（二）收文程式
收到公文後，基層公務員一定要按程式對其進行處理。
1.登記。各級行政機關在收到公文後，務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級檔案”、“下級檔案”、“需承辦檔案”、“一般性檔案”4個型別分類登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領導批示與承辦情況、歸卷號及備註等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實。
2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文後提出初步的辦理方案或建議，供領導參考。擬辦意見應簡明扼要，並可隨同附上與來文有關的材料，交領導參看。
批辦即機關領導對需要辦理的公文進行批示，提出執行、辦理的原則與方法，並簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。
3.承辦。承辦即基層公務員根據領導批示意見，對公文的具體執行辦理。承辦時應當統籌規劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時或當天辦結；急件也應隨收隨辦；限時處理的公文當以規定時間為限，不得拖延；其他一般公文也應儘快辦理。
4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文後，對本機關各承辦部門的公文處理工作進行監督與檢查。各級行政機關應建立健全機關公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級彙報制度，以落實催辦工作。
信函禮儀
信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。對於廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規範。
儘管公務信函和私人信函都屬於信函的一種，但由於適用範圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節擬就公務信函的格式和內容、回覆和儲存等方面需要嚴格遵守的規範要求作出具體闡述，並舉例說明特殊公務信函的書寫方法。
一、內容與格式
信函的最大功效和目的在於傳遞資訊，因此其內容必須完整無缺，其表述必須準確清楚，如果信函的內容不夠完整，表述不夠規範，甚至詞不達意，就難以準確有效地傳遞資訊，進而延誤公務的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。
而要使信函的內容完整無缺，表述準確清楚，關鍵一點就在於要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內容。沒有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。
公務信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。
（一）箋文格式
箋文，即寫於信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。
1.抬頭。它是對收件人的稱呼，於信箋首行頂格書寫，並且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用於關係一般的交往雙方之間；三是以字號相稱，文人雅士多有字號，平輩之間採用字號稱呼是較為正規、講究的做法。
稱呼之前，可加一些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之後亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用於以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑑”，對平輩應用“惠鑑”，對晚輩應用“青鑑”，對女性應用“涉鑑”，等等。
2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應於抬頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。
公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過於囉嗦。採用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。
3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行後頂格書寫。
正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌囉囉嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。
正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優雅。語言的樸實是基層公務員“人民公僕”形象的內在要求；語言的優雅則不僅體現著一個人的修養，而且也體現著對交往物件的尊重。如果語言過於粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往物件眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。
4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語，即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出於禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體物件具體對待。
祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格後書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置於正文末句之後，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。
5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位於祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意，則應另起一行書寫，或直接寫於署名之後。
一般而言，日期應具體到年月日，有時可只寫月日。日期可寫於署名之後，只空一格；亦可另起一行，寫於署名的正下方。
6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結束。
附言應在署名與日期之後另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。
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