具備兩種能力是概括材料寫作的關鍵
概括材料寫作需要從眾多事物、問題或層面之間尋求主要事物、問題或層面。一般地說，兩種能力是最需要的，即分析與理解能力和歸納與概括能力。
分析與理解能力是人的思維能力中非常重要的一種能力，也是申論寫作中著重考察的能力之一。分析與理解能力在人的思維活動中意義重大，它可以使人抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，把握具體事物運動的客觀規律。在概括材料寫作中，它能解決兩個方面的問題:一是分析給定材料的量的方面，即反映的內容和問題、方面或層次;二是分析給定材料的質的方面，即給定材料表達的觀點和意見。在實際寫作過程中，需要注意兩個方面的問題，一是要抓住矛盾的特殊性，具體情況具體分析。申論材料的內容可能是多方面的，包含的意思可能是多層次的，反映的觀點可能是差別甚大的，這就需要抓住主要矛盾，有所側重、有所選擇，根據材料包含的特殊環境、特定條件進行理解、分析、綜合。二是充分考慮材料中論點包含的兩極，避免片面性、絕對化。申論材料反映的論點可能帶有明顯的側重性，在分析時不僅要注意到這個側重面，還要考慮到與之相反、相對的另一側重面，以免走極端。
歸納與概括不僅是推理形式，也是思維方法。它從同類的個別事物或特殊的事實出發，得出事物的一般性結論。一般要對分散、零星的材料進行分類、歸納，將問題整理出來。概括是透過表面現象和繁複的材料，由表及裡，去除偶然因素、細節枝葉，把握事實的基本特徵和本質屬性的思維方法。這是感性認識到理性認識的過程。概括就是抽象，是從許多事物中，捨棄個別的、非本質的東西，抽取共同的、本質的屬性。抽象的結果，形成概念。在寫作中，要注意分層次歸納概括，把若干個別事物分成不同類別，形成材料的段義，再對這些不同的類別進行歸納概括形成中心主題，上升為較高層次的歸納概括。分類要有同一標準，前後統一;運用歸納概括法形成的主題，要根據充分，防止或然性、片面性。
掌握寫作方法是進行概括材料寫作的路徑
概括材料的寫作是在不改變原文的主題思想、主要內容、情節結構的前提下，進行集中、概括提煉，把一篇較長的文章概括出短小的觀點，能夠較完整地、提綱摯領地體現出原作的精髓。因此必須認真閱讀原文，深入理解原文的思想內容，掌握原文的中心思想，找出各段的內容要點，將原文的材料進行篩選、提煉，看看什麼材料必須保留，什麼材料應當刪掉，什麼材料應當壓縮。要保留最能表達文章主題的材料，要壓縮與中心關係不密切的材料。此外，要把一些可有可無的過渡段、句及修飾語刪去，畫出表示內容要點的關鍵語句，從而列出段落提綱和要點，再進行概括。在寫作技巧上，掌握一定的方法，根據給定材料的寫作具體要求，可以使概括材料寫作“行之有效”。
(一) 刪繁就簡法
刪繁就簡法就是要把材料中的次要人物、次要情節刪掉，把具體的描寫、詳盡的敘述加以抽象和概括，把文章中的次要論據刪掉，把詳盡的例證加以概括。一般而言，給定的材料往往是一組，包括人物、事件、時間、地點、原因、結果等各種要素，對該組材料來說，人物和事件是核心，它們表達了材料所反映的主要內容，而時間、地點、原因、結果常常是輔助性要素，它們對材料的主題常常起補充說明作用。因此，在寫作中，應用精簡的語言將作用內容抽象概括出來，去掉材料中的細枝末節，概括材料中的精髓，即將人物和事件從材料中抽出來，而對時間、地點、原因、結果等要素，可根據需要保留或刪減。
(二)聯想類推法
聯想是指由某點觸發而想起其他相關的問題，類推是指在同類或相近的事物之間的比較。聯想類推法適用於要求概述觀點，主要用於某些可以由小見大的材料。即材料提供的，是一種帶有典型性或啟示意義的小事，它往往可以引導我們由小到大、由近及遠或由少到多的聯想和類推，由小事想到大事，由區域性想到全域性，由小道理悟出大道理。這種聯想類推到的全域性性大道理，就是材料所表達的觀點。
(三)延伸開拓法
延伸屬於深化，開拓屬於全面。即在圍繞給定材料的基本上，通過點、面、正反、遠近、開合、因果、類比的運用，從不同角度，不同層次，採取不同方法進行概括。這種方法能使寫作者在全面把握思維物件的過程中，找到那些未被認識的方面或特徵，從而確定一個思維的新角度，使思維得以引入、深入和全面。運用延伸拓展法時，要注意以下幾點：一是萬變不離其宗，給定材料是前提;二是延伸要有因果關係、邏輯性，層層推進，推得出;三是拓展要有必然聯絡，可以類比、參照借鑑。
(四)模式識別法
對事物的認識過程，其實就是個模式識別過程。面對一個材料，要弄清它的意義是什麼，我們就得從頭腦中調動出一個個哲理的、道德教訓的認知模式，一一與材料對照、匹配，通過比較、斟酌，最後確定哪一種哲理或道德教訓與之最吻合，那麼，材料表達的就是哪種哲理或道德教訓。換句話說，如果我們頭腦中沒有這份材料所表達的哲理或道德教訓方面的認識模式，那麼，這份材料我們就不理解，或理解不確切，觀點就難以確立，或確立得不對。
(五)推理演繹法
推理演繹，是從一般的原則、原理出發，推演出關於特殊或個別事物的思維方法。這是概括材料寫作常用的方法。一般性的原則或原理是我們行文的依據、前提、目的，由此出發，得到關於特殊或個別事物的判斷。推理演繹在概括材料寫作中運用得最頻繁，也是最有效。寫作者寫作時應注意把握好這幾方面的內容：一是法律、政策、規章等。法律、政策、規章對指導工作具有指導意義，是概括的依據。二是上級指示精神。上級指示精神或傳達政令、或指導工作，或答覆問題。三是專業的標準。專業標準指的是業務的範圍、內容、要求等，專業標準同樣是概括材料寫作的依據。
(六)歸納、演繹結合法
歸納和演繹是概括材料寫作不可或缺的方法，歸納和演繹經常結合使用，由於歸納和演繹思維是辯證統一的思維方法，它們互相關聯、互為作用、互為前提。歸納以演繹為前提，任何歸納都是從個別出發，首先認識個別事物，即歸納之前先收集材料。但如何達到目的，要依靠演繹來解決，演繹得出的個別結論是歸納的前提。而演繹則以歸納為基礎，任何演繹都是從一般出發，認識一般原則或原理。這一般性原則或原理是藉助歸納得到的，是演繹的根據，為演繹提供了前提。歸納和演繹，在概括材料寫作的整個思維活動中，互相補充、作用。演繹使主題提煉更為全面、深刻，歸納使主題提煉更為充實、客觀。
關於概括材料寫作的方法還有很多，這裡不一一贅述，以上的方法可以單獨運用，也可以綜合運用，不必拘泥。而運用的成功與否，則要依靠認識水平、知識結構和分析概括能力或思維能力等。
把握應注意問題是概括材料寫作成功的保證
概括材料寫作與其他應用寫作一樣，要觀點鮮明、主題突出、條理清晰、結構嚴謹、語言準確。但由於概括材料寫作在字數上作了明確規定，因此，所表達或複述給定材料的主要意思，或概括主要觀點，還需要把握以下的問題。
(一)概括的角度要準確
概括的角度是指作者想從哪個方面反映什麼樣的問題，如果概括的角度偏離了作者的意圖，那麼它就是一個不成功的概括，就不會獲得高分。因此，在總結概括問題時一定要緊緊圍繞材料，針對材料反映的主旨提出，千萬不可離題千里，任意發揮。要從多個方面、多個角度全面理解材料，多思考、多權衡，找出最恰當、最中肯的角度進行概括。
(二)概括的要素要清楚
敘述要素包括：人物、事件、時間、地點、原因、結果等，其中，人物和事件是敘述的核心，有了這兩個要素，敘述才有中心、有實體。在敘述中，它們是不可缺少的，也是不可忽略的。時間和地點是人物活動和事件發生、發展的環境和舞臺，對人物和事件有一定的影響，在通常的敘述中要將時間、地點交代清楚，但有時也可以適當地省略。原因和結果是事件的起訖點，有了這兩個要素，敘述才完整，交代才清楚。對這些要素，交代時要簡略，要突出其與人物、事件、中心聯絡的一面，而對人物和事件則要進行細緻的敘述，因為這二者是敘述的核心、重心。
(三)概括的順序要合理
材料進行選擇和加工後，要使它們成為一個有機的整體來表現主題或中心，還需要一定的順序來組織，這樣，才會給人條理清晰、結構嚴謹的感覺。安排得巧妙，還會收到波瀾起伏、引人入勝的藝術效果。一般來說，對申論材料可以按邏輯順序進行概括，也可以按時間順序或空間順序進行概括。
(四)概括的主旨要突出
對於一般的寫作，中心主旨要鮮明突出。在概括時，要處處從表現中心主旨的角度來考慮如何選材、如何組材、如何敘述、如何確定繁簡重點等。這已屬於整篇文章的構思。同時應該學會如何運用線索來選擇、組織、加工材料。怎樣通過線索的穿插使文章成為一個有機的整體，從而綱舉目張，更好地表達中心。
(五)概括的詳略要得當
哪些材料該寫，哪些材料不該寫，哪些地方該詳，哪些地方該略，哪些環節要敘述得快，哪些環節要敘述得慢，這種選擇與剪裁的藝術，是寫文章取得效果的好壞、成敗的關鍵之一。無論寫哪種體裁的文章，如果沒有主次，不講詳略，像記流水賬，平均使用筆墨，就會失掉吸引力。詳略處理的標準，不同的題材雖有所不同，但概而言之，都要符合所要表達的內容主題的需要。當然，對文體的容量也得注意。要緊扣中心內容選材剪裁，務求集中筆墨，把主題思想含蓄而又深刻地表達出來。
1. 標題
公文標題是對檔案內容的精確概括，要準確、簡要，一般由發文單位、事由和檔案三部分組成。它表明了檔案的來源、主要內容及其性質使用。
有版頭的檔案或法規性檔案，計劃和總結，通知和通報，可省略發文單位，有時或只標以檔案種類，如《通知》。
2. 發文字號
包括機關代號、年號、順序號。編寫發文字號的作用是有利於統計發文數量，便於公文管理，有利備案查詢，在引用時，可以作為公文的代號使用。
例如“審辦發(1989)6號”，代表審計署(局)辦公廳1989年第6號檔案，“審辦發”是審計署(局)辦公廳的代字，(1989)是年號，“6”號是發文順序號。
幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。
編號的位置，凡有檔案版頭的，放在文頭名稱的下面;凡無檔案版頭的，放在標題的右側方。
3. 主送機關
主送機關是行文的主要物件，即要求主辦或答覆這份檔案的對方單位。準確地確定主送機關是公文發出後能否及時得到處理的關鍵。
對下級發出的指示、通知、通報等稱為普發公文，可以主送幾個以上機關，凡其下屬機關都是主送機關;向上級報告、請示的公文，一般只寫一個主送機關，不能多頭主送，如需報送另一個上級機關時，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。佈告、通告、公告等公佈性公文，不寫主送機關，可在發表或傳送時，另附一個通知或公函給主送機關。
主送機關一般寫在正文之前、標題之下，頂格寫。
4. 正文
正文是公文的主體，請示問題時，要求一文一事，不要一文數事。
正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映檔案作者的意圖。發文的目的能否實現，主要在正文的書寫。因此，正文的寫作應該觀點鮮明，內容清楚、簡潔、通暢，標點符號準確。正文一般在主送機關之後另起一行空兩格書寫。
正文一般分為開頭、中段、結尾三個部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。
開頭要開篇明意，簡要說明發文的根據和理由、發文的目的或結論。如是覆文，要引述來文的日期和標題。
中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關政策，將情況、問題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫，或用序數表明專案，以資醒目。
結尾應簡潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問題。結尾用語要按照行文關係，寫得妥貼得體：上行文，可用“以上報告妥否，請批示”、“以上報告如無不妥，請批轉”;平行文，可用“專此函覆”、“特此通知”;下行文則常用“希遵照執行”、“ 此復”、“此令”等語。
5. 發文機關
發文機關又稱落款，應寫在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發文機關應寫明全稱，以示嚴肅負責。以機關領導人名義行文時，應冠以職務、身份。
蓋章是表示發文機關對公文生效負責的憑證，應按GB9704-88“國家標準”規範執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個字，俗稱“齊年蓋月”。領導機關大批印發的公文，因使用了規定格式的檔案版頭，並由機關交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。
6. 發文日期
發文日期是以文生效的起始時間，年月日須完整，年份不得略寫，如1991年不得寫成91年。發文日期一般以機關領導人簽發日期為準;會議通過檔案以會議通過日期為準;一般性例行公文如通知、函等以實際發出日期為準;法規性以公文的批准日期為準，或公文最後專門規定生效、執行日期，如“本條例自發布之日起施行”。
發文日期寫在公文末尾、發文機關下面，並稍向右錯開。
7. 抄報、抄送
抄報、抄送單位是指協助承辦或需要了解公文內容的有關單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協調。
抄報、抄送單位名稱列於公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾的報、送單位，印刷單位，印發時間，一般均用兩條線段隔開，檔案份數印在最後。
8. 檔案版頭
正式公文一般都有統一規格，標明發文機關的專用版頭。版頭以套紅大字印上“××××(機關名稱)檔案”，下加一條紅線，中綴紅五星。公佈性檔案，如公告等通常不用版頭。
9. 公文附件
附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的補充說明或參考材料，是公文的重要組成部分，但並非每份公文都有附件。
公文附件應在正文之後，發文機關之前註明附件名稱全稱和件數，不可略寫成“附件如文”或“附件×件”。
10. 機密等級
公文內容涉及國家機密時，應根據機密程度，分別註明“絕密”、“機密”、“祕密”等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失 密，嚴了，妨礙工作開展。
密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。
機密公文還要按份數編號，如“編號000××”或“No.000××”，印在檔案版頭左上方，以便查對，清退。
11. 緩急程度
緩急程度是公文送達和辦理時限的要求，有“急件”、“緊急”、“特急”三種。標明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時效和緊急工作的及時處理。
緩急程度的書寫位置沒統一要求，為了醒目，常寫在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類前面，如“國務院關於控制各單位上年結餘存款的緊急通知”。
12. 閱讀範圍
上級機關對下級發文，根據工作需要和機密程度，有些公文還要註明傳送和閱讀範圍。閱讀範圍通常寫在發文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，並加括號，如“(此件發至縣、團級)”。
行政性、事務性的非機密公文，向上級機關的報請性公文都不必規定閱讀範圍。
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