選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好達到以下幾個標準:
大小要適中
會場太大,人數太少,空下的坐位太多,鬆鬆散散,會給與會人員一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,也根本無法把會開好。
地點要合理
臨時召集的會議,一兩個小時即散的,要考慮把會場定在與會人員較集中的地方;超過一天的會議,會場要儘可能離與會者的住所近一點,免得與會者勞碌奔波。
附屬設施要齊全
會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等各種裝置都要配備齊全。對所有附屬裝置,會務人員要逐一進行檢查。不能夠因為“上次會議就是在這裡開的,沒有出什麼問題”,就草率地認為“這回也會同樣順利”。這種不負責的態度,很可能會給會議造成損失。
要有停車場