一、執行辦公用品的採購、發放、管理
1、新員工入職時,由部門經理根據辦公用品實際需要,提出申請,向行政文員簽字領取。其餘時間,員工急需領取辦公用品,必須簽字,並寫清楚領用時間、專案、數量等。
2、員工離職時,部門經理應認真清點其辦公用品,併到行政部填寫移交清單並簽字。
3、行政文員每月對辦公用品進行一次盤點,辦公用品採購原則上由各部門向行政部提出申請後統一採購,特殊物品採購由部門主管、副總同意後另行購買。
二、信件的收發、檔案資料打、影印,傳真管理
1、公司所有列印、影印文件工作及信件、報刊收發管理工作由行政文員統一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。對投遞錯誤的信件,退回或轉移。 發件時,由發件人填寫好資料,再由行政文員執行傳送。
2、行政文員妥善保管外部提供的檔案資料列印、影印或快遞的結賬單據,並負責核對單據數量、金額,便於財務結算。
3、員工不得利用公司機器列印或傳真與工作無關的檔案,行政文員有權監管教育。
三、執行印製名片的聯絡、校稿與管理
1、公司名片格式統一化,由公司行政文員依據企業形象規劃並聯系印刷業務。
2、需做名片的員工,先填寫名片印製申請單,經部門經理簽字後交由行政文員負責辦理。
3、名片印製前需校稿,確認名片職務、部門是否相符,姓名、聯絡辦法等需確認無誤。自確認名片內容起,一週內,行政文員將做好的名片發放給名片印製申請者。
四、執行固定資產及低值易耗品的管理
1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、註明使用狀況、統計數量、並責任到具體員工。使用者離開本公司時,公司資產收歸行政部管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。
2、行政文員根據盤點狀況,製作《公司固定資產使用情況登記表》,發給公司相關負責人。
3、行政文員負責對印表機、傳真機等其它辦公裝置、設施的保養維護和聯絡維修工作。
五、執行書籍、檔案、資料的規範管理
1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊,及時更新登記表。
2、公司員工借書、領取檔案資料時,必須簽字登記。應註明“日期、姓名、編號、專案名稱、數量、歸還日期、備註”等。
3、員工借書的限期不超過一個月,行政文員應提醒催還。員工離開公司時,應歸還所領檔案、資料給行政文員。 書籍、資料被歸還時,行政文員應備註說明歸還日期。
六、執行公司證照、年檢及員工社保卡的申辦
1、公司變更或申請辦理分支機構,先準備辦理營業執照相關資料,然後到工商局領取營業執照登記申請表;營業執照申辦完畢後,持營業執照原件及公司法人代表身份證影印件辦理組織機構程式碼證;組織機構程式碼證辦理完畢後,準備相關資料辦理稅務登記證。
2、公司年檢一般從三月份開始,至六月底結束。可登入“深圳市工商行政物價管理局”網站,瞭解當年度辦理年檢的需要的資料,先進行網上申請,再交實物資料到工商局辦年檢。
3、需辦理社保卡的員工,先提交“勞動保障局數碼照片回執”,行政部列印“制證清單”後,行政文員到社保局四樓交錢辦理。後憑社保局回執領取社保卡。
七、飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等
1、根據飲用水的飲用情況,及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數、空桶回收數量。
2、公司負責人或其它部門根據實際需要,提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申請時,行政文員予以代辦,結款方式根據實際情況而定。
3、訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量(訂票一般提前2~3天知會行政文員,訂餐、訂房一般提前1~2天,訂會議廳一般提前10~20天)。
八、來訪者接待、會議活動、員工考勤統計管理
1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務。
2、公司會議,由行政文員統一發出通知。如需投影裝置,會前應做好會場佈置及裝置除錯。會議所述內容由行政文員記錄、整理存檔。會後,行政文員負責清理會場、查收裝置。協助客服部,負責做好課程活動前,宣傳資料、橫幅、食品、水杯等相關物品的準備。
3、每月需製作考勤簽到表。負責員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統計。
九、執行公司領導交待的其它臨時性的突發事情。
1、優先完成公司領導交辦的各類緊急事務。
2、規定時限內完成不了的,應向領導說明其原因,並盡力儘快完成,最終彙報完成結果。
3、有任何工作困惑,可通過郵件或面談的方式提出,記住:透明溝通,工作暢通。
1、處理公司日常行政事務,為公司各部門提供行政後勤支援。
2、負責收集招聘人員資訊,篩選面試合適人員及員工的到職和離職相關手續的辦理。
3、負責統計公司人員考勤,辦公耗材申購,有成本管理意識。
4、負責完善公司薪酬體系、晉升機制,主導並推進公司績效考核工作。
5、各類人事資料的彙總,建檔及管理,員工個人檔案資料的管理。
6、各類檔案、報告、制度、通知的草擬、管理、備案工作。
7、負責公司企業文化的建議和員工培訓工作。
8、制定、監督及執行企業管理規章制度、行政人事管理制度以及工作流程。
9、公司年會安排、文體活動策劃,定期組織、主持公司月度、週會議主持等。
10、完成上級領導交辦的其他工作。
一、在公司領導下全面負責公司的行政、後勤工作,保障公司在任何情況下能夠順利地開展各項工作,確保公司的安全穩定,正常運作;
二、全面負責行政部全體成員的日常管理工作,合理分工和配置人員,做到各盡其能,負責督導和分配所屬人員的各項工作;
三、負責建立和完善行政後勤管理的各項規章制度,並負責監督、執行與追蹤;
四、全面負責公司的前臺、辦公用品、衛生、安全日常管理工作,確保後勤保障得力;
五、全面負責行政部與其他部門間的協調工作,配合各部門做好各項服務工作;
六、全面負責公司行政事務和辦公室的重大事務處理工作,並做好事情的起因、結果的調查工作;
七、執行公司的各項規章制度,有權對違章違紀人員的通報處理工作。維護好公司各項規章制度的權威;
八、全面負責公司的資產管理工作,包括辦公用品與勞保用品的管理,避免公司資產流失和浪費,努力為公司做好勤檢節約的實務工作;
九、全面負責公司應急救援機制的組織工作,處理好公司的各類突發性事件;
十、做好本職工作,努力為公司發展做貢獻,為員工創造安逸、舒適的工作環境和生活環境。為公司創造優異的後勤隊伍,保障公司安全、穩定的開展各項工作;
十一、規範員工舉止行為、禮貌用語、穿著服飾樹立良好的公司形象。
十二、完成上級交辦的其它工作任務。
十三、制度建設:管理制度(總則和各個板塊的細則)、工作流程、作業指導書、獎懲辦法、考核辦法。
十四、企業文化建設:
1.企業文化的價值導向:人本、和諧、協作互助、業績、服務等等;
2.建立關於企業文化的管理制度:制度、流程、獎懲和考核;
3.企業文化的個體表現:互動溝通(面談、慰問、關懷、激勵),幹部以身作則,員工個人修養;
4.企業文化的具體表現:標語(橫幅、裝飾、口號)、宣傳欄、牆報、內刊、活動。
十五、公共關係管理:
1.外聯(接待、行業交流、商務談判、輔助市場銷售、政府業務<檢查、證照辦理審查等>);
2.客戶、供應商、上下級公司、政府及行業協會關係維護。
1、協調公司部門之間的關係,保障公司各部門溝通順暢;
2、負責公司日常行政與後勤事務的管理、督辦、確保工作高效展開;
3、負責企業文化及資訊平臺建設,公司對外形象宣傳及公共關係;
4、負責部門員工的管理、培養,建立高效的團隊;
5、做好公司行政接待工作。
1.負責組建拓展專業的壽險服務團隊,完善的團隊管理,績效達成;
2.培訓新人,團隊授課,團隊日常管理;
3.無需開發陌生客源,針對公司提供的優質客戶名單,提供針對性的專業售後服務;
4..組織構建各類客戶關係維護體系與活動,鞏固優質的客戶合作關係與滿意度。
1、組織編制人力資源管理、行政管理的相關制度,並組織貫徹執行,定期修正;
2、組織編制並落實人力資源發展規劃,完成人力資源的挖掘、儲備工作;
3、依據公司各部門的需求和崗位任職條件,制定招聘計劃,組織面試、複試、完成人員配備;
4、完成公司各部門人員的業績考核,有效實現績效考核的目的;
5、負責組織完成員工的薪酬及保險福利等管理;
6、負責員工勞動關係的管理,並對產生的糾紛及其它問題進行妥善處理;
7、組織實施對員工的考勤、晉升、調職、獎懲等全方位管理;
9、推進企業文化宣傳和凝聚力建設,瞭解、掌握員工思想動態,加強與員工的溝通和交流;
10、組織、安排公司會議,或會同有關部門籌備有關重要活動,做好會議記錄,整理會議記要並跟進;
11、負責資產管理、辦公用品管理、辦公環境等日常行政管理工作;
1、負責總部各經營資質、證、照、章、印的辦理、變更、年審及問題處理;
2、辦公用品、勞保用品的保管、使用管理、監督及控制;
3、總部環境巡查、員工行為管理,健康證辦理、建檔、存檔工作;
4、負責總部基建工程、維修跟進及監督、驗收等;
5、負責總部固定資產的管理、行政費用管控;
6、負責總部商務接待的統籌及實施組織;
7、負責消防安全日常管理、內外部聯絡及安全問題處理;應急管理機制實施、優化提高工作;
8、負責總部安全裝置、消防裝置日常保養、監督執行及維護管理;
9、負責總部工傷事故處理及事故原因調查、問題改善工作;
10、負責公司清潔衛生、飯餐、車輛、公共裝置的規劃、實施、監督及優化工作;
11、負責總部突發事件處理及上級安排的臨時性工作。
1、全面負責人力資源和行政管理的全盤工作;
2、對公司用人成本及回報率負責;
3、落實執行企業文化建設,並組識開展相關各項活動;
4、對行政各項事務完的成績效負責;
5、負責組織及協調公司各項活動的開展;
6、負責對外接待、會議安排、商務行程;
1、組織、安排公司會議,或會同有關部門籌備有關重要活動,做好會議記錄,整理會議記要;
2、管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理手續;
3、為豐富員工文化生活,組織安排各種文體活動;
4、負責公司行政管理制度的建立健全和貫徹落實;
5、負責公司房租、資產、車輛管理;
6、負責員工考勤工資複核工作;
7、負責公司資質年檢,印章、資質保管工作。
1、通過網路、社會招聘等相關渠道,完成公司下達的招聘指標。
2、主要通過電話撥打求職者進行邀約、面試和後續入職等跟蹤工作。
3、對求職者進行良好的溝通與心理輔導,保證員工的在職穩定。
4、積極主動有上進心,有從事招聘過電商銷售、客服等相關經驗優先。
5、協助人事經理制定規則制度、員工關係及企業文化建設。
1.根據公司戰略目標,完成人力資源規劃,根據招聘需求以及人力資源的制度完成招聘工作,對招聘情況進行追蹤分析;
2.根據公司發展情況及管理需要,制定人力資源相關政策及制度並落地執行,負責對企業文化和各類規章制度進行宣導;
3.根據公司戰略目標,制定年度培訓計劃並執行;負責公司內各模組培訓工作的組織監督、開展及效果評估追蹤;
4.負責員工關係工作的開展和維護,及時有效的提升組織體系內的管理能力; 5.負責公司的薪酬、績效考核制度的實施與執行。
1.負責事務所的行政工作:
2.日常辦公用品、辦公文具及印刷品採購和管理;
3.行政費用登記及報銷;
4.負責公司辦公用品的計劃、採購、保管和發放;
5.協助上級完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作。
1、負責公司分部的招聘目標的達成,包括與部門溝通理解招聘需求開發、維護各招聘渠道等;
2、深入所支援的部門,瞭解業務戰略及目標,主動獲取部門對人力行政工作的訴求;
3、主動與員工保持溝通,積極聽取員工的反饋,確保溝通渠道的暢通;
4、推動部門文化建設、營造積極向上的組織氛圍,傳承公司文化,保證組織的持續健康成長。
5、有效推動公司各項人力資源專案、政策、企業文化等在所支援部門的推進和執行落地,推動公司文化和團隊凝聚力;
1、建立公司培訓、薪酬福利、勞動關係等人力資源制度流程;
2、根據公司經營計劃、實施人力招聘,及時提供公司發展所需的人力支援;
3、負責起草人事行政相關檔案、計劃、報告等內容;
4、配合各部門各職系人員發展體系的建立,做好人員發展的日常管理工作;
5、負責員工關係管理及勞資糾紛處理;
6、負責企業文化建設,公司企業文化活動的策劃及實施,增強公司凝聚力和員工歸屬感;
7、負責公司日常行政事務的管理工作;
1、統籌協調工業園內外部商務接待工作;
2、協助支援公司重要會議工作;
3、負責公司工業旅遊專案中產品體驗活動的策劃、組織及實施工作,助力品牌推廣;
4、協助完善優化接待制度及流程;
5、負責商務接待人員服務禮儀規範、儀容儀表的培訓與管理。