辦公室接電話的技巧

電話，是一個單位同外界聯絡、接收資訊的主要渠道。在接電話時，如能給對方留下美好的印象、獲得對方的好感，對一個單位的宣傳推介、工作開展、形象樹立有極其重要的作用。辦公室人員接電話看似小事，其實有一定的學問。下面是小編為大家收集關於辦公室接電話的技巧，歡迎借鑑參考。

及時接聽

接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒後，應立即說“您好!”然後通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這裡是×××組織部辦公室，我是小馮”。電話鈴響了較長時間後才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，是極不禮貌的行為。如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

文明應答

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是，部分人習慣的做法是，拿起電話聽筒就盤問一句：“喂!哪位?”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。當對方說明要找的人後，應說“請稍等”，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什麼忙嗎?”

認真傾聽

在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話。為了表示自己在專心聆聽，應視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂的話，應致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什麼事情嗎?”當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

注意細節

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香菸、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

用心傳遞

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裡。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂;你心事重重、滿臉愁容，電話也會傳遞你的不開心。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

做好記錄。電話接聽記錄是辦公室工作的重要文件資料，是領導安排工作、排程工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據，能夠比較清晰、準確、原始地反映辦公室值班工作。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用資訊。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。