商務打電話禮儀

日常打電話禮儀,你注意過嗎?你有注意日常打電話要注意的禮儀有哪些嗎?下面有小編整理的商務打電話禮儀，歡迎閱讀!

在現代商務交往中，電話已經是商務中互相交往最基本的媒介，所以商務人士在與對方接打電話時，要注意商務電話禮儀的相關規範。我們應該清楚在通電話時能粗略判斷對方的人品、性格，所以要正確地使用電話，它直接影響著個人及企業的聲譽。

一、接打電話的基本禮儀：

1、重要的第一聲。當打電話給某單位時，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心裡一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，就會對該單位有較好的印象。

2、要有喜悅的心情。打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象。

3、清晰明朗的聲音。打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。

4、迅速準確的接聽。聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。

5、認真清楚的記錄。隨時牢記5WIH技巧

6、瞭解來電話的目的。

7、掛電話前的禮貌。

二、接聽電話禮儀

1、接聽電話步驟

接聽電話前

①要準備好筆和紙。②要停止一切不必要的動作。③要使用正確的姿勢。 ④要帶著微笑迅速接起電話。

接聽電話時。

第一，要在三聲之內接起電話。專心聽對方講話。

第二，主動問候，要先自報家門。

第三，如果想知道對方是誰，不要唐突問對方“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，怎麼稱呼您呢?”

第四，須擱置電話時或讓對方等待時，應給予說明，並致歉。

第五，轉接電話時要迅速。

第六，需要留言時，應作好詳細的記錄。

第七，感謝對方來電，並禮貌地結束電話。在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

第八，要經常稱呼對方的名字，表示對對方的尊重。

2、轉接電話流程

問對方是否願意等待轉接，並向對方明確解釋轉接的原因。若對方願意等待轉接，則先要感謝對方的等待，然後轉接到負責人的電話機上。若對方所找的人與自己在一個辦公室，則應用手捂住話筒，輕聲喊所找人與對方通話。若對方不願意等待，則可請對方留言，然後進行轉達。

3、電話留言的五要素

①致：即電話留言要給誰;②發自：即誰想要留言;③日期：接到電話留言的具體日期，最好也包括具體時間;④記錄著簽名：接聽電話記錄者要簽名，這樣有助於尋找線索，或者弄清不明白的地方;⑤內容：要清楚的記錄對方所要轉達的內容。

三、撥打電話禮儀

1、時間要適宜。主要包括兩個方面，一方面是撥打電話的時間，另一方面是通話的時間長度。

(1)選擇時間。打電話應當選擇適當的時間。按照慣例，通話的時間原則有二：一是雙方預先約定電話通話時間，二是對方便利的時間。

一般說來，若是利用電話談公事，儘量在受話人上班10分鐘以後或下班10分鐘以前撥打，這時對方可以比較從容地應答，不會有匆忙之感。

(2)通話長度。在一般通話情況下，每一次通話的具體長度應有意識地加以控制，其基本原則是：以短為佳，寧短勿長。 在電話禮儀裡，有一條“三分鐘原則”。

(3)體諒對方。發話人在打電話時，應當善解人意，將心比心，對受話人多多體諒。不論彼此雙方關係如何、熟識到哪種程度，對於這一點都不要疏忽大意。在把握通話時間時，尤須對此加以關注。

2、通話內容要合理。在通話時，要求發話人內容合理簡練，不只是禮儀上的規範，而且也是通話長度的必要前提。

(1)事先準備。每次通話之前，發話人應該做好充分準備。

(2)簡明扼要。在通話之時，發話人講話務必求務實，不求虛假客套。問候完畢，即開宗明義，直入主題，少講空話，不說廢話。

3、表現要文明。具體來說，要注意以下幾個重要環節：

(1)語言文明。在通話時，發話人不僅不能使用“髒、亂、差”的語言，而且還須銘記，有三句話非講不可，它們被稱為“電話基本文明用語”。指的是：

其一，在通話之初，要向受話人首先恭恭敬敬地道一聲：“您好!”然後方可再言其他。切勿一上來就“喂”對方，或是開口便講自己的事情。

其二，在問候對方後，接下來須自報家門，以便對方明確來者何人。

其三，是在終止通話前，雙方預感即將結束的片刻，發話人應主動先說一聲“再見”。要是少了這句禮貌用語，就會使終止通話顯得有些突兀，並使自己有禮始而無禮終。

(2)態度文明。發話人在通話時，除語言要“達標”外，在態度方面也不可草率。