死亡年度分卷另行存放(電子檔案也要妥當儲存)。
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。
第二章 檔案歸檔
第四條 歸檔範圍
(一)
(二) 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建：設計檔案、圖紙、會議記錄、招投標檔案、造價、工程管理 (變更、進度控制、質量控制)、工程驗收、工程報批資料等。
(三) 合同：原輔料採購、裝置採購、工程基建、技術轉移、委託合同、設計 合同、其他合同。
(四) 裝置檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助裝置;生產部裝置、工程部設 備、QC部裝置等。
(五)
(六) 員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、溫溼度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，裝置內部校驗記錄歸於裝置檔案中。
(七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產品重大質量事故資料等。
(八)
(九)
(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷燬記錄、 盤存表、溫溼度記錄、物料請驗單等;
(十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。
(十四) 驗證檔案：驗證主計劃、廠房及公用系統、生產裝置驗證、QC裝置驗證、 工程部裝置驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
(十五) 行政類檔案：
行政法規性檔案。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 準、規章規程等;
各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆;
各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構程式碼證、稅務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等; 人事任命、勞動糾紛等;
各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公裝置、儀器裝置說明書、 保修卡等;
所有加蓋公章的檔案影印件;
在企業文化建設和社會活動中直接形成的有儲存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。
第五條 歸檔時間
(一) 各類證照、批件、商標、合同、協議等原始檔案和加蓋公章的檔案影印 件須於檔案產生的24小時(一個工作日)內到檔案室辦理歸檔手續;
(二) 裝置檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔;
(三) 員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續;
(四) 計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
(五) 供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續; (六) (七) 手續; (八)
驗證檔案隨時產生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，於每年1月25 記錄檔案。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;
批記錄檔案按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續; (九) (十)
其他檔案每週一集中歸檔一次。
未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節
輕重予以相應處理。
第六條 歸檔份數 (一) (二)
原件全部歸檔，並註明份數、出處。
使用頻繁的檔案，各使用部門應影印留存自用。
第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四)
由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的檔案必須先修復再歸檔。 檔案必須通過系統整理後再歸檔。
檔案須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。
第八條 歸檔手續
各類檔案歸檔時，歸檔部門應填寫《檔案歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《檔案歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章 檔案的收集與整理
第九條 檔案的收集 (一)
由各部門指派專人，每週一對其本部門需要歸檔的檔案進行收集，並進行分類、排列、編目後移交檔案室。
(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的檔案進行收集，再進行系統的、
全面的整理。 (三)
收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
第十條 檔案的整理
(一) (二)
檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案櫃號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章 檔案建檔
第十一條 分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於檔案歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細臺賬》。 第十二條 檔案專用章
所有歸檔的影印件及歸檔原件產生的影印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的影印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄
所有歸檔檔案，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。
第十五條 電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。
第五章 檔案使用和歸還
第十六條 檔案使用 (一)
檔案影印：由使用人填寫《檔案影印登記薄》，一般性檔案經部門負責人批准，重要檔案同時報分管副總批准，由檔案員影印、提供。
(二)
借出已加蓋檔案專用章的影印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准;十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
(三)
借閱原始檔案：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批准，於檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准。
(四)
借出原始檔案：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過五個工作日，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會籤;五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會籤，檔案室保留影印件備查;
(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准後方可使用。
(六)
按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第十七條 檔案歸還 (一)
檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案檔案在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。
(二)
發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的，由使用人全部承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
(三)檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。
第十八條 檔案保管與檢查
(一)
公司各類應歸檔檔案應集中於檔案室管理，任何部門和個人不得私自儲存，更不得擅自銷燬或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
(二)
每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，並填寫《檔案清查記錄》。
(三)
檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第六章 檔案保管期限和銷燬
第二十條 檔案的銷燬 (一)
對需要進行銷燬處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷燬申請表》，並製作
《檔案銷燬清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理稽核簽字同意後，方可銷燬。
(二)
由檔案員進行檔案銷燬，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案
銷燬須協同保衛部門共同處理。
(三)
檔案銷燬時檔案員要在銷燬清冊上“銷燬情況”一欄註明“已銷燬”字
樣和日期，監銷人員要在銷燬清冊上簽字確認。
一、每學年初，對新生進行心理健康普查後，要及時建立健全心理健康檔案。
二、心理檔案應包括學生的基本情況、心理健康測量結果、個人性格分析等;日常的諮詢情況，要及時補充到檔案中。
三、心理檔案要分類(正常/異常)儲存。對普查中出現的心理狀況異常學生，經指導和諮詢恢復正常後，及時將其檔案歸入正常學生檔案中。
四、心理檔案要統一保管在指定的檔案櫃中，由專職人員負責保管。值班人員如需調閱，需登記並寫明原因，用後及時歸還，不得私自帶出中心。
五、檔案只能作為輔導人員開展輔導服務的依據，要實行專人管理，不得對外公開，確保其保密性。
六、特殊情況若確需對外提供或帶出時，必須經負責人同意，並隱去全部可辯認的來訪者的資訊。如有損壞或丟失，借出人要負全部責任。
翠屏區趙場初級中學校
20xx年1月
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，並保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管幹部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規範，方便利用、安全保密。
各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規範，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑑定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、出國(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑑別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍，確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或列印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑑別，符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自檔案下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、複製和摘錄等。嚴禁拍攝影印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批准後方可影印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程式申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含複製、摘錄)程式：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意後，報檔案室分管領導審批，人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑藉調查證明材料介紹信查檔。
臨猗縣人力資源和社會保障局
20__年7月11日
近日，國家檔案局局長李明華簽署國家檔案局第十三號令，公佈《機關檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)，自20__年1月1日起施行。
《規定》的頒佈實施，是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措。《規定》是以中辦、國辦《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導，以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規為依據制定的。全文共7章70條，第一章“總則”，明確了《規定》制定的目的和依據，機關檔案定義，機關檔案工作的意義、體制和管理原則;第二章“機構和人員”，明確了機關檔案工作機構、人員的要求，確定了機關檔案工作的基本任務;第三章“基礎設施”，明確了機關應設定的各類檔案用房及基礎設施裝置要求;第四章“管理要求”，明確了機關檔案的門類和管理要求，提出了檔案從形成到移交整個管理流程的各項要求;第五章“資訊化建設”，明確了機關檔案資訊化工作管理要求，對傳統載體檔案數字化和電子檔案的管理做出了詳細規定;第六章“獎勵與處罰”，明確了應予獎懲的各類情形;第七章“附則”，對解釋權、施行日期等加以規定。
《規定》具有3個顯著特點。一是普適性。將適用範圍確定為各級黨和國家機關、人民團體，事業單位、社會團體可參照執行。《規定》對機關檔案管理工作提出的要求，充分考慮了不同層級機關客觀條件的差異，特別對縣級或檔案形成數量較少的機關明確了基本要求。二是實用性。《規定》梳理借鑑數十個機關檔案工作參照的標準規範，對機關檔案門類劃分，檔案形成收集、整理歸檔、保管保護、鑑定銷燬、開發利用、統計移交等做出詳細規定，具備較強的實用性和操作性。三是創新性。《規定》特別關注近年來機關檔案工作出現的新情況、新問題，提出了新形勢下機關檔案工作的任務和要求，明確了機關檔案工作監督指導的原則和方式，提出了建立檔案工作協調機制和工作網路，確定了檔案工作各類業務用房需求，加強了機關檔案資訊化工作等，為機關檔案工作轉型升級提供了依據。
國家檔案局希望各地區各部門認真學習，抓好貫徹落實。國家檔案局將繼續組織宣貫活動，不斷加強監督指導，採取有效措施引導提升各地區各部門機關檔案管理水平。
安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要 組成部分。學校應根據實際情況建立安全工作計劃部署檔 案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安 全檔案的管理工作，由朱寶雙老師統一管理負責。安全檔案 應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括 以下內容：
(一)年度安全工作計劃、部署，各種安全檔案資料。
(二)單位基本概況，重點部位情況。
(三)安全責任人、管理人、安全員崗位職責。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設施、器材情況。
(六)其他與安全有關的情況。
安全管理情況應包括以下內容：
(一)安全設施、器材定期檢查記錄，維修保養的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全檢查、巡查記錄。
(四)安全宣傳教育培訓記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎懲情況記錄。
(七)其他有關安全管理的情況。 學校資金安全管理制度;(漢正國小);為了規範學校財務行為，加強財務管理，建立健全資金;一、嚴格執行現金管理制度，按規定辦理銀行和現金收;
二、嚴格稽核原始單據的合法性;三、凡屬購買的固定資產、圖書、儀器裝置等，必須由;四、所有原始憑證必須由當事人、分管領導、校長簽字;五、根據上級規定，凡屬政府採購的專案，需事先編制;六、學校大型基建費年初編制預算，專案完成。
1目的
為規範安全管理體系檔案的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系執行中使用的各類檔案實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的檔案具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系執行相關的部門均使用有效的現行版本檔案，防止誤用作廢檔案。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效執行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。
2範圍
本程式包含了檔案的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系檔案的控制。
本程式包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系執行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的檔案需求。
3.1.2負責對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理檔案的(程式、規定、制度、表格)組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理檔案的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責檔案更改內容等。
3.2生產部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程檔案的編制、評審和批准。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程式內容
4.1確定檔案種類
4.1.1為便於檔案管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系檔案分為外來檔案、綜合管理體系檔案。
4.1.2外來檔案：外來檔案係指國家、地方政府部門釋出的法律、法規、條例和標準(見法律法規的識別與評價程式);上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系檔案
a.方針、目標和指標;
b.實現方針、目標和指標的策劃;
c.控制各業務過程的程式、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限於：
a.各類分析/評價/統計資料(如OSHA 統計分析資料);
b.特種裝置(如壓力容器等)及其附件的安全技術監察(檢測)資料; c.建設(工程)專案可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;
f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南;
g.危化品應建立一欄三卡(職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)
h.設施的設計、執行技術資料;
i.供應商和承包商檔案;
j.作業許可證等;
k.其他資料。
4.2提出檔案的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改檔案的權利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的檔案需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
4.3.2管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類檔案(管理過程的程式、規定、表格)由過程負責人負責組織編制;
4.4進行編寫
4.4.1按照體系檔案編寫的格式要求進行檔案編寫。檔案格式基本內容：
a.目的：明確編制本檔案要達到的目的
b.範圍：本檔案使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍
c.定義：需要對使用人解釋的術語或詞彙
d.職責：本檔案中的主要職責劃分，包括本檔案的責任部門
e.程式/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
f.相關檔案：編制本檔案所依據的檔案或引用的檔案
g.相關記錄：本檔案涉及到的檔案、表格和記錄
h.修改記錄：本檔案每次修改的主要概要的記錄
i.檔案概要/流程：規定類檔案的概要及程式檔案的流程圖
4.4.2檔案的編號按如下要求：
記錄編號
檔案層別號
檔案類別(AQ)
公司代號JP
其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03 „„„等;
檔案類別為：管理手冊用01標識，程式檔案用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。
例子：
檔案編號：JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程式》
表格編號：編號JPL-AQ-0201/01(適用法律法規標準和其他要求清單)，其中01表示對應程式的第一張記錄。
所有檔案(包括表格)必須有版本標識，如有檔案更新，版本隨之更新。
4.5評審和審批
4.5.1檔案評審。檔案由編制人在檔案原件編制人欄中籤字，交部門主管稽核同意，再送交
相關部門主管審閱會籤(由部門主管確定會籤部門的數量)，並由4.5.2檔案批准人應對檔案進行仔細稽核後，如果同意在批准欄簽字;如果不同意將檔案返回檔案編寫人(或部門)，待修改完畢後再批准。
4.5.3檔案審批許可權。
a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表稽核，總經理批准。 b.過程管理檔案(程式、規定、制度、表格)由過程負責部門主管稽核，安全生產負責人批准。
c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的檔案由本部門負責人批准。
4.6發放控制
4.6.1生產部發布綜合管理體系檔案, 建立外發檔案清單，該清單內容包括：檔名稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該檔案清單在修改、增加/刪減檔案過程中應保持最新狀態。。
4.6.2各過程負責人將所編寫的檔案經授權批准人批准後，將書面檔案及電子版檔案一同送交生產部，生產部儲存檔案原件。
4.6.3各部門需建立《檔案控制清單》，在釋出/修改檔案的同時，檔案與檔案清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關檔案，保證體系檔案始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版檔案。
4.7.2管理體系相關的檔案必須妥善儲存;各部門負責保管本部門相關檔案;不得在檔案上亂塗畫改，不準私自外借，確保檔案的清晰、易於識別和檢索。
4.8檔案更新
4.8.1檔案更改時，由過程管理部門持原批准人批准的檔案(原件一份、電子一份)、填寫《檔案更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《檔案控制清單》，
生產部儲存批准的檔案原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面檔案應立即回收並更新，填寫《檔案與回收記錄》，防止作廢檔案非預期使用。
4.8.2當檔案在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原檔案編寫單位負責組織對檔案進行評審。如果需要進行修改，由原檔案編寫單位負責提出
檔案更改申請後組織對檔案進行編寫並按原檔案的審批程式進行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環部制訂安全記錄臺帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、儲存年限、索引、介質、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規定的專案填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收 集
定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點儲存或交檔案室存檔。
4.9.4儲存、保護
記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所儲存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。
記錄儲存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。
儲存期限依據“安全記錄臺帳”中儲存的期限規定。
4.9.5處 置
記錄儲存人按照“安全記錄臺帳”中規定的處置要求在儲存期滿後進行處置，包括銷燬或歸檔。
5相關檔案
無
6相關記錄
AQ-0202/01檔案控制清單
AQ-0202/02檔案發放、回收記錄 AQ-0202/03檔案更改通知單 AQ-0202/04安全記錄臺帳 AQ-0202/05評審記錄
第一章 總則
第一條為加強交通檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合交通工作特點，制定本辦法。
第二條交通檔案是指交通系統行政、事業單位、社團組織(以下簡稱“各單位“)以及個人在工作中直接形成的、對本單位和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統一管理，不得由各承辦部門和個人分散儲存。
第四條各單位應加強對檔案工作的領導，明確分管檔案工作的領導。有科技檔案的單位，應指定一位總工程師或技術負責人兼管此項工作。各單位應將檔案工作納入本單位總體發展規劃，納入單位管理、生產建設、科學研究和技術管理的規章制度中，納入分管領導的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。
第二章 檔案管理體制、機構和任務
第五條在國家檔案行政管理部門統籌規劃，組織協調，統一制度、監督和指導下，交通檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。
交通部對其直屬單位的檔案工作實行業務領導;對各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳(局、委)的科技檔案工作進行業務指導。
各單位檔案業務同時接受上級和同級檔案行政管理部門的監督和指導。
第六條交通部檔案管理部門的主要任務：
(一)貫徹執行國家關於檔案工作的方針、政策和法律、法規，結合交通檔案工作特點制定交通系統檔案工作的規章制度和行業標準規範;
(二)制定交通檔案工作的發展規劃，並組織實施;
(三)對交通系統檔案工作進行業務指導和檢查;
(四)對交通部機關各單位檔案材料的歸檔工作進行業務指導，集中統一管理部機關及按規定進館的各類檔案，為部機關和交通系統提供服務，按規定向中央檔案館移交檔案;
(五)指導、協調交通專業檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織交通檔案專業學術理論探討、研究;
(六)組織交通系統有關單位檔案幹部業務培訓;
(七)組織學習、研究和推廣檔案管理的先進技術、方法和經驗，推動交通檔案管理的現代化;
(八)組織並參加國家重點建設工程專案竣工檔案材料驗收;
(九)制定交通部檔案館檔案進館範圍的規定，並報國家檔案局備案;接收交通系統有關單位的檔案進館。
第七條各單位應設立與本單位檔案工作相適應的檔案管理部門，或設專人負責檔案管理工作。具體職責是：
(一)貫徹執行國家有關檔案的法律、法規和部頒標準規範，制定本單位檔案管理規章制度、實施細則;
(二)對所屬單位的檔案工作進行監督和指導;
(三)對本單位的歸檔工作進行指導，集中統一管理本單位的檔案;
(四)積極開發檔案資訊資源，編制檢索工具，彙編檔案資料，做好檔案利用工作;
(五)會同本單位有關業務部門對已超過保管期限的檔案進行鑑定;
(六)學習、研究和採用新技術，推進檔案管理的現代化;
(七)參加工程竣工、科研成果評審鑑定和裝置、儀器開箱的檔案材料驗收工作;
(八)培訓本系統有關單位檔案工作人員，交流檔案工作經驗;
(九)根據交通部檔案?館檔案進館範圍的規定，組織向交通部檔案館移交檔案
(十).組織完成上級檔案部門交辦的檔案業務工作。
第三章 檔案工作人員的條件與職責
第八條各單位應依據國家有關規定和實際需要，配備檔案工作人員，並保持檔案工作人員的相對穩定。
檔案工作人員應當熟悉檔案專業理論知識，熟悉交通業務和本單位業務範圍;忠於職守，遵守紀律;身體健康，一般應具有大專以上文化程度和一定專業知識。負責管理黨組織檔案的工作人員必須是共產黨員，符合機要人員條件。
檔案管理處、科、室、館的負責人，一般應由具有館員(或者相當於館員)以上專業技術職務的人員擔任。
檔案工作人員的職務、職稱的評定和晉升，業務能力的考核，應按照國家有關規定執行，並享有專業人員的同等待遇。
第九條檔案工作人員的主要職責：
(一)貫徹執行檔案工作的各項規章制度，掌握檔案管理現代化技術;
(二)指導相關部門做好檔案材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質量;
(三)做好檔案的收集、整理、鑑定、登記和統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況;
(四)保護檔案的安全，做好防護工作;
(五)開展檔案業務指導工作，並採取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作;
(六)做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調檔案，彙編檔案資料;
(七)遵守保密制度。未經批准，不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍，不得洩露檔案的機密內容，確保檔案的安全。
第四章 檔案材料的歸檔
第十條各單位應建立、健全檔案材料的歸檔制度。
凡本單位各項活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，均由文書處理部門或檔案材料形成部門按照交通部發布的有關檔案質量標準的規定和要求進行整理，並定期向檔案部門歸檔。
各省、自治區、直轄市及計劃單列市交通廳(局、委)的科技檔案，應執行交通行業科技檔案管理制度、規範、標準。
第十一條 電子檔案在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應對歸檔電子檔案的載體及技術環境進行檢測，確保載體的安全利用。
第十二條 文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔;科技檔案應按不同類別及專業特點進行歸檔;聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束後兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。交接雙方應對歸檔的檔案材料進行檢查、清點、核對，並履行移交簽字蓋章手續。
第五章 檔案的管理
第十三條 各單位的檔案，應作為一個全宗進行整理和保管。
一個全宗內的文書檔案，可根據本單位的實際情況，按年度、機構、問題、保管期限等方式排列。
科技檔案應按不同類別、專案分別上架排列。
第十四條 各單位應設檔案保管專用庫房，繪製庫藏檔案存放示意圖，配置必要的裝置，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防汙染、防有害生物等工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫溼度記錄制度，嚴格控制庫房的溫溼度，確保檔案的安全。
第十五條 檔案庫房(含膠片庫、磁帶庫、磁碟庫)的溫度應控制在14攝氏度_24攝氏度，相對溼度應控制在45—60%。儲存母片的膠片庫溫度應控制在13攝氏度—15攝氏度，相對溼度應控制在35—45%。
第十六條 檔案管理人員，應著工作服、戴潔淨手套操作，防止汗漬、細菌等有害物汙染檔案。
第十七條 檔案部門應建立庫存檔案和裝置定期檢查制度，並做好檢查記錄。對破損、字跡模糊或變質的檔案，應及時修補或複製;對庫存檔案發現可疑情況或者發生意外事故，應及時進行檢查，並將檢查的結果立即向單位領導報告。
第十八條 檔案部門應建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制交通檔案工作基本情況統計年報，於次年2月底報送交通部檔案館。
第十九條 檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑑定法對檔案進行鑑定。文書檔案的鑑定工作應在分管領導或機關辦公廳(室)主任的領導下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組共同進行。科技檔案的鑑定工作，要在總工程師或科學技術負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。
第二十條 鑑定工作結束後，應由檔案部門提出檔案鑑定報告，編寫檔案銷燬清冊，經本單位分管領導簽字批准後，方予銷燬，並報上級檔案部門備案。銷燬檔案實行兩人監銷制，監銷人應在檔案銷燬清冊上簽字。未經鑑定和批准，不得銷燬任何檔案。
第二十一條 檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續。
第六章 檔案的利用
第二十二條 各單位應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具;開展檔案的編研工作，為行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供檔案資訊服務。
彙編的檔案資料如需印發或出版，應經本單位領導批准，並報上級行政主管部門備案。
第二十三條 各單位檔案部門應設立檔案閱覽室，健全檔案借閱和複製、影印制度，嚴格履行檔案借閱手續。
第二十四條 外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信(介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的範圍和用途)，經檔案形成部門同意後方可借閱。重要的檔案應經辦公廳(室)主任或單位負責人批准。
第二十五條 聲像檔案實行兩套制，以複製件提供利用。借出的聲像檔案不得轉借他人或擅自複製。
第二十六條 對電子檔案採用網路的方式利用時，應採取身份認證、許可權控制等安全保密措施，並遵守有關的借閱規定。
第二十七條 根據檔案材料縮微、抄錄、複製、影印的材料，經檔案部門核對無誤後，加蓋檔案部門。檔案材料證明專用章。
第二十八條 本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個月，聲像及其不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案部門辦理續借手續，續借期限同上述期限。
第二十九條 因借用檔案解決重大阿題，併產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。
第三十條 借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印，嚴禁在檔案上塗改和作任何文字標記。
第三十一條 各單位檔案部門應遵守《中華人民共和國保守國家祕密法》，認真貫徹執行國家、交通部的保密法規，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關於檔案解密的通知後，應及時調整密級。
第七章 檔案的移交
第三十二條 交通系統重要的科技檔案，應按規定向交通部檔案館移交。
第三十三條 凡合併、撤銷機構，應根據國家有關規定將本機構全部檔案進行認真整理，不得分散，並按下列辦法進行處理：
(一)撤銷機構的檔案，應向上級主管部門進行移交或交由主管機關代管;
(二)撤銷機構的業務劃歸幾個單位或部門的，原機構的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向上級主管部門移交;
(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案材料應移交合並後的機關代管或向上級主管部門移交;
(四)一個機關內一部分業務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或複製;
(五)機關撤銷或者合併時，沒有處理完畢的檔案材料，可以移交給新的機關繼續處理，並作為新的機關的檔案加以儲存;
(六)一個機關改變隸屬關係，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統一管理;
(七)各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向主管機關移交。
第八章 附則
第三十四條 本辦法由交通部負責解釋。
第三十五條 本辦法自20__年11月1日起施行。交通部、國家檔案局1992年1月9日頒發的《交通檔案管理辦法》(交辦發(1992)89號)同時廢止。
安全檔案和檔案管理制度
1.目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理，確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司與安全生產有關的檔案檔案的管理。
3.職責
3.1. 安全檔案檔案由公司行政管理部對安全檔案的管理，並負責監督檢查和考核。
3.2. 公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理檔案檔案的收集、歸檔和保管。
4.內容
4.1. 安全生產檔案檔案內容如下：
4.1.1. 國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
4.1.2. 上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
4.1.3. 公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
4.1.4. 安全生產工作計劃、總結、報告等。
4.1.5. 各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
4.1.6. 供應商、承包商相關材料。
4.1.7. 安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
4.1.8. 安全、職業衛生評價報告。
4.2. 歸檔流程
4.2.1. 檔案資料應根據其相互聯絡、儲存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
4.2.2. 應根據檔案資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
4.2.3. 公司在每年2月底前對上年度的檔案資料進行歸檔，統一儲存。
4.2.4. 各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內檔案資料目錄。
4.2.5. 不同價值，不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷。
4.3. 檔案保管
4.3.1. 檔案應入櫃上架，科學排列，避免暴露和捆紮堆放。
4.3.2. 應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.4. 檔案借閱
4.4.1. 檔案資料檔案借閱，必須借閱手續，借閱當案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，並辦理續借手續。
4.4.2. 借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人;
4.4.3. 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記本上登出。
4.5. 檔案保密制度
4.5.1. 檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度;
4.5.2. 檔案管理人員不得借工作之便，私自將祕密檔案帶出庫房或給無關人員查閱;
4.5.3. 檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中洩漏公司機密;
4.5.4. 入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還;
4.5.5. 外單位利用檔案必須憑單位介紹信，並經領導批准方可進行;
4.5.6. 嚴禁向廢品收購單位出賣檔案檔案資料，銷燬檔案必須嚴格遵守鑑定銷燬制度;
4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閱制度，注意保密;
4.5.8. 進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。
4.6. 檔案儲存年限
文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
4.7. 檔案銷燬
對於過期並失去儲存價值的檔案資料，經公司行政管理部領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。
5. 本制度自下發之日起執行。
第一章 總則
第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規範管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和儲存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。
機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。
國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、複製有關檔案資料等方式開展。
中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。
第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。
機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便於檢索、利用和開發。
第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。
檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信
息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。
第二章 機構和人員
第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。
第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。
經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。
第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門檔案材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網路。
縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條 機關檔案工作的基本任務是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，並將規範本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定並組織實施檔案工作發展規劃或計劃;
(三)對機關各種檔案材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;
(四)負責管理機關的全部檔案並提供利用，協助做好機關政府資訊公開工作;
(五)負責機關檔案資訊化工作並統籌機關及所屬機構檔案資訊一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子檔案、電子檔案規範管理;
(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。
第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務範圍，嚴格稽核服務供方的資訊保安保障能力和業務資質，並接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。
機關檔案業務社會化服務限於檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複製件全文識別、電子檔案管理技術支援等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》(DA/T68)規定。
第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠於職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、資訊管理等相關知識背景，並定期參加業務培訓。
不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。
第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。
第三章 基礎設施
第十四條 機關應當分別設定檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，並根據工作需要設定展覽用房、檔案數字化用房、伺服器機房等。
檔案庫房應當根據載體型別分別設定，不具備條件的應當根據載體型別分割槽設定。
縣級或形成檔案數量較少的機關設定庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分割槽設定。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。
閱覽用房面積應當滿足不同型別檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分割槽閱覽的需要。
檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量 年增長量×存放年限)×60m²/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少於2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m²測算。
整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、伺服器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。
第十六條 檔案用房宜集中佈置，自成一區。
檔案辦公用房選址應當便於檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利於檔案保護。
檔案庫房不應設定在地下或頂層，地處溼潤地區的還不宜設定在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建築設計應當符合《辦公建築設計規範》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建築設計應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。
檔案庫房內不得設定其他用房和明火設施，不應設定除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具佈置、門窗設定應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。
第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節櫃、密集架、光碟櫃、底圖櫃等檔案裝具，不得采用木質櫃、玻璃門櫃等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。
檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房採用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小於8kN/m²或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條 檔案庫房應當配備溫溼度監測調控系統，安裝漏水報警裝置。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的採暖系統。
儲存重要檔案或具備條件的，應當安裝恆溫恆溼裝置，必要時可配備通風換氣、空氣淨化裝置。
第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體型別的不同，可以選擇採用潔淨氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火裝置。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警裝置。
第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設定智慧門禁識別、紅外報警、視訊監控、出入口控制、電子巡查等安全防範系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設定視訊監控裝置。
第二十二條 機關應當按照檔案資訊化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子檔案及電子檔案管理需求的基礎設施裝置。智慧庫房管理基礎設施裝置應當滿足溫溼度調控、漏水監測、消防報警、安全防範、視訊監控等系統整合管理以及其他智慧管理需要。檔案數字化、電子檔案及電子檔案管理基礎設施裝置應當符合本規定第五章要求。
縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施裝置的，應當滿足溫溼度調控、消防、安防和資訊化工作的基本需求。
第四章 管理要求
第一節 一般規定
第二十三條 機關檔案包括：
(一)文書、科技(科研、基建、裝置)、人事、會計檔案;
(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;
(三)照片、錄音、錄影等音像檔案;
(四)業務資料、公務電子郵件、網頁資訊、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。
第二十四條 機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關係、名稱發生變化但工作性質和主要業務範圍未變化的，維持原全宗不變。
機關應當建立並定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規範》(DA/T12)執行。
第二十五條 機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規範有序，保管安全可靠，鑑定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。
涉及國家祕密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。
第二節 形成與收集
第二十六條 機關履行職責過程中應當按照有關程式和要求形成歸檔檔案材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支援形成符合要求的歸檔檔案材料。
檔案材料形成時，應當採用耐久、可靠、滿足長期儲存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔檔案材料應當真實、準確、系統，檔案材料元件齊全、內容完整。
第二十七條 機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔檔案材料，交本部門指定人員保管。下列檔案材料應當納入收集範圍。
機關在日常公務活動中形成的歸檔檔案材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔檔案材料;機關承擔重大建設專案、重大科研課題等形成的歸檔檔案材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔檔案材料;機關向社會和個人徵集的、與機關有關檔案材料等。
第二十八條 機關應當編制本單位檔案材料歸檔範圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意後施行。
檔案材料歸檔範圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限從其專門規定。
機關所屬機構檔案材料歸檔範圍和檔案保管期限表報機關審查同意後施行。
第二十九條 文書檔案的收集範圍按照《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。
會計、科研、基建檔案收集範圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規範》(DA/T2)、《建設專案檔案管理規範》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設專案檔案管理暫行辦法》規定。
照片檔案的收集範圍應當符合《照片檔案管理規範》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規範》(DA/T50)規定。
其他門類檔案收集範圍按照國家相關規定執行。
第三十條 電子檔案應當連同元資料一併收集。收集的元資料應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子檔案歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)、《文書類電子檔案元資料方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元資料方案》(DA/T54)、《錄音錄影類電子檔案元資料方案》(DA/T63)等規定。
第三節 整理與歸檔
第三十一條 機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便於檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。
機關檔案分類方案一般採用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。
第三十二條 機關檔案整理應當遵循檔案材料的形成規律，保持檔案材料之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用，逐步推進卷件融合管理。
文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄影檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。
第三十三條 機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔檔案整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。
機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄影(LX)、業務資料(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁資訊(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設定一級門類程式碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、裝置(KJ·SB)設定科技檔案二級門類程式碼。專業檔案按照相關規定設定二級門類程式碼。
第三十四條 機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。
機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄影檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等資訊。檔案著錄應當與目錄編制、元資料收集等工作和要求協調對應。
第三十五條 機關檔案經文書或業務部門整理完畢後，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;採用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。
歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子檔案歸檔過程元資料。任何部門和人員不得將應歸檔檔案材料據為己有或拒絕歸檔。
第三十六條 歸檔檔案材料應當為原件。電子檔案需要轉換為紙質檔案歸檔的，若電子檔案已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質檔案不需再行實體簽名、實體蓋章。
滿足本規定第五章規定且不具有永久儲存價值或其他重要價值的電子檔案，以及無法轉換為紙質檔案或縮微膠片的電子檔案可以僅以電子形式進行歸檔。
第四節 保管與保護
第三十七條 機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行儲存和保管。檔案儲存和保管應當確保實體安全和資訊保安。
機關應當制定檔案管理應急預案並定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。
第三十八條 機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防汙染等防護工作。庫房溫溼度應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。
第三十九條 檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫溼度，根據需要採取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施裝置，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期採取措施，防治鼠蟲黴等。
第四十條 機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，並建立檢查和處理情況臺賬。
第四十一條 檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、複製或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，儘量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復製備份，做出修復說明。
第四十二條 機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。
第五節 鑑定與銷燬
第四十三條 機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑑定處置。鑑定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑑定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。
鑑定結束後，應當形成鑑定工作報告。對仍需繼續儲存的檔案，應當重新劃定保管期限並做出標註;對確無儲存價值的檔案，應當按規定予以銷燬。
第四十四條 經鑑定可以銷燬的檔案，應當按照以下程式銷燬。
(一)機關檔案部門編制檔案銷燬清冊，列明擬銷燬檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷燬時間等內容，按檔案工作協調機制報請稽核批准;
(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷燬清冊上籤署意見;
(三)機關檔案部門組織檔案銷燬工作，並與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷燬前，應當按照檔案銷燬清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷燬後，應當在檔案銷燬清冊上簽名或蓋章。銷燬清冊應當永久儲存。
第四十五條 檔案銷燬應當在指定場所進行。
電子檔案和檔案數字複製件需要銷燬的，除在指定場所銷燬離線儲存介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字複製件從系統中徹底刪除。銷燬時應當留存電子檔案和檔案數字複製件元資料，並在管理過程元資料、審計日誌中自動記錄銷燬活動。
涉密檔案的銷燬應當符合《國家祕密載體銷燬管理規定》。
第六節 利用與開發
第四十六條 機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用許可權、範圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批准。
利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。
第四十七條 機關應當按照《中華人民共和國政府資訊公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府資訊檔案資料。
第四十八條 機關應當積極推進檔案資訊開發工作，採取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、專題檔案彙集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。
全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第四十九條 機關應當積極採用資料分析、文字挖掘等新方法，擴充套件檔案開發的力度和深度。
第七節 統計與移交
第五十條 機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施裝置情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑑定銷燬情況、檔案資訊化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計並建立完備的臺賬。
統計結果應當真實、準確、完整，支援以視覺化方式顯示，便於統計分析。
第五十一條 機關應當編制檔案工作情況統計年報，彙總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。
機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條 機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字複製件應當與檔案原件一併移交。
機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，並提出劃控與開放意見。
第五十三條 電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質檔案或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以採用線上移交或離線移交。線上移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網路，不得通過未設定安全可靠措施的網際網路移交。
電子檔案移交後，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。
第五十四條 機關撤銷或合併的，檔案移交按照下列辦法進行。
(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;
(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(三)一個機關併入另一個機關或幾個機關合併為一個新的機關，其檔案應當移交給合併後的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;
(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬於國家綜合檔案館接收範圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。
第五章 資訊化建設
第五十五條 機關應當加強檔案資訊化工作，將機關檔案資訊化工作納入機關電子政務和資訊化總體規劃。
機關檔案資訊化工作應當與機關資訊化建設、檔案館資訊化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。
第五十六條 機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子檔案歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。
第五十七條 機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。
檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元資料應當收集齊全，數字複製件應當保持原貌並納入電子檔案管理系統統一管理。
第五十八條 紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規範》(DA/T31)執行，錄音錄影檔案數字化按照《錄音錄影檔案數字化規範》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。
機關應當積極實施紙質檔案數字複製件的全文識別，將現有影象資料轉化為文字資訊，便於檢索和開發利用。
第五十九條 機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄資料庫建設，資料庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規範要求。
各門類傳統載體檔案目錄資料應當與相應數字化元資料、電子檔案管理系統相應元資料庫融合管理。
第六十條 機關應當建立電子檔案歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子檔案歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子檔案歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條 機關配備的網路基礎設施、系統硬體、基礎軟體、安全保障系統、終端及輔助裝置應當滿足檔案資訊化的管理需要並適當冗餘、方便擴充套件。
機關檔案部門應當配置獨立的專業伺服器和專用儲存裝置。伺服器和儲存裝置應當滿足高效、可用、可擴充套件等要求。
機關在電子政務雲或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、儲存資源和安全防範等應當滿足電子檔案和電子檔案管理要求。不得使用電子政務雲之外的其他公有云儲存管理電子檔案、電子檔案。
第六十二條 機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子檔案分類方案、歸檔範圍與保管期限表和整理要求，在電子檔案形成時自動或半自動開展鑑定、整理工作，實施預歸檔。
電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子檔案管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。
電子檔案管理系統等級保護不得低於二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務雲服務的，應當與電子政務雲管理機構明確安全管理責任。
第六十三條 電子檔案的檔案格式和質量應當符合標準要求，元資料應當齊全完整，滿足長期儲存和同級國家綜合檔案館進館要求。
第六十四條 機關應當為電子檔案安全儲存配置線上儲存系統。線上儲存系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷儲存裝置。
第六十五條 機關應當制定電子檔案備份方案和策略，採用磁帶、一次性燒錄光碟、硬磁碟等離線儲存介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。
機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元資料。
第六十六條 機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子檔案歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，採取有效措施嚴防資訊篡改、丟失、外洩。涉密檔案進行數字化、涉密電子檔案歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。
第六章 獎勵與處罰
第六十七條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;
(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)檔案利用、開發取得突出效果的;
(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;
(五)同違反檔案法律、法規的行為作鬥爭，表現突出的;
(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。
第六十八條 有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;
(二)機關未按規定設定檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機關應當歸檔的檔案材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;
(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所儲存的檔案面臨危險而不採取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章 附則
第六十九條 本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。
第七十條 本規定自20__年1月1日起施行。
環境保護檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強環境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發利用環境保護檔案資訊資源，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環境保護法》等相關法律法規，結合環境保護工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱環境保護檔案，是指各級環境保護主管部門及其派出機構、直屬單位(以下簡稱環境保護部門)，在環境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔儲存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄影)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條 環境保護檔案工作是環境保護部門的重要職責，實行統一領導、分級管理。
第四條 國務院環境保護主管部門對環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受國家檔案行政管理部門的監督和指導。
地方各級環境保護主管部門對本行政區域內環境保護檔案管理工作實行監督和指導，在業務上接受同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門的監督和指導。
第二章 環境保護部門檔案工作職責
第五條 環境保護部門應當加強對檔案工作的領導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環境保護相關專業知識和業務技能的正式專職檔案管理人員。環境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門檔案管理工作。
第六條 環境保護部門應當將檔案工作納入本部門發展規劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內容，及時研究並協調解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協調發展。
第七條 環境保護部門應當按照部門預算編制和管理的有關規定，科學合理核定檔案工作經費，並列入同級財政預算，加強對檔案工作經費的審計和績效考核，確保科學使用、專款專用。
第八條 環境保護部門應當按照國家有關檔案管理的規定，確定檔案材料的具體接收範圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應當歸檔儲存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關的撤銷或者合併部門的全部檔案。
第九條 環境保護部門應當將檔案資訊化建設納入本部門資訊化建設同步實施，推進文件一體化管理，實現資源數字化、利用網路化、管理智慧化。
第十條 環境保護部門應當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開。
第十一條 環境保護部門應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，提供符合設計規範的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設施，以及計算機、影印機、印表機、掃描器、照相機、攝像機、防磁櫃等工作裝置。
第十二條 環境保護部門應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入幹部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛鍊、交流任職等創造條件。檔案管理人員的職務晉升或者職稱評定、業務能力考核，按照國家有關規定執行，並享有專業人員的同等待遇。
第十三條 環境保護部門應當按照《中華人民共和國保守國家祕密法》等有關法律法規，確保環境保護檔案安全保密和有效利用。
第三章 檔案管理機構、檔案(專案)承辦單位職責
第十四條 環境保護部門的檔案管理機構應當履行下列職責:
(一)貫徹執行國家檔案法律法規和工作方針、政策。經國家檔案行政管理部門同意，國務院環境保護主管部門的檔案管理機構負責研究制定環境保護檔案管理規章制度、行業標準和技術規範並組織實施。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構依據上級環境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關制度要求，制定本行政區域內環境保護檔案管理工作制度並組織實施。
(二)負責本部門檔案的統一管理，地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構對本行政區域內環境保護檔案管理工作進行監督和指導。
(三)負責編制本部門檔案管理經費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發利用，裝置購置和執行維護，資訊化建設，以及檔案宣傳培訓等專案經費列入預算。
(四)負責本部門檔案資訊化工作，參與本部門電子檔案全過程管理工作，組織實施本部門檔案數字化加工、電子檔案歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質備份工作。
(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設專案、重大科研專案、重大生態保護專案等歸檔工作進行監督和指導，參與重大科研專案成果驗收、重大建設專案工程竣工和重要裝置儀器開箱的檔案材料驗收工作。
(六)負責制定本部門檔案(專案)材料的歸檔範圍和保管期限，指導本部門的檔案收集、整理、歸檔工作，組織檔案資訊資源的編研，科學合理開發利用，安全保管檔案並按照有關規定向檔案館移交檔案。
(七)國務院環境保護主管部門的檔案管理機構，負責彙總統計地方環境保護主管部門，本部門及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的資料，並報送國家檔案行政管理部門。地方各級環境保護主管部門的檔案管理機構，負責彙總統計本行政區域內環境保護檔案工作基本情況資料，並報送同級檔案行政管理部門和上級環境保護主管部門。
(八)負責開展環境保護部門檔案工作業務交流，組織檔案管理人員專業培訓。
(九)各級環境保護主管部門的檔案管理機構負責組織實施同級檔案行政管理部門佈置的相關工作，並協調環境保護部門的檔案管理機構與其他部門檔案管理機構之間的檔案工作。
第十五條 環境保護部門的檔案(專案)承辦單位在本部門檔案管理機構的指導下，履行下列職責：
(一)負責本單位檔案(專案)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負責督促指導檔案(專案)承辦人分類整理檔案材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，並按照規定向本部門檔案管理機構移交。
(三)重大建設專案、重大科研專案、重大生態保護專案承辦單位負責制定專項檔案管理規定、歸檔範圍和保管期限，報環境保護部門的檔案管理機構同意後，由專案承辦單位組織實施。
第四章 檔案材料的歸檔
第十六條 環境保護檔案材料歸檔範圍應當全面、系統地反映綜合管理和政策法規、科學技術、環境影響評價、環境監測、汙染防治、生態保護、核與輻射安全監管、環境監察執法等業務活動。
第十七條 環境保護部門在部署汙染源普查、環境質量調查等專項工作時，應當明確檔案材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應當檢查檔案材料的收集、整理情況;重大建設專案、重大科研專案和重大生態保護專案檔案材料不符合歸檔要求的，不得進行專案鑑定、驗收和申報獎項。
第十八條 環境保護檔案材料歸檔工作一般應於次年3月底前完成。檔案(專案)承辦單位根據下列情形，按要求將應歸檔檔案及電子檔案同步移交本部門檔案管理機構進行歸檔，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔：
(一)文書材料應當在檔案辦理完畢後及時歸檔;
(二)重大會議和活動等檔案材料，應當在會議和活動結束後一個月內歸檔;
(三)科研專案、建設專案檔案材料應當在成果鑑定和專案驗收後兩個月內歸檔，週期較長的科研專案、建設專案可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器裝置隨機檔案材料，應當在開箱驗收或者安裝除錯後七日內歸檔，重要儀器裝置開箱驗收應當由檔案管理人員現場監督隨機檔案材料歸檔。
第五章 檔案的管理
第十九條 環境保護部門應當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環境保護檔案真實、齊全、完整。
第二十條 環境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法 環境保護檔案分類表》《環境保護檔案著錄細則》《環境保護檔案管理規範》等檔案的有關規定執行，其相應的電子檔案材料應當按照有關要求同步歸檔。
文書材料的整理歸檔，依照《歸檔檔案整理規則》(DA/T 22-20__)的有關規定執行。
照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規範》(GB/T 11821-20__)的有關規定執行。
錄音、錄影資料的整理歸檔，依照錄音、錄影管理的有關規定執行。
科技檔案的整理歸檔，依照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-20__)的有關規定執行。
會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關規定執行。
人事檔案材料的整理歸檔，依照《幹部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《幹部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔20__〕12號)等檔案的有關規定執行。
電子檔案的整理歸檔，依照《電子檔案歸檔與電子檔案管理規範》(GB/T 18894-20__)、《CAD電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求》(GB/T 17678.1-1999)等檔案的有關規定執行。重要電子檔案應當與紙質檔案材料一併歸檔。
第二十一條 環境保護部門的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態，除錯庫房溫度、溼度，及時對破損或者變質的檔案進行修復。
第二十二條 環境保護檔案的鑑定應當定期進行。
環境保護部門成立環境保護檔案鑑定小組進行鑑定工作，鑑定小組由環境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構、保密部門和檔案(專案)承辦單位有關人員組成。
對保管期限變動、密級調整和需要銷燬的檔案，應當提請本部門環境保護檔案鑑定小組鑑定。鑑定工作結束後，環境保護檔案鑑定小組應當形成鑑定報告，提出鑑定意見。
第二十三條 環境保護檔案的銷燬應當按照相關規定辦理，並履行銷燬批准手續。未經鑑定、未履行批准銷燬手續的檔案，嚴禁銷燬。
對經過環境保護檔案鑑定小組鑑定確認無儲存價值需要銷燬的檔案，應當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批准後銷燬。檔案銷燬清冊永久儲存。
環境保護檔案的銷燬由檔案管理機構組織實施。銷燬檔案時，檔案管理機構與保密部門應當分別指派人員共同進行現場監督，並在銷燬清冊上簽字確認。檔案銷燬後，應當及時調整檔案櫃(架)，並在目錄及檢索工具中註明。
第二十四條 環境保護部門撤銷或者變動時，應當妥善保管環境保護檔案，向相關接收部門或者同級檔案管理部門移交，並向上級環境保護主管部門報告。
第二十五條 檔案(專案)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應當及時對屬於歸檔範圍的檔案材料進行整理、歸檔，並辦理移交手續，不得帶走或者譭棄。
第六章 檔案的利用
第二十六條 環境保護部門的檔案管理機構應當積極開發環境保護檔案資訊資源，並根據環境保護工作實際需要，對現有檔案資訊資源進行綜合加工和深度開發，為環境保護工作提供服務。
第二十七條 環境保護部門應當積極開展環境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用範圍和審批程式，確保檔案合理利用。
第二十八條 環境保護檔案一般以數字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環境保護檔案的單位或者個人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得對檔案原件進行摺疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、塗抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。
第七章 獎勵與處罰
第二十九條 有下列事蹟之一的，依照國家有關規定給予表揚、表彰或者獎勵：
(一)在環境保護檔案的收集、整理或者開發利用等方面做出顯著成績的;
(二)對環境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)將個人所有的具有重要或者珍貴价值的環境保護檔案捐贈給國家的;
(四)執行檔案法律法規表現突出的。
第三十條 在環境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規給予處分;情節嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。
第八章 附 則
第三十一條 地方各級環境保護主管部門可以根據本辦法，結合本地實際情況，聯合同級檔案行政管理部門制定實施細則，並報上級檔案行政管理部門和環境保護主管部門備案。
第三十二條 本辦法自20__年3月1日起施行。1994年10月6日公佈的《環境保護檔案管理辦法》(原國家環境保護局 國家檔案局令第13號)同時廢止。
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的範圍
本公司所有需要歸檔的檔案資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有儲存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產排程、裝置工裝(模具)管理、能源管理等方面有儲存價值的原始材料。
2.檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的檔案資料，原件移交檔案室，使用部門留存影印件。
接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
3.檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產經營管理、(E)技術質量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來檔案、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。 財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。 以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。
4.2歸檔的檔案材料必須是原件。如是傳真件等不易儲存的檔案材料，應留影印件，並將影印件與原件一起存檔，並加以說明。
4.3存檔的檔案、材料應按照自然形成、保持歷史聯絡的原則，並按立卷要求特徵及檔案內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份，並區分保管期限。卷內檔案應按問題或檔案形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。
4.5檔案盒(袋)內檔案的排列：檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
4.6檔案歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重份檔案，需要辦理銷燬手續。
4.7歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即(最遲一週內)將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱後及時歸還。
5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。
5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關許可權。借閱檔案時應做到以下幾點：
5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自開啟檔案櫃翻閱查詢;
5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;
5.3.3要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人;
5.3.4所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫;
5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;
5.3.6檔案如有丟失、損壞或洩密，要立即追究當事人責任;
5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。對於不易繼續儲存的檔案資料，應及時予以複製;對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有檔案資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
8.檔案的銷燬
公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬
公文管理制度
1.為規範機關及專案部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。
2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、專案辦及各專案部負責本部室各自的公文處理工作。
3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷燬。
4.公司行文程式規定如下：
根據檔案性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會籤後送公司綜合事務部審稿。屬行政序列檔案須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記後，並打印出來。相關職能部門原擬稿人校對後，再繕印、用印和封發，檔案底稿(附帶二張正文)加蓋公章後由檔案室存檔。
5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改後的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿後交付簽發和列印。
6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。
7.公司設立檔案室，統管各類檔案。實行檔案立卷歸檔制度。檔案管理人員負責並及時地對各類檔案進行分類、標引、立卷、存檔。
8.凡公司和各專案部在各項工作中辦理完畢的具有儲存價值的各種檔案材料，均應及時交檔案室統一歸檔。
9.嚴格履行檔案閱辦手續。凡需借閱、傳閱檔案，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。
10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經公司總經理審批。
11.歸檔公文和資料的影印或複製，必須經分管領導審批，並要在檔案管理人員的監督下完成影印或複製工作。
12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密檔案，承辦部門或個人不得擅自帶出分散儲存，一律交檔案室集中保管。密級檔案未經上級批准，不允許複製。根據上級機關的要求和安排，文祕人員應按時上交標密檔案。
13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。
文件管理制度
1.目的
為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
1.1檔案管理包括公司所有的文件、技術、裝置、財務和人事等文字、圖表和聲像等不同形式的資料。
1.2本公司所有職工有保護義務。
2.行文條例
2.1公司行文由發文部門擬辦後呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最後送至綜合事務部打印發文。
2.2公司收發各類檔案，根據檔案性質(以文頭為準)，報總經理批示辦理，並及時做好檔案的登記、歸檔工作。
2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性檔案的簽發、批示。
3.管理
3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。
3.2各部門的工程技術資料一般按年定期彙總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據檔案資料性質，定期彙總存檔。
3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。
3.4財務資料由財務人員按規定管理。
3.5各種資料應建立電子文件，實行電子化檔案管理。
3.6銷燬檔案必須經過總經理認可，才可以銷燬。禁止管理人員擅自銷燬。
3.7禁止個人將公司檔案及影印件送他人或出賣。
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3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。
3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、儲存年限來處理(銷燬)檔案，意見先報公司總經理。
4.責任
有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。
4.1擅自塗改檔案。
4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
4.3未按規定向他人提供檔案。
4.4損毀、丟失屬於公司所有的檔案。
4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。
一、設立健康檔案資料櫃，以戶為單位，為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中保管，按行政村名和編號順序存放，保持整潔、美觀和規範有序，逐漸實行計算機化管理。
三、責任醫生要對健康檔案進行按照60歲以老人、困難群體、兒童、孕產婦、慢性病人進行分類專冊登記，檔案盒要目錄和分類資訊登記。
四、定期開展隨訪工作，每年免費隨訪4次，結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女兩年一次的健康體檢，以及兒童預防接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容，及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發現的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、各科醫師應及時登記已經獲取的各種資訊，並進行分析統計，及時反饋，以便及時納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時允許隨帶健康檔案，出院後繼續交本院保管並及時將本次住院概況記入檔案。
六、非本院衛生專業技術人員，不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。未經院長同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。
行政事業單位正處於深化改革、管理轉型的關鍵時期，對幹部的綜合素質和能力提出了更高的要求，行政事業單位領導幹部的教育培訓在事業單位改革與發展中作為一項全域性性、戰略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。應廣大學員要求，中國人力資源開發研究會培訓中心和北京中建啟航教育諮詢有限公司定於20__年9月、10月分別在長春市、成都市舉辦“機關事業單位內部績效工資分配與績效考核、特殊薪酬激勵政策及方案設計暨崗位設定專題研修班”。培訓旨在通過系統的理論學習，針對性的課堂討論，提升幹部的職業素養、知識水平和管理能力，切實加強行政事業單位人事管理工作。培訓班由北京中建啟航教育諮詢有限公司承辦，現將有關事宜通知如下：
一、培訓內容
(一)機關事業單位人事檔案管理制度的改革措施1.中共中央辦公廳《幹部人事檔案工作條例》政策宣貫解讀2.人事檔案的歸檔要求、調轉及手續、資訊化建設3.人事檔案管理內容及稽核要求、人事檔案材料的收集歸檔範圍的規定和分類方案4.幹部人事檔案人事檔案管理存在的問題與對策、流動人員檔案管理方法
(二)行政事業單位內部績效工資分配與績效考核1.行政事業單位實施績效工資難點及對策2.行政事業單位基礎性與獎勵性績效工資方案的設計技巧3.行政事業單位績效考核組織實施方法與步驟4.一般職工績效指標客觀量化設計及案例5.職能部門和業務部門績效指標客觀量化設計及案例6.部門和崗位工作量平衡方法及案例分析7.一般職工績效考評組織實施難點與對策8.績效考評結果評價方法9.績效考評結果反饋面談藝術10.行政事業單位績效工資操作方案設計實操11.行政事業單位績效考核方案設計技術
(三)行政事業單位特殊薪酬激勵政策及方案設計1.行政事業單位收入分配改革走向及特殊激勵政策2.行政事業單位年薪制工資分配方案設計3.行政事業單位協議工資分配方案設計4.行政事業單位專案工資分配方案設計5.行政事業單位科技成果轉化提成分配方案設計6.行政事業單位特設崗、創新崗及流動崗薪酬方案設計7.兼職兼薪離崗創業特殊薪酬激勵規定與管理8.行政事業單位實施特殊薪酬激勵政策的配套管理
(四)事業單位崗位設定與管理方案設計1.事業單位崗位設定管理系列檔案解讀2.事業單位管理崗位等級設定、專業技術崗位等級設定、工勤技能崗位等級設定、特設崗位設定3.事業單位的不同類別崗位的結構比例4.事業單位的崗位設定方法與動態調整5.事業單位崗位設定中存在的特殊問題(如最高等級設定、雙肩挑、一級崗位設定等)及解決方案6.崗位設定與績效量化考核、績效工資分配相互銜接的操作方法7.事業單位崗位設定與管理的案例分析
(五)行政事業單位相關法律法規與風險防範1.《事業單位人事管理條例》解讀2.行政事業單位機構設定和編制管理相關法律法規與風險防範3.行政事業單位崗位設定相關法律法規與風險防範4.行政事業單位幹部選拔與全員聘用相關法律法規與風險防範5.行政事業單位用工選擇相關法律法規與風險防範6.行政事業單位績效考核相關法律法規與風險防範7.行政事業單位工資福利相關法律法規與風險防範8.行政事業單位勞動保護相關法律法規與風險防範9.行政事業單位勞動關係相關法律法規與風險防範
二、主講專家屆時擬邀請相關政策部門專家授課;結合典型案例和例項分析、經驗交流等方式進行;培訓結束後,統一頒發中國人力資源開發研究會培訓中心“機關事業單位內部績效工資分配與績效考核、特殊薪酬激勵政策及方案設計暨崗位設定專題研修班”結業證書。
三、培訓物件各級行政事業單位主管領導及相關部門負責人、各教育、科技、衛生、文化體育、新聞廣電、住建、交通、財政、國土、稅務、司法、編辦、城管、規劃、房產、公安、水利、環保、市場監督管理、糧食、農牧業、林業、水利等行政事業單位領導、科研院所、行業協(學)會等相關事業單位的負責人及相關人員。
四、培訓費用培訓費2800元/人。(含專家費、場地費、資料費、午餐費等)住宿統一安排，費用自理。
五、培訓時間及地點20__年09月19日-23日 長春市20__年10月23日-27日 成都市
六、報名辦法
為貫徹落實《機關檔案管理規定》，近日，全國人大機關重新修訂了《全國人大機關檔案管理辦法》，並經十三屆全國人大常委會祕書長、機關黨組書記楊振武批准同意，印發機關各單位、各部門施行。
《機關檔案管理規定》的頒佈施行是國家檔案局在新形勢下推動機關檔案工作的一項重大舉措，是進一步依法加強機關檔案科學規範管理的一個重要抓手。《機關檔案管理規定》具有很好的普適性、實用性和創新性，為機關檔案工作轉型升級提供了重要依據。全國人大機關以學習貫徹落實《機關檔案管理規定》為契機，深入開展檔案法治宣傳教育，以規範檔案管理工作流程為目標，貫徹落實依法依規治檔的本質要求，將標準化、精細化、流程化作為檔案工作的重要任務，進一步完善檔案管理體制機制。
全國人大常委會辦公廳祕書局高度重視，及時召開座談會組織機關兼職檔案員進行學習討論。檔案處認真學習領會《機關檔案管理規定》，結合全國人大機關檔案工作的實際情況，啟動《全國人大機關檔案管理辦法》的修訂工作。
在修訂工作中，檔案處堅持加強宣傳、集思廣益，廣泛徵集修訂意見。通過舉辦檔案工作學習班、召開座談會、印發徵求意見稿等形式，使機關32家立檔單位和各單位、各部門兼職檔案員廣泛參與到此次修訂工作中。徵求意見稿經歷了“三上三下”的修改過程，充分吸收了國家檔案局檔案館(室)業務指導司機關檔案業務指導處的意見。此次修訂工作共對現行辦法進行了42處修改，新增條款15條，對19條條款作出重大調整，保證新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》適應當前和今後一段時期機關檔案管理工作需要。
修訂工作同時堅持統籌協調、與時俱進，積極創新機關檔案管理工作體制機制。新修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》首次明確了由全國人大常委會副祕書長牽頭的機關檔案工作協調機制，協調處理全國人大機關檔案工作重大事務和重要事項，要求機關各立檔單位建立以主要負責同志、分管檔案工作領導、專職或兼職檔案員、業務人員組成的4級檔案工作機制，為機關檔案工作的明確責任、分級管理、齊抓共管提供了有力的制度保障。按照新時代機關檔案工作資訊化要求，針對全國人大機關數字檔案室建設情況，結合《機關檔案管理規定》的精神，《全國人大機關檔案管理辦法》明確規定了全國人大機關檔案資訊化建設的技術要求和工作部署，保證全國人大機關檔案資訊化建設有規可循、安全規範。
此次修訂的《全國人大機關檔案管理辦法》完整覆蓋機關檔案收集、整理、保管、鑑定、利用、編研等各個工作環節，明確要求檔案工作與業務工作同步部署、同步實施、同步發展，具有較強的規範性、針對性和實用性，對做好新時代全國人大機關檔案工作具有重要意義。
第一章 總則
第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規範管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。
第二條 本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和儲存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、複製有關檔案資料等方式開展。中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。
第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便於檢索、利用和開發。
第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案資訊化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。
第二章 機構和人員
第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。
第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。
第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門檔案材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網路。縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條 機關檔案工作的基本任務是：
(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，並將規範本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定並組織實施檔案工作發展規劃或計劃;
(三)對機關各種檔案材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;
(四)負責管理機關的全部檔案並提供利用，協助做好機關政府資訊公開工作;
(五)負責機關檔案資訊化工作並統籌機關及所屬機構檔案資訊一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子檔案、電子檔案規範管理;
(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。
第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務範圍，嚴格稽核服務供方的資訊保安保障能力和業務資質，並接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。機關檔案業務社會化服務限於檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字複製件全文識別、電子檔案管理技術支援等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規範》(DA/T68)規定。
第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠於職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、資訊管理等相關知識背景，並定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。
第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。
第三章 基礎設施
第十四條 機關應當分別設定檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，並根據工作需要設定展覽用房、檔案數字化用房、伺服器機房等。檔案庫房應當根據載體型別分別設定，不具備條件的應當根據載體型別分割槽設定。縣級或形成檔案數量較少的機關設定庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分割槽設定。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。閱覽用房面積應當滿足不同型別檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分割槽閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m²/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少於2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m²測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、伺服器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。
第十六條 檔案用房宜集中佈置，自成一區。檔案辦公用房選址應當便於檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利於檔案保護。檔案庫房不應設定在地下或頂層，地處溼潤地區的還不宜設定在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建築設計應當符合《辦公建築設計規範》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建築設計應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。檔案庫房內不得設定其他用房和明火設施，不應設定除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具佈置、門窗設定應當符合《檔案館建築設計規範》(JGJ25)規定。
第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節櫃、密集架、光碟櫃、底圖櫃等檔案裝具，不得采用木質櫃、玻璃門櫃等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房採用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小於8kN/m²或按檔案裝載情況相應增加。
第十九條 檔案庫房應當配備溫溼度監測調控系統，安裝漏水報警裝置。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的採暖系統。儲存重要檔案或具備條件的，應當安裝恆溫恆溼裝置，必要時可配備通風換氣、空氣淨化裝置。
第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體型別的不同，可以選擇採用潔淨氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火裝置。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警裝置。
第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設定智慧門禁識別、紅外報警、視訊監控、出入口控制、電子巡查等安全防範系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設定視訊監控裝置。
第二十二條 機關應當按照檔案資訊化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子檔案及電子檔案管理需求的基礎設施裝置。智慧庫房管理基礎設施裝置應當滿足溫溼度調控、漏水監測、消防報警、安全防範、視訊監控等系統整合管理以及其他智慧管理需要。檔案數字化、電子檔案及電子檔案管理基礎設施裝置應當符合本規定第五章要求。縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施裝置的，應當滿足溫溼度調控、消防、安防和資訊化工作的基本需求。
為規範和加強生產安全事故檔案管理，根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》和《生產安全事故報告和調查處理條例》的有關規定，制定本制度。
一、本制度所稱的生產安全事故檔案(以下簡稱事故檔案)，是指生產安全事故報告、事故調查和處理過程中形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
二、事故檔案管理按照《生產安全事故報告和調查處理條例》規定的事故等級處理程式，實行分系統、分級管理。
三、事故檔案管理是參與事故調查處理單位檔案工作的組成部分。
事故檔案的管理應與事故報告，事故調查和處理同步進行。參加事故調查處理的有關單位及個人都有維護事故檔案完整、準確、系統、安
全的義務。任何單位和個人都不得將事故檔案據為己有或拒絕歸檔。
四、事故檔案材料的收集歸檔是事故報告和調查處理工作的重要環節。
五、參加事故調查的其他單位可儲存與其職能相關的事故調查檔案材料的副本或複製件。
六、事故調查及處理工作中應歸檔的檔案材料主要有：
(一)事故報告及領導批示;
(二)事故調查組織工作的有關材料，包括事故調查組成立批准檔案、內部分工、調查組成員名單及簽字等;
(三)事故搶險救援報告;
(四)現場勘查報告及事故現場勘查材料，包括事故現場圖、照片、錄影，勘查過程中形成的其他材料等;
(五)事故技術分析、取證、鑑定等材料，包括技術鑑定報告，專家鑑定意見，裝置、儀器等現場提取物的技術檢測或鑑定報告以及物證材料或物證材料的影像材料，物證材料的事後處理情況報告等;
(六)安全生產管理情況調查報告;
(七)傷亡人員名單，屍檢報告或死亡證明，受傷人員傷害程度鑑定或醫療證明;
(八)調查取證、談話、詢問筆錄等;
(九)其他有關認定事故原因、管理責任的調查取證材料，包括事故責任單位營業執照及有關資質證書影印件、作業規程及技術圖紙等;
(十)關於事故經濟損失的材料;
(十一)事故調查組工作簡報;
(十二)與事故調查工作有關的會議記錄;
(十三)其他與事故調查有關的檔案材料;
(十四)關於事故調查處理意見的請示
(十五)事故處理決定、批覆或結案通知;
(十六)關於事故責任認定和對責任人進行處理的相關單位的意見函;
(十七)關於事故責任單位和責任人的責任追究落實情況的檔案材料;
(十八)其他與事故處理有關的檔案材料。
七、事故檔案整理應當以事故為單位進行分類組卷，組卷時應保持檔案之間的有機聯絡。 同一事故的非紙質檔案材料應與紙質檔案材料分別整理存放，並標註互見號。
八、歸檔檔案質量要求：紙質檔案材料應齊全完整，字跡清晰，籤認手續完備;數字照片應列印紙質拷貝;錄音、錄影檔案
包括數字檔案)、電子檔案應按要求確保內容真實可靠、長期可讀。
九、檔案材料向檔案部門歸檔時，交接雙方應按照歸檔檔案材料移交目錄對全部檔案材料進
行清點、核對，對需要說明的事項應編寫歸檔說明。移交清冊一式二份，雙方責任人簽字後各保留一份。
十、擅自銷燬事故檔案材料、未及時歸檔，或違反本辦法，造成事故檔案損毀、丟失或洩密的，
將依照安全生產法律法規、檔案法律法規追究直接責任單位或個人的法律責任。
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