英文書信的垂直式和齊頭式。
商業英文書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地列印，左邊各行開頭垂直的，稱為垂直式或齊頭式（block style），美國常用這種格式；每段的第一個詞縮排去，稱為縮排式或鋸齒式（indented style），英國常用此格式。垂直式的職務及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍採用。正式的商業英語書信要在稱呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務及地址，稱為信內地址（inside address）。信內地址的寫法也有垂直式和縮排式之分，垂直式和稱美國式將各行並列，縮排式或稱英國式將各行依次退縮。
普通書信的寫法。
近來英國商業書信信內地址並未依次縮排，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的inside address中，把門牌號和街名都省略掉。在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是mr，mrs和miss（用於未婚女性）。英國人常在男性的姓名之後用esq.（esquire的縮寫），不過在商業上也在慢慢地改用mr. mmes.（madam的複數形式），用於二個女士以上。messrs（mr的複數形式）用於二個以上的男人，或用於二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文信裡，mr, mrs, messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向於進步自由的美語反而加縮寫句點如mr., mrs., messrs.。在稱呼方面，商業上最普遍的有gentlemen（美國式）與dear sirs（英國式）二種，相當於我國的“敬啟者”或“謹啟者”。
典型的美國式書寫法。
給公司單位寫信時美語用gentlemen（複數形式），英語用dear sirs。如果對方公司只一人時，必須使用sir/dear sir。稱呼後一般要使用標點符號，英國式採用逗號（comma），美國式用分號（colon）。書信結尾客套語（complimentary close）有多種，相當於我國書信在結尾時使用的“敬禮”、“致敬”、“順安”等句。最為典型的美國式寫法是sincerely和best regards，典型的英國式表達有yours sincerely（熟人或知道對方姓名），best wishes, kind regards 和yours
faithfully（不知姓名）。此外，英國式的客套語還有特別禮貌的格式，但除了特殊情況外，現在不再使用。
（一） 英語書信結構、書寫款式及要求：
1．書信結構
英語書信結構一般有以下幾個部分組成：
1）信封（envelope）。英語的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發信人地址、收信人地址和郵票。只不過英語信封的格式除了郵票所貼的位置（信封的右上角）和中文的一樣外，英語信封上要寫的發信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發信人的地址應寫在信封的左上角，收信人的地址應寫在信封偏中右偏下處，如下：
2）信頭 (heading)，即寫發信人的地址和日期（右上角）。
3）信內姓名地址 (inside address)，即寫收信人的姓名和地址（左上角）。
4） 稱呼 (salutation)，即寫對收信人的尊稱（一般用dear mr. … ,; dear madam helen,; dear miss…,; dear john,; dear professor smith,等）。稱呼直接寫在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱呼後面的標點一般只能用逗號。以上信頭、信內姓名和地址三部分的結構如下：
注：如果是相當熟悉和隨便的朋友之間，因為彼此都知道對方的地址，故信頭和信內的地址常常省略。
5）正文 (body)，即信件內的主要內容。正文第一句句子一般和稱呼之間空一至二行。
6）信尾客套語 (complimentary close)，即寫信人在信的右（或左）下角，寫上表示自己對收
信人一種禮貌客氣的謙稱。一般有sincerely,; sincerely yours,; yours sincerely,; friendly
yours,; truly yours,; yours truly,; cordially yours,; yours cordially,等。
7）信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫信人自己的姓名。如果是用打字機或電腦寫的信，在寫信人簽名的上方，同樣應該打上寫信人的姓名。
除以上七個部分外，有時一些英語書信還包括：（1）附件 (enclosure)，以enc. 表示，如“附有。。。。。。證明”應寫為enc…certificate；（2）再啟 (postscript)，以p.s. 表示；（3）抄送件(carbon copy to…)，以c.c. 表示，說明一式多份抄送其他有關人員。這些都是次要的補充部分。p.s. 主要在私人信件中使用，事務信件中應避免使用，以免造成寫信人粗心大意的印象。enc.和c.c. 大都用在商貿信函中。
2．書寫款式
英語書信的款式一般有兩種：齊頭式 (block style) 和折衷式 (semi-block style)。齊頭式常常在商貿、官方以及一些正式的信件中使用，以顯示信件內容的嚴肅性，真實性，
可靠性。而折衷式則顯的比較隨便，主要用於家人、朋友、私人之間來往的信件。如果兩人之間不是第一次通訊，相互比較瞭解，可以省略信內的雙方地址。
以下分別介紹齊頭式和折衷式信件兩種款式。
a: 齊頭式信件款式：
（ 範文 1。 ）
注：用齊頭式信件寫信，其正文與稱呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空
格，但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫在左下方，這是最常用也是最正式的。另外也可以寫在右下方，這種形式則表示寫信人與收信人之間的關係比較熟悉隨便。下面是另一種齊頭式信件的格式。
齊頭式信件款式：
（範文 2。）
b: 折衷式信件款式：
用折衷式書寫信件，其正文與稱呼之間空一至二行。第一段第一句的第一個單詞必須在dear稱呼的直接下面。以後每段開頭都要與第一段第一個字對齊。信尾的客套話和簽名都寫在右下方。朋友之間寫信一般都使用折衷式，而且稱呼與正文之間一般不空行。具體款式和要求參見後面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
3．信件書寫要求：
寫英語信件一般可以使用打字機、電腦，朋友之間比較隨便的信件也可以用鋼筆、圓珠筆甚至彩色筆，但不宜用鉛筆。不管你用什麼形式書寫，一些重要的信件，簽名處必須用深藍色或黑色墨水筆簽名。
（二）各類常用信件
1）感謝信
2）祝賀信
3）邀請信
4）一般信件
5）商業信件
6）求學信
7）出國留學推薦信 ( recommendation letter for studying abroad )
隨著我國出國留學生日年增多一般，大部分學生需要在出國前讓自己的老師、導師或領導寫一份出國推薦信，從而可以在信中告知對方學校申請人的學歷、能力、為人處世等方面的情況。如果推薦信是寫給對方某某人的，開頭用 dear… ，如果是寫給對方單位或學校的，則開頭可以用to whom it may concern, 或to whom it may concern,（意為：有關負責人）。
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