辦公室日常祕書禮儀
作為一名祕書,在辦公室日常的禮儀關乎著你的飯碗,那麼你知道辦公室日常祕書禮儀嗎?下面是本站為大家準備的辦公室日常祕書禮儀,希望可以幫助大家!
辦公室日常祕書禮儀
服飾禮儀
(1)祕書的服飾要與之角色相協調,以體現精明強幹為宜;
(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶,注意不要穿印花或大方格的襯衫;
(3)女士則最好穿西裝套裙等職業裝,不宜佩戴走路發生聲響的首飾;
(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室裡去,不雅觀。
接待禮儀
有預約
(1)有人敲門,立馬停下手頭工作,微笑迎上前問好;
(2)招呼對方坐下,茶水八分滿即可,左手託茶盤底部,右手扶茶杯外緣,從客人右方奉上;如果來賓兩人以上,上茶時注意職位高低,先客方再主方;
(3)引領客人時,主動帶路,邊走邊示意,上下樓梯和拐彎處提醒客人當心,乘坐電梯時祕書先進後出;
(4)介紹時,先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的,先將男士介紹給女士(特殊場合除外);
(5)客人告辭時,禮貌送別,根據客人身份送客到電梯口或大門口,目送其遠去再返回。
無預約
(1)熱情問候;(2)瞭解來意;
(3)耐心傾聽;(4)學會擋駕。
握手禮儀
(1)雙方距離約1米,雙腿立正,上身略向前傾,伸出右手,四指併攏,握手時用力適度,上下稍晃動3、4次即可;
(2)握手時神態自然,面帶微笑,目視對方,可寒暄幾句;
(3)握手時應注意長幼、尊卑、男女有序;
(4)如手上有汙垢或水、汗不宜和別人握手,應主動向對方說明不便握手的原因。
祕書辦公室工作的說“三”道“四”
“三招”
處理事務是辦公室工作的一項重要內容。隨著社會發展,辦公室需要處理的事務工作涉及的範圍越來越廣,複雜性也越來越強。面對繁雜的工作,如何處理才能做到得體、得當、得心?
第一,下好“一盤棋”。就是要樹立“一盤棋”的意識,提高站位,凡事講大局、講規矩。要樹立大局意識。善於把握大局是做好各項工作的根本要求和重要保證,知道重心在哪裡,難點在何處。要注意按規矩辦事。在處理日常事務的過程中,特別是接待安排、檔案報送等,要牢記“辦事有遵循,行為有規範,執行有尺度”的原則,說話要有根據,做事要有依據。要謹慎走好每一步。在處理任何問題上都必須摒棄雜念、穩字當頭,考慮周到、服務得體。對領導交辦的工作,必須事事有迴音、件件有交代。
第二,學會“彈鋼琴”。面對千頭萬緒的工作,要做到緊張有序、妥善得當,需要我們學會彈鋼琴。要分清輕重緩急。任何工作也都有主次、輕重之分,要善於合理安排時間,急事先辦、大事精辦、要事穩辦、特事特辦。要學會統籌協調。面對千頭萬緒的工作,要敲響每一個琴鍵、啟用每一個音符,既抓住重點,又兼顧全面。要學會歸納總結。彈好一首曲子,必須長期反覆地推敲、錘鍊、改進。工作也一樣,“吾日三省吾身”,一定要學會歸納總結,才能發現問題,有針對性地予以改進,這是提高工作能力的一條捷徑。
第三,當好“潤滑劑”。要處理好與領導的關係,做到尊重而不尊崇,服從而不盲從,在領導面前不能唯唯諾諾。對領導提出的正確意見和做法,要堅決貫徹執行;不適合的,要有藝術性地提出來。要處理好與各部門、各單位的關係,必須謙虛、熱情、低調,杜絕門難進、臉難看、話難聽、事難辦的現象。
“四種關係”
辦事,是每一位工作人員的重要工作內容,需要不斷探索、研究。要掌握“辦事的藝術”,把握好以下幾種關係:
正確處理過程與結果的關係
判斷辦事成功與否,是以結果為標準而不是以過程為標準。不過,沒有成功的過程,一般來說也不可能有成功的結果,很難想象辦一件事過程千瘡百孔、問題迭出,卻能得到好的結果。同樣,也不能以過程的成功來掩蓋結果上的瑕疵。
處理好這對關係,主要解決的是“其他都不錯,就差一點點”“沒有功勞也有苦勞”等思想誤區,防止“不思耕耘,只想收穫”的投機作風。在辦事過程中,重視既樹立“結果”導向,也在每一個步驟環節都追求精益求精,以可控的、正確的過程,確保得到預期結果,達到“水到渠成,瓜熟蒂落”的狀態。
正確處理獨立決斷與請示報告的關係
辦事過程中突然出現新情況,而領導沒有交代應對措施,怎麼辦?請示報告是第一選擇,能請示的儘量請示。但這個請示不是簡單地把問題上交,而是在向領導報告情況的同時,拿出自己對該問題的處理意見。如果因為種種客觀因素無法即時請示,可以獨立決斷,但事後要及時向領導報告處理情況。
值得一提的是,辦事過程中,有些東西未經請示報告不應擅自改變。如:有明確制度規定的,不應擅自更改;文字材料中領導親自改動的,不應擅自更改;領導專門交代的事項,不應擅自更改;多年堅持的慣例做法,不應擅自更改。要堅決防止“先斬後奏、斬而不奏”的思想和做法。
正確處理規範性與靈活性的關係
規範性是評價辦事水平的一項關鍵指標。每一類事經過打磨積累,都會形成相對穩定成熟的內容、流程、要求等,也就是規範。遵守規範,按照規矩,事就容易辦得好。有的事是開創性的,沒有舊例可循,但在辦的過程中也會逐漸形成規範。
規範不是萬能的,在辦事過程中遇到現有規範不能解決的問題時,需要靈活應對,創造性地完成任務,這就是創新,是對規範的豐富和發展。在規範性與靈活性的問題上還是應當做到堅持規範,適當靈活。
正確處理團隊作戰與單兵能力的關係
當前,工作分工日益精細,任何一個位置都像是大機器上的螺絲釘。許多工作任務,需要多人分工承擔,講團隊作戰。團隊作戰考驗的是合作能力,應當注意以下幾個問題:一是明確任務,勇於擔當。作為領導,佈置任務要不留死角,注意各個環節無縫對接;作為工作人員,要敢於承擔重要任務,不躲不閃,攻堅克難。二是積極完成,不拖後腿。對分配承擔的任務,要在規定時間內按照規定要求高質量完成,儘可能提前完成,絕不能拖延。如自己承擔任務較多實難完成,不要礙於面子隱瞞不說,要及時彙報負責同志,適當請其他同志分擔,避免耽誤整項工作的進度。三是溝通交流,密切配合。要時刻強調團隊意識,及時互通情況、交流進展,虛心聽取大家的意見建議,以融洽的合作關係保證任務圓滿完成。
講團隊作戰,並不是否認個人能力,注重團隊作戰的同時,也要積極加強單兵作戰能力,勤於學習,勤于思考,不斷提高自身業務能力和綜合素質,以單兵能力的增強促進團隊作戰能力的提高。
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