禮儀在祕書工作中的意義和關係

瞭解和踐行接待禮儀，對於做好接待工作具有極其重要的意義。以下小編為大家提供禮儀在祕書工作中的意義和關係，供大家參考借鑑，希望可以幫助到大家。

祕書人員作為領導的輔助者,必須完成各種有助於領導管理,決策的工作與事務,這種工作特性決定了祕書工作是一個外向性的崗位,祕書人員必須在各社會組織的公務行為中廣泛地接觸各色人等,處理各種關係,安排各種活動,這些行為都含有禮儀的內容或直接就是一項禮儀活動,如迎送客人,宴請等等.因此,作為領導的浦助者,祕書與其他職能人員不同,他必須代領導處理各種交往接待事宜,禮儀內容貫穿於祕書工作的全過程,它在祕書的全部工作活動中具有重要意義並與祕書人員的其他工作結成了特殊的關係。

一、祕書禮儀工作的意義

從祕書工作產生那天起,"禮儀',便是祕書工作的重要職能,隨著社會歷史發展,禮儀的內容和方式有了巨大的變化,祕書人員禮儀素質和操辦禮儀活動的能力要求也有了相應變化,但無論這種變化多麼廣泛,多麼深刻,禮儀工作從未離祕書工作而去.

祕書工作起源於奴隸社會,當時的史官可被認為是我國最早的祕書人員.史官執掌的工作內容極其寬泛,其中的重要職責便是負責主持祭祀婚冠大禮—這是典型的禮儀內容.到了戰國時期,《周禮》詳備地記載了周朝史官的職務和分工,這使我們瞭解到"史官"的工作內容與"禮"有千絲萬縷的聯絡.從今天看去,將史官定為"祕書人員'一或"從事祕書性質工作的輔助人員"是較合適的,而禮儀則是祕書工作的當然內容.為了更好地輔助領導決策並處理事務,祕書承擔了與自然與社會各種關係打交道的任務,這個任務中的一切安排打點是禮儀工作的主要內容.

"禮"的起源,也與原始社會中的原始宗教祭祀活動分不開.祕書以執掌祭祀來為領導權威的決策行為和國家重大活動作準備,作鋪墊,作為行動的參考系數.領導權威無論是表示"順天承運",還是具體緊張的日理萬機,在當時,總缺不了這種形式的輔助,因為這種形式對領導權威行為的合法性和合理性起著重要的決定作用.可見,禮儀原是祕書輔助決策的重要手段.現代社會,禮儀在生活中起著極重要的作用,祕書工作對領導負責,技術水平高,工作質量好,辦事效率快固然是祕書人員的重要素質體現,但禮儀行為的得當,職業形象的得體,也是領導決策獲得成功的有效因素.祕書的形象會影響客人或員工是否接受你們的要求或想法,通過祕書的態度,姿勢,儀表,談吐給對方留下重要的印象,甚至是關鍵的印象.飽滿的精神,真誠的熱情,積極的態度,得體的舉止本身也就是祕書人員素質高,業務精的體現.

一般說來,領導之所以選聘祕書,很大程度上也是為禮儀的需要,在禮儀的層面上開展工作,從而輔助領導進行決策活動.領導的決策往往是剛性的,強硬的,在具體執行中不容許有任何伸縮,而祕書的禮儀卻是柔性的,彈性的,它可以緩衝決策的壓力,調節決策帶來的緊張,溝通因決策而產生的誤解隔閡.在任何社會條件下,禮儀總是人們共同的需求.因此禮儀對祕書工作具特殊意義.

利用宣傳和傳播的手段,使一個社會組織和它的公眾相互瞭解和適應,這便是公共關係的任務.祕書工作起著資訊的彙總和傳播的作用,建立良好的相互瞭解和信任的關係,樹立組織及祕書本人在各界公眾中的良好形象和信譽,是祕書公關的主要內容,在公共關係中,要做好這些工作,離不開禮儀,應努力發揮禮儀的優勢來為公關服務.禮儀可以調節感情,潤滑關係,這與公共關係"內求團結完善,外求和諧發展

"的宗旨是相一致的,公關的物件具有不同層次,但無論是什麼群體或組織都是由"人"組成的,因此,不能撇開禮儀搞公關.拙於策劃會使公關實務失敗,而疏於禮儀同樣不能使精良的策劃得以完滿體現.可以說,公關是禮儀最適用領域,對禮儀的領悟,把握和運用程度的高下直接關係到公關實務的操辦水平.同時,公關作為一種以傳播手段來協調組織與公眾之間關係的行為,不假以禮儀,也不能實現傳播的雙向資訊傳遞.而由於公關活動中公眾始終是變化著的,不定的問題形成時有公眾物件,問題一旦消失,這層意義上的公眾也隨之消失,所以,禮儀總在各種公眾物件中以新鮮的,積極的感覺體現,極大地幫助了公共關係的實施.

公關物件的多種多樣,形成了不同的員工關係,顧客關係,媒介關係,股東關係,社群關係,政府關係,名流關係等,要適應這不同的關係,依靠順意公眾,轉化逆意公眾,爭取邊緣公眾,取得公眾的信任和理解,這絕對少不了禮儀.

公共關係的另一實務活動就是將社會組織的資訊傳播給公眾,並把公眾的資訊反饋給社會組織的決策層,祕書要做好輔助決策工作,必須充分利用傳播媒介將資訊有計劃地與公眾進行傳播溝通.傳播溝通有多種形式,然而人際傳播還是最基本的,沒有人際傳播,便是大眾傳播也不會順利進行下去.人際傳播,無論是通過儀表服飾,語言,舉止等媒介進行,還是通過電話,電報,書信等書面性媒介進行,都離不開禮儀表現。

可以說,禮儀是傳播的重要媒介.禮儀在公關實踐中塑造著組織的形象,創造著組織的信譽.它可以幫助體現一個組織的坦誠熱情,實事求是的態度,並可以承載這種態度,有了這種真誠的禮儀表現,才能實現"和諧發展",爭取支援的公關目的.所以,禮儀在祕書的公關行為中具有關鍵意義.

二、禮儀與祕書工作的關係

輔助領導是祕書的天職,輔助領導的手段多種多樣,以禮儀輔助領導是其中之一. 領導是決策者,並依法享有一定的權威,這使領導既沒必要也不可能事必躬親.領導又因作為一種機構的代表,權力的象徵,需要在行事時有相關禮儀的配襯.祕書的崗位,緊貼領導,是直接為領導服務的,由祕書安排各種禮儀事項,自然再順理成章不過了.

禮儀是祕書的常務工作,在輔助領導進行決策的過程中,對禮儀程式作妥善安排,使領導在具體的活動中既體面又掌握主動,是祕書工作者辦事能力的反映.如A企業的經理與B企業的經理在N企業晤面,祕書在事先將有關時間,地點通知對方,並認真打掃好會客室,安排好茶水和午餐,準備好相關檔案材料,精神飽滿,態度從容地迎接S企業的經理並將之向N企業經理介紹,使會晤在以祕書為主營造的良好氣氛中進行.這個開始也許會給整個晤面的結果帶來影響.禮儀的周到,使人精神放鬆,心情舒暢,雙方開誠佈公,容易促使事情成功或好轉.

在某些重要場合,領導需有些象徵性的行為,如剪綵,奠基等,祕書必然要在事先作好準備,將必要的工具裝飾好,地點選定並完滿考慮到在象徵性行為完成後領導的合理退場.這種禮儀性的安排,雖屬工作中較瑣碎一面,卻不可不做,而且事雖小卻影響大,為領導個人,為企業都塑造了形象.當然,祕書只隱在這些體面的禮儀背後,祕書工作的特性之一是潛隱性.即使祕書人員代領導前去慰問,拜望某人時,起的也只是禮儀象徵的作用,是代領導行事而不是以祕書本人身份行事.即使祕書的良好態度和典雅舉止吸引了客人,客人仍A先記著的是"某公司有個好祕書",而不是"某祕書在某公司".所以,禮儀工作做好了,是在很大的程度上提高了領導的工作效率,實現了領導的威信.至於平時的文書往來,其中涉及到的文書禮儀,包括禮儀性

的內容和禮儀套話更是祕書為領導服務.輔助領導決策的一個常規工作,祕書必定要掌握這些知識,並要能嫻熟地運用,以使自己更好地盡到祕書的責任.

祕書是某個社會組織中專為領導處理各種人際關係的輔助者,社會交往活動是其主要工作內容之一,祕書工作的特點是跟"人"打交道.無論是他的服務物件一一領導,還是在為領導服務的過程中,要形成的各種關係,歸根結蒂,都是人際關係.處理好各種不同關係是祕書工作藝術的體現,恰當地運用禮儀來理順關係,對祕書工作總體效益的提高大有幫助.

首先,祕書與領導形成了緊密的固定關係,由於這種關係十分重要.雙方在最初接觸磨合的過程中都會小心翼翼,而一且覺得不稱心會立刻撒手.反之,一旦發現配合默契,便越發珍惜和依賴這種關係.從理論上說來,領導與祕書的關係越緊密,就越富有工作創造力,但在實踐中卻未必如此,關係緊密了,有時也就結成了一種同盟,可能反而有礙甚至破壞企業或國家的利益.因此,規範領導與祕書的關係,除各種原則制度的保障之外,禮儀自古就有的"別異"作用,仍有現實意義.禮儀可以幫祕書工作者把準自己的地位,規範自己的行為,不播越,不輕浮.尊重領導權威,尊重領導意見,按正常渠道上情下達溝通訊息,同時也在禮儀中保全自己的人格尊嚴. 其次,作為管理層中的中介部門,祕書還要與各職能部門和外部世界聯絡溝通,良好的禮儀在溝通中有助於消除隔閡,增進理解.由於身處領導近旁,會使其他人對祕書有特殊看法,祕書人員這時除了以誠相見之外別無他法.以誠相見不僅是感情的真摯,也包括禮儀的周到.如尊重對方的地位,理解對方的處境,同情對方的閒難,讚賞對方的成就.通過這些取得對方的信任。

在與外部世界的交往中,禮儀又是一個視窗,從中可以窺得一個單位的精神面貌和經營品質,這是許多社會組織重視禮儀工作的原因之一.即使在不成功的談判與合作中,堅持有理,有利,有節的原則,從大局出發,從長遠出發,或可以做到買賣不成友情在,或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為.

三、祕書禮儀與祕書自身提高

禮儀是社會的規範,祕書禮儀與整個社會的文明程度有密切關係.通過禮儀的學習和掌握,不僅可以提高祕書工作者個人修養,還可由此推動社會的文明與進步.由於工作特點,祕書人員的地位特殊,他既在單位內部起聯絡溝通作用,又在社會上成為本單位的視窗和代表,所以禮儀在祕書人員身上是"全方位"地體現的.

首先,祕書人員的個人禮儀應講究.他是在一個"外向'性的崗位上,與多種物件打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會直接影響來訪者或被訪者的情緒並影響辦公室同事的情緒.所以許多單位對祕書人員的衣著,飾物,化妝品都有規定.這種規定,當然不是針對某個祕書人員個人,而是針對祕書這個崗位的.

此外祕書工作者的禮儀知識,操辦禮儀活動的能力,對在不同情況下的禮儀要求應有較多較完善的掌握.要在禮儀活動中分清主次,內外,把握各種分寸,分量,要對各國,各地,各民族,各宗教的文化風俗禮儀習慣有所瞭解並在實踐中融會貫通.尤其在21世紀,人類進人了一個新紀元,對許多客觀事物的理解認識上了一個新的臺階,如保護環境,與動物友好相處已成為全世界的共識,禮儀行為也必須跟這種認識結合起來.倘在給外賓送禮時,把動物毛皮當作貴重禮品就顯得十分不合時宜了.酒宴上的山珍海味,也有許多不該成為餐餐之徒的腹中之物.禮儀活動中若缺乏這種現代意識,是會使整個禮儀水平都大打折扣的.可見,禮儀是一種綜合素質的體現,遠不是懂外語,會電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的.它的文化內涵十分精探並總是與時俱進的,祕書人員必須不斷學習,不斷提高,才能在禮儀場合遊刃有餘. 祕書禮儀說大也大—它在祕書的全部工作中佔有舉足輕重的地位;說小又小—它

總是瑣碎地體現在細枝末節上,研究這個問題,以促進祕書工作水平的提升,對我國加人世界貿易組織後進一步與世界交往,與國際接軌,迎接新一輪國際挑戰是很有幫助的.