總則：
祕書處負責學生會各部門的活動經費報銷以及稽核、管理工作，督促各部門提前做好活動前期的預算工作，由相關副主席執行、監督。由相關負責副主席(或祕書長)出面代表學生會向學院申請經費，得到批覆後上報祕書處。學生會所有贊助收入、活動經費支出及報銷工作都由祕書處統一管理並對主席直接負責。每張發票都應有祕書長簽字並註明具體用途，並做好記錄。若活動的實際經費支出超過批准的經費預算，原則上祕書處不予報銷。祕書處的經費支出及報銷情況登記表須定期上交主席稽核並做財政工作報告。
細則：
1. 各學期開學初各部長應在部長會議之後兩週之內上交一份本學期部門所有活動的清單以及初步經費預算至祕書處，由祕書處協助做好相關預算。
2. 副主席負責相應分管部門需提前準備好相關策劃材料(包括經費預算)交給學院(潘文傑老師)審批，經批准後由相應副主席在記錄表上簽字後交祕書處存檔。
3. 對於開銷在500元以下的活動，各部長做好相應的財務支出登記和發票管理工作，發票及經費支出清單的電子版，經由祕書處一名相關幹事負責聯絡、收集應，並在活動結束後兩週內彙總至祕書處。(其中，清單上應註明經費支出的具體事項、所購物品的單價和數量、支出總額。同時發票總額應與清單總額相符，祕書長稽核通過後方予以報銷。)
4. 對於開銷在500元以上的活動，由祕書處2名幹事成立工作小組專門負責該活動的經費支出的登記和發票管理工作。
5. 發票書寫規範：發票的“客戶名稱”應為“中山大學藥學院學生會”。發票的“品名規格” 、“單位” 、“數量” 、“單價”專案須詳細地填寫清楚。發票的“品名規格”一項須填寫具體事項。如購買宣傳用品一批，不能只填“宣傳用品”，應寫明具體專案(如毛筆、顏料、畫紙等)。如果沒有足夠多的空欄填寫所購買的商品，則可直接填上“xx用品”，但必須另附購物商家出示的等額購物小票(注：等額購物小票的商家名稱必須與發票專用章上的商家名稱相一致，否則學院不予報銷。)用於報銷的發票都為第二聯，即“顧客報銷憑證”，第一聯和第三聯都不能用於報銷。發票正面不得做任何改動，若有任何塗改、修改的痕跡，學院不予報銷。
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