個別談話是領導幹部進行思想工作的一個重要方法，也是一門重要的領導藝術。群眾當中或領導幹部之間的許多具體問題，都適宜通過個別談話加以解決。運用好個別談話，不僅可以瞭解情況，溝通思想，交換意見，提高認識，解決問題，還可以暢通言路，集思廣益，凝聚人心，增進友誼。因此，一名合格的領導者必須練好這項基本功，掌握好這門領導藝術。
一、有情
“感人心者，莫先乎情”。感情真摯，態度誠懇，平等待人，親切交心，是開展好個別談話的重要前提。我們常說開展思想工作要“動之以情”，個別談話也是這樣，需要用尊重、關心、愛護談話物件的深厚感情去吸引人、感染人、打動人。
有情，是說領導者要有“愛人之心”，對自己的下屬有深厚的感情。感情本身就是一種教育力量，領導者平時要主動接近談話物件，與他們建立深厚的同志間友情，做他們的知心朋友。
感情體現在關心談話物件的學習、工作、思想、生活等方面，平時要掌握對方的家庭情況，社會交往，以及影響工作、學習、情緒等各方面的因素，同時，還要了解他們有什麼特點，甚至犯了什麼錯誤，錯誤產生的始末根由，在這種情況下與對方進行個別談話，才能使對方願意敞開心扉，進而更好地解開對方的思想疙瘩，收到良好的談話效果。
感情體現在信任的態度上，要尊重對方的感情，給予對方充分信任，消除隔閡，減少對方恐懼、緊張和戒備心理。個別談話時，要耐心地、細心地聽取別人談話，對他們講得好的地方要點頭承認，給予鼓勵，並通過插話和提問啟發對方講話，使對方在輕鬆的氣氛中把話講完，理解領導意圖。只有相互間建立了深厚的感情和信任，才能使自己所講的道理通過感情的“催化”變成他們自身的思想和要求，形成他們自己的覺悟和決心，進而推動他們主動地做好工作。
二、適時
個別談話要注意適時，談早了，條件不成熟，達不到預期目的；談晚了，失去時機，不利問題的解決，甚至給工作造成損失。因此，選擇恰當談話時機，是開展好個別談話的重要基礎。談話的時機應根據談話目的，問題性質，迫切程度以及談話物件的思想水平、覺悟高低、心理素質、當時心境、環境氣氛等選擇適當時機進行個別談話。比如，某人受到批評、處分、表揚、獎勵或工作變動、接受新任務時，可及時與之進行個別談話；某人責任心不強，工作出現失誤，也應及時與之談話，進行批評教育，幫助分析原因，總結經驗，使之吸取教訓。如果某人不講團結，與同事吵架鬧矛盾時，就應該進行“冷處理”，待該同志情緒穩定、自我反省後，再進行教育幫助，切忌“火上澆油”，擴大事態，加深矛盾。總之，選定個別談話的適宜時機，要掌握好“火候”，既不要“坐等時機”，也不要“錯失良機”。
三、對症
個別談話要因人而異，“對症下藥”，也就是說談話要有較強的針對性。如何“對症”？一是要考慮物件。物件不同，基礎、需要、愛好不同，談話的內容、方式、語言等也有所不同。儘可能從對方熟悉的感興趣的話題入手。二是要及時消除對方的各種心理障礙。談話物件的心理活動大都有揣測心理、防禦心理、恐懼心理、對立心理、懊喪心理和喜悅心理等，個別談話過程中，根據物件的主要心理狀態，及時消除影響談話的心理因素，使談話卓有成效地進行。三是從實際出發，因人而異。區別不同物件，提出不同層次的要求。“起點”不宜太高，防止談話物件喪失上進心。要有分析、有區別，因人而異地講道理、做工作、儘量調動各類人員的積極性。
四、講理
作思想工作要講道理，以理服人，個別談話也同樣需要“講真理、講實話”。說話要服從於事實，不能只講虛理，要從事實中引出道理。理是以事實為基礎的，如果與個別人談話不注意根據事實講道理，不僅不能服人，還可能講出一些主觀片面之理，甚至是歪理，就會使人反感，要實事求是，尊重客觀實際，對待談話人應該實事求是地進行評價。對人對事一分為二，不要說人家好，就什麼都好；說人家壞，就一無是處；也不要一表揚，就都是成績；一批評，就新老賬一齊算，甚至抓住一點，不及其餘，全面否定。更不要採取“木匠斧子一邊砍”、“我一講，你就得服”的態度。這樣做，往往事與願違。因此，講理，首先要講點辯證法，具體問題具體分析，做到“兩點論”，做到入情、入理、入心、使別人真正服氣。
五、靈活
個別談話的方式應該靈活多樣。談話目的、物件不同，談話的方式也應有所不同。實踐中，我們可以靈活採取以下幾種談話方式。
一是詢問型交談。這種方式關鍵是要掌握“問”的技巧，在問的過程中注意消除對方的疑慮。對有的人可能直接問，而對另一些人則可委婉地問。
二是批評型交談。對有的人可以進行單刀直入地批評，而對有的人則需要啟發其進行自我批評，批評者應先肯定其成績，對被批評的人的缺點和錯誤應盡力引導，使之自覺地認識。
三是商量型交談。可用商量的口吻進行交談。談話人要心平氣和、平等待人，以關心、信任的態度對待談話物件，不能自視特殊，好為人師，不能“連珠炮”似的發問，或中間打斷對方的話頭，應允許人家解釋，談不同看法，對的要肯定，錯的予以指出，在友好的氣氛中，協商解決問題。
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