起草公文，首先必須選擇適當的文種。那麼，應當根據什麼來確定公文文種呢？依據《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)的要求，公文文種的選擇根據有三：一是“根據行文目的”，二是根據“發文機關的職權”，三是根據“與主送機關的行文關係”來確定。但是，在實際工作中，在公文文種使用上仍存在不少問題，有些問題還直接影響到公文質量和機關的正常工作，確實應引起我們的足夠重視。
請看下列幾例：
1.《××市關於提高糧食銷售價格的通知》；
2.《關於解決××水庫超標執行及副壩溢洪造成損失問題的報告》；
3.××縣教育局給該縣財政局的《關於解決民辦教師經費問題的請示》；
4.《關於進一步加強涉及農民負擔收費管理的報告》；
5.《中共××市委××市人民政府關於加強廉政建設的規定》。
以上數例反映了機關公文文種錯用問題的幾種情況，現分析如下：
一、在相近文種的使用上，應儘量選擇最佳文種
例1屬於公文文種用得不準。當前，各級機關在行文時，一個十分突出的問題是濫用“通知”文種。儘管公文文種有十幾個，但“通知”的使用率佔80%到90%，甚至更多。當然“通知”這一文種應用是最廣泛的，用量比較大也屬正常情況。但一些相似內容的檔案，如用其他文種，如“決定”、“意見”等也是可以的。這就有個最佳公文文種的選擇問題。在例1中，筆者認為就存在這樣的問題。根據發文內容要求，用“決定”更合適一些，而不該用“通知”。在《辦法》中明確規定：“決定，適用於對重要事項或者重大行動做出安排。”關於糧食銷售價格的確定，肯定是經政府討論做出決定的事項，各部門必須嚴格執行，用“決定”這個文種就比“通知”更合適，效力更大，用“通知”則顯然影響了它的效力。
這種情況的出現，究其原因，恐怕是覺得使用“通知”這一文種比較有把握，而對與它相近的文種不大會用，甚至不太敢用，生怕用錯。在公文制發中，除了“決定”與“通知”常出現這類問題之外，還有“公告”與“通告”錯用，“通報”與“通知”錯用等問題。這一點在行文中都應引起重視，應努力選擇與內容最匹配的最佳文種。
二、“報告”與“請示”使用範圍要分清，以免貽誤工作
例2《關於解決××水庫超標執行及副壩溢洪造成損失問題的報告》，從其內容看，是個典型的“請求解決”的內容。所以應該用“請示”，不應用“報告”。當然，既然請求上級機關解決問題，也需要把問題報告清楚，但是，行文的目的是請求上級幫助解決，所以不能用“報告”，而必須用“請示”文種。不然，根據“報告”“不要求上級回覆”的特點，上級機關就可能將此“報告”存案備查，豈不耽誤了工作！
為防止這類問題的出現，就必須把握住“報告”和“請示”各自的行文目的。“報告”的目的在於彙報工作，反映情況，回答上級機關詢問，以便上級機關了解本單位情況，能夠有針對性地予以指導；而“請示”的目的，是要解決某一問題，請求上級機關作出指示或予以批准。所以，“報告”是陳述性公文，“請示”則是承批性公文。
三、選擇文種要依“法”，不應感情用事
例3中的問題是不應該用“請示”文種，而應該用“函”。在《辦法》中明確規定：“請示，適用於向上級機關請求指示、批准”，“函，適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”。這兩條規定明確告訴我們，只有相隸屬的上下級之間，下級才可以向上級用“請示”文種；而平行機關和不相隸屬機關之間相互行文，則應該用“函”這一文種，而不可以用“請示”。由此可見，教育局和財政局是並列的行政機關，沒有領導與被領導的關係，縣教育局向縣財政局請求撥款，純屬向有關部門“請求批准”的內容，完全符合用“函”的規定。所以，這個檔案使用“請示”是錯誤的。
但是，上述情況在工作中為什麼屢禁不止，甚至有的是明知故犯呢？不僅平行機關在要錢這個問題上存在這類問題，而且在要編制、物資等時，也經常出現這樣的問題。筆者認為，這一方面是對公文處理的有關規定學習不夠，理解不透，但更主要的很可能是這個機關覺得請對方機關幫助辦這類事情，用“請示”好像是體現對對方的尊重，用“函”則自認為對人家不夠尊重；用“請示”好像事情就好辦一些，而用“函”就怕能辦的事情也辦不成。反過來，一些權力部門也確實存在這種情況，有些掌握實權的部門，比如財政、編辦，在同樣條件下，用“請示”件要錢、要編，就比較痛快，願意幫助解決。要寫個“函”來，心裡就覺得彆扭，似乎對自己不太尊重，甚至有個別人說讓他“寒(函)”著去吧，而不給解決。所以，這類文種的錯用問題，不僅有個對公文文種如何理解、使用的問題，還有個正確認識自己，端正工作態度，不應感情用事的問題。
四、文種使用範圍要把握準
例4《關於進一步加強涉及農民負擔收費管理的報告》，就行文方向而言，是上行文，用“報告”不算錯。但就內容而言，是屬於“提出意見或者建議”的內容。在1993年釋出的《辦法》中，“報告”有“提出意見或者建議”的功能，那時用“報告”是對的。但根據XX年釋出、XX年1月1日開始施行的新《辦法》，“報告”已無此功能。這個功能已由“意見”承擔。所以，例4應該改成《關於進一步加強涉及農民負擔收費管理的意見》。
這一例證告訴我們，參與公文起草和辦理的同志，必須認真學習《辦法》，特別是新《辦法》施行後，應該把新《辦法》與原《辦法》對照，尤其要注意把握新《辦法》較原《辦法》已經修改的部分，進行仔細分辨。只有這樣，才能減少錯誤的發生。
五、聯合行文中，必須使用雙方都允許使用的文種
在例5中，是以市委和市政府黨政兩家名義共同制發的公文，這篇公文使用“規定”文種是錯誤的。這類問題在市、縣的公文中出現次數很多，甚至在有些省一級的公文中也有出現。乍看起來，黨政部門聯合發個“規定”無何不可，但是，對照《中國共產黨機關公文處理條例》(以下簡稱《條例》)和《辦法》就可以發現它的問題所在。
《條例》中規定了14個文種，“規定”是其中的一個文種，“用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範”，和“條例”一樣，用於制定黨內法規、規章。所以，黨的系統用“規定”這一文種是無可非議的。但在《辦法》中規定的13個文種中卻沒有“規定”這個文種。所以，在行政機關的檔案中，直接用“規定”這一文種發文顯然是錯誤的。行政機關是否絕對不可以使用“規定”呢？也不是的。行政機關包括國務院、省政府和有立法權的市一級政府，在制定法規或行政規章時可以用“規定”這一文種。所以，行政機關使用“規定”這一文種，和“條例”、“辦法”一樣，是用來制定行政規章的。如果黨政兩家聯合用“規定”行文，那麼就表明此“規定”既是黨內規章，同時也是行政規章，這顯然是不合適的。
那麼，這種情況應該怎麼處理呢？筆者認為，可以有兩種解決辦法，一是隻由市委發，因為黨的檔案，對於政府而言，是同樣具有效力的。二是如果不是規章性檔案，可以選擇黨政兩個機關能夠共同使用的文種，比如“決定”、“通知”、“意見”等，均在可以選擇的範圍之內。
當然，公文文種錯用問題不止上述幾種。但上述幾個問題在實際工作中是比較突出的，應當引起我們的足夠重視。
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