（一） 英語書信結構、書寫款式及要求：
1．書信結構
英語書信結構一般有以下幾個部分組成：
1）信封（envelope）。英語的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發信人地址、收信人地址和郵票。只不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置（信封的右上角）和中文的一樣外，英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角，收信人的地址應寫在信封偏中右偏下處，如下：
2）信頭 (heading)，即寫發信人的地址和日期（右上角）。
3）信內姓名地址 (inside address)，即寫收信人的姓名和地址（左上角）。
4） 稱呼 (salutation)，即寫對收信人的尊稱（一般用dear mr. … ,; dear madam helen,; dear miss…,; dear john,; dear professor smith,等）。稱呼直接寫在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼後面的標點一般只能用逗號。以上信頭、信內姓名和地址三部分的結構如下：
注：如果是相當熟悉和隨便的朋友之間，因為彼此都知道對方的地址，故信頭和信內的地址常常省略。
5）正文 (body)，即信件內的主要內容。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。
6）信尾客套語 (complimentary close)，即寫信人在信的右（或左）下角，寫上表示自己對收
信人一種禮貌客氣的謙稱。一般有sincerely,; sincerely yours,; yours sincerely,; friendly
yours,; truly yours,; yours truly,; cordially yours,; yours cordially,等。
7）信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫信人自己的姓名。如果是用打字機或電腦寫的信，在寫信人簽名的上方，同樣應該打上寫信人的姓名。
除以上七個部分外，有時一些英語書信還包括：（1）附件 (enclosure)，以enc. 表示，如“附有。。。。。。證明”應寫為enc…certificate；（2）再啟 (postscript)，以p.s. 表示；（3）抄送件(carbon copy to…)，以c.c. 表示，說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。p.s. 主要在私人信件中使用，事務信件中應避免使用，以免造成寫信人粗心大意的印象。enc.和c.c. 大都用在商貿信函中。
2．書寫款式
英語書信的款式一般有兩種：齊頭式 (block style) 和折衷式 (semi-block style)。齊頭式常常在商貿、官方以及一些正式的信件中使用，以顯示信件內容的嚴肅性，真實性，
可靠性。而折衷式則顯的比較隨便，主要用於家人、朋友、私人之間來往的信件。如果兩人之間不是第一次通訊，相互比較瞭解，可以省略信內的雙方地址。
以下分別介紹齊頭式和折衷式信件兩種款式。
a: 齊頭式信件款式：
（ 範文 1。 ）
注：用齊頭式信件寫信，其正文與稱呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格，但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫在左下方，這是最常用也是最正式的。另外也可以寫在右下方，這種形式則表示寫信人與收信人之間的關係比較熟悉隨便。下面是另一種齊頭式信件的格式。
齊頭式信件款式：
（範文 2。）
b: 折衷式信件款式：
用折衷式書寫信件，其正文與稱呼之間空一至二行。第一段第一句的第一個單詞必須在dear稱呼的直接下面。以後每段開頭都要與第一段第一個字對齊。信尾的客套話和簽名都寫在右下方。朋友之間寫信一般都使用折衷式，而且稱呼與正文之間一般不空行。具體款式和要求參見後面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
3．信件書寫要求：
寫英語信件一般可以使用打字機、電腦，朋友之間比較隨便的信件也可以用鋼筆、圓珠筆甚至彩色筆，但不宜用鉛筆。不管你用什麼形式書寫，一些重要的信件，簽名處必須用深藍色或黑色墨水筆簽名。
（二）各類常用信件
1）感謝信
2）祝賀信
3）邀請信
4）一般信件
5）商業信件
6）求學信
7）出國留學推薦信 ( recommendation letter for studying abroad )
隨著我國出國留學生日年增多一般，大部分學生需要在出國前讓自己的老師、導師或領導寫一份出國推薦信，從而可以在信中告知對方學校申請人的學歷、能力、為人處世等方面的情況。如果推薦信是寫給對方某某人的，開頭用 dear… ，如果是寫給對方單位或學校的，則開頭可以用to whom it may concern, 或to whom it may concern,（意為：有關負責人）。
（1 ）信頭（letterhead）。
信頭包括髮信人的地址和發信日期。很多人不太注意保留信封，在信內的打上發信人地址就方便收信人回信。如果使用已經印好信頭的信紙，就只要打上發信日期。信頭位於信的最上方，原則上首先按從小到大的順序（正好與中文書信相反），門牌號碼和街名或單位名佔一行（太長可佔兩行），城鎮名和郵政編碼佔一行，國名佔一行。然後是發信日期，它是信頭的最後一行，可以寫成日月年（英式）也可寫成月日年（美式），如：may8，1996或8may，1996. 必然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產生歧義，如5/8/1996，美國人會理解為1996年5 月8 日，而英國人則理解為1996年8 月5 日。
（2 ）封內地址（inside address）。
封內地址包括收信人的姓名和地址。封內地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯，收信人此時可將信退回或按封內地址轉寄。封內地址的第一行是收信人姓名，第二行職務，從第三行開始寫收信人地址，寫出法原則上和寫發信人地址一樣。
（3 ）稱呼（salutation）。
稱呼應與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為dear sir（英國用）或dear genteman （美國用），一般用於給政府機關、官員的公函中，或用於首次往來的商業書信中。比較熟識的人由應稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用於親朋好友，但應注意，稱姓時只稱姓，不要又稱名，而稱名時 不要加dr或mr. 如某人全名為william.另外，如果對方為女性卻不知應稱mrs.還是miss時可稱ms. 。稱呼後面的標點英國人習慣用逗號，而美國人習慣用冒號（親朋好友之間可用逗號）。
（4 ）正文（body）。
正文是信的主體，和中文書信的要求一樣，正文的內容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達準確。如果正文很長需要幾張信紙聯頁時，則應在每張聯頁左上端都註明頁數和收信人名稱，如：
（5 ）結束語（complimentary close）。
結束語是習慣的客套用語，它必須和前面的稱呼遙相呼應。如果前面稱dear sir，則應選擇下列結束語：very simcerely yours ，vedry respecrfully yours，very truly yours ，sincerely yours 或yours sincedrely，respe-crfullky yours 或yours respecrfullyfaithfully yours 或 yours faith-fully.如果前面稱姓，則應選擇下列是結束語：sincerely yours 或yours sincerely ，truly yours 或yokkurs truly ，yours ever. 如果前面稱名，則表示寫信人與收信人的關係親近友好，應選擇下列結束語：sincerelyyours，love，all my love.
（6 ）簽名和發信人姓名（signaturd and name addresser）。
簽名因為是親筆手寫，可能不好辯認，因此必須還要打印出來。簽名只需籤姓名，不需加mr. 或mrs.，以及學位頭銜等，但列印姓名時，因為中文名沒有性別之分，所以中文拼音名前就加mr.或mrs.，miss.，ms.，以便收信人辨認，英文名男性不必加mr.，但女性要加mrs.，miss.，ms. ，列印名後面可加學位頭銜等。
一封完整的英文書信必須依序包含上述六個要素。如果信件有附件並有必要提醒收信人，可在第六個要素之後加上附件註記（enclosure 或encl.）。如果整封信寫好後又發現遺漏了什麼，可在附件註記之後加上又啟（postscript）或其縮寫（p.s.）進行補充。
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