電話預約禮儀大綱

1、電話預約的基本要領

推銷員在訪問顧客之前用電話預約，是有禮貌的表現，而且，通過電話事先預約，可以使訪問更加有效率。打電話預約看似簡單，有的人也許會說：“不就是拿起電話，一撥號碼，說幾名話的事嗎？”關鍵是如何說、怎麼說說些什麼，這裡面是有學問的。打電話要牢記“5w1h”即①hen什麼時候；②who物件是誰；③where什麼地點；④what說什麼事；⑤why為什麼；⑥how如何說。電話撥通後，要簡潔地把話說完，儘可能省時省事，否則易讓顧客產生厭惡感，影響預約的質量以至推銷的成功。

電話預約的要領是：

①力求談話簡潔，抓住要點。

②考慮到交談對方的立場。

③使對方感到有被尊重、重視的感覺。

④ 沒有強迫對方的意思。

成功的電話預約，不僅可以使對方對你產生好感，也便於推銷工作的進一步進行。

2、打電話、接電話的基本禮儀

具體要求如下：

①電話的開頭語直接影響顧客對你的態度、看法。通電話時要注意使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後，主動問好，並問明對方單位或姓名，得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰（尤其是長時間沒見的朋友、同事），以使對方感到為難。

②電話鈴響兩遍就接，不要拖時間。拿起呼筒問“您好”。如果電話鈴響過四遍後，拿起聽筒要向對方說：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。

③掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前，向對方說聲：“請您多多指教”、“抱歉，在百忙中打擾您”等等，會給對方留下好印象。

④打、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手後住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。

⑤打電話時，應禮貌地詢問：“現在說話方便嗎”？要考慮對方的時間。一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好，因為這些時間比較空閒，適宜談生意。

⑥要學會配合別人談話。我們接電話時為了表示認真聽對方說話，應不斷地說：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。

⑦對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。

⑧在辦公室裡接私人電話時，儘量縮短時間，以免影響其他人工作。