一、基本的要求
基層公務員在立據時，所立之據不論是憑據性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規範性要求。
（一）立據態度
基層公務員所立之據多使用於平輩之間，而且更多地使用於熟人之間。但本著“認真負責，嚴肅規範”的工作態度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據性特徵，基層公務員在立據時必須端正自己的態度，其總體要求就是要做到認真負責。
具體而言，基層公務員不能礙於熟人的面子，該立據時不立據，所立之據模糊難辨，甚至令人有空子可鑽，或立據之後不妥善保管，等等。
執照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據。各類各據的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時應由立據者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之後加蓋私章或摁手印，以示負責。條據最後還要寫明立據的詳細日期。
（二）立據語言
條據的語言應符合簡單、準確兩大要求。
1.簡單。條據實質是對書信的簡化。能以條據形式表達的內容通常都是簡單的內容，複雜的內容不宜用條據表述。一般情況下，一張條據只能說明一件事，切勿一據多事。相應地，條據的語言也應簡潔明瞭。能清楚表述條據內容的最簡語言是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。
2.準確。條據的語言應當準確無誤，不可在條據上塗塗改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關鍵內容的文字和數字，務必要保持整潔，不能有任何塗改。若發現遺漏或錯誤，應另立一據。在書寫金額數量時，應採用大寫漢字，如“壹”、“叄”、“仟”等，而不能採用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數字。
（三）立據用具
基層公務員在立據時為確保條據的有效性，應選擇整潔耐用的工具。
對於條據寫作時所用的紙筆，雖不必過於挑剔，但也須有所選擇。條據的用紙應當整潔、乾淨、耐折、耐存，汙損、折皺、不易書寫、不易儲存的紙張不宜用作立據。立據時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易儲存筆跡的鉛筆、圓珠筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。
（四）條據保管
任何條據都是用來證明或說明某項事由的憑據，都有其存在的意義和價值。因此，基層公務員務必要對收到的條據進行妥善保管，有時還應在給他人立據後留有樣據，以便日後核實之用。
基層公務員應當對自己經辦的所有條據統一處理、妥善保管。要將各類條據分門別類保管，存放條據之處要固定而安全，以便日後查閱。事情辦完之後需要銷燬條據的，應當及時地當著收據者的面予以銷燬。
二、具體的規範
條據可分為憑據性條據和說明性條據，而這兩大類條據又可根據功能的不同再細分為各類條據。每一類條據的撰寫和使用都應當遵守一定之規。
（一）憑據性條據
憑據性條據，指的是為證明某一事實或契約而出具的條據。憑據性條據一般要求出據者在某一事實或契約發生前寫作完畢，並交由接收者作為一種信譽的保證和憑據加以儲存。憑據性條據通常由標題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領條和發條等幾類。
1.借條。借條又叫借據，是指在借到個人或公家的錢物時所寫的條據。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物後，由立據者收回或當場銷燬。
若是向個人借錢借物時所寫的條據，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。
借條上應標明“借條”二字。正文中應明確寫清借了什麼、借了多少、歸還期限等內容。向公家借錢借物還應寫明其用途。最後須在借條後面簽名蓋章、標上日期。
2.欠條。欠條實質是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。有時，在借用了錢物之後補寫的用作憑證的條據亦可稱為欠條。欠條的格式、份數、處理方法與借條大致相仿。
3.收條。收條有時或稱收據，指在收到其他個人或單位的錢物後，專門立下的憑據，交給對方。收條可寫一份，也可採用兩聯單或三聯單的形式以便日後核實之用。其中第一聯是存根，第二聯或第三聯在加蓋公章後交由付方，作為其回單位的報銷憑證。
歸還錢物時，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時，代收者應出據收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出據收條。
4.領條。領條即個人或某一機關單位向另一機關單位領取錢物時，領取時給發放錢物者留下來儲存的條據。如果是代替他人領取錢物，則應註明“代領”二字，並寫上代領者與被代領者的姓名。
5.發條。發條即機關單位在發放錢物時寫給領取者的條據。發條不同於發票。發條往往限於零擔小賣的小額貨款或單位內部發放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。而發票則是由國家稅務部門統一印製的，有嚴格的規範樣式。
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