一、不可缺少的三大內容
年度總結不同於平時的工作小結，兩者有聯絡，但寫作重點不一樣。工作小結側重寫平時工作中的經驗、教訓和體會，以及針對經驗教訓採取的辦法;但年度總結不需要這樣寫的，年度總結在敘述某項工作過程及得失時要重點說明個人所起的作用，所擔負的責任。
闡述清楚自己在每項工作中所起的作用，即是起主導作用還是起輔助作用，是起促進作用還是起阻礙作用;是支援同事或部下的工作，還是領導著部下去完成某項工作。只有說清楚個人所起的作用，才能看出述職者與業績的關係，準確地評價述職者的業績。同時，也便於區分在存在的問題和過失中，述職者應負的責任，是負領導責任還是負直接責任。
一般來說，年度總結可分三大部分，字數以1800字為宜，如需發言，以20分鐘較合適。
1.標題、抬頭和緒言。緒言是年度總結的開場白。在這裡應交待清楚你的身份和職責，主要說明所分管的工作、崗位職責和工作目標。
2.主要業績。這是年度總結的重要部分。主要內容是履行崗位職責情況、工作目標完成情況、突出業績及自我評價等。通俗地說，就是寫你做了哪些工作，是怎樣去做的;取得了哪些成績，其效益如何;從質和量兩方面進行自我評價。
3.問題和改進措施。在這部分主要講述在履行職責中的問題和責任，以及今後改進的具體方法。注意敘述時不要談空話，要切合實際，一個問題一個問題地分別敘述，不能籠統地混在一起分不清主次，措施辦法要有可操作性。
總之，正文一般採取夾敘夾議的方法，以敘述為主，把自己做過的工作實績寫出來，並對具體績效做出評述，而對整個專案的成功得失不要去做超越自己職責的論斷。
二、PPT版式效果更好
如有可能，可以用PPT版式代替傳統的WORD文件。這是因為，PPT版式可以新增一些圖表、連結，令述職者更直觀地展示自己的工作業績，也便於大家在總結會上相互交流。過去年度總結是員工對領導和HR單方面的彙報，寫好上交就算完成了。現在，許多單位的年度總結已經轉變了這種單一的功能，而成為年底大家工作交流的一種工具。圖文並茂的PPT除了敘述工作業績以外，同時也展示出述職人的創意思維和策劃能力。
三、讓資料說話
一份好的年度總結，一篇有說服力的述職報告不是流於形式，大話滿篇，空洞浮躁，而是將每項業績陳述具體、到位、客觀，儘量量化，並與年初訂立的目標進行對照，在實際、可量的業績基礎上給自己一個客觀公正的評價。定性的敘述必不可少，但定量的指標完成情況更便於領導和HR作為年度考核的依據。
四、標題簡單易懂
標題是文章的眼睛。
部門總結的標題：部門名稱+年度名稱+總結，如《xx部xx年度工作總結》;
大公司總結的標題：關於+公司名稱+年度名稱+本文內容+總結，如：《關於xx公司xx年度營銷工作的總結》，比較全面了。
標題規範了，一便於存檔，二便於查詢，一舉兩得。
五、引言要精
引言應短而精，官話、套話要少用。
部門總結引言：如：李總：現將xx部xx年總結報上，請批示。
大公司業務總結引言：如：
公司領導：xx年，在公司各級領導的親切關懷和正確領導下，在公司各部門的積極支援下，在營銷部全體員工的共同努力下，我們取得了三方面的成績：成功實現了年營銷任務5000萬元，達到了歷史水平;成功開發了兩個年銷售收入在500萬的大客戶，為明年銷售收入上一個新臺階打下了良好的基礎;成功地進行了全員營銷培訓，營銷人員的基本素質得到了斷面的提高。下面將分四部分向領導彙報。
若總裁太忙，一看引言就知道你的主要工作成績了。
六、總結要全
總結主要分兩大部分，第一部分是總結，第二部分是特點。
總結部分要全面。把各級領導的關心、兄弟部門的支援、員工們的努力和部門的主要工作要寫全面，但一般不要超過5點。
特點是本年度、本文的精彩之處，與往年的不同之處，本部門主要的、重點的成績，一定要認真寫好。
特點不要超過三點，多了就不是特點了，別人也不容易記住。
七、不足要準
一年工作一定會存在一些問題、不足和遺憾，一定要找準寫好。特別是要把領導認為存在的問題、員工感覺存在的問題和阻礙公司發展的主要問題要找準找對，深刻反省，寫深寫透。不足一般不超過3點。
八、改進要實
針對成績、特點和不足、問題，明年應怎麼辦?這點一定要寫好。要有具體的辦法和措施、步驟。要事先徵求領導和員工的意見，本部門要組織好學習和討論，制定出的改進計劃要得到領導的中肯和員工的認可。
光看筆頭生花、沒有紮實的工作、沒有認真的調研、沒有準確的分析是寫不出好文章的。但幹好了沒寫出來，得不到別人的承認，感覺也很窩火。
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