物業公司行政辦公管理制度

物業公司為了更好的發展，特制定相關管理規定。以下是小編蒐集並整理的有關內容，希望對大家有所幫助！

第一章 總則

第1條目的

為樹立良好的公司形象，規範行政辦公工作，維護良好的工作環境，保障公司各項業務的正常運轉，特制定本制度。

第2條適用範圍

本制度適用於所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時工。

第3條歸口管理

行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門，負責公司行政工作的各相關事項。

第二章 辦公管理

第4條員工應遵守公司的規章制度，自覺維護辦公環境的清潔、安靜。

第5條辦公室應保持整潔，無雜物，工作臺上擺放的辦公用品應整齊有序。

第6條保持辦公室肅靜，工作時間不得高聲喧譁。

第7條工作時間不離崗、串崗，不聚眾聊天，不打瞌睡，不在辦公室內吃零食。

第8條上班時間，嚴禁辦理私人事情，因公外出應向本部門負責人請假。

第9條接待來訪，應起身相迎，做到態度和藹，彬彬有禮；來客告辭，起身相送；在回答來客詢問時，不得洩露公司管理制度及有關公司機密事項。

第10條下班或因事離開辦公室，應人走燈熄，關好門窗、電源等。

第11條愛護公物，節約使用辦公用品。

第12條講究文明禮貌，注重儀表儀容，按規定著裝；接待來訪客人，應熱情主動。

第三章 會議管理

第13條各種會議由召集者負責組織安排，並對出席物件提前發出通知。

第14條會議召開之前應確定議題、參會物件，準備好有關的會議資料、檔案。

第15條會議出席者應安排好工作，準時到會，並帶筆記本及相關會議資料，如因故無法參加會議，須提前向會議組織者請假。

第16條會議堅持效率原則，各發言者應事先做好準備，發言應簡明扼要，以使會議起到應有的效果。

第17條公司的固定性會議為公司經理辦公會議、專案區域辦公會議、部門例會及班組例會。

1.公司經理辦公會議原則上每月召開一次，參會物件為公司總經理、各專案區域常務經理、經理助理及相關人員。

2.專案區域辦公會議於每月10日召開，參會物件為常務經理、經理助理、專案區域職能主管、管理處主任。

3.部門例會於每旬第一個星期五召開，參會物件為部門所有人員。

4.各班組每月至少組織一次例會，進行業務培訓、學習（具體時間由部門確定）。

第18條如遇特殊情況，會議組織者須另行通知；上一級別會議與本級別會議在時間上有衝突時，以上一級別會議為主，本級別會議作相應時間調整。

第19條凡會議所作的決議、決定及重要事項必須形成會議紀要，經行政人事部整理後以檔案形式印發並貫徹執行。

第四章 公文管理

第20條各級政府、上級部門下發和其他單位抄送的公文，統一由行政人事部行政專員收管，並負責簽收、分類、登記和分發、傳閱。

第21條以公司名義發出的各種檔案須編號、登記，統一對外發送。

第22條公文處理程式

1.行政專員將公文登記、分類，交行政人事部經理審閱並提出擬辦意見。

2.行政專員根據擬辦意見，送有關部門相關人員閱辦。

3.領導批辦的公文，按批示意見交有關部門負責辦理。

4.如承辦過程中有疑問或問題，應及時請示、報告。

5.辦理完畢後，相關部門應填寫承辦結果，連同原檔案退回行政人事部存檔。

第23條對送閱檔案要抓緊時間閱讀，各部門人員不得無故拖延或扣押，檔案傳閱後，閱文人須簽名並寫上時間，

第24條檔案一律由專人傳送，一般不得橫向傳閱。

第五章 印章使用管理

第25條公司印章由公司總經理指定專人保管，法定代表人印章、財務專用章由財務部專人分開保管。印章未經公司總經理批准，不得隨意交與他人保管、使用。

第26條部門印章由部門負責人保管或指定專人保管。

第27條印章使用審批規定如下。

1涉及人員調動（任免）、以公司名義簽署的合同協議、財務收支及對外發文、發函等方面用章，由公司總經理批准。

2有關業務管理工作用章，由專案區域常務經理批准。

3使用法定代表人印章，由公司總經理批准。

4使用部門印章、有關業務管理工作用章，由部門負責人批准。

第28條未經領導批准，公司人員不得私自用章，不準攜帶公章外出，不準蓋出空白信箋。

第29條對不符合用章規定的事項，印章保管人員有權拒絕蓋章；對違反用章規定或弄虛作假，造成重大影響或經濟損失的，要追究保管人、當事人的責任。

第30條刻制印章，須經公司總經理批准。作廢的印章應及時封存。

第六章 傳真機、影印機、計算機管理

第31條為確保辦公裝置的正常執行和使用，公司指定專人保管、使用，非操作人員，未經許可不得私自使用。

第32條為節約紙張和能源，公司嚴格控制影印和傳真數量，非必要不予影印和傳真。

第33條公司一般不承接外單位及私人委託的列印、影印、傳真業務，特殊情況須經領導同意。

第34條計算機記憶體資料注意保密，凡涉及機要檔案資料須加密碼儲存，未經批准，任何人不得提取（閱）電腦記憶體資訊、資料資料。

第35條凡內部常用業務資料、資料，必須進行備份處理，以免丟失。

第36條嚴格控制計算機外部軟體流入管理，嚴禁安裝和使用遊戲軟體（盤），以防電腦感染病毒。

第37條工作結束後，應做好辦公裝置的日常保養和清潔工作，並及時處理廢棄稿件，切斷電源。

第七章 保密工作規定

第38條凡符合下列條款之一者，均屬於公司機要檔案，不得洩露。

1.關於重要決策或計劃。

2.關於人事問題。

3.關於會議重要的討論事項。

4.關於業主或租戶的檔案資料。

5.契約、協定或根據協商而決定的事項。

6.特別指定的事項。

第39條機要檔案按保密等級可分為以下三級。

1.祕密，不能向相關人員以外者公開。

2.機密，不能向外公開。

3.絕密，不能向特別指名的最小範圍內的工作人員以及承辦人員以外者公開。

第40條機要檔案、機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的負責人負責。

第41條機要檔案由其制發部門製成正、副本兩份，一份由制發部門分類保管，另一份由所管部門的負責人保管。

第42條機要檔案的制發部門應備有發文簿，檔案發至有關部門時，必須有收件人簽字。

第43條機要檔案來往傳遞（包括傳真），應指定專人傳接或採取親啟信函方式進行。

第44條機要檔案須經制發部門負責人同意後方可複製。機要檔案複製時，制發部門應將複製件數量在原件或副本上詳細記錄，並在發文簿上記載複製件的去向。

第45條祕密檔案或公司外祕密檔案以及祕密事項，由制發部門負責人負責，由專人進行分發和傳送。

第46條機要檔案及其相關草案、其他無用資料的銷燬，由所管負責人負責。

第八章 檔案管理

第47條檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別由公司、部門管理或專人負責檔案管理工作。

第48條公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的檔案、材料，由承辦部門、經辦人負責將用完的檔案、資料及時歸檔。

第49條檔案結案移送歸檔時，相關人員須檢查檔案的文字及附件是否完整，如有短缺，應立即追查。

第50條檔案的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

第51條檔案管理人員做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，對按規定程式符合立卷標準要求的檔案，及時進行分類、立卷及歸檔。

第52條檔案管理人員每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案的安全。

第53條檔案管理人員保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，並採取防蟲措施。

第54條檔案管理人員每年按規定清理一次，對已到保管期限、確定銷燬的檔案材料必須列冊登記，經領導審批後作銷燬處理。

第55條公司嚴格履行檔案調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱，確因工作需要須影印或摘抄檔案，須經領導批准。

第56條借閱人員不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案。

第57條對於歸還的檔案，經檔案管理人員檢查無誤後，立即歸入檔卷。

第九章 附則

第58條本制度由公司行政人事部擬定，其解釋權、修改權歸公司行政人事部。