一、公文的含義
國家行政機關的公文（包括電報，下同），是行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，釋出行政法規和規章，施行行政措施，答覆問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
二、公文的作用
（一）釋出政令，傳達決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規、決定，各級各類機關的決策意圖，需要釋出開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，這就要藉助公文，通過公文執行渠道來實現。從釋出最高一級機關制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關的報告、請示，無不依靠公文這個工具。
（二）指導、推動工作。由於公文是一種具有權威性的特殊文體，各級機關運用公文手段來推行決策意圖。領導機關用它來組織和指導各系統、部門、地區的具體工作；下級機關用它來彙報情況或求得批准支援，以開展工作。公文是推動行政機關工作的一項不可缺少的重要工具。
（三）工作依據，檢查憑證。依據和憑證作用是公文的基本作用。上級依據上報的公文審批、答覆、決定；下級依據下發的公文開展工作。離開了公文，工作便失去了依據，必然各行其是。上級的決策是否正確，下級情況反映是否屬實，公文是最好的憑證。工作開展後，評價其效績，也要以公文為檢查憑據。
（四）溝通訊息，聯絡公務。各機關在公務活動中，用公文與上下左右的機關進行聯絡，相互告知情況、交換情報、交流思想、接洽工作、協調工作。隨著公文在其間的往復執行，整個機關係統由此聯成一體，使各項工作能高效率、有秩序地開展起來。
（五）宣傳教育，統一思想。公文不僅要傳達決策意圖、佈置任務，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什麼要這樣做，從思想上弄清問題，提高認識。充分發揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大幹部、群眾明確目標，統一思想，以積極的態度對待工作，提高工作的自覺性。
三、公文的特點
（一）鮮明的政治內容。公文在內容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產黨領導下的社會主義國家，運行於我國各機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利於社會主義制度，維護人民的利益。
（二）法定的權威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發機關，而非執筆者個人。機關的制發權力是經法定認可確定的，因此，各級機關所發公文在有效的時限、範圍內，具有國家法律所賦予的權威性和約束力。公文一經制發，有關的受文機關和人員就必須嚴肅認真地對待，這就保證了它的執行效能。
（三）一定範圍和使用時間。一份公文對應某一方面的工作、發給一定的受文物件，這就限定了公文的空間範圍，超出該範圍，公文便失去其效能。此外，公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現實問題而制發，一般要求限期傳達執行，緊急公文更強調了它的現實執行性。公文總是在規定的空間範圍內和時間效力範圍內生效，一旦工作完成了，問題解決了，或新的有關公文制發出來了，原公文的效用也結束了。
（四）規範性的文體形式。公文是一種高度程式化的應用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發規範，並用國家法規予以規定，任何機關都不得另搞一套，各行其是。公文的規範化對提高行政機關工作效率、推動文書工作現代化有著重要的作用。
（五）準確莊重的文風。撰制公文是一項嚴肅的工作，公文要維護其政治性和權威性，就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際，表達意見態度明朗，選詞用語嚴謹準確，從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。
四、公文的種類
國家行政機關的公文種類，按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，分為13種，即主要有：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要。
五、公文的格式
公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
（一）國家行政機關正式公文的文頭一般由檔名稱、發文字號、簽發人、祕密等級、緊急程度等組成。佔檔案首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。
1.檔名稱由發文機關全稱或規範簡稱加上“檔案”二字組成（函只署發文機關名稱），置於首面的上端，用莊重、醒目的字型套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，牽頭主辦機關排列在前，也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文，黨委排列在前。
2.發文字號由發文機關代字、標於括號內的年份、順序號組成，位於檔名稱之下、橫隔線之上的正中位置（函的發文字號標註在標題的右上方）。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。
3.上報的檔案，應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。
4.祕密等級、緊急程度，應視檔案內容需要從上至下依次標註在檔名稱的左上角。祕密等級依次分為“祕密”、“機密”、“絕密”三種；緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密檔案應標註份號。
5.政府令的文頭由套紅印刷的“×××政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×××號”。
（二）公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。
1.標題。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用，一是提示內容、點明主題，使人一目瞭然；二是給公文定名，標題就是該公文的名稱，便於收文機關登記管理，便於查詢詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號，不能以引用檔案字號代替內容提要。
2.主送機關。指收受、辦理檔案的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令（令）”、“會議紀要”等文種，主送機關可置於文尾主題詞之下抄送欄內，標為“主送：×××”“或分送：×××”，或在抄送欄內連同抄送機關一併用“送：×××”。向上級機關的請示，只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，用抄送形式。
3.正文。即公文的具體內容，是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用：“1.”，第四層用“（1）”。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講，要把事情交待清楚，什麼事、什麼問題，準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什麼，解決什麼問題，準確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號準確無誤，篇幅力求短。
4.發文機關。是指正文之後、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之後偏右下方。如果正文佔滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱（也可用單位的印章代替）。
5.成文日期。是以領導人簽發的日期為準。經會議批准的檔案，以會議通過的日期為準，電報以發出日期為準，幾個機關聯合發文的，以最後一個領導人簽發的日期為準。成文日期使用公元紀年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是檔案生效和查閱的重要依據，要求準確、完備、具體，不能忽視。
6.印章。印章是發文機關表示對公文負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要外，都應加蓋印章。聯合上報的非規章性檔案，可由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。
7.附件。公文如有附件，附件名稱注在正文之後，檔案落款之前，如有兩個以上附件應註明附件的順序。附件與主件訂在一起傳送，如不能訂在一起，應在附件首頁左上角註明主件的發文字號和附件的順序號。
8.抄送機關。即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送；請示公文不得同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文要抄送直接上級機關；向下轉發上級機關的檔案，不要再抄送上級機關。
（三）文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期、印製份數等項。
1.主題詞標於文尾部分抄送欄之上。上報的檔案從受文機關制發的主題詞表中選取詞標註，其它檔案可從本機關制定的主題詞表中選詞標註。標註主題詞一般選3—5個單一片語，以先內容、後形式的順序排列。標註主題詞應準確、規範。
2.抄送欄位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送範圍如涉及各方面機關，一般按黨委、人大、政協、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關的名稱用全稱或規範化簡稱。
3.印發機關與印發日期欄位於抄送欄之下，左端標註公文印發機關名稱，右端標註印發日期。翻印檔案，此欄標註翻印機關名稱和翻印日期。
4.檔案印製份數標註在印發機關與印發日期欄之下右側，標註有“（共印xxx份）”。
主題詞、抄送欄、印發機關與印發日期欄、印製份數之間分別加橫線分開。
公文從左至右橫寫橫排。公文紙一般用ａ4型（長297毫米，寬210毫米），左側裝訂。“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。
六、公文的行文規則
（一）各級國家行政機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。按行政隸屬關係報送政府審批的請示，可由政府批覆，也可由政府授權其辦公廳（室）或主管部門答覆。政府部門報請政府批轉執行的公文，可由政府批轉，也可由政府授權其辦公廳（室）轉發，還可冠“經xxx政府同意”由部門下達。
（二）凡屬政府各部門職權範圍內的事項，需要行文的，一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的問題，屬上一級政府職能部門許可權範圍內的，可直接向上一級政府職能部門行文。各地區之間、同級政府各職能部門之間需要商洽解決的問題，可以相互行文。
（三）政府各部門可以向上一級或下一級政府有關業務部門行文，也可以根據本級政府的授權向下一級人民政府直接行文。
（四）同級政府之間、同級政府的部門之間、各級政府與上一級政府的部門之間可以聯合行文；政府（及其部門）與同級黨委（及其部門）、軍隊機關（及其部門）可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文由主辦機關與協辦機關共同簽發，由牽頭主辦機關編號印發，原稿由主辦機關存檔。
（五）地方各級國家行政機關公文中涉及其它機關、部門職權範圍的問題，未經協商一致或未經上級機關批准、裁決的，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關的權責令糾正或撤銷。
（六）向上級機關的請示要一文一事。不得用“報告”或其他檔案的公文請示問題。地方各級國家行政機關不得越級請示。因特殊情況必須越級請示的，應抄送被越過的直接上級機關。
（七）請示一般只寫一個主送機關，並一律送交受文機關的辦公廳（室）統一辦理，不得直接送領導個人，也不得抄送下級機關。
（八）受雙重領導的機關上報公文，根據公文內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責處理、答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應同時抄送該下級機關的另一上級機關。
（九）國家行政機關的公文，不得向黨委機關作批示、交任務，如內容涉及黨的工作，與同級黨委機關聯合行文。
（十）對上級行政機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，也可以以收文的形式下發，不另重複行文。已在各類會議上印發的領導人的講話、會議紀要，不再另行發文。經批准在報刊上全文發表的檔案，視為正式檔案依照執行，不另行文。在報刊上釋出的行政規章，由發文機關印製少量文字，供存檔備查。
七、公文的基本處理程式
（一）公文辦理程式：公文辦理分為收文和發文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結、立卷、歸檔、銷燬等程式。公文處理工作人員，應以高度負責的精神，努力提高公文處理工作的效率和質量。公文處理必須做到準確、及時、安全。公文處理的各個環節，應力求當日事當日畢。一般應在15天內辦理完畢，並答覆報文單位。因問題複雜，15天內難以辦結的，應向報文單位說明情況。緊急檔案隨到隨辦。有時限要求的檔案，必須在時限內辦完。具體有以下幾個環節：
1.簽收、登記：首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度，加強對公文運轉的管理，保證收到公檔案件有著落。收文的簽收、登記一般由祕書處（室）負責簽收、拆封，並按規定編號、登記。送領導同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外，一律由專門收文科室拆封，按其內容和性質，分別處理。對需納入收文辦理的，應編號、登記，按規定程式處理。收文登記一般應登記以下內容：收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數、承辦單位或分送範圍。
2.分辦、擬辦：凡需辦理的公文，由文書處理部門根據檔案內容和緊急程度，及時提出註批、注辦意見，呈送機關領導人批示或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢；一般公文應在文到之日起3日內交到承辦部門或送至有關領導人。除特殊情況外，領導同志不受理和審批未～書處理部門登記、註批的公文。
3.催辦：各級國家行政機關文書處理部門必須建立健全摧辦、查辦制度。凡屬請示性的公文，無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批示的，都應及時摧辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期摧辦。催辦一般採用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門久拖不辦經多次摧辦無迴音的，可以上門催辦；對上門催辦也解決不了的，可經分管領導批准後轉督辦部門辦理。
4.辦結：公文承辦人員對已處理的檔案，要定期進行清理檢查，根據有關規定和情況，確定是否辦畢結案。確定檔案辦結應力求準確，不應把正在辦理的檔案劃入辦結檔案一類，也不宜把已結案的檔案長時間放在正在辦理類檔案中。已辦結的檔案，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應對暫存檔案作適當整理，要注意檔案形成的先後次序和有機聯絡，保持材料的完整、齊全，並剔除重份。暫存檔案的管理，以便於查詢利用和便於立卷、歸檔為原則，一般可採用分類依號排列法，也可由承辦處（室）自行確定符合這一原則的其它方法。
5.立卷、歸檔：公文辦結後，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一併立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據公文形成的特徵、相互聯絡和儲存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，以便於查詢和利用。聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位儲存複製件。作為正式檔案使用的公文複製件，應加蓋複製機關的證明章，並視同正式檔案管理。整理完備的案卷，應按有關規定，定期向檔案部門移交，個人不得儲存應歸檔公文、文稿等材料。
（二）公文發文程式：發文辦理一般包括擬搞、核搞、簽發、繕英校對、用英登記、分發、立卷、歸檔等程式。
1.擬稿。擬搞一般應本著“誰主辦、誰擬搞”的原則進行。草擬文稿應按照《國家行政機關公文處理辦法》、《四川省國家行政機關公文處理實施細則》和《成都市國家行政機關公文處理實施細則》的有關要求辦理。行文關係、公文種類和公文格式要準確、規範，要按公文的內容、性質，恰當地確定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規範、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應注意以下事項：
—草擬公文，須按檔案管理的要求，使用統一格式的擬稿紙，並一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿，應清稿謄正。
—符合法律、法規、規章和政策。如變更現行政策規定或提出新的政策規定，應與有關部門協商並就其必要性、可行性作出文字說明。
—情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，涉及祕密事項或緊急的檔案應準確標定密級或緊急程度。
—人名、地名、數字、引文應準確無誤。日期應寫具體年月日。
—除成文日期、部分結構層次序數和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語名中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它數字用阿拉伯數字書寫。公文一律使用法定計量單位。
—引用公文要先引標題，後引發文字號。
—公文使用規範簡化字，不得使用異體字、不規範簡化字和已經簡化了的繁體字。使用簡稱應先使用全稱，並註明簡稱。
2.核稿。公文的核稿，作為公文製作中的重要環節，要求公文核稿人員以高度負責的態度，對文稿從內容、文種、格式到會籤手續等方面嚴格衡量，逐字逐句稽核，嚴格把關，杜絕不準確、不規範的檔案印發。
3.簽發。文稿送批前，涉及其它部門或地區的問題，應嚴格執行會簽制度。會籤的文稿，必須由每一會簽單位的負責人簽署意見並加蓋公章。凡需會籤的文稿，一般應由主辦部門與有關單位聯絡，送請會籤。如會籤、協調中不能取得一致意見，應將分歧意見如實彙報，並由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一併報請上級部門領導同志審定。
4.校對。檔案列印後需由專職校對人員進行校對。一般需經過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程式，每個程式都應簽字，落實責任，保證校對質量。經校對後的清樣，交核稿人核對後，在終稿清樣上簽字後付櫻校對符號嚴格按國家標準標註。
5.印刷。一般檔案，應按規定時間及時印出；急件應在要求的時間內印出，不得延誤。
6.檔案的分發。正式檔案應由專門的發文科（室）統一發送。
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