第一章 辦公用的申購
第一條 辦公用品必須由行政部統一購置，物品的採購，應採用詢價、比價、議價原則。
第二條 辦公用品購置後，由行政部按照明細單逐一登記《辦公用品明細帳》。
第三條 每月1日至5日根據工作需要，由部門填寫《辦公裝置審批表》經主管副總經理審批後、再由總經理批准。屬低值易耗辦公用品由各部門統一填寫《辦公用品申請表》，經部門經理審批後，再由主管副總經理審批。
第四條 行政部根據各部門的申請與財務部辦公用品管理人員對照辦公用品庫存剩餘情況，編制《部門月份辦公用品彙總表》，由部門經理、主管副總經理稽核，再由總經理批准後，統一購置。
第五條 對辦公裝置包括(辦公桌椅、沙發茶几、計算機、印表機、傳真機、電話機、碎紙機、掃描器、檔案櫃、飲水機、金櫃、衣架、空調、電暖氣等)只能申請購置一次，如有特殊情況(損壞或不能修理)，需報主管副理總經理審批，再由批准，方可再購置。
第六條 對屬低值易耗辦公用品包括(計算器、訂書器、鋼筆、起訂器、印臺、打號機、洗臉盆、垃圾桶等)只能申請購置一次，如有特殊情況(損壞或不能修理)，需報部門經理審批、主管副總經理批准，持舊物到行政部申請購置。
第二章 辦公用品的領用
第七條 辦公用品購置後，由辦公用品管理人員統一進行登記、驗收入庫並填寫《庫存辦公用品明細帳》，再進行統一發放。
第八條 各部門應自制登記簿，建立辦公用品個人臺帳，以便辦公品的發放。
第九條 每月6~8日辦公用品採購及調配，每月8~10日各部門到行政部鄒俊處領用辦公用品，凡對辦公用品領用的各部門或部門內員工統一須填寫《出庫單》，再由部門經理確認簽字後，由辦公用品管理人員依據《出庫單》領取所需辦公用品。《出庫單》的第三聯返給各部門，以便於建立本部門辦公用明細帳。
第十條 辦公用品管理人員根據每月的《出庫單》進行彙總，並填寫《部門月份辦公品領用匯總表》。
第十一條 根據《部門月份領用匯總表》，每年年底對辦公裝置及辦公用品的領用情況進行統計，並填寫《年度公司辦公用品統計表》。
注：公司總經理、副總經理的辦公裝置及辦公用品的領用統一由行政部負責領用。
第三章 辦公用品的管理
第十二條 凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品、裝置應指定專人負責保管。辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。
第十三條 員工離職時應在辦理離職手續時，將非消耗性辦公用品退回財務部。
第十四條 公司員工應本著節約的原則使用辦公用品。 第十五條 非消耗性辦公裝置因使用時間過長需要報廢登出，使用人應提出辦公用品報廢申請，並填寫《辦公用品報廢申請表》，經部門經理、主管理副總經理稽核，再由總經理批准同意後，到財務部辦理報廢登出手續，由財務部對其進行處置。
附表1：辦公裝置審批表 附表2： 月份辦公品申請表 附表3：部門月份辦公用品領用匯總表 附表4： 年度公司辦公用品統計表 附表5：辦公用品報廢申請表
編制： 稽核： 批准：
瀋陽瑞志城建置業有限公司
二0xx年十月三十日
為加強對物資採購的管理，進一步規範公司辦公用品採購工作，提高採購工作的效益，切實推進公司的廉政建設，根據我公司實際，現制定本規定。
第一條 辦公物品購買原則
為了統一限量、控制用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由行政部統一負責。行政部要根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，確定訂購數量。
第二條 辦公物品訂購方式
小型或零星辦公物品的採購要由兩人以上到指定專門商店採購，要選購價格合適、質量合格的物品。
大型物品採購可採取公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源採購等方式進行。
1、購單件或批量在5萬元以上的物品(低值易耗品除外)，應採取招標採購。凡進行公開招標和邀請招標的，應成立專項採購工作小組，依法組織實施招投標。
2、凡採用競爭談判或詢價方式的，要組成有申購單位負責人蔘加的談判小組或詢價小組，在進行市場調研、多方比較的基礎上，經集體討論提出意見，並根據許可權由相應的組織或負責人予以確定。
3、凡採用單一來源採購方式(包括定點採購)的，應遵循公開、公平、擇優的原則，按照許可權由主管部門與申購單位共同確定供應商。
第三條 辦公物品採購過程
在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則進行訂購。
一、驗貨
所採購的辦公用品到貨後，由行政部管理員按送貨單進行驗收，經核對(名稱、規格、數量、單價、金額、質量等)無誤後，在送貨單上(一式二聯)簽字驗收，然後將送貨聯留存歸類，另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。
二、付款
採購員收到供貨單位發票後，須查驗訂貨單位合同，核對所記載的發票內容並在發票背面簽字認可後，攜驗收入庫單結算髮票以及開列的支付傳票，交主管部門負責人稽核簽字後，做好登記，做到帳、卡、物一致，最後交財務處負責支付或結算。記賬聯由記賬員做記賬憑證並歸檔。
三、 分發
辦公用品原則上由公司統一採購、分發給各個部門。用品分發後作好登記，寫明分發日期、品名與數量等。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行採購。
四、保管
辦公用品進倉入庫後，倉庫管理員按物品種類、規格、等級、存放次序、分割槽堆碼，不得混亂堆放，並由記賬員按送貨單序號和貨單內容在辦公用品收發存帳冊上進行登入。倉庫管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。
第四條 辦公物品採購紀律
一、參與物品採購的單位和工作人員，不準參加可能影響公平競爭的任何活動;不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”;不準在供貨方報銷任何應由個人支付的費用;不準損害公司利益，徇私舞弊，為對方謀取不正當利益。
二、物品採購過程中發生的“折扣”、“讓利”等款項，應首先用於降低採購價格;確屬難以用於降低採購價格的，一律進入公司財務帳內，不得由部門坐收坐支，不得提成給經辦人員。
三、對違反規定的行為，應追究有關責任人紀律責任，由此造成的損失由責任人賠償，並按公司規定懲處。
第五條 本規定從即日起執行
為規範公司辦公用品的採購、保管、領取和使用，既節約開支、減少浪費，又保證正常工作開展，特制定本制度。
一、公司所有辦公用品的採購工作，統一由辦公室負責採購，其他任何部門不得擅自採購。自行採購辦公用品的不予報銷其採購資金。
二、辦公用品的分類
本制度所規定的辦公用品分為一般辦公用品和特殊辦公用品兩類。一般辦公用品指單位價格100元以下的日常辦公消耗性用品，如筆、本、紙、碳粉等;特殊辦公用品指單位價格在100元以上但不超過500元的一次性辦公用品以及單位價格在500元以上的非消耗性用品。
三、辦公用品的採購
1、一般辦公用品的採購在每月月末由辦公室依據庫存及辦公用量情況提出採購計劃，報辦公室主任批准後，集中購置;特殊辦公用品的採購，由所需部門填制《辦公用品申購單》(需部門經理簽字)，報辦公室主任批准後，由辦公室統一購買。
2、採購人員必須嚴格按照採購審批計劃進行採買，不得隨意增加採購品種和數量，凡未列入採購計劃或未經領導審批的物品，任何人不得擅自購買。否則，財務不予報銷。辦公用品採購要嚴把採購物品質量，做到秉公辦事，貨比三家，擇優選買，不從中謀取私利，並做一《辦公用品報價對比分析表》報總經理審批。
3、認真辦理出入庫登記手續，未辦理入庫手續的用品，不準直接使用。
四、辦公用品的領取
1、一般辦公用品可根據工作需要，由使用部門工作人員直接到辦公室文祕室簽字領取。
2、特殊辦公用品需由使用部門填寫《辦公用品請領單》，經本部門經理簽字轉辦公室主任批准後，至辦公室文祕室辦理領用手續。
五、辦公用品的管理
1、要認真做好新購物品入庫前的檢查、驗收工作，要建立辦公用品管理臺帳，做到入庫有手續、發放有登記。
2、各表單至辦公室文祕室領取。
六、報銷規定及程式
1、報銷時，發票必須附有申購單，否則不予報銷;
2、未經辦公室確認，自行採購辦公用品的不予報銷其採購資金;
3、所有報銷單必須由辦公室主任簽字方可，否則，財務不予報銷。
4、經辦人 辦公室主任 複核 會計 稽核 財務經理 審批 董事長出納
本制度最終解釋權歸公司辦公室，自董事長簽字之日起實施。請各部門及員工嚴格遵守並執行，謝謝工作支援與合作!
山東唐正置業有限公司
20xx年6月7日
目的:樹立良好的公司形象，共同營造整潔有序的辦公環境，提升員工歸屬感。加強員工個人修養，提高工作效率。
員工工位的範圍:
指員工在辦公區內所使用的辦公桌的桌面、桌下、屏風及臨近區域。
員工工位物品擺放管理辦法
一、清理:徹底清理所有工位附近的廢棄物品。
1.禁止在工位處擺放任何與工作無關的個人生活用品，如:食品、衣物、鞋子、小動物玩具、各種裝飾物等。為美化辦公環境、淨化空氣，可在桌面上適量擺放綠色植物。
2.把永遠不可能用到的過期作廢檔案清理掉，或用做二次用紙，或粉碎丟棄。
3.把長期不用、但有潛在可用性的物品集中打包放置到指定地方，如公司庫房;
二、整理:
1.保持員工工位上所有的物品都整齊有序，並進行必要的標識。
2.把經常使用的物品放在容易取到的地方，杜絕亂堆亂放、雜亂無序現象。
3.建議要求所有員工按如下順序擺放桌面上的物品:整個桌面從左到右依次擺放，雜誌筐或資料夾、電話機，電腦顯示屏放在桌面的最右側。
4.要求員工每次離開工位時都要隨手把椅子推到桌面下，以保證辦公室井然有序。
三、清潔:
1.員工工位區域的衛生由員工個人負責，公共區域的衛生由行政部負責;
2.要求每個員工自備一塊抹布，做到每天按時清理個人工位區域，並保持一塵不染。
四、保持與檢查:
1.全體員工都應養成上述衛生清潔的好習慣，公司行政部將按照上述規定持續不斷地對全體員工的工位物品擺放情況進行檢查，對不合格工位的人員給予相應的處罰。
2.不按規定執行的，發現一次罰款20元。行政部通過email把每次的檢查結果在全公司進行通報，並直接從當事人手中收取罰金作員工活動經費。
本制度自公佈之日起正式生效，請全體員工遵照執行。
為統一公司形象，加強基礎管理，合理高效使用辦公用品，確保各部門對辦公用品的有效使用，本著節約成本、科學管理的原則，特制定本規定。
第一條 辦公用品分類
1、辦公用品分為部門辦公用品和個人辦公用品。
2、部門辦公用品包括：列印紙、影印紙、傳真紙、白板筆、電池、印臺、印油、訂書釘、賬本、稿紙、色帶、軟盤、計算器、訂書機、記號筆、記號筆水、臺帳皮、賬本夾、列印紙、憑證紙、憑證盒、複寫紙等。
3、個人辦公用品包括：中性筆芯、檔案袋、透明膠帶、小刀、檔案單夾、告示帖、簽字筆、雙面膠帶、票據夾、中性芯、鉛筆、橡皮、資料冊、膠棒、剪刀、曲別針、油筆芯、口取紙、大頭針、拉桿夾、拉編袋、長尾夾等。
第二條 辦公用品的申購(東勝地區，異地辦公用品的管理可參照本規定執行)
1、公司各部門在每月20日之前日進行申購，並將《辦公用品申購表》(附表1)，報綜合管理部相關負責人處。
2、各部門申購辦公用品時，需要部門負責人及相關分管領導進行簽字。 3、所有行政人員及工程技術人員均可申領辦公用品。
4、新入職員工，在入職當天發放配套的辦公用品，如在入職後一個月內辭職，必須將領取的辦公用品全部退回。
5、新入職行政人員，辦公室發放的配套辦公用品包括：中性筆、筆記本、資料夾等常用物品。
6、公司本部各部門所需的辦公用品統一由綜合管理部採購，私自購買不予報銷，各辦事機構，由公司綜合管理部統一採購，管理辦法參照公司本部。
第三條 辦公用品的採購
1、公司綜合管理部根據費用預算，對公司各部門的《辦公用品申購表》進行稽核且彙總。
2、公司各部門制定的《辦公用品申購表》，彙總後製定《採購計劃》報分管領導和總經理審批，後交到綜合管理部辦公用品專管人員處。
3、公司綜合管理部和財務部共同選擇供貨商，通過招標或比價的方式本著物美價廉的原則確定適合的供貨商簽訂長期的供貨協議。
4、公司綜合管理部每月對公司各部門產生的費用情況進行彙總分析，定期進行公示。
第四條 辦公用品的發放
1、每月4-5日為統一發放所申購辦公用品的時間，其它時間不予領取(特殊情況除外)。
2、公司各部門領取辦公用品之後，綜合管理部開《出庫單》，公司各部門開《入庫單》。
3、辦公用品使用、領用要嚴格執行以舊換新制度，以最大限度地節省、節約，控制日常辦公成本成本。
第五條 辦公裝置管理
1、公司各部門所需的辦公裝置(電腦、傳真機、電話機、桌、椅、檔案櫃等辦公裝置)由綜合管理部統一購買。
2、要求各部門所需的辦公裝置連同辦公用品一併進行申購，由相關領導簽字確認後，交予綜合管理部，統一購買，其它時間不予申購。
3、各部門在申購辦公裝置時，要在年度及月度預算範圍之內申購。 4、購買辦公裝置一樣要以物美價廉為原則，由綜合管理部與財務部派專人一同購買。
5、公司各部門領取辦公裝置後，綜合管理部開《出庫單》，各公司、各部門開《入庫單》。
6、各部門將領取回的辦公裝置要及時編入《固定資產盤點表》，領用人登記，遵循誰使用誰負責的原則，嚴格按照固定資產管理制度進行管理。
第六條 考核標準
1、如未在規定時間內進行申購而影響本部門業務，責任由相關部門承擔。 2、各部門必須在規定的標準範圍內申購，如超出範圍由各部門負責人自行承擔。
3、各部門在其他部門影印、列印時必須進行登記。
4、新入職員工如在一個月內辭職，綜合管理部行政文祕必須負責將辦公用品及裝置收回，否則費用由相關部門承擔。
第九條 本制度由公司綜合管理部負責編制和修改，由總經理批准。
附表1：
辦公用品申購表
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