商務活動中的電話禮儀常識和規範

在商務活動中，打電話是非常常見的溝通方式，下面就讓小編給大家介紹的商務活動中的電話禮儀知識。下面是小編為大家收集關於商務活動中的電話禮儀常識和規範，歡迎借鑑參考。

商務活動中的電話禮儀常識

電話中的稱謂：詢問對方的姓名時應該說：“請問您貴姓?”，不能直接問“你叫什麼名字?”。如果對方告訴你他的姓名，應該對姓名中的每一個字進行確認。眾所周知，姓名就是一個人的代表符號，對姓名的重視可以暗示對他的尊重，同時可以避免產生“音同字不同”的錯誤。即便知道了對方的全名，在隨後的稱謂中也不要直呼其名，儘量使用“姓+職務”的稱呼方式，或者說××先生、××女士。

措辭。電話交談應該語言簡潔、措辭高雅，避免俚語或者不禮貌的語言。

聲音的把握。有研究顯示，當你與別人交流時，你說話的內容對別人的影響佔20%，而你的聲音對別人的感染力佔到80%。因此，聲音的作用不可小覷。在電話裡應該保持語調積極、明朗;合適的語速可以控制交流的節奏，如果對方語速過快，你可以比他稍慢一點，反之，如果對方說話很慢，你可以比他稍快一點，兩種情況都保持差距不太大。如果兩個人說話節奏相差很大，雙方都會感覺到不和諧，會影響雙方的愉快溝通;總之，聲音的把握能夠經營電話交流的感覺，傳遞你積極、鎮定的工作風格。

微笑的魅力。不要以為電話另一端的人看不見你，就不必在意自己的表情。其實人的情緒、態度、聲音、表情、動作等外在與內在的狀態是整體統一的。不要試圖讓自己板著臉孔卻說出悅耳動聽的語言，即便那樣，你的聲音也是乾澀的，毫無感染力可言。微笑不只是表情，而是一種美好的感覺，在電話裡看不到但是感覺的到!

你的情緒和身體姿態。如果你趴在辦公桌上接電話，聲音會顯得悶而不暢，會給對方造成困惑;如果你一邊焦慮其他的事情一邊打電話，對方能夠聽出你有些急切。因此，掌握情緒、保持良好的身體姿態是很有必要的。

正確處理接電話過程中的各種情況。如果對方要找的人不在，應該說“他(她)恰好不在”，或者說“公務外出”，不要透露同事的去向。若有留言需轉告，應該記錄下來，以免忘記交給同事，或者因為事情太多而弄錯電話內容。如果電話需要轉接，應該說“好的，請稍等。”若分機無人接聽轉回總機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當的告訴對方“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。”有時辦公室內恰好有客人在，電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌的說明“對不起，我接個電話。”對自己沒有及時接到的電話，應該在二十四小時以內給予回覆，如果有特殊的情況沒能及時回覆，一定要向對方做一個簡單的解釋。

接電話的時間與結束通話電話。商務電話不是“煲粥”，時間一般不應超過三分鐘。結束通話電話時，應該禮貌的說“再見”，並由打出電話的一方先結束通話電話。

商務活動中的電話禮儀規範

一、接聽電話前

準備記錄工具。

當對方有重要的資訊留下來的時候，能在第一時間記錄，避免對方等待，體現專業性。

停止一切不必要的動作。

不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是失禮的。

使用正確的姿勢。

如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

帶著微笑迅速接起電話。

讓對方在電話中感受到你的熱情和陽光。

二、接聽電話

三聲之內接起電話。

注意接聽電話的語調、語速;

注意接聽電話的措辭，避免用不禮貌的語言表達方式;

注意接聽電話的環境，避免過於嘈雜，導致聽不清楚讓對方不斷重複;

當聽到對方的談話內容很長時，應有所反應，如“是的、好的”，表示你在聽。

主動問候，自報家門介紹自己。

如果想知道對方是誰，應委婉的表達，如“請問怎麼稱呼您?”。

感謝對方來電，並禮貌地結束電話。

建議溝通過程中多稱呼對方，表示對對方尊重。

三、掛電話前的禮貌

要結束電話交談時，一般應讓尊者先掛，或打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，等對方先掛電話然後再掛。

四、講究藝術

嘴和話筒保持4釐米左右的距離，要把耳朵貼近話筒。

一定要面帶笑容。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。

打、接電話的時候口中不能有東西。不能叼著香菸、嚼著口香糖。說話時，注意語速語調，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

左手接聽。便於隨時記錄有用資訊。

學習商務禮儀的三個目的：

1、提高個人素質：教養體現於細節，細節體現個人素質;

2、有利於交往應酬;

3、維護企業形象：商務交往中個體代表整體。

商務人員的工作能力：

1、業務能力;2、交際能力(是

2、一種可持續發展的能力，人際關係重視程度與處理能力)。——雙能力

尊重為本——商務禮儀的基本理念

「例」掌心向上表示謙恭尊敬，掌心向下表示訓斥

1、前提：瞭解交往物件，最低要求瞭解其不喜歡什麼;

2、「例」不在女性面前誇獎其他女性

3、　2、第一層面-出發點：自尊，通過言談舉止、待人接物、穿著打扮等方面體現。

「例」女性佩戴首飾：符合身份，以少為佳，一般不多於三種，每種不多於兩件;兩類不適宜佩戴的首飾：展示財力、在社交場合才佩戴的珠寶首飾和展示性別魅力的首飾(如胸針、腳鏈);佩戴原則：同質同色。

「例」女性在商務交往場合應著裙裝，應注意“五不準”：(1)黑色皮裙不穿，尤其在對外商務交往中;(2)正式高階場合不光腿;(3)殘破的襪子不穿(隨身帶——備用襪);(4)鞋襪不配套，不能穿便裝鞋，穿雙包鞋(前不露腳趾後不露腳跟);(5)裙襪之間無空白，否則被稱為“三節腿”。

「例」高階場合：男性看錶，女性看包。普通商務場合：男性看腰，女性看頭(髮式：不染髮、不長於肩部，可盤發，束髮不太正式且有年齡限制)。

3、第二層面-尊重他人

打電話的基本禮儀

打電話是通聯禮儀的一個主要內容。撥打電話的人是發話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。因而在整個通話過程中，撥打電話的人起著支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

在打電話時，必須把握住通話的時間、內容和分寸，使得通話時間適宜、內容精煉、表現有禮。

1、時間適宜

把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的幹練，同時也顯示了對通話物件的尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利於雙方關係的發展。如果把握不好通話時間，談話過於冗長，也會引起對方的負面情緒。

2、內容精煉

打電話時忌諱通話內容不著要領、語言囉嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內容精煉簡潔是通話人的基本要求。

(1) 預先準備

在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數，儘量梳理出清晰的順序。做好這樣的準備後，在通話時就不會出現顛三倒四、現說現想、丟三落四的現象了同時也會給受話人留下高素質的好印象。

(2)簡潔明瞭

電話接通後，發話人對受話人的講話要務實，在簡單的問候之後，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要囉嗦、重複，更不要偏離話題，節外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情願地認為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

(3)表現有禮

撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的物件，並照顧到通話環境中其他人的感受。