公文處理辦法

化學公司公文處理辦法

第一章 總則

第一條 為使石城化學公司有限責任公司（公下簡稱石城化學公司）的公文處理工作規範化、制度化、科學化，特制定本辦法。

第二條 石城化學公司的公文，是石城化學公司在生產經營建設和管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，貫徹集團公司各項工作要求，釋出規章制度，施行管理措施，請示和答覆問題，指導部署和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經驗的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其它有關規定，確保國家祕密和企業商業祕密、工作祕密的安全。

第六條 石城化學公司各部門和各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模範遵守本辦法並加強對本部門本單位公文處理工作的領導和檢查。

第七條 總經理辦公室是石城化學公司公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作並指導各單位的公文處理工作。

第八條 石城化學公司機關各部門和各單位辦公室應當設立文祕部門或者配備專（兼）職人員負責公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 石城化學公司公文種類主要有：

（一）命令（令）

適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（二）決定

適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）公告

適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報

適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。

（八）規定

適用於對特定範圍內的工作和事務制訂有約束性的措施。

（九）請示

適用於向上級機關請求指示、批准。

（十）批覆

適用於答覆下級機關的請示事項。

（十一）意見

適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。

（十三）會議紀要

適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字 號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）檔案眉首。一般指首頁橫線以上，包括祕密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字 號和簽發人等內容。發文機關標識和橫線用紅色印刷，稱檔案紅頭。檔案的眉首佔首頁的三分之一。

（二）涉及國家祕密和企業商業祕密、工作祕密的公文，應當依據有關規定標明密級和保密期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（三）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（四）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規範化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。

（五）發文字 號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字 號。發文字 號一般置於發文機關標識的下面，橫線中央上面。石城化學公司檔案字 號為石城化學公司×〔200×〕×號。前“×”為石城化學公司機關部門代字，如：辦公室為“辦”、人力資源部為“人”。

（六）上行文應當註明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附註處註明聯絡人的姓名和電話。

（七）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。紅標頭檔案的標題可以省去發文機關的名稱。

（八）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

（九）公文如有附件，應當在正文之後成文時間之前註明附件順序和名稱。

（十）公文除“會議紀要”外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

（十一）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

（十二）公文如有附註（需要說明的其他事項），應當加括號標註。

（十三）公文應當標註主題詞。上行文按照上級機關的要求標註主題詞。主題詞要從集團公司公文主題詞表中選用，最多不得超過5個，排列次序是先標註類別詞，再標註類屬詞，最後標註文種。主題詞印在末頁下部，抄送欄的上面。

（十四）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

（十五）印發機關的名稱印在檔案末頁最後一行，印發日期一般為送印日期。

（十六）石城化學公司辦公會議紀要，眉首佔首頁的三分之一，印發日期印在橫線上面發文機關標識的右側，順序號印在發文機關標識和印發日期中央的上面。密級和保密期限印在首頁右上角。

第十一條 公文各組成部分的其他標識規則，可參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

第十二條 文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般採用a4型，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

第四章 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，注重效用。

第十四條 石城化學公司各部門、各單位的行文關係，應根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級請示和報告。

第十五條 石城化學公司各部門、各單位在各自職權範圍內，可以互相行文。必要時，可以向省、市人民政府的有關業務部門行文。機關各部門一般不要直接向下屬單位和下屬單位的業務處（科）室行文。各部門之間可以通過電話、面談解決問題的，儘量不要行文。

第十六條 屬於部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。

第十七條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

第十八條 向下級機關、單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

第十九條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十一條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第五章 發文辦理

第二十二條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、稽核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程式。

第二十三條 草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其它有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關係確定。

（四）擬製緊急公文，應當體現緊急的原因，並根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發言語字 號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯文。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語名中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十四條 擬製公文，對涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會籤後報請上級領導協調或裁定。

第二十五條 公文送負責簽發後，再由辦公室稽核，稽核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬製公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十六條 公文由本機關負責人簽發。以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。有的公文經授權可由辦公室主任簽發。

第六章 收文辦理

第二十七條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、稽核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。

第二十八條 認真辦理往來檔案，是辦公室工作的一項重要內容。從事收文處理工作的人員應當遵守以下規定：

1．以高度負責的精神，準確、及時、安全地處理好每一份檔案。

2．對公文運轉的每一個環節，都要建立登記制度，避免延誤、丟失。

3．遵守保密紀律和工作紀律，確保國家祕密安全，收文處理過程中的資訊（辦理情況、領導批示等）不得擅自對外提供。

4．注意把握來文需要辦理事項的緊急和重要程度，切實做到急事急辦，特事特辦。

5．加強學習，精通業務，全面掌握情況，提高收文處理的工作質量。

第二十九條 公司收文處理由總經理辦公室機要祕書統一負責簽收、登記，並進行稽核，送由辦公室主任簽署擬辦意見後，按照擬辦意見進行分送、傳閱和內部催辦。稽核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門職權的事項是否已協商、會籤；文種使用、公文格式是否規範。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公室負責人批准後，可以退回呈報單位並說明理由。

第三十條 凡上級來文和送總經理辦公室的檔案都要逐件進行登記。登記內容包括收文日期、來文機關、文號、頁數、標題等。

第三十一條 承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理，不得延誤，推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬於本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回交辦的機要部門並說明理由。

第三十二條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

第三十三條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十四條 機要祕書要及時掌握領導日程安排，適時提請領導閱處檔案。遇有領導同志出差等特殊情況，機要祕書要調整傳閱流程，避免因此置壓檔案，對重要的檔案要特別請示辦公室主任進行處理。

第三十五條 機要祕書按照領導批示進行檔案的後續運轉，及時通知責任部門或單位取閱檔案，確保領導批示事項得到貫徹落實。各部門和單位要根據機要祕書通知及時到辦公室取閱檔案，取閱檔案的人員應在《每日檔案收轉單》上籤署取閱人姓名和取閱日期，歸還時在《每日檔案收轉單》上籤署歸還人姓名和歸還日期。運轉過程中出現延誤、遺失的，由取閱人負責。

第三十六條 傳閱件應在3個工作日內退回辦公室機要祕書，在此期間檔案的影印、傳閱等工作由責任部門按照有關保密規定進行。檔案取閱人對該檔案在責任部門運轉的全過程負責，遇有部門負責人出差等特殊情況，須由指定的工作負責人進行辦理，不得置壓檔案。對特殊檔案和急件，要按特事特辦、急事急辦的原則進行辦理。

第三十七條 轉各部門或單位辦理的請示件和領導批示，由機要祕書負責催辦，做到緊急檔案跟蹤催辦，重要檔案重點催辦，一般檔案定期催辦。領導明確批示由牽頭部門負責處理的檔案，由牽頭部門組織協調，直至檔案辦理完畢。

第三十八條 有限公司與分公司間的公文傳閱要做到及時，按照收文口徑做好檔案的催辦、歸檔。

第三十九條 凡符合下列條件之一的，可視為檔案辦結：

（一）已按領導批示認真承辦，履行了處理程式並有結果；

（二）上級機關公文，已通過行文或其它方式貫徹執行；

（三）函件已明確答覆；

（四）要求公司答覆問題的來文已作出明確答覆；

（五）應閱知檔案的人員都已簽署意見或圈閱。

第七章 公文歸檔

第四十條 公文辦理完畢後，應當根據《中華人民共和國檔案法》和集團公司、石城化學公司的有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。石城化學公司及其機關各部門的發文由總經理辦公室負責立卷歸檔。立卷歸檔工作應在主管檔案工作部門的指導下進行。

個人不得儲存應當歸檔的公文。

第四十一條 歸檔範圍內的公文，應當根據其相互聯絡、特徵和儲存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便於保管和利用。

第四十二條 代表石城化學公司外出參加重要會議後，應將會議檔案、資料交總經理辦公室立卷、歸檔。

第四十三條 本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。

第四十四條 歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十五條 擬製、修改和籤批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章 公文管理

第四十六條 公文由文祕部門或專職人員統一收發、稽核、用印、歸檔和銷燬。

第四十七條 文祕部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

第四十八條 上級機關的公文，除絕密級和註明不准翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公室主任批准，可以翻印。翻印時，應當註明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。

第四十九條 公開發布行政機關公文，必須經發文機關批准，經批准公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

第五十條 公文影印件作為正式公文使用時，應當加蓋影印機關證明章。

第五十一條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第五十二條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑑別並經辦公室負責人批准，可以銷燬。

第五十三條 銷燬祕密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷燬絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十四條 機關合並時，全部公文當應隨之合併管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第五十五條 密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第九章 附則

第五十六條 公文處理中涉及電子檔案的管理，將依據國家和集團公司的有關規定另行制定。統一規定釋出之前，各單位可以制定本單位的試行規定。

第五十七條 機關各部門和各單位的辦公室對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查並建立督查制度。

第五十八條 各單位可根據本辦法，結合實際情況，制定實施細則。

第五十九條 本辦法自發文之日起施行。

第六十條 本辦法由總經理辦公室負責解釋。