公文的書面格式
公文的書面格式，又稱“檔案式”公文，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。
《國家行政機關公文格式》將公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即 156mm ）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱為主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
一、眉首
眉首，又稱文頭、版頭，處於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上（約佔首頁的 1 /3） ，包括公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等六個要素。
（一）公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第 1 行，採用紅色號碼套印。密級公文應當標識公文份數序號，其他公文可不標識。
（二）祕密等級和保密期限
祕密等級是指公文內容涉密程度的等級。涉及黨和國家機密的公文都應標明密級和保密期限。黨和國家機關公文的密級分為“絕密”、“機密”、“祕密”三級。公文如需標識祕密等級，用 3 號黑體字，頂格表示在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識祕密等級和保密期限，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，祕密等級和保密期限之間用“ ★ ”隔開。標明密級的同時應標註保密期限，保密期限根據實際情況確定，一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標註。期限不作標註一般按保密期限 20 年認定。如：祕密 ★ 6 個月、機密 ★ 3 年、絕密 ★ 長期。
（三）緊急程度
緊急程度是指公文辦理與傳遞的時效性要求。黨的機關緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“加急”，行政機關緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標識緊急程度，用 3 號黑體字，頂格標識在版心右上角第 1 行，兩字之間空 1 字；如需同時標識祕密等級與緊急程度，祕密等級頂格標識在版心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。
（四）發文機關標識
發文機關標識又稱檔名稱或檔案機關名稱，由發文機關全稱或規範化簡稱後加“檔案”（或加括弧標註文種名稱）組成，如“江西省人民政府檔案”、“江西省教育廳檔案”。
聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“檔案”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排布，標註主辦機關的發文字號。
發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小於22mm×15mm。
（五）發文字號
發文字號是發文機關公文的排列順序號，由發文機關代字、年份和序號組成。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“ [] ”括入；序號不編虛位（即 1 不編為 001 ），不加“第”字。如“國發[XX] 1 號”的意思是國務院 XX 年 1 號檔案，其中，“國發”就是國務院的機關代字，“ [XX]”就是發文年份，“ 1號”就是發文序號。議案、批覆和函，一般在發文機關之後加“函”字，如國務院這三種公文的發文字號便寫作“國函[20××]１號”。
聯合行文的發文字號，只標註主辦機關的發文字號。
發文字號的位置在發文機關標識下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；發文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。
（六）簽發人
簽發人是發文機關核准並簽發本份公文的主要負責人或主持工作的負責人。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號左空 1 字，簽發人姓名居右空 1 字；簽發人用 3 號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用 3 號楷體字標識簽發人姓名。
二、主體
置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱為主體。主體包括公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識和附註等 7 個要素。
（一）公文標題
公文標題一般由發文機關、事由（公文的主要內容或發文目的）、公文種類三部分組成。如《國家教育委員會關於改革和發展成人教育的決定》，“國家教育委員會”是發文機關，“關於改革和發展成人教育”是事由，“決定”是公文種類。
公文標題的四種寫法。一是由發文機關、事由和公文種類組成。這是公文的常用標題，大部分公文都採用這種標題。如《國務院關於進一步推進西部大開發的若干意見》。二是由事由和公文種類組成，省略了發文機關名稱。如《關於勞動能力鑑定有關問題的通知》。三是由發文機關和公文種類組成，省略了事由。如《中華人民共和國國務院令》。四是隻寫公文種類。如《佈告》、《通知》等。
公文標題具體寫作中，概括事由極為重要。概括事由的方法習慣上採用介詞“關於”和表達公文主要內容的片語組成介詞片語，格式為“關於 …… 的”，作為公文種類的定語。
公文標題位於紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。
（二）主送機關
主送機關是指公文的主要受理機關，負責辦理或答覆檔案中的事項。其位置在標題下空 1 行，左側頂格用 3 號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號；應使用全稱或規範化的簡稱、統稱。
上行的請示性公文，如議案、請示、批覆、函等，只能有一個主送機關。公佈性及法規性公文，如通告、佈告、章程、條例等，一般不標主送機關。下行的公文，主送機關較多的，可採用概括性的統稱，如：“各省、自治區、直轄市人民政府”、“各有關部門和單位”。有的公文除主送機關外，還需要讓另外的機關了解其內容或協助辦理有關事項，這時可以使用抄送的形式。對上級機關要用“抄報”，對同級機關、不相隸屬的機關或下級機關可以使用“抄送”。
（三）公文正文
公文正文是公文的主體部分，由開頭（導語）、主體和結尾三部分組成，是一份公文的核心。正文位於主送機關名稱下一行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數字、年份不能回行。用 3 號仿宋體字，每行 28 字，每頁 22 行。
正文的人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。應當使用國家法定計量單位。文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。
公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。用數字作為結構層次序數，其順序為：
第一層用“一”、“二”、“三” …… ；
第二層用“（一）”、“（二）”、“（三）” …… ；
第三層用“ ⒈ ”、“ ⒉ ”、“ ⒊ ” …… ；
第四層用“（ 1 ）”、“（ 2 ）”、“（ 3 ）” …… 。
以上次序絕對不能顛倒，隨意混合使用。
（四）附件
附件是公文的附屬部分，起補充說明或參考印證的作用，如檔案中的報表、統計數字等。公文如有附件，在正文下一行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識“附件”，後標全形冒號和名稱，附件名稱後不加標點符號。
公文只有一個附件，只需標註其名稱，不標序號。如有兩個或兩個以上的附件，則應在附件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數碼，如：
附件： ⒈ ××××××
附件： ⒉ ××××××
（五）成文時間
成文時間是指公文生效的時間。確定成文時間對公文的效力很重要，一般來說，成文時間以單位負責人簽發的日期為準，聯合行文的以最後簽發機關負責人的簽發日期為準，會議通過的以會議通過的日期為準，電報以電報發出日期為準。
成文時間直接關係到公文的效力，因此，要完整地用漢字寫出年、月、日，年份中的“零”要寫成“ ｏ ”。其位置一般位於正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數來定。
（六）公文生效標識
公文生效標識是表示公文生效的憑證，其表現形式為“印章”，包括“發文機關印章”和“機關負責人簽名章”兩種形式。公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，或印製的有特定版頭的普發性公文外，都應當加蓋印章。
（七）附註
附註一般是對公文的發放範圍、使用時應注意的事項等情況的說明，如“此件發至縣團級”、“此件可見報”等。公文如有附註，用 3 號仿宋體字，居左空 2 字加圓括號標識在成文時間下一行。公文附註不屬於公文內容，標註公文附註一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標註。
三、版記
版記又稱版尾部分，主要包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發時間、印刷份數、反線等要素組成。版記應置於公文的最後一頁（即封四，亦稱封底），版記的最後一個要素置於最後一行。
• 主題詞
主題詞是反映公文內容特徵、標示公文歸屬類別和文種的關鍵性詞語。
主題詞用 3 號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空 1 個字。
主題詞應先標反映公文內容的詞，再標反映公文文種的詞。如《國務院關於加強水土保持工作的通知》，主題詞先標“農業”（表類別），再標“水土保持”（表類屬），最後標“通知”（表文種）。
行政機關公文主題詞一般不少於 3 個詞為宜，最多不要超過 5 個詞。主題詞位於公文尾部的橫隔線之上，即成文時間的右下方以及抄送機關的左上側。
• 抄送機關
抄送機關是主送機關以外的需要執行或知曉公文的其他機關，應使用全稱或規範化簡稱、統稱。
抄送機關應標註在主題詞的下方，其上下用反線（與版心等寬）與主題詞和印發機關隔開，形成一個欄。在兩條平行線之間，要左空一格註明“抄送”二字，用 3 號仿宋體字，後邊加註全形冒號，抄送機關之間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊，在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
抄送機關排列順序一般為：上級機關排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等排一行，人大、政協、法院、檢察院等排一行，其他單位全排一行。
• 印發機關和印發時間
印發機關是指具體主辦、制發公文的部門，一般是機關的辦公室（廳）或祕書（科）處。
印發時間是為了反映公文的生成時效，它一般略晚於領導簽發的時間，應以公文付印的日期為準。
印發機關和印發時間位於抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）佔 1 行位置；用 3 號仿宋體字。印發機關左空 1 個字位，印發時間右空 1 個字位。
印發機關的名稱如果字數太多，可以自行簡化，以使它和印發時間只佔 1 行的位置。印發時間應完整地標明年、月、日。
• 印刷份數
印刷份數一般位於印發時間之下或在末頁邊緣線下，右空 3 字，用 3 號仿宋體字和阿拉伯數字標識，用圓括號括住。
公文的特定格式
《國家行政機關公文格式》規定了三種公文的特定格式，它們分別是信函式格式、命令格式和會議紀要格式。
一、信函式格式
在制發公文的實踐中，經常使用一種“信函式”公文，用於處理日常事務的平行文或下行文。這種“信函式”公文與“書面式”公文有以下不同：
（一）文機關標識只用發文機關全稱，不加“檔案”二字。發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為 30mm ，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定。
（二）文機關全稱下 4 mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊 20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線均為 170 mm 。每行居中排 28 個字。
（三） 份數序號、密級、緊急程度可以放在武文線下左上角頂格（很少同時出現這三項），發文字號放在武文線右上角頂格。公文首頁不顯示頁碼。頁碼以放在文武線之上右下角為宜。
（四） 發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法均同於“書面式”公文格式。
二、命令格式
命令（令）可以說是國家行政機關發文的最高階形式。為維護國家政令的權威性和統一性，各級國家行政機關釋出命令（令）的格式具體規定為：
（一）命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。
（二）命令標識上邊緣距版心上邊緣 20mm ，下邊緣空 2 行居中標識令號（不用發文字號），即“第 × 號”（可用 3 號黑體字）；令號下空 2 行標識正文，中間沒有反線、公文標題和主送機關。
（三）正文下一行右空 4 字標識簽發人簽名章，簽名章左空 2 字標識簽發人職務；聯合釋出的命令或令的簽發人職務應標識全稱。
（四）在簽名人簽名章下一行右空 2 字標識成文時間。
（五）不用抄送機關。而在抄送機關的位置標識分送機關，標識方法同抄送機關。其他要素與“書面式”公文相同。
三、會議紀要格式
會議紀要是建立在會議記錄基礎上的會議檔案，適用於記載、傳達會議情況和議定事項，起著重要作用。其格式具體規定為：
（一）會議紀要標識由“ ×××××× 會議紀要”組成，上邊緣距版心上邊緣 25mm ，採用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定，但一般應少於22mm×25mm 。
（二）會議紀要標識下空 2 行用 3 號仿宋體字居中標識發文字號，下空 1 行用 3 號仿宋體字標識 發文機關和成文時間，發文機關和成文時間之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。發文機關放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之上右側。
（三）紅色反線下空 2 行用 2 號小標宋體字居中標識會議紀要標題。標題下空 1 行為會議紀要正文，用 3 號仿宋體字，每自然段左空 2 字，回行頂格。
（四）會議紀要不加蓋印章。受文單位放在公文末尾，其他要素與“書面式”公文相同。
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