祕書實務案例高葉

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【職業情景】

波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產品定貨會。 參加的有本單位、 外單位的 人員。總經理讓祕書部門負責安排，會上要放映資料電影，進行產品操作演示。而公司沒有 放映機。 租界放映機的任務交給了總經理祕書劉小姐。 會議召開的時間是 8 月 9 日上午十點 整，而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在 9 日上午 九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳。 9 日上午，會議開幕前，波揚公司的祕書們正在緊張到做著最後的準備工作。劉小姐一 看錶，呀，已經九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器 已送出。眼看著各地來賓以陸續進廠，劉小姐心急如焚``````

思考題：

1、 假如你是劉小姐，對節下區可能發生的各種情況，應該如何處理?

2、 假如放映機在十點十分還未送到，你將馬上向總經理報告還是擅自決定調整會議議程?

3、 向總經理報告後，你還應該做些什麼?

4、 召開大型會議前各種準備工作，包括印象、電子類裝置應提前多少時間安排?

【職業情景】

一次某地當代表大會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣佈的程式播放國際歌， 雖得到補救，但終是一件憾事，並受到批評。

事情發生的過程是，會務組會前起草的“大會開幕式程式(送審稿) ”中列有“奏(或 播放)國際歌”的一項。大會祕書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進行，於 是把此一專案在開幕式的程式中刪掉了。 後來大會祕書處主要負責人定稿時， 又把該項圈了 回來。會務組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程式，而對後來又被圈了回來一事， 未家注意，因此對於在大會上宣佈“奏國際歌”時無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組 長急中生智，立即上臺揮拍領唱，這樣才圓了場。會後領導同志捉，這一事故該給予批評， 吸取教訓。但在關鍵時刻能得到即使不久，這是好的，這一點值得表揚。

思考題： 本案例中，會務準備方面存在哪些問題?

【職業情景】

“時裝秀 方案 時裝秀”方案 時裝秀

某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。 祕書小李擬了一個方案，內容如下：

1.會議名稱：“20xxXX 服裝集團夏季時裝秀”。

2.參加會議人員：上級主管部門領導 2 人;行業協會代表 3 人;全國大中型商場總經 理或業務經理以及其他客戶約 150 人;主辦方領導及工作人員 20 名。另請模特公司服裝表 演隊若干人。

3.會議主持人： XX 集團公司負責銷售工作的副總經理。

4.會議時間：20xx 年 5 月 18 日上午 9 點 30 至 11 點。

5.會議程式：來賓簽到，發調查表。 展示會開幕、上級領導講話。 時裝表演。展示 活動閉幕、收調查表，發紀念品。

6.會議檔案：會議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產品意見調查表。 服裝集團產品 介紹資料。 訂貨意向書、購銷合同

7.會 址：服裝集團小禮堂。

8.會場佈置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識， 上方掛展示會標題橫幅。 設 T 型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。 會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。

9.會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響裝置、背景音樂資料。 足夠的椅 子。 紀念品(每人發 X X 服裝集團生產的 T 恤衫 1 件)

10.會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。 安排交通車 接送來賓。 展示會後安排工作午餐。 搭

思考題：小李的會議方案有無改進的地方?