祕書打電話禮儀

祕書的對外形象代表了公司的形象，下面是本站小編為你整理的祕書打電話禮儀，希望對你有用!

祕書打電話禮儀

在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裡其他人的工作。

接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時為指定受話人提供便利。

當對方要找的人不在時，在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後結束通話電話。不過，電話內容很重要而不能馬上結束通話時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

在電話中傳達事情時，應重複要點，對於數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯，。

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免洩露祕密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

如果碰到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力結束通話電話，應該禮貌告知對方撥錯電話。相反如果是你撥錯了電話，應該馬上向對方表示道歉。

如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

結束通話電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已結束通話電話，才能放下聽筒。

祕書打電話的注意事項

1.選準時間。一般情況下，撥打電話要避開對方不願被打擾或精力可能鬆懈的時間，如週五下午、週一上午、上班後的前半個小時及下班前的最後幾分鐘避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。當然，緊急事務除外。比如：下班前領導臨時安排緊急事情，需聯絡相關部門處理，這時就要毫不猶豫地撥打電話，但通話一定要客氣。

2.做好準備。撥打電話前應做好準備，如將電話號碼、備用號碼、通話要點、強調之處等列個清單，以免遺漏通話內容，影響工作進度。

3.禮貌撥打。撥打電話要注意禮貌，尤其是打給陌生人。一般情況下，以“你好，請問你是不是……(姓名+職務或職業)”作為開始語，而不是“喂……”，避免對方不是自己所找之人而誤事。

4.強調要點。為保證溝通效果和把事情落到實處，務必對要點加以強調。一是通話要點宜少忌多，每次通話最好只有一個要點。二是通話結束前應再次對要點加以強調。如果事情非常重要，可以禮貌地請對方做一下筆錄。

祕書接電話的要求

1.來電必接。不論工作多忙多累，只要有來電就必須接聽。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明原因後請其指定時間，由自己回電話。

2.認真確認。接聽電話後應進行確認：一是問候對方以確認有人接聽，二是自報單位、部門名稱確認對方沒有找錯地方，三是自報姓名以確認對方沒有找錯物件。

3.專心致志。接聽任何電話均應聚精會神，否則難以確保聽得清、記得準。如果來電時你正在伏案做緊急工作或接聽另一個電話，應禮貌地告訴對方自己正忙，寒暄之後約定回撥時間，然後結束通話。

4.善待錯撥。如果發現對方打錯了，不僅不能惱怒，還應態度和藹地告知對方，然後禮貌地指明對方所錯之處。

代接電話除注意接聽電話的基本方法外，還應遵守以下幾項規則：

1.表明身份。首先應當說明自己的身份，告知對方自己的職務及與對方所找之人的關係，然後誠懇地告知對方： “如果方便的話，我可以代勞或轉達。”假如對方婉拒，則不必勉強。

2.區別情況。被找之人不在的情況主要有以下三種：一是忙於他事，不能立即接聽;二是不在現場，幾分鐘或一小會就回來;三是因事外出，一段時間內不能返回。代接電話，僅說一句“他(她)不在”顯得過於生硬、不禮貌。代接者要針對不同情況選擇以下用語：“你好，他(她)正在忙(剛出去)，如果不急的話，麻煩你過幾分鐘再打過來”， “你好，他(她)出差了，是否方便由我代勞或轉達，如不方便，請直接撥打其手機(手機號是否能夠告知對方要先徵得本人的同意。)”。

3.認真記錄。代接電話時要做好筆錄。筆錄的基本內容遵循“SWIH”的慣例，即何人、何事、何因、何時、何地與如何做。記錄完後，要將內容及時告知本人，以便儘快處理。

4.保守祕密。幫人代接電話，不論涉及公事還是私事，代接者都不能擅自向他人透露與此相關的任何資訊，這是做人的基本原則，也是個人綜合素質的體現。

總之，使用電話的方法技巧很多，我相信大家在以後的工作中會有更多的體會。不論原則多少，總的要求是禮貌大度、耐心謙和。