第一章、總則
檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規範公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
（一）公司發起人協議書、批准公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；
（二）公司編文號的全部檔案；
（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議檔案；
（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設定改變，啟用新印章的通知批覆；
（五）公司的各種請示報告及上級部門的批覆；
（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的檔案；
（七）政府各級部門傳送的檔案；
（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報底稿；
（十）公司檔案的交接清冊和銷燬清冊；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經營管理類
（一）各職能部門管理檔案、重要資料目錄；
（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；
（三）公司各部經濟考核指標；
（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；
（五）上級部門制定的政策、規定等指導性檔案。
三、財務類
（一）年度審計報告；
（二）年初預算報告；
（三）財務分析報告；
（四）財務存檔資料、檔案目錄。
四、人事類
（一）公司領導成員的任免申報及上級批覆；
（二）公司中層幹部的任免、部室人員編制及花名冊
（三）職工獎懲情況記錄；
（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫卹、死亡等有關資料；
（五）勞動工資報表（年報）；
（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；
（二）基建工程的申報、批覆，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；
（三）購買固定資產計劃、資料。
六、工程類
接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。
備註：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔範圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統排列並建立案卷目錄和索引，以便於查詢和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案櫃應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失洩密現象，應及時向分管領導彙報，採取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、洩密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批准後方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、塗改、損壞和洩密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要影印者，公司內部的由總裁辦主任批准，外單位由分管副總裁批准。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將檔案、資料（包括照片、聲像）整理後交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的檔案、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的檔案），於次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的檔案、資料，必須完整、規範，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
1.專案的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管，由管理處行政人事助理專職檔案存檔、註記工作。
2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及使用者資料、管理制度、合約及附件裝置設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，檔案櫃要求上鎖，未經總物業經理許可，他人不得動用。
3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類檔案編目錄索引，檔案類檔案有存檔檔案清單及編號目錄。
4.物業檔案目錄及存檔檔案清單每季度上報公司備案。
5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續，經確認後方可離任。
6.物業檔案日常需經常使用部分應影印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、影印專管部分檔案資料的，需經物業總物業經理書面確認，如有違反的做洩密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符合要求的.保管責任人將做適當處分。
9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、洩密的，對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的，管理處將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的檔案、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的檔案、資料及時歸檔。
二、檔案資料點收、整理和歸檔
1、檔案結案移送歸檔時，檢查檔案的文字及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、檔案如經過抽查，應有部門主管領導的籤認。
3、檔案的`處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程式符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關的防範措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，並採取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷燬的檔案材料必須列冊登記，經領導審批後作銷燬處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出影印或摘抄檔案，須經領導批准。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案。
3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤後，立即歸入檔卷。
1、目的
使公司的檔案管理規範化、程式化以方便工作中的查詢、使用及保密。
2、適用範圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文件資料管理
3.1公司資料室文件資料管理範圍：公司內部重要檔案；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文件資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。
3.2文件資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文件資料的統一登記、編號、歸檔，並編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查詢；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，並編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，並編制存放目錄索引。
3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜誌及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類資料夾，並每季度核對或動議更改檔案。
3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類資料夾。
3.4公司本部重要檔案，主要包括：
3.4.1內部管理檔案：以公司名義下發的'人事、行政類檔案。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，並交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及覆函等，由行政人事部負責在將已處理完成的檔案交綜合文員存檔。
3.5文件資料查閱或影印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或影印，需到綜合文員辦理登記手續。
4、各部門文件資料管理
4.1各部門檔案分類及編制要求：
4.1.1各類檔案的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用列印稿，行文應規範，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，檔案標題定為三號黑體字，檔案編號為小四號黑體字，檔案內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用檔案類別：
（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
（2）行政類：包括行政後勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
（3）通知類：內部各類通知。
（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
（5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。
（6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
（7）對外檔案類：
①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；
②對客戶發文等：
③其它類：如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料：
4.2.1發展商提供的資料：
（1）產權資料；
（2）技術資料（含圖紙）；
（3）交接手續及清單等。
4.2.2文件收集及整理：各部門須指定專人負責文件資料的收集、登記、編目、歸檔，並編制存放目錄索引，存放應有明確標識，並妥善保管。公司質量體系檔案規定的質量記錄按體系檔案要求執行。
4.3各類檔案更改要求：
各類檔案張貼或下發後如需更改，必須由原檔案審批人審批後，方可執行，並需即作廢檔案，同時在新檔案上註明'以此檔案為準'。
4.4各類檔案發放要求：
4.4.1檔案的發放應註明發放級別，通常應包括以下幾類：
（1）部門負責人以上人員閱；
（2）主管級以上人員閱；
（3）內部傳閱；
（4）張帖。
4.4.2重要檔案的發放應辦理簽收手續。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系檔案等屬機要檔案，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4檔案通常張貼一週後收回存檔，內部管理檔案須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文件管理：
4.5.1公司綜合文員負責文件資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文件的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文件須按檔案類別設立相應的子目錄，分類儲存各類檔案，重要檔案（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光碟備份，並指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文件須妥善儲存，如需刪除，須報部門經理批准。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的檔案，除以電腦文件儲存列印原稿外還必須存檔簽名檔案。
4.6資料管理人員要定期檢查專櫃，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
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