促進有效溝通的原則

有效的溝通，事半功倍。下面是有關促進有效溝通的原則的一些資訊，歡迎閱讀。

促進有效溝通的原則：善於傾聽

據國外學者研究,一般情況下,人在傾聽時的效率大約僅有25%,也就是說在75%的交流時間裡,你沒有能明白對方要表達的含義。因此,為了達到溝通的目的,交流的時候首先要全神貫注於對方,讓對方感到你是在聽,使對方有一種滿足感,也只有認真地聽,才能明白領導交代的事務和同事反映的事項,從而做出正確的判斷。其次要適時插話,調動對方的情緒。中途插話會顯得不禮貌,不說話卻又會讓對方感到尷尬。最好的方式就是邊聽邊交流,運用語言、表情、手勢等多種形式,在適當的時候給予反映,對肯定的問題表示接受,對不確定的問題及時提出疑問,從而確保能夠準確地完成領導所交代的任務。

促進有效溝通的原則：與人為善

(一)真誠的溝通還要做到與人為善,做到尊重與包容。美國行為科學家馬斯洛的需要層次理論認為,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自我實現五個層次。毫無疑問,尊重是人際溝通的重要原則。作為祕書,既要尊重領導的權威,也要尊重同事的權益。尤其是在與同事的相處中,要做到不在同事面前說三道四;不能因為對某個人有意見或看不慣,就不屑於與其說話;不能因為同事的一點小缺點就不斷地挖苦諷刺;答應別人的事情一定要努力做到;對每一位同事都要平等相待,這樣才能取得同事的信賴,建立起良好的人際關係網,進而提高工作效率。

(二)準確、及時原則作為領導和下屬之間的中間人,祕書在進行溝通時,資訊的傳遞一定要準確。一方面要準確地傳達領導的決策內容,另一方面也要準確地傳達下屬的意見和建議。祕書在資訊溝通傳遞的過程中,千萬不能任意地新增自己的主觀理解,而造成溝通的誤解。準確性還表現在用於溝通的語言必須是清晰、明確的。在溝通時,清楚地使用普通話,聲音洪亮;不寫錯別字和冷僻字,對文字進行組織整理,都能提高溝通的準確性。資訊時代,能否及時掌握關鍵資訊成為競爭成敗的重要因素。因此祕書與領導、同事溝通一定要及時。只有及時地把領導的意圖傳達下去,才能保證組織的正常運轉;也只有及時地把下屬的意見反映上來,才能為領導者決策提供依據,使組織能良性發展。在這裡,祕書還要注意一個問題,傳達資訊時要找對人,即面對同一條資訊,誰應該是第一個知道的,哪些人可以被傳遞,而哪些人是不要被傳遞的,都要作出正確判斷,這樣才能將資訊更加及時地傳遞出去,提高溝通效率。

溝通的方法與技巧

(一)口頭溝通及技巧口頭溝通大致包括面談、會議、演講、廣播、電話聯絡等方式,都是以語言為主要溝通媒介的。它的優點在於能夠使對方感到親切,可以當面獲知對方的反映,溝通速度快。同時它也存在著一些不足,如口頭溝通的過程中容易滋生謠言、口齒不清或鄉音過重使對方不易瞭解等。針對以上情況,在口頭溝通的時候一些技巧的使用會有助於提高溝通的效果。首先,進行語言表達時要做到明確、簡潔。事件本身是什麼就是什麼,有一是一,實事求是,絕不能模稜兩可,更不能添油加醋。同時,祕書在進行事件敘述時,要分清主次,突出重點,不講空話廢話,刪除語言表達中多餘的成分,做到言簡意豐。其次,進行語言表達時還要做到委婉、通俗。同樣一句話,用不同的語氣表達出來,結果就會很不一樣。祕書無論是與領導溝通,還是與同事溝通,應儘量使用陳述的、溫和的、禮貌的語氣,同時用口語化、大眾化的語言進行表達,會更加有利於溝通的雙方交流、理解。

(二)文字溝通及技巧文字溝通主要是以文字為溝通媒介的。它的優點在於可以在溝通前斟酌文句以求得表達的最佳效果,可以防止轉述時的遺漏和曲解,可以長期儲存以備日後查考,法律責任明確。當然文字溝通也存在著不足,如溝通的速度慢,且由於人們理解能力不同,同樣的文字不同的人也會有不同的理解,會有不同的溝通效果等。因此在進行文字溝通時,要儘量避免錯別字、冷僻字的使用,按照正規的公文寫作要求,簡潔、平實地進行寫作。

(三)消除溝通障礙溝通時產生的種種障礙不利於溝通的進行。造成溝通障礙的因素很多,比如心理障礙、語言符號障礙、認識和理解障礙、身份地位障礙、非語言符號的模糊性引起的障礙等。認清阻礙有效溝通的種種因素,在實際的溝通中有意識地避開這些障礙,就能達到有效溝通的目的。比如,在溝通時,真誠的微笑、注意禮節可以消除身份地位上的障礙;通過不斷學習,提高自己的知識水平,不隨意改動溝通的內容,可以消除認知和理解障礙;正確使用溝通的語言,減少非語言的使用,可以消除非語言符號的障礙等。