1. 準確
準確，就是要正確地、恰當無誤地表達出所要表達的內容，用詞用語含義清楚，概念恰當明確，不產生歧義，不引起誤會，無溢美之詞，無隱惡之嫌。
要做到語言準確，必須要把握詞語的分寸感和合適度。特別是要區分同義詞、近義詞在適用範圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。
要做到語言準確，還要注意語意鮮明，不能模稜兩可，含糊其辭，以免產生歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關部門”、“條件許可時”、“事出有因，查無實據”等表達含糊的詞應謹慎使用。
2. 簡明
簡明，指文字的簡潔、明白，用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容，要“有話則長，無話則短”。要做到簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主幹，把無關或關係不大的內容刪去。其次要反覆錘鍊，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語，適當使用縮略語，如“五講四美”等。第三，要推敲詞語，錘鍊句子，一句話就能說明白的決不用兩句話，一個詞能概括清楚的決不用兩個詞。恰當地運用成語、文言詞語等，也有助於語言的簡明。第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應該指出的是，“簡”要得當，不能苟簡，要以不妨礙內容的表達為前提，絕不能為簡而生造詞語、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或產生歧義，引起誤解。
3. 平實
應用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。一個字、一句話，往往至關重要。為了便於讀者理解，應用文語言應力求平實。行文時多用平直的敘述，恰當的議論，簡潔明瞭的說明。比如公文，它具有行政約束力和法定的權威性，因此，用語必須樸素、切實，不能浮華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。
應用寫作要求用語平實，但平實不等於平淡。我國曆史上保留下來的許多文章既是應用文，同時又是文學佳作。
4. 得體
應用文實用性強，講究得體，一方面要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語言特色。如公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，社交文書需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業交際文書要委婉，合同書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的物件，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環境的和諧一致，恰如其分。比如需要登報或張貼的，語言要通俗易懂，需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢、便於朗讀；書信的寫作，要根據遠近親疏、尊卑長幼的關係使用相應的語言；公文的寫作要根據不同文種和行文關係而使用相應的語言，否則就不得體。總之，作者應針對性地運用得體的語言取得最佳的表達效果。
五、應用文語言的表達方式
1. 敘述
敘述，指的是把人物的活動、經歷和事件發展變化過程交代出來一種表達方式。在應用文寫作中是最基本、最常用的表達方式。
應用文寫作中敘述的人稱，有第一人稱（“我”、“我們”）和第三人稱（“他”、“他們”）。使用第一人稱“我”、“我們”係指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書信、請示、報告、總結等文體的寫作，多用第一人稱。有時，為簡要起見，常使用無主句。有的應用文體，如新聞報道、簡介、調查報告、會議紀要，為表明作者立場客觀、公正，傳播的資訊真實、可信，常採用第三人稱寫作。
應用文中的敘述方式有順敘、倒敘、插敘、分敘等。應用文中記敘事件的發展過程，介紹單位的基本情況，一般都是按順敘，即時間先後為序來敘述。其原因在於，應用文重在實用，不求委婉、曲折，故多采用直接的筆法敘事、說理。倒敘、插敘、分敘等用得較少，只在通訊、訊息、調查報告的寫作中才用得上。
應用文中的敘述要力求真實、準確，不帶主觀感情色彩；線索清晰，表述完整；以概述為主，儘可能用概括的語言說出其前因後果、來龍去脈，使讀者瞭解其梗概。
2. 說明
說明，就是用簡明扼要的文字對事物、事理及人物進行解說的表達方式。目的是使讀者對事物的形態、構造、成因、性質、種類、功能，對事理的概念、特點、來源、演變、關係等有一個鮮明的瞭解和認識。
說明在應用文中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明書、簡介等文體，主要是用說明的方法來寫的。其他文體如經濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也常常藉助說明的方法解釋事理，剖析事理。
說明的方法多種多樣，在使用過程中應注意：定義說明要求“被定義者”和“定義者”外延相等，用語簡明準確，具有科學性，不能用否定形式，避免“同義反復”；解釋說明要求抓住要領，言簡意明；分類說明注意根據寫作意圖選擇恰當的分類角度，再次分類只能依據一個標準，各類的總和要等於被分類的事物；比較說明運用時要求用來作比的事物與被比物要相似，有明確的相比點，儘量用人們熟悉的事物作比；舉例說明要求事例典型能給人以深刻的印象，舉例應扼要，只需概述介紹，不必具體鋪敘；引用說明要求引文要有針對性，要貼切，所引資料要認真核實，使之準確可靠；比喻說明應力求準確貼切；數字說明要求數字準確無誤，每個資料都要有來源；圖表說明要求選擇圖表要有代表性和針對性，表格的設計要合理，使人一目瞭然。
3. 議論
議論，即議事論理，是運用事實材料和理論材料進行邏輯推理闡明觀點的一種表達方式。它主要特點是證明性，即通過擺事實、講道理，或證明自己觀點的正確，或駁斥對方觀點的錯誤。
在應用文寫作中，議論經常使用。調查報告、總結、通報等文體，經常在敘述事實、說明情況的基礎上，表明對人物、事件、問題的評價。指示、決議、會議紀要等公文，也常用議論來闡明黨和國家的方針、政策，讓下級機關和群眾理解和執行。
應用寫作中的議論，與一般議論文中的議論有明顯的區別。一般議論文中，議論是最主要的表現方法，貫穿全文始終，論點、論據、論證三要素齊備。而在應用文寫作中，最主要的表達方式是敘述和說明，議論居於從屬的地位，一般只是在敘述、說明的基礎上進行。另外，應用文的議論，一般也不需要作長篇大論，不需作複雜的多層次的邏輯推理，也不一定具備論點、論據、論證這樣一個完整的議論過程，而只是在需要分析論證的地方，採取夾敘夾議的方法，或採取三言兩語的方式，點到即止，不作深入論證。
運用議論要注意，一要莊重，對任何事物的評價要實事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了當的闡明觀點，不拐彎抹角，不迴避矛盾。
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