為使公文的簽收及發放及時、準確,確保公文製作規範,儲存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質量。特制訂本制度
一、企業常用公文的構成
企業常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批覆、通告、通知、通報、函件、會議紀要、工作總結、工作計劃、講話稿等。
二、文書收發管理
1、企業各部門與外界來往公文的收發由辦公室統一負責。辦公室主任指定專門人員負責往來公文的收發、拆封、登記、分發、製作、核稿、校對、發文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程式送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達,應提前電話通知知承辦部門。檔案傳閱過程中應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定,任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所,也不得傳至許可權範圍之外的人員。
2、負責人閱讀、批閱公文,當天閱讀完後應在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天,閱後應簽名,並作擬辦意見,責成相關部門辦理。如需備查,應按照有關規定執行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責任,承辦部門接到公文後應立即指派專人辦理,不得將公文壓放、分散。
三、公文的製作
公司發文工作集中在總公司辦公室。凡是以x公司名義發出的'通告、決定、請示、通知、報告、會議紀要等均屬於發文範圍。各部門不得以名義擅自對外發送正式公文。各部門需要向上級反映彙報重要情況或向下安排重要工作要求發文的,應向辦公室提出發文申請,並將文字底稿交辦公室稽核。發文經辦公室主任、分管經理核稿、修改後,交總經理會籤後由辦公室統一列印、蓋章和分發。
四、公文歸檔與保管
1、全部處理完後的文書,按照一定的分類進行整理與編輯,並在文書儲存本上做好登記。
2、企業個人不得儲存企業文書、凡參加會議帶回的檔案,應及時交行政部登記保管,調離企業的員工應將檔案記錄本清理移交。
3、如果職務或部門計劃發生變更或做出調整,則必須在有關登記簿上註明變更與調整的理由,以及變更與調整後的結果。
4、當年的公文於次年7月份前整理裝訂後編號遞交檔案室存檔。存檔時應列出詳細地文件明細,一式3份。並由檔案管理員、監交人確認簽字以備查詢調閱。
本制度自發布之日起執行。
一、目的
為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程式,最大限度地提高工作效率,結合公司實際,特制定本制度。
二、適用範圍
《公文管理制度》適用於企業內外公文的製作、收發及管理。
三、管理職責
綜合管理部公司為公文管理部門,負責公文的.規範、起草、核稿、公佈、存檔等管理工作。
四、公文分類
公司公文按其內容性質分為5類,包括:
1.制度類公文
2.機構設立及人員任免公文
3.內部通知、通告類公文
4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文
5.會議紀要、備忘錄類公文
五、許可權劃分
1.制度類公文程式碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經理稽核,公司經理例會討論通過,公司總經理批准和簽發。
2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)程式碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經理稽核,公司總經理批准和簽發。
3.內部通知、通告類公文程式碼為c,由綜合管理部行政科根據相關部門的釋出內容擬稿,綜合管理部部長稽核,由相關部門的分管副總稽核、簽發,綜合管理部備案。
4.對政府等部門報告、請示、公函類公文程式碼為d,由綜合管理部根據相關部門的報送內容擬稿,由相關部門的分管副總稽核,總經理審批和簽發。
5.會議紀要、備忘錄類公文程式碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長稽核,總經理審批和簽發。
6.各類公文發文埠、稽核人、簽發人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。
7.各類公文擬稿、稽核、審批和發放均需依照許可權實施,並辦理審批手續。公文簽發審批表詳見附表二。
六、公文格式
1.內容範式
1)制度類公文
經公司會討論通過,並報董事長批准,現釋出制度,自
年××月××日施行。特此通知
2)任免類公文
經公司研究,並報上級批准(如必要),決定設立/撤銷機構,任命/免去先生/女士為職務,以上任命自×年××月××日起生效。特此通知
3)其他類別公文內容範式參照其文種固有格式書寫。
1.文字格式
發文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,檔名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與檔名空1行,發文單位與正文空3行,發文日期與發文單位空1行,發文日期與發文單位位於頁面右下靠右位置,發文單位公章蓋在發文單位正中。
2.公文編號
1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發文的時間先後順序獲取公文編號。
2)內部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,並按發文的時間先後順序獲取公文編號。
七、公文保管
所有公文原稿及其簽發審批單由綜合管理部指定專人負責保管,並按類別建立公文發文登記表格,進行發文登記和檔案管理。發文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。
綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。
八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執行和負責解釋。
九、附件
1、公文管理
1.1收文
a、政府部門及有關單位發來的公文收到後,均由行政人事部進行分類,掛號檔案進行登記編號(格式見附件一),屬於部門、地盤的檔案由行政人事部直接送達處理;屬於公司檔案,經行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。
b、根據批閱範圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,並負責催閱、催辦、催傳。
c、發文要有記錄,檔案接收人需在發文登記表(見附件三)簽名。
d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,檔案送到後,公司各領導和部門經理要及時閱看,閱籤後退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。
e、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,並將處理結果注於公文簽上。
f、傳閱檔案,閱後要簽名並註明閱文日期。
g、公司領導及部門開會帶回之發公司的公文及有關會議檔案一律交行政人事部進行登記、收存。
h、發公司的重要公文(與公司全域性有關的)均應將有關原件送行政人事部,影印一份由部門辦理或留存。
1.2發文
a、凡以公司名義制發的檔案。需請示主管副總經理同意後,由有關部門負責擬稿,草擬檔案必須用擬稿紙書寫,文稿形成後,::由主管副總經理簽發。
b、已經主管副總經理簽發的檔案底稿,由行政人事部進行登記,統一編號後列印。
c、以公司名義發文由行政人事部統一列印、校對,蓋章後發出。
d、以部門名義發文,由檔案起草部門校對、影印,蓋章後發出。
1.3發文注意事項
a、以公司名義發文,要以相應的.公司信箋為對外行文的正式公文紙。
b、擬發傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。
c、影印公司內部傳閱檔案,使用已影印過的單面紙或進行雙面影印,一般只發有關部門,節約開支。
1.4公文種類
a、決定:適用於對重要事項或者重大行動做出安排。
b、通告:適用於一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
c、通知:適用於批轉下級單位的公文;轉發上級和不相隸屬單位的公文;釋出規章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。
d、通報:適用於表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
e、報告:適用於向上級機關彙報工作,反映情況,提出意見或者建議,答覆上級機關的詢問。
f、請示:適用於向上級機關請求指示、批准。
g、批覆:適用於答覆下級單位請求事項。
h、函:適用於不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答覆問題等。
i、會議紀要:適用於記載和傳達會議情況和決定事項。
1.5公文格式
公文一般由發文字號、祕密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。
a、發文字號,凡以公司名義制發的公文,其發文號統一由行政人事部編排。
b、公文祕密等級分為'絕密'、'機密'、'祕密',其中:'絕密'、'機密'公文應標明份數、序號。
c、緊急檔案分別標明'特急'、'急件'。
d、公文標題,應準確簡要地概括檔案的主要內容,並準確標明公文種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
e、公文如有附件,應當在正文後,成文時間之前註明附件順序和名稱。
f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。
g、公文的成文時間,經領導人簽發的日期為準。
h、文字從左至右橫寫、橫排,統一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
i、公文用紙統一採用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發文,要採用公司信箋,並加蓋印章。
1.6行文規則
a、各單位的行文關係,應根據相互間的隸屬關係和職權範圍確定。
b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。
c、'請示'應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。
d、'報告'中不得夾帶請示事項。
e、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。
⑵人名、地名、數字、引文準確。用公文應先引標題,後引發文字號,日期應當寫具體的年、月、日。
⑶用詞用字準確、規範,文內使用簡稱,一般應先用全稱,並註明簡稱。
⑷草擬公文應使用統一的擬稿紙並簽署擬稿人姓名,草擬、修改和籤批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書
寫。
f、公文中的數字,除成文時間、部分結構次序數和詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
g、屬於部門職權範圍的事項,應當由部門自行發文;部門的發文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。
1.7公文辦理
a、公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷燬等程式;發文辦理一般包括稽核、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷燬等程式。
b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。
c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,並寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。
d、公文送領導簽發之前,應由行政人事部進行稽核,稽核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規,是否與有關部門會籤,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
e、傳遞祕密公文,必須採取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳祕密公文,必須採用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
1.8公文立卷、歸檔及銷燬
a、公文辦完後,應當根據有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
b、公文歸檔,應當根據其相互聯絡、特徵和儲存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得儲存應當歸檔的公文。
第一條發文
1、公司各部門擬發稿(文)件,均須填制'檔案簽發單',報總經理簽發。
2、人事行政部需定專人對每份檔案作好文號編制,及時準確按要求傳送至相關單位、部門,並認真作好檔案簽收工作。
3、外送檔案,經辦人須用公司標準信封封存,並送(郵)至相關單位或上級部門,力求準確、無誤。
第二條列印
1、公司公文的列印工作由人事行政部負責。
2、公司各級部門所需列印的公文或其它文字資料,均由部門專人(文員)負責。
3、各類公文及資料的.校稿由提供公文或資料的部門(人員)負責。
4、公司各類公文、檔案、通知,人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來檔案或參會人員帶回的會議檔案,任何部門或個人收到後均應及時交至人事行政部,不得無故截留檔案。
2、人事行政部收文後應及時作好收文登記工作,並根據檔案精神或要求,認真填寫公文處理傳閱單,經人事行政部主管閱後及時由專人將檔案送至相關部門負責人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時準確地將傳閱檔案按檔案處理要求送相關部門負責人處。
2、人事行政部在規定時間內應及時收回傳閱檔案,不得有漏、損、銷情況發生。
3、檔案閱示人須認真閱文,並根據檔案精神及公司要求佈置好本部門或相關人員執行檔案所要求事項,並在檔案傳閱單上籤閱意見。
4、人事行政部根據領導批閱意見及檔案精神,對執行未果的部門應督辦,直至將公司領導意見及指示落到實處,並將執行情況報公司領導。
第三條附則
本制度由人事行政部制定並歸口管理予以解答。
為提高公文工作質量，強化公文收發的程式化管理，促進公文處理工作規範化、制度化、科學化，特制定本管理制度。
公文管理由辦公室負責，分為收文管理和發文管理兩部分：
一、收文管理
（一）傳送來的檔案資料，由辦公室統一接收，登記和保管，傳送領導個人的檔案、資料、信函，辦公室要及時送達。
（二）處理各類來文，嚴格按程式辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止檔案積壓和逾期不辦。
（三）領導閱文後，要在處理單上批籤意見或明確辦理責任人，並簽名。
（四）辦公室負責督促領導批辦事項的落實，及時將辦理結果向領導反饋。
（五）檔案處理完畢後，要及時歸檔。
二、發文管理
（一）公文制發的基本要求
1、所有公文以運管所人祕股的名義制發，要求嚴謹、規範，符合國家法律法規、方針政策和上級機關的檔案精神。
2、發文目的要明確，依據充分，概念準確，文字簡潔，與本單位的管轄範圍和許可權相適應，不得超越權力界限和範圍行文。
3、公文必須使用國家法定的規範漢字和計量單位，不得使用異體字和不規範的繁體字、簡體字。撰寫、修改和籤批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。
4、公文制發的具體方法、程式、行文規則及文種格式等，要嚴格遵守相關規定。
（二）公文制發程式
相關股室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領導（會籤或簽發）→主任（簽發）→辦公室（編號等）→相關股室（列印樣稿）→辦公室（複核樣搞）→相關股室（印製）→相關股室（傳送）→辦公室（存檔）
（三）公文的草擬和稽核
1、草擬公文。股室業務性公文由有關業務股室擬稿，並按照程式將草擬稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端正、清晰。
2、辦公室核稿時，稽核確定是否需要行文，文稿的內容是否正確，公文文種及發文級別是否適當，檔案格式及語句是否準確，傳送範圍和機密等級，緊急程式是否適當，做好發文的基礎工作。未經辦公室核稿的文稿，原則上領導不予籤批。
（四）公文的送審和簽發
1、辦公室核稿由辦公室負責文字工作的同志或辦公室主任負責，核稿後的文稿，送分管領導審籤。
2、發文文稿按以下辦法送領導審籤：
①檔案內容屬於方針、政策、原則範圍內的'或其他事關全域性的，送主任簽發.②領導簽發公文，應當簽署明確意見、姓名和具體時間。③公文要按規定時間審籤、傳遞，一般檔案在一位領導手中不超過2天，緊急公文不在領導手中過夜，特急公文、祕密公文由辦公室派出專人傳遞送籤。
（五）公文的印製與傳送
1、經領導籤批同意發文的公文稿，由辦公室負責進行復核，在複核中發現不妥或有疑問的，應及時報告簽發檔案的領導，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。
2、檔案複核定稿後，由辦公室按程式進行登記編號，確定印刷份數，安排打字、校對、印刷、蓋章和分發。在校對中如發現原稿在內容、格式、文字、傳送範圍等方面有疑問或錯誤，應及時通知核稿者，建議其糾正，並按程式批准。
3、單個股室的業務性公文由業務股室分發，事關全域性或涉及多個股室的公文由辦公室分發。檔案分發要及時、準確、安全；分發密級檔案時，要按機關保密工作規定，將分發物件、份數登記清楚，防止失密洩
第一條總則
1.山東物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間，建立正式資訊溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規範化，特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準確、及時、安全。
3.各類文稿均應符合公文規範，做到公文種類正確，標題完整，格式規範，內容簡明，措辭妥當，傳送單位清楚，附件齊備。
4.一般不能越級行文，呈報的公文應一文一事，正式行文及簽署合同的應使用公司或專案名稱全稱。
第二條公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發文物件，分為對外行文和內部行文；
2)按是否編號，分為編號文和不編號文；
3)編號文按刊印方式，分為公司發文和內部刊物；
4)按公文保密等級，分為絕密、機密、祕密三種，其他為一般檔案。
絕密:公司董事長簽發的相關檔案；
機密:公司副總經理簽發的相關檔案；
祕密:在公司一定範圍內執行、下發的其他檔案；
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(專案)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經部門經理以上級領導批准；
2)開具的介紹信要有編號並加蓋騎縫章；
3)不允許開具空白介紹信；如確有必要，須徵得公司領導授權人同意；
4)介紹信存根應妥善保管、歸檔；
5)因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即退還；
6)如若發現介紹信丟失，領用人應立即向部門經理或辦公室報告，及時採取相應措施；
3.內部出版物
內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編髮、採用自定刊頭和單獨編號。(如:山東物業管理有限公司內刊、客戶通訊)
4.不編號文的範圍
1)有關公司內部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知；
2)由個人署名(註明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件；
3)非正式對外發出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿；學術性、知識性資料；其他非正式材料；
4)內部管理規章制度、工作總結和業務規劃等；
5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。
第三條收(發)文
1.實行收、發文登記管理制度。需要分別記入收、發文登記簿的公文包括:
1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的檔案和傳真等；
2)發文類:公司下發的檔案，寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各專案的`傳真；
2.公文傳真的收、發(除各部門可自行傳送的傳真)均由前臺負責；
3.除急件外，前臺每日下午3:00前將各部門提交的需傳送的信件彙總發出；
第四條公文格式
1.凡以山東物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文，一律採用公司統一印製的公文紙；
2.公司內部行文采用統一印製的內部聯絡單；
3.各部門對總經理呈送的報告，採用統一印製的呈報批示單；
4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件，應在正文之後註明附件名稱和順序；
5.公文紙一般用a4型，左側裝訂；
6.字型字號選用:
公文版頭為小初號加黑宋體字；
公文大標題選用二號(小二號)宋體字；小標題選用三號宋體字；
公文正文、抄送、抄報、印發說明、附件說明等均採用四號宋體字；
密級採用三號黑體字。
第五條公文辦理
1.草擬公文
1)首頁要使用公司統一的公文格式；
2)人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月，年份要寫全，統一用漢字書寫，如20__年五月八日；
3)公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的使用要保持前後一致。
2.會籤
1)會籤是指對草擬的公司重要檔案，由公司各級相關領導進行審閱，在檔案會簽單提出意見，反饋檔案起草部門進行修改後下發；
2)凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等，在正式下發前必須先經過公司領導會籤；
3)凡對外發出的正式函件，如內容涉及具體專業事務時，應由涉及的專業部門負責人會籤；
3.行文字號
1)5.3.1公司:魯xx字[20xx]第號
2)5.3.2直屬部門:魯x字[20xx]第號
x為直屬部門代字，具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保安部--保、環境服務部--環
簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門名義行文的公文，由各部門負責人簽發。以公司名義發出的正式檔案，必須經過總經理或其授權人簽發。
4.執行
1)辦公室負責將以公司名義發出的公文影印一份送執行單位辦理，公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存影印件)；
2)繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對無誤，份數準確；
3)對於不符合要求的公文，監印人可不予蓋章；
4)封發公文時要對公文進行檢查，防止差錯。急、密件要在信封上加註急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要註明要求；
5)公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等檔案，收文部門必須在檔案簽收單上簽字，並交公司辦公室存檔備查。
第六條公文歸檔
1.任何以公司、專案名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查；
2.若辦文部門必須使用正本時，可暫時借出，使用後歸還，若正本必須借出且無法取回，可存檔影印件；
3.存檔檔案按照檔案管理規定執行，儲存期滿列表報準監銷；
4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管影印件。個人不得儲存應存檔的公文。
第七條責任
1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。會籤人對公文專業內容承擔專業技術責任；
2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對，應承擔相應的管理責任和連帶責任；
3.擬稿人應全面領會辦文要求，並具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力，對公文內容承擔直接責任；
4.校對人以原稿為根據，應做到校對字跡清晰，每次校對的錯漏率應小於1‰，對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。
第八條附則
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