第一章總則
第一條為規範全省公安機關電子印章的使用和管理,保障電子印章安全、合法、有效使用,依據《中華人民共和國電子簽名法》(中華人民共和國主席令第18號)和《國務院關於國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》(國發[1999]25號)等相關法律、法規和規定,制定本辦法。
第二條本辦法下列用語的含義分別為:
電子印章是物理印章在電子世界的表現形式,分為電子公章和個人電子名章(包括個人電子簽名),其中法人的個人電子名章在本辦法內視為電子公章。
電子簽章是以公安數字證書為載體,以數字簽名技術為核心,將數字簽名金鑰、印章或簽名圖片、簽章物件繫結在一起,為簽章物件提供完整性、真實性驗證的過程,是數字簽名視覺化的表現形式之一。
電子簽章系統是提供電子印章的製作、簽章以及印章管理與審計等功能的資訊系統,一般由簽章服務系統和簽章客戶端軟體組成。
第三條電子簽章同時符合下列條件的,視為可靠的電子簽章:
(一)遵循公安部“公安資訊系統電子簽章技術規範”;
(二)基於公安數字證書認證服務;
(三)採用pki技術(public key infrastructure公開金鑰體系)。
第四條在全省公安機關範圍內可靠的電子簽章與蓋章、手寫簽名具有同等法律效力,具有唯一性、不可篡改性、不可否認性,不得因其採用電子化表現形式而否定其法律效力。
第五條全省公安機關統一使用省廳建設的江蘇公安電子簽章系統。
電子簽章適用於全省公安機關的各類資訊系統,但國家法律法規規定不適用的情形除外。
第六條電子印章遵循“按需發放,授權應用”、“誰持有,誰使用,誰負責”的原則。
第二章職責分工
第七條電子印章實行分級分類管理、全警授權應用模式。
各級公安機關應當配備下列三類管理人員,並明確其承擔的職責:
(一)電子簽章系統管理員(以下簡稱“系統管理員”),由省、市公安機關信通部門人員擔任,負責本級系統管理維護工作,省級系統管理員負責為廳機關和各市系統管理員授權,廳機關和各市系統管理員負責為本級制章管理員、公章管理員授權;
(二)電子印章製作管理員(以下簡稱“制章管理員”),由省、市公安機關信通部門指定專人擔任,承擔本級電子印章製作、發放及相關應用管理工作;
(三)電子公章管理員(以下簡稱“公章管理員”),由公章持有部門確定專人,承擔本部門電子公章使用授權管理工作。
第八條省廳信通處負責全省電子簽章系統執行監控,以及簽章伺服器資料庫備份、恢復等運維保障工作。
第三章製作、發放和登出
第九條電子公章製作範圍為全省公安機關有實體印章的部門,個人電子名章製作範圍為公安數字證書持有人。
第十條電子公章的製作申請,由實體公章持有部門如實填寫《江蘇省公安機關電子公章製作申請表》,明確公章管理人,經本部門領導批准並加蓋公章後,提交省、市公安機關信通部門。
個人電子名章由公安數字證書持有人如實填寫《江蘇省公安機關個人數字證書申請表》,經所在單位領導審批並加蓋公章後,提交省、市公安機關信通部門。
省、市公安機關信通部門負責受理、稽核電子印章的製作申請,並組織製作電子印章。
第十一條電子公章由制章管理員同時使用公章製作授權證書、制章管理員個人數字證書,完成公章製作。
個人電子名章由制章管理員同時使用私章製作授權證書、制章管理員個人數字證書,完成私章製作。
第十二條電子公章印模統一存放在江蘇公安電子簽章資料庫中,實行集中管理和認證。
個人電子名章儲存在本人的公安數字證書中。
第十三條公安機關內設部門因更名、合併、撤銷等情況停用原實體公章的,應當及時函告信通部門,登出本部門原電子公章,並根據需要重新申請製作電子公章。
第十四條個人電子名章持有人離職,應當將本人公安數字證書交還原證書發放部門予以登出。
第四章使用和審計
第十五條電子公章管理權歸實物印章持有部門所有,個人電子名章使用權歸持有人專有。
第十六條電子公章的使用,應當經公章持有部門主要領導審批同意後,由本部門公章管理員負責授權,由被授權人持本人公安數字證書,在指定資訊系統的業務環節調取使用。
個人電子名章,由持有人使用本人公安數字證書,在其業務授權範圍內使用。
第十七條電子簽章系統對電子印章的製作、變更、登出以及電子簽章提供獨立審計功能,確保審計資訊真實完整。
第十八條電子簽章系統審計內容主要包括審計元素和審計行為。
審計元素主要包括:文件標識、蓋章人、數字證書序列號、印章名稱、簽章時間、簽章計算機ip等;審計行為主要包括:印章製作、加蓋、撤銷、鎖定、解鎖等。
第五章管理
第十九條電子簽章系統中的公章和個人簽名圖片、數字簽名金鑰等基礎資訊應當永久儲存;審計資訊儲存時間為十年。
第二十條公安信通部門在電子印章製作入庫後,應當督促本級制章員對制章過程中產生的所有電子文件進行銷燬,並逐一檢查、確認銷燬情況。
第二十一條公安信通部門對各部門提交的《江蘇省公安機關電子公章製作申請表》、《江蘇省公安機關個人數字證書申請表》,應當按照祕密級檔案妥善保管,並統一歸檔至公安檔案部門。
第二十二條經過電子簽章的電子文件,其歸檔參照國家檔案管理局頒佈的《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國家檔案局令[20xx]第6號)和國家標準《電子檔案歸檔與管理規範》(gb/t18894-20xx)執行。
第六章責任
第二十三條嚴禁系統管理員違規提供電子公章,由此產生的後果,由違規的系統管理員承擔責任。
第二十四條嚴禁制章管理員私自留存、違規提供電子公章和他人電子簽名,或利用職務之便偽造、變造電子公章,由此產生的後果,由違規的制章管理員承擔責任。
第二十五條嚴禁公章管理員違規授權使用電子公章,由此產生的後果,由違規的公章管理員承擔責任。
第二十六條嚴禁公安數字證書持有者出借本人的個人電子名章,由此造成的後果,由違規人員承擔責任。
第二十七條個人電子名章遇有下列情形之一的,持有者應當立即報告本級公安信通部門採取補救措施:
(一)公安數字證書遺失或損壞的;
(二)公安數字證書存在被他人冒用、偽造等失密情況的;
(三)其他應當報告的重大事項。
第二十八條對違規留存、提供電子公章,或者偽造、變造、冒用、盜用電子印章的行為,應當根據情節輕重追究當事人的紀律責任;構成犯罪的,依法追究刑事責任;給他人造成損失的,依法承擔民事責任。
第二十九條電子印章使用管理中發生的'違紀違規行為,由簽章行為人所在單位紀檢、監察部門調查處理,信通部門提供技術支援。
第七章附則
第三十條本辦法未盡事宜,按照國家有關標準和規定進行處理。
第三十一條本辦法有關規定與今後新頒佈的國家法律法規相牴觸的,適用國家法律法規的規定。
第三十二條本辦法由省廳信通處負責解釋,自發布之日起施行。
一、目的：
為使印鑑管理制度化,保障印鑑使用的權威性及憑信作用,特制定本規定。
二、印鑑種類
(一)公司向主管機關登記的公司印章(公章)或指定業務專用的公司專用印章(主要指財務專用章、合同專用章、辦公室專用章、銷售專用章、工程專用章)。
(二)職章:刻有公司董事長或總經理名字的印章―即法人印鑑。
(三)介紹信:印有公司名頭的介紹信。
三、印章使用規定
(一)凡對公司經營管理有重大關聯或責任關係,涉及政策性問題的檔案或以公司名義對外行文,需總經理批准簽字後方可蓋印。一般事務往來檔案或證明材料需由總辦負責人簽字批准後方可蓋印(主要使用人事行政專用章)。
一般不允許開具空白介紹信,確因工作需要或其它特殊情況需開具時,必須經部門分管總監或副總審閱後,送總辦負責人簽字批准後方可蓋印,但需在存根上註明去向、事由。
印章使用(最終)核定審批權與流程(見下表)印章種類保管部門及責任人使用事物類別範圍使用審批流程保管使用規定財務專用章、財務法人印章財務預算部(主管會計、出納員)支票簽發、票據現金收支、財務報表、申請人申請財務總監稽核總經理批准會計出納辦理但兩枚印鑑需分開保管使用人事專用章行政人事部(經理或指定保管人)人事工資、證明、內部考核申請人申請人事部經理核定
3、(必要時)需報總經理批准部門內部使用也需批准工程(預算)專用章、行政人事部(經理或指定保管人)工程聯絡單、設計變更、小型施工、預決算稽核等申請人申請部門經理初審工程總監核定
4、總經理批准
5、工程總監實施預算稽核還需具備財務預算部意見銷售專用章(含修正章)行政人事部(經理或指定保管人)銷售合同、內部檔案、印刷品確認等申請人申請部門經理稽核銷售總監批准(在授權範圍內)授權範圍外需報總經理批准。公司公章法人印章行政人事部(行政人事經理或印章保管人)外事、發文、任命、合同、協議、委託書、證件、其他申請人申請部門經理初審分管總監副總稽核總經理審批行政人事部辦理按公司有關規定細則辦理建立用印登記制度。所有印章申請使用者在申請使用印章時必須先填寫“印章使用審批表”(附表xzrs20xx-013-1),按上述《印章使用審批許可權與流程》內容規定,報有關部門、領導簽字批准後,印章保管人員方可給予蓋印,同時印章保管人員須同時填寫“公司印章使用登記表(附表xzrs20xx-013-2)”(申請人需簽字留存,同時“印章使用審批表”留作存檔)。否則,因為印章使用審批過程中如給公司造成損失,將由印鑑保管人負責賠償,損失嚴重者將追究其法律責任。
四、印鑑保管使用審批責任
(一)各類印鑑由總辦及所在部門設印章保管人負責保管。
(二)印鑑啟用前行政人事部統一要建立印鑑保管登記冊,載明印鑑名稱、印模、啟用時間和姓名。
(三)印章保管人應明確責任,保證印章的正確使用和絕對安全,防止印章被濫用或盜用。如有遺失或誤用,由印章保管人全權負責,經稽核蓋章後出現的意外情況由各級批准人負責。
(四)確因工作需要將印章帶出單位使用,需經總辦負責人或印章使用批准人批准,並履行印章借用手續(載明借用時間段、用途、使用地點部門等);當日使用完畢,必須當日交還印章保管人員,並履行手續。
五、印鑑停用
(一)由於名稱變更、機構撤消、式樣改變,印章必須停止使用。舊印章停用後,如主管機關不予收回,要由行政人事部登記封存,並在2年後統一銷燬。
(二)介紹信用完後,存根歸檔儲存,儲存期2年。
六、附則
本規定由公司總經理辦公室負責解釋,自發布之日起實施。
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