當今資訊社會，隨著計算機技術和網際網路的發展。人類許多傳統的工作方式發生了改變，許多新興事物應運而生，如2o世紀9o年代末美國出現了virtualassistant(簡稱va)，中文意思即“虛擬助理”“網上祕書”。我們知道，祕書工作是“以處理資訊為中心任務的。首當其衝受到了資訊浪潮的影響”①，而“網上祕書”作為資訊時代的產物，它的基本職能是什麼，它與傳統意義上的“祕書”有怎樣的關係，未來發展趨勢如何等相關問題的研究在國內外還處於起步階段，已有的學術研究成果尚不豐富。本文擬對網上祕書的職業涵義、職業特徵、發展前景作一初步探討，以供商榷。
一、網上祕書的職業涵義
案例：
把一艘20米長、訂製建造的遊艇從香港挪到紐約或邁阿密需要多少錢?一旦將這艘船挪到紐約，維持它，包括聘請一位24小時待命的經驗豐富的船長又得花多少錢?這是54歲的網上祕書蘇珊娜•斯特默做網上祕書以來的第一份工作。她花了3個星期的時間為她的客戶——一位來自香港的投資銀行家找到了答案：將遊艇從香港挪到紐約要花97000美元，而要維持它每月得花7000美元。在斯特默的幫助下，銀行家決定在香港將遊艇出售，然後在紐約買一條新遊艇。斯特默從評判客戶商業計劃到幫助客戶挑選婚禮地點什麼都做。她說：“我有一個客戶打算7月份到舊金山葡萄酒釀造地外舉行婚禮，在裡面招待來賓，而她只在舊金山停留9o分鐘。”到了5月份。新娘手中只有一份候選地名單，由於“請我比請婚禮專家便宜”。於是新娘找到了她。斯特默說：“實際上，我所做的只是整理出一個龐大的電子資料表，而新娘只需要與她的準新郎坐在電腦前挑選出4個地點就可以了。”最後。在斯特默的協助下。新娘選擇了最佳婚禮舉行地點。
“職業”是指人們在社會生活中所從事的以獲得物質報酬為主要生活來源並能滿足個人精神需求、在社會分工中具有專門技能的工作。根據這一涵義。我們可以看到案例中的主人公蘇珊娜•斯特默，雖然不像大多數人一樣與某單位或公司簽訂有固定年限的勞動合同，不按照傳統方式工作，但她確實在從事依靠專門技能滿足物質和精神需求的工作。因此我們可以肯定地說，她所從事的資訊諮詢、事務諮詢和策劃工作屬於“職業”概念範疇。
“網上祕書”既代表了類似蘇珊娜•斯特默這樣的從業人員，也代表了一種新型職業。那麼“網上祕書”的內涵到底是什麼呢?維基百科資料對“va”的解釋是：“一個獨立的承包者，提供行政、技術，有時也為客戶提供創意，並協助客戶。”還有一種觀點認為：“網上祕書是利用網路提供商業服務的自由職業者”。綜上，我們就可以對“網上祕書”作如下理解：其工作定位是承包商或自由職業者；工作途徑是網路辦公；工作形式是根據客戶的需求將某些工作在一定時間內完成。並按照工作的數量和質量來獲取報酬：工作內容主要是通過與客戶溝通，負責資料和資訊的收集和處理、檔案整理、企業策劃文案寫作、工作計劃制定等。
可見，網上祕書與傳統祕書既有聯絡又有區別，總體上說網上祕書是傳統祕書在新時代的新發展。用“新發展”來描述兩者之間的關係，是指在人際溝通、檔案管理、資訊處理等工作內容存有一定交叉的前提下。網上祕書在工作定位工作途徑、工作形式等方面是對傳統祕書的變革。
二、網上祕書的職業特徵
“網上祕書”與傳統祕書在資訊的收集、處理、傳遞、反饋等工作內容方面雖有一定的交叉性，但從工作職責來看，二者並沒有本質的差別。與傳統祕書相比，網上祕書具有以下不同的職業特徵：
第一，工作角色的新穎性。
傳統祕書只是行政單位或企業單位的僱職，在一定時期或範圍內其工作權責與報酬是相對固定的；而網上祕書的工作很靈活，“他們與客戶之間的關係很獨特，網上祕書不是僱員，而是合作者，他們與客戶共同尋找更佳的做事方式”。網上祕書利用各種通訊設施與客戶取得聯絡，通過遠端操作與客戶交流和溝通，客戶很少甚至根本見不到自己的祕書。網上祕書除了滿足客戶的需求之外，與客戶沒有職務上的隸屬關係。網上祕書可以同時與多個客戶開展業務合作，與客戶不存在固定的業務關係。至於報酬，網上祕書在為客戶開始工作之前就已與客戶商定好；另外網上祕書還可以與客戶共同完成一項工作併合理分配酬勞。
第二，工作手段的網路化。
從某種意義上說，網上祕書所從事的就是資訊處理工作。因此，網上祕書需要使用現代化的辦公裝置，如電話、印表機、影印機、傳真機等，並熟練掌握電腦操作和網路運用技術，完全採用網路化的辦公方式。網上祕書運用收發電子郵件、gprs+wap高速行動電話通訊、網路聊天網路論壇留言、ftp檔案傳輸、使用搜索引擎網路下載、網上交易等途徑，方便、快速、高效、準確地收集與處理資訊。如果離開網路，他們根本無法開展工作。
第三，工作方式的彈性化。
一直以來，人們形象地描述網上祕書為“穿著t恤和短褲辦公的人”或“穿著絲綢睡衣上班的人”。可見，網上祕書的工作狀態非常輕鬆自由。另外，網上祕書的工作方式也呈現出彈性化的職業特徵。首先，網上祕書通過網際網路與客戶聯絡和交流，足不出戶就可以滿足客戶的需求。網上祕書通常在家辦公，或者根據個人需要選擇合適的小型工作間。其次，網上祕書可以按照自己的喜好和習慣來佈置工作環境。再次，網上祕書不像傳統祕書那樣必須在公司或單位規定的時間內工作，而是根據客戶的需求來靈活安排和掌握自己的工作時間。
三、網上祕書的職業發展前景
網上祕書可以說是資訊時代發展的產物，屬於當今時尚的soho(smallofficehomeof—fice)一族。美國著名作家瑪麗安•薩爾茲曼早在1998年就指出，“展望21世紀的生活方式，就經濟與技術層面而言，網上祕書將發揮智慧代理人的作用。負責收集你最感興趣的訊息。並處理商業和社會函件。”因為這一職業的自由性與獨立性，它越來越受到從業者的青睞，從業人數日益增多。同時，隨著全球經濟的快速增長和全球一體化程序的加快，商務和商貿活動日益增多，規模不斷擴大，既能提高辦事效率又能節約人力和財力成本就成為許多公司追求的目標。網上祕書的出現因此成為一種必然。從目前情況來看，市場對網上祕書的需求很大，但這一職位的缺口也很大。可見，網上祕書的出現是符合市場經濟規律和時代發展要求的，其發展空間非常廣闊。目前，我國最大的網上祕書基地浙江祕書網在浙江溫州成立，並已經步入快速發展階段，作為網上祕書行業的領跑者，該公司的發展是對我國網上祕書事業的發展的一個重要促進和規範作用！據採訪調查，該公司目前已來自海內外的網上祕書1500名左右，業務服務遍及國內外企業和個人客戶。浙江祕書網負責人表示，目前，這一新興行業在我國發展非常迅速，也開始廣受客戶的歡迎和接受，越來越多的客戶開始使用網上祕書服務，但是要真正成規模和規範化，還有很長一段路要走！講這個行業規模化，職業規範化，將這個行業產業化是我們正在做的事！
當然，與傳統的祕書職業相比，網上祕書還存在著許多問題與不足，這在一定程度上影響和阻礙了它的發展。一般來說，網上祕書以前通常在單位或公司從事行政或商務工作，因注重獨立性、自由性較強的生活工作方式，才改行做網上祕書的。因該職業還沒有形成一定的規範，對從業人員沒有具體的職業要求，所以從業者的職業素質參差不齊，能滿足市場需求的高素質網上祕書人才相對較少。另外，網上祕書與客戶之間的合作關係通過協議的形式，以雙方的誠信度或信譽度來維繫。這種關係缺乏勞動合同那樣的法律效力，對雙方的權利和義務規定得不夠清晰和明確，雙方利益很容易遭受侵害，比如網上祕書付出勞動卻得不到報酬的事件就時有發生。在世界範圍內，“網上祕書”還是個新生事物，其從業人員的具體工作狀況、數量等都少有具有針對性的調查和統計。對有關問題的探討也相對較少。可見，網上祕書要成為一種規範化的職業還需假以時日。去年第四季度，中央電視臺新聞頻道，中國青年報，新浪網，搜狐網等國內外1000多家媒體對浙江祕書網進行報道和強烈關注，這也說明，這一行業的未來趨勢將不斷走向大眾化，規模化發展的道路！這一新興行業也越來越受關注和被人們接受。
XX年，美國成立了名為國際虛擬助理協會(internationa1virtualassistantsassocia-tion。ivaa)的非營利組織，該協會由自願服務的商業成功人士組成，他們制定相關管理制度組織開展網上祕書從業人員虛擬助理證書(certifiedvirtualassistant)考試，為成員提供教育培訓、商業資訊和合作專案。目前，世界上已有許多網上祕書在該協會接受培訓和開展工作。該協會對網上祕書職業的發展以及從業人員素質的提高發揮了重要作用。當然，這一職業還需要依靠法律及行業法規來規範，以保障網上祕書的合法權益和工作的順利開展。總之，面對資訊時代出現的“網上祕書”這一新興職業，廣大祕書工作者、祕書學研究者以及祕書教學工作者應自覺地將其納入祕書學和祕書工作研究的範疇，以促進這一職業健康、穩步發展。
註釋：
①劉東生，祕書工作的現代化[j]，法制與社會，XX(71)，
②蔡超，網上祕書[岫，中國輕工業出版社，XX，
③黃敏，劉功成，網路文化與現代祕書[j]，武漢科技學院學報，XX(12)，
④黃巨集斌，網路時代呼喚新型祕書[j]，廈門科技，XX(1)，
⑤蔡超，祕書線上辦公的網路資源叫，辦公自動化，XX(8)，
⑥趙光，網上跨國打工“電子移民”族探祕[j]，國際人才交流，XX(3)，
⑦袁飛，試論辦公現代化與現代祕書工作[j]，長春金融高等專科學校校報，XX(2)，
(耿志紅 孫芳芳；作者單位：浙江大學城市學院傳媒與人文學院中文系；來源：浙江祕書網)
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