公司郵箱使用細則

細則是應用寫作研究的主要文體之一。下文是公司郵箱使用細則，歡迎閱讀!

為了規範公司傳送郵件的格式統一、檔名命名標準化，進一步健全和完善內部管理體系,使公司的各項管理更加科學化,制度執行更加規範化，特修訂本規定。

一、電子郵箱地址：

統一使用公司開通的企業郵箱，企業郵箱域名為： (即為郵箱字尾)，郵箱使用者名稱為個人姓的全拼名的首字母組合。單個名字的為姓名的全拼(若有不清楚個人公司郵箱的請參考公司通訊錄或諮詢公司前臺)。

例： (周 凱郵箱)

(姜言言郵箱)

二、電子郵箱管理及使用方法：

1、 郵箱管理：行政部前臺工作人員負責開通和管理員工個人電子郵箱，並對新進員工或不會使用企業郵箱的員工進行初步培訓。

2、 開通：企業郵箱開通後，使用者可登入郵箱網路地址頁面，輸入個人使用者名與個人密碼登入郵箱，並在第一時間更改初始密碼，以保郵件的安全性。 郵件客戶端管理：公司統一使用FOXMAIL郵件客戶端對郵件進行管理，同時使用統一個人簽名。個人簽名使用如下:開啟FOXMAIL→點選工具按鈕→進入賬號管理→點選簽名→編輯姓名→編輯內容：(電話、傳真、手機、郵箱、公司網址、地址、公司logo標誌)→在新郵件、新郵件/轉發中點選新簽名→點選確定儲存。

3、 郵件檢查：公司全員上班之後第一件事為開啟企業郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設定“郵件到達簡訊提醒功能”，以便及時處理公務。

4、 郵件撰寫

(1) 稱呼。可以稱呼對方姓名及身份，注意如果發給多人的話，有時還要注意

一個順序問題。

(2) 確保無錯別字，表述準確，儘量避免有歧義的詞語。 表述有條理。需要談多件事情時，用1、2、3、等標識。 合理使用大寫，加粗等功能，以突出重點。 使用結束語。如: 有任何問題請隨時聯絡我;或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮。

5、 郵件傳送

 收件人：

是你希望直接看到這封郵件或給出迴應的聯絡人。

 抄送：

一般是事件相關聯絡人。

 密件抄送：

如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那麼密送的兩個人就知道你還同時抄送了另5人， 但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時，密送的2個人之間也看不到對方的資訊。

6、 郵件回覆

(1) 所有郵件應在郵件傳送後24小時內進行回覆。

(2) 不要隨便點選全部回覆。

(3) 轉發或答覆郵件時，再次核對郵件主題，有必要時重新設計主題，使其更準確表達你的意思，避免看到這樣的主題：轉發：轉發：轉發：轉發„„

(4) 指正別人錯誤時，儘量以電話或單獨回信建議，應避免使用群組信件功能。

(5) 對於事件不熟悉或者事件尚處於待確認階段，也應避免使用群組信件。

7、 附件

(1) 公司內部提交檔案，一律使用企業郵箱，以附件形式提交，最大不要超過5M。

(2) 傳送郵件前務必檢查是否已新增附件，以防漏發。

三、提交郵件檔名命名(見共震檔名使用管理規定)

四、企業郵箱使用範圍：

1、 對內使用：共震科技所有在職員工，提交檔案一律通過企業郵箱寫郵件(除特別指定的郵件外)。

2、對外使用：凡涉及到公司正常業務往來的，一律使用個人的企業郵箱。凡涉及的業務屬於非常規的業務，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負責人負責處理。(郵箱帳號：)

五、不按規定使用的處理辦法：

1、 郵件提交

·未通過公司郵箱

·未按要求格式

2、 郵件未回覆

處理方法：未按照以上兩點發送檔案，所發郵件內容以無效處理。

六、注意

1、 雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請不要忽略最良好的溝通方式：面對面的交流。

2、 對於非常緊急重要的事情，可以先發送電子郵件提醒對方注意，但必要的電話及當面溝通可以有效的加速事件進展。

3、 對於文字表達不清的事情，請直接用電話或當面溝通，避免郵件重複來回耽誤時間，降低效率。

辦公室

20xx年4月2日

為使公司的制度及管理流程更加規範，中通石油集團有限公司的郵箱使用做如下規定：

1、 公司為每一位員工配備企業郵箱。

1) 預設安裝設定郵箱客戶端為：

2) 使用者名稱為：(如“王雪華”他的郵箱名稱為)使用者名稱嚴禁改動與調換。

3) 郵箱密碼修改：第一時間登陸郵箱網頁地址

4) 郵箱賬戶屬性中個人資訊為：本人真實全名。如：王雪華

5) 預設信紙規範如下：

姓名(10號字型 加粗 黑色)

職務 手機號(10號字型 加粗 黑色)

XXX有限公司(10號字型 加粗 黑色)

XXX平臺網址：(10號字型 加粗 黑色)

地址 郵編(10號字型 加粗 黑色)

2、申請人員管理

建立企業郵箱的目的主要是方便外崗人員進行對內聯絡，為合理有效的使用郵箱經公司領導決定，符合一下要求的人員才有資格申請企業郵箱賬號：

(1) 總公司所有人員，分公司、廠裡副經理以上幹部;

(2) 各分(支)營銷、專案經理;

(3) 財務、統計與客戶對賬崗位人員;

3、申請流程

申請開通企業郵箱的人員，先提交相關申請給本部門相關人員進行稽核和記錄備案，經公司總經理審 批同意後有行政部門建立郵箱賬號。

4、 各類、各級任何請示、回覆、傳達、公務督辦等一切工作溝通與協調必須通過企業郵箱傳達完成，否則不予辦理。

5、 各類、各級的溝通與協調應通過企業郵箱根據崗位職責與處理許可權逐層、逐級請示、回覆完成，如屬特重大事項可直接越級請示完成。對於批示、回覆等重要性郵件必須至少儲存20個工作日，離職人員不得刪除離職前最近三個月內的所有工作檔案。

6、 各級、各層收到郵件後，主接收人必須立即予以回覆或轉發上級領導，嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發時間採用倒推方式對責任人進行嚴厲處罰。

7、 為保證郵箱的使用與容量效率，每天在崗時間內必須開啟郵件軟體，並設定成每五分鐘自動收取，有新郵件要及時檢視，因收取不及時造成容量限制及影響工作進度、效率者予以工作瀆職的嚴厲處罰。

8、 不得在郵件系統內設定除公司郵箱外的個人郵件收發。

9、 郵箱的使用與管理由人事部門負責。

一、目的

為加強對公司統一配備郵箱的管理，規範郵箱的日常使用，保證郵箱系統的正常執行，特制定本規定。

二、使用要求

1、所有員工一旦成為公司郵箱的合法使用者，必須嚴格遵守以下規定：

⑴ 使用者必須遵守《計算機資訊網路國際網際網路安全保護管理辦法》、《中華人民共和國計算機資訊網路國際聯網管理暫行規定》、《中華人民共和國計算機資訊系統安全保護條例》、《中華人民共和國電信條例》、《全國人大會關於維護網際網路安全的決定》、《網際網路資訊服務管理辦法》、《網際網路電子公告服務管理規定》和國家其他有關法律、法規、行政規章。

⑵ 使用者不得製作、複製、釋出、傳播任何法律禁止的有害資訊。

⑶ 使用者不得自己或允許他人利用公司的郵件服務散佈大量不受歡迎或未經請求的電子郵件、廣告等，也不得散發包含反動、色情或違反國家法律規定的有害資訊的電子郵件和資訊。

⑷ 違反以上規定，給公司和公司員工造成損失的，由該使用者承擔全部責任，部門負責人承擔連帶責任。

2、公司郵件伺服器將開啟垃圾郵件過濾功能，為了不避免發生郵件被劫持為垃圾郵件，需注意一下幾個事項：

⑴ 外發郵件必須填寫郵件主題，不得以空白主題傳送郵件。

(2) 郵件附件應採用壓縮包形式。

(3) 郵件正文中儘量避免出現網頁地址連結內容，容易被識別為垃圾郵件。

(4) 對一些論壇或者入口網站註冊使用者涉及到需要郵箱認證的，填寫其他私人郵箱，禁止使用公司郵件註冊(容易被垃圾郵件攻擊)。

3、公司郵箱僅限本人使用，禁止將公司郵箱以各種形式轉讓給他人。公司郵箱的賬號和相應的密碼，由使用者自行負責保管。

三、郵箱管理

上海永珍汽車製造有限公司 NO：QH-ZD20xx001 1、企劃部負責管理公司員工的郵箱帳號、空間等工作，並保證電子郵件系統的正常執行(不可抗拒因素除外)。各部門若有新進或離職員工，請及時將名單書面呈報企劃部(部門負責人簽字)以便企劃部及時分配郵箱帳號。

2、企劃部為了合理使用郵件伺服器空間，將於每半年對郵件進行清理，請大家及時對郵件進行備份，以免不必要的損失(foxmail或outlook上的郵件沒有影響)。

3、企劃室部責監督各郵箱帳號的規範使用情況，一旦違反上述規定的，將視情節輕重給予20～100元的罰款，屢犯者將加重處罰。